Créer un appel d'offre
Mise à jour : November 19, 2014
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Cette rubrique illustre la création d'un appel d'offre.
Notes
Cette rubrique comprend des informations sur les fonctions qui ont été ajoutées ou modifiées dans Microsoft Dynamics AX 2012 R3 et .
Cette tâche fait partie d'un plus grand processus
La figure suivante représente le processus de bout en bout de création d'un appel d'offre, le rendre disponible aux fournisseurs, et évaluer les offres renvoyées par les fournisseurs. Cette procédure couvre les étapes numérotées.
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Logiciels requis
Le tableau suivant indique la configuration requise qui doit être en place avant de commencer.
Catégorie |
Logiciel requis |
|---|---|
Version |
Microsoft Dynamics AX 2012 R3 avec Approvisionnements |
Tâches de configuration associées |
Création et utilisation d'un type de sollicitation Créer et utiliser des critères et méthodes d'attribution de score |
1. Préparer les champs initiaux d'un appel d'offre
Outre les informations sur les biens ou services sollicités, un appel d'offres inclut des informations sur la commande elle-même. Par exemple, vous pouvez y indiquer les exigences de livraison et inviter des fournisseurs spécifiques à faire des offres. Vous entrez ces informations dans l'écran Nouvel appel d'offre.
Pour préparer les champs initiaux de l'appel d'offre, procédez comme suit :
Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Toutes les demandes de devis.
Dans le volet Actions, sous l'onglet Devis, cliquez sur Appel d'offre.
Dans l'écran Nouvel appel d'offre, sélectionnez un Type d'achat parmi les options suivantes :
Commande fournisseur – Accord sur l'achat d'une quantité ou d'une valeur spécifique d'un produit d'un fournisseur au fil du temps.
Contrat d'achat – Accord sur l'achat d'une quantité ou d'une valeur spécifique d'un produit au fil du temps. Si vous sélectionnez ce type d'achat, vous devez sélectionner l'intervalle de dates qui s'applique au contrat d'achat et le nom de la personne qui gère le contrat d'achat.
Notes
Demande d'achat – Ce type est sélectionné automatiquement si vous créez un appel d'offre directement à partir d'une demande d'achat. Si vous sélectionnez manuellement ce type, vous recevez un message d'erreur. Pour plus d'informations, voir Créer un appel d'offre à partir d'une demande d'achat.
Dans le champ Devise, sélectionnez la devise. La devise par défaut est la devise de l'entité juridique.
Le champ Date de livraison permet de sélectionner la date à laquelle vous souhaitez recevoir les articles.
Dans le champ Date et heure d'expiration, spécifiez la date et l'heure à laquelle les fournisseurs doivent répondre à l'appel d'offre.
Dans le champ ID projet, sélectionnez un projet si les articles de l'appel d'offre sont destinés à un projet.
Si l'adresse de livraison n'est pas la même que celle de l'entité juridique, cliquez sur Adresse de livraison, puis indiquez une adresse de livraison.
S'il existe un groupe d'acheteurs pour le demandeur des articles, sélectionnez-le dans le champ Groupe d'acheteurs.
Le champ Langue permet de sélectionner la langue dans laquelle vous souhaitez recevoir les offres. Un fournisseur peut modifier la langue utilisée dans l'offre.
Dans le champ Titre du document, entrez une description conviviale de l'appel d'offre.
Notes
Les étapes 11 à 13 s'appliquent si vous exécutez AX 2012 R3.
Dans la liste Type de sollicitation, sélectionnez le type souhaité, par exemple Appel d'offre. Pour plus d'informations, voir Création et utilisation d'un type de sollicitation.
Si une méthode d'attribution de score est associée au type, alors il s'agira de la méthode par défaut pour l'appel d'offre que vous créez. Vous pourrez modifier la méthode d'attribution de score ultérieurement si vous le souhaitez. Pour plus d'informations, voir Créer et utiliser des critères et méthodes d'attribution de score.
Si un département spécifique réalise l'appel d'offre, spécifiez-le dans le champ Demande d'un département.
Cliquez sur OK pour créer la demande de devis. Les informations sont transférées à l'En-tête d'appel d'offre. Le statut le moins élevé et le plus élevé de l'appel d'offre est Créé.
2. Spécifier les détails de vos biens ou services demandés
Après avoir défini les informations de base sur votre appel d'offre, vous spécifiez les biens ou services sur lesquels vous souhaitez que les fournisseurs fassent des offres.
Pour indiquer les détails de votre demande, procédez comme suit :
Dans l'écran Détails de l'appel d'offre, dans l'Organisateur Lignes d'appel d'offre, sélectionnez un type de ligne.
Article – un article suivi en tant que stock dans Microsoft Dynamics AX et possédant un numéro d'article. Article est le type de ligne par défaut.
Catégorie – Un bien hors stock ou un service, que vous entrez manuellement à partir d'une hiérarchie de catégories d'approvisionnement.
Cette étape s'applique si vous exécutez AX 2012 R3. Pour permettre aux fournisseurs de soumettre des offres scellées, dans l'En-tête d'appel d'offre, dans la liste Type d'offre, sélectionnez Scellé. Les offre reçues sont ensuite chiffrées et restent inaccessibles jusqu'au début de la tabulation des offres, après la date de clôture de l'appel d'offre.
Notes
Les fournisseurs ne peuvent utiliser la fonctionnalité d'offre qu'avec le portail Fournisseur sur Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX. Cette fonctionnalité n'est pas disponible avec Services Sites de Microsoft Dynamics ERP.
Cette étape s'applique si vous exécutez AX 2012 R3. Si vous souhaitez que le fournisseur puisse indiquer des substituts ou des remplacements, dans l'organisateur Général, activez la case à cocher Autoriser les alternatives sur les lignes de réponse. Un remplacement est autorisé par ligne de catégorie.
Entrez des informations pour la ligne, telles que les dimensions de stock, la quantité, l'unité, le prix et les informations de remise. Laissez les champs vides si vous souhaitez que le fournisseur indique les informations.
La date d'expiration de l'appel d'offre et la date de livraison demandée sont copiées de l'en-tête de l'appel d'offre. Vous pouvez modifier les dates pour chaque ligne.
Cliquez sur Ajouter une ligne autant de fois que nécessaire. Un numéro, qui apparaît sur tous les documents associés à l'appel d'offre, est affecté à chaque ligne.
Notes
Si vous exécutez AX 2012 R3, vous pouvez utiliser le numéro de ligne pour trier et filtrer tous les documents associés. Les numéros incrémentent par 10. Si vous ajoutez une nouvelle ligne entre deux lignes existantes, un numéro entre les deux lignes lui est affecté. Par exemple, si votre sollicitation d'origine comporte trois lignes, elles portent les numéros 10, 20 et 30. Si vous ajoutez une ligne entre les lignes 10 et 20, elle reçoit le numéro 15.
Vous pouvez également choisir de renuméroter la liste, ce qui réaffecte les lignes incrémentées par 10. Vous pouvez ajouter des lignes et renuméroter la liste jusqu'à la publication ou l'envoi de la sollicitation. Toutefois, après avoir publié une confirmation d'achat, vous ne pourrez pas renuméroter la liste.
Pour ajouter des fournisseurs, utilisez l'une des méthodes suivantes :
Si vous exécutez AX 2012 R3, vous pouvez ajouter des fournisseurs à l'appel d'offre automatiquement, selon la catégorie d'approvisionnement des articles demandés. Dans l'organisateur Fournisseur, cliquez sur Ajouter automatiquement des fournisseurs.
Sinon, dans l'organisateur Fournisseur, sélectionnez un fournisseur dans le champ Compte fournisseur. Les informations du contact sont ajoutées à la demande de devis. Le statut est Créé. Cela signifie que les informations sur le fournisseur ont été enregistrées dans l'appel d'offre, mais que ce dernier n'a pas été envoyé au fournisseur ou publié sur le portail Fournisseur. Vous pouvez ajouter un fournisseur à une demande de devis, indépendamment du statut du fournisseur.
Notes
Les informations spécifiques au fournisseur, telles que les conditions de paiement et la devise, ne sont pas incluses dans la demande de devis.
Vous pouvez joindre des documents aux lignes et en-tête de la demande de devis.
Pour joindre un document à l'en-tête d'un appel d'offre, dans le volet Actions, cliquez sur Documents joints.
Pour joindre un document à une ligne d'appel d'offre, dans l'organisateur Lignes d'appel d'offre, cliquez sur l'icône Documents de la ligne.
Cette étape s'applique si vous exécutez AX 2012 R3. S'il existe un questionnaire que les fournisseurs doivent remplir dans le cadre de l'offre, vous pouvez le joindre à l'appel d'offre en cliquant sur l'onglet Questionnaire puis en cliquant sur Ajouter. Pour plus d'informations sur les questionnaires dans AX 2012 R3, voir Utilisation de questionnaires.
3. Définir les réponses à l'appel d'offre
Vous pouvez indiquer les informations à recevoir des fournisseurs lorsqu'ils répondent à un appel d'offre. Les champs sélectionnés dans l'écran Champs Réponse de l'appel d'offre par défaut sont imprimés dans la feuille de réponse que vous envoyez aux fournisseurs.
Vous pouvez également définir les champs par défaut qui s'appliquent à toutes les réponses (offres) à l'appel d'offre. Pour plus d'informations, voir Définir les réponses à l'appel d'offre.
Notes
Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être créer une réponse à l'appel d'offre pour un fournisseur. Pour plus d'informations, voir Créer une réponse à un appel d'offre.
Pour modifier les champs de réponse d'un appel d'offre spécifique à partir des paramètres par défaut, procédez comme suit :
Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Toutes les demandes de devis.
Sélectionnez l'appel d'offre avec lequel vous souhaitez travailler.
Dans le volet Actions, sous l'onglet Devis, cliquez sur Configurer la réponse à l'appel d'offre.
Dans l'écran Champs Réponse de l'appel d'offre par défaut, activez ou désactivez les cases à cocher correspondant aux informations que vous voulez recevoir.
4. Envoyer l'appel d'offres et la feuille de réponse à l'appel d'offres
Notes
Si la clé de configuration Secteur public est installée, utilisez à la place l'étape 6 « Publier l'appel d'offres ».
Après avoir spécifié tous les détails, vous devez autoriser les fournisseurs à voir l'appel d'offres.
Les feuilles de réponse contiennent des champs que les fournisseurs recevant l'appel d'offre doivent remplir. Un appel d'offres et une feuille de réponse à l'appel d'offres, ainsi qu'un journal d'appels d'offres, sont créés pour chaque fournisseur. Le journal des appels d'offre contient à la fois l'appel d'offre et la feuille de réponse. Pour que votre appel d'offre soit disponible aux fournisseurs sélectionnés dans l'appel d'offre, procédez comme suit :
Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Toutes les demandes de devis.
Sélectionnez l'appel d'offre avec lequel vous souhaitez travailler. Le statut le moins élevé de l'appel d'offre doit être Créé ou Envoyé.
Si le statut le moins élevé d'une ligne est Créé, il existe au moins un fournisseur à qui il n'a pas été envoyé. Si le statut le moins élevé d'une ligne est Envoyé, au moins un fournisseur n'a pas répondu, et vous pouvez lui renvoyer l'appel d'offre.
Dans le volet Actions, cliquez sur Envoyer.
L'écran Envoi de l'appel d'offre permet de vérifier que les fournisseurs de la liste sont bien ceux auxquels vous souhaitez envoyer l'appel d'offre. Pour supprimer des fournisseurs, sélectionnez le fournisseur, puis cliquez sur Supprimer.
Notes
Les fournisseurs que vous supprimez à l'aide de l'écran Envoi de l'appel d'offre ne sont pas supprimés de l'appel d'offre, et ils peuvent consulter l'appel d'offre dans les listes Toutes les demandes de devis et Demandes de devis clôturées du portail Fournisseur.
Dans le volet inférieur, sélectionnez les lignes d'appel d'offre à envoyer, et supprimez les lignes que vous ne souhaitez pas envoyer.
Si vous souhaitez imprimer l'appel d'offres et la feuille de réponse, passez à l'étape 5, Imprimer l'appel d'offres et la feuille de réponse à l'appel d'offres. Sinon, dans l'écran Envoi de l'appel d'offre, cliquez sur OK pour envoyer l'appel d'offres aux fournisseurs sélectionnés.
Notes
Si est installé, et le verrouillage de l'appel d'offres est activé dans Paramètres d'approvisionnement, seuls certains champs sont modifiables. L'appel d'offres restera dans cet état verrouillé sauf si vous créez un avenant. Pour plus d'informations, voir Modification d'un appel d'offre.
5. [Facultatif] Imprimer l'appel d'offres et la feuille de réponse à l'appel d'offres
Si vous imprimez l'appel d'offres lorsque vous l'envoyez, un appel d'offres et une feuille de réponse sont imprimés pour chaque fournisseur et un journal d'appels d'offres est créé. Le journal des appels d'offre contient à la fois l'appel d'offre et la feuille de réponse. Les journaux des demande de devis sont créés à chaque mise à jour d'une demande de devis via l'écran Envoi de l'appel d'offre.
Pour imprimer vos appels d'offres, procédez comme suit :
Dans le volet inférieur, après avoir sélectionné les lignes de l'appel d'offres à envoyer, et supprimé les lignes que vous ne souhaitez pas envoyer, cliquez sur Imprimer.
Activez la case à cocher Imprimer l'appel d'offre pour imprimer l'appel d'offre sélectionné, puis activez la case à cocher Imprimer une feuille de réponse d'appel d'offre pour imprimer une feuille de réponse d'appel d'offre. Pour plus d'informations sur la définition des champs de la feuille de réponse d'appel d'offre, voir Définir les réponses à l'appel d'offre.
Activez la case à cocher Imprimer des prix/montants d'appel d'offre pour imprimer les prix et les montants sur l'appel d'offre.
Pour sélectionner comment imprimer des feuilles de réponse, cliquez sur Options d'impression avancées.
Cliquez sur OK pour imprimer la demande de devis et la feuille de réponse de la demande de devis.
Un appel d'offre pour chaque fournisseur sera imprimé où les lignes ont le statut le moins élevé Créé ou Envoyé et le statut le plus élevé Créé ou Envoyé. Les lignes annulées et celles avec des réponses enregistrées ne sont pas imprimées. Les journaux des appels d'offre sont créés à chaque mise à jour d'un appel d'offre via l'écran Envoi de l'appel d'offre.
Dans l'écran Envoi de l'appel d'offre, cliquez sur OK pour envoyer l'appel d'offre aux fournisseurs sélectionnés.
6. Publier l'appel d'offre (Secteur public)
Pour Secteur public dans Microsoft Dynamics AX 2012 R3, vous pouvez rendre votre appel d'offres disponible à n'importe quel fournisseur qui visite le portail Fournisseur, et l'envoyer simultanément aux fournisseurs sélectionnés dans l'appel d'offres, en procédant comme suit :
Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Toutes les demandes de devis.
Sélectionnez l'appel d'offre avec lequel vous souhaitez travailler.
Dans le volet Actions, dans le groupe Processus, cliquez sur Envoyer et publier sur le portail fournisseur.
Dans l'écran Envoyer et publier un appel d'offres, cliquez sur OK, puis sur OK dans La fenêtre Infos qui apparaît.
L'appel d'offres apparaît dans la liste Demandes de devis en cours. Tous les fournisseurs qui ont accès au portail peuvent afficher l'appel d'offre. Les journaux d'appels d'offres sont créés à chaque fois que vous mettez à jour un appel d'offres à l'aide de l'écran Envoyer et publier un appel d'offres.
Notes
Si est installé, et le verrouillage de l'appel d'offres est activé dans Paramètres d'approvisionnement, l'appel d'offres restera désormais verrouillé. Seuls certains champs sont modifiables sauf si vous créez un avenant. Pour plus d'informations, voir Modification d'un appel d'offre.
Étape suivante
Vous pouvez modifier un appel d'offres qui a déjà été envoyé aux fournisseurs, et le renvoyer. Si vous êtes dans le secteur public et si l'appel d'offres a été publié dans le portail Fournisseur, vous pouvez republier la version modifiée. Pour plus d'informations, voir Modification d'un appel d'offre.
Généralement, toutefois, l'étape suivante consiste à comparer et évaluer les offres qui vous sont retournées. Cela peut impliquer d'attribuer des scores et de classer les offres. Vous pouvez ensuite rejeter ou accepter les lignes des offres d'un ou de plusieurs fournisseurs. Vous pouvez également renvoyer les offres aux fournisseurs pour obtenir des informations supplémentaires. Pour en savoir plus sur ces étapes, voir Comparer les offres et attribuer un contrat. Pour plus d'informations sur les étapes que les fournisseurs doivent suivre pour répondre à l'appel d'offre, voir À propos des offres de fournisseur.
Tâches connexes
À propos des demandes de devis
Création et utilisation d'un type de sollicitation
Créer et utiliser des critères et méthodes d'attribution de score
Créer un appel d'offre à partir d'une demande d'achat
Définir les réponses à l'appel d'offre
Créer une réponse à un appel d'offre
Modification d'un appel d'offre
Comparer les offres et attribuer un contrat
À propos des offres de fournisseur
Informations destinées aux administrateurs système
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Catégorie |
Logiciel requis |
|---|---|
Clés de configuration |
La clé de configuration Secteur public doit être activée afin de publier des appels d'offre. |
Rôles de sécurité |
Pour afficher les appels d'offre publiés, vous devez être membre d'un rôle de sécurité qui inclut le droit Fournisseur (externe) – Secteur public. |