Communications
Les communications sont une fonctionnalité complémentaire importante du moteur de planification. Les communications garantissent que les clients sont informés de leurs rendez-vous programmés via différents canaux. Cela augmente la confiance et la transparence des clients, réduit la probabilité de malentendus concernant les détails de la réunion et, finalement, diminue les taux de non-présentation. Par conséquent, la capacité de communication améliore la qualité du service de l’institution et la productivité du conseiller.
Il est fortement recommandé d’activer toute forme de communication, que ce soit l’offre par défaut ou toute implémentation personnalisée des notifications client. Pour les implémentations en libre-service, cela augmente la confiance des clients dans le processus.
Confirmation de la réunion
Le client recevra un message de confirmation de réunion suite à une planification de réunion réussie. Le modèle recommandé par défaut inclut les détails de la réunion à venir, tels que le lieu, le nom du conseiller, la date, l’heure et le sujet de la réunion. Le modèle comprend également les instructions de l’administrateur au client et toutes les notes que le client a placées dans la demande de calendrier de réunion. Les réunions en ligne incluent le lien de réunion Microsoft Teams que les clients peuvent utiliser pour se joindre.
Vous pouvez configurer et personnaliser le modèle. Pour plus d’information, consultez Configurations de communication.
Rappel de réunion
Le rappel de rendez-vous est envoyé quelques jours avant le rendez-vous pour s’assurer que le client est au courant du rendez-vous. Le rappel permet de réduire le nombre de non-présentations des clients et de fournir au client un rappel afin qu’il puisse, si nécessaire, annuler ou reprogrammer la réunion en fonction de sa convenance.
Le modèle recommandé par défaut pour un rappel de réunion inclut des détails similaires à ceux disponibles dans le modèle recommandé par défaut pour une confirmation de réunion. Après l’envoi d’un rappel au client, l’entité Rendez-vous dans les attributs Email reminder sent ou SMS reminder sent est mis à jour en conséquence.
Avis d’annulation de réunion
L’avis d’annulation de la réunion confirme au client que la réunion n’aura pas lieu. Le modèle recommandé par défaut inclut les détails de la réunion annulée, tels que le nom du conseiller, la date, l’heure et le sujet de la réunion. Il inclut aussi des détails suffisants sur la réunion annulée pour la compréhension du client, au cas où il aurait également d’autres réunions programmées.
Note
Seules les réunions annulées via l’ensemble d’API personnalisé recevront des avis d’annulation. Les réunions annulées directement via les applications Dynamics 365 ou Exchange du conseiller ne généreront pas d’avis d’annulation.
Ajouter un lien d’annulation de réunion aux communications
Une fois qu’une réunion est planifiée, les communications de confirmation et de rappel de réunion sont envoyées au client, si elles sont activées. Nous vous recommandons de permettre au client d’annuler facilement la réunion à partir des communications, que de s’attendre à ce qu’il prenne des mesures actives pour l’annulation, si nécessaire. L’activation de l’annulation des communications offre une meilleure expérience client, augmente la transparence et, finalement, diminue les taux de non-présentation.
Vous pouvez aider les clients à annuler leurs réunions existantes via des communications de confirmation et de rappel de réunion, en intégrant un lien vers l’URL désignée de votre application ou portail, vers les modèles de communication, à l’aide de la technologie de lien profond. Le lien doit inclure l’ID de la réunion et diriger les clients vers votre application ou votre portail. Plus d’informations sur la configuration et la personnalisation des modèles : Configurer les communications.
Les étapes suivantes expliquent comment vous pouvez permettre aux clients d’annuler une réunion via l’application ou le portail, si nécessaire :
- Le client se connecte à l’application ou au portail et passe par le processus d’authentification.
- Une fois les clients authentifiés, l’application ou le portail appelle l’API CancelMeeting et transmet l’ID de réunion et l’ID de contact en tant que paramètres. Plus d’informations sur la façon d’appeler cette API : Référence de l’API des rendez-vous intelligents.
Une fois la réunion annulée, nous vous recommandons d’afficher une page confirmant l’annulation. Un avis d’annulation de réunion est envoyé au client peu de temps après, si activé.
Canaux pris en charge
Les canaux de communication pris en charge sont les courriers électroniques et les SMS. Vous pouvez utiliser les connecteurs propriétaires d’Outlook, Dynamics 365 ou Azure Communications, ou tout autre connecteur tiers pour les e-mails et les SMS. Pour plus d’information, consultez Configurations de communication.
Contrôles de communication
Pour activer ou désactiver des communications spécifiques dans un environnement spécifique :
Accédez à Administration de planification>Paramètres>Communications>Paramètres généraux.
Selon vos besoins, vous pouvez gérer les contrôles suivants :
Activez ou désactivez tous les types de communication (confirmation, annulation et rappels) dans tous les canaux à l’aide du bouton à bascule principal.
Contrôlez tout type de communication spécifique dans un ou tous les canaux à l’aide des bascules individuelles.
Dans la communication de rappel, vous pouvez contrôler le seuil du nombre de jours avant la réunion que le client doit recevoir le rappel.
Note
Ces contrôles ne prennent effet que quand les canaux de communication sont correctement configurés dans Power Automate, les flux sont activés et les modèles pour les communications sont déployés. Pour configurer les communications de la réunion à l’aide de la solution Power Automate, voir Configurations de communication. Par défaut, fonctionnalité des communications est désactivée.
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