(FRA° Tâches principales : Engagements (secteur public)
Mise à jour : February 9, 2015
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Les engagements sont des documents source de contrôle budgétaire utilisés par les entités du secteur public en France. Pour pouvoir utiliser des engagements, vous devez maîtriser les fonctions de budgétisation et de contrôle budgétaire que vous serez amené à utiliser.
Notes
Les engagements ne sont disponibles que si les conditions suivantes sont remplies : \
Que voulez-vous faire ?
En savoir plus sur…
Paramétrage du contrôle budgétaire et des conditions préalables requises
Création d'un engagement pour réserver des fonds budgétaires
Consommation d'un engagement
Augmentation ou réduction d'un engagement
Clôturer les engagements
Aide sur l'écran de recherche
Tâches liées aux recherches
En savoir plus sur…
Cliquez sur ces liens pour plus d'informations sur les concepts abordés dans cette rubrique.
(FRA) À propos des engagements (Secteur public)
Configuration du système de workflow
Paramétrage du contrôle budgétaire et des conditions préalables requises
Avant de pouvoir utiliser des engagements, il est nécessaire de définir des souches de numéros pour les engagements et de paramétrer le contrôle budgétaire. Il faut en outre que des montants budgétaires soient disponibles.
Paramétrez des souches de numéros pour les engagements. Pour plus d'informations, voir Vue d'ensemble des souches de numéros.
(Facultatif) Définissez un workflow pour gérer le processus de révision des engagements.
Si des workflows sont activés, une barre d'informations jaune et un bouton Soumettre ou un menu Actions apparaissent en haut de l'écran Engagement. Si vous êtes à l'origine de l'engagement, vous pouvez voir un bouton Soumettre. Si vous êtes un approbateur de l'engagement, vous pouvez voir un menu Actions contenant des options pour approuver ou rejeter l'engagement. Pour plus d'informations, voir Soumission d'un document et Actions de workflow.
Certains boutons de l'écran Engagement ne sont pas accessibles lorsqu'un engagement a été soumis à l'approbation du workflow.
Pour plus d'informations, voir Paramétrage des workflows du module Budgétisation.
Paramétrez le contrôle budgétaire à l'aide des procédures décrites dans Paramétrage du contrôle budgétaire. Les paramètres de l'écran Configuration du contrôle budgétaire énumérés ci-dessous doivent obligatoirement être activés pour les engagements. Les paramètres non mentionnés peuvent être sélectionnés en fonction des besoins et des pratiques de l'organisation.
Dans la section Fonds budgétaires disponibles, activez les cases à cocher suivantes :
Budget d'origine
Dépenses réelles
Réservations budgétaires pour les engagements
Réservations budgétaires pour les engagements préalables
Réservations budgétaires pour les engagements préalables non confirmés
Dans la section Sélectionner les documents source, activez la case à cocher Engagements.
Lorsque vous exécutez cette opération, les cases à cocher suivantes sont automatiquement activées ou désactivées. Il vous est impossible de les modifier, tant que la case à cocher Engagements est sélectionnée :
Demandes d'achat – Désactivé
Vous pouvez créer des demandes d'achat, mais vous ne pouvez pas les utiliser pour l'engagement préalable de fonds.
Activer le contrôle budgétaire pour la ligne lors de la saisie pour les demandes d'achat – Désactivé
Commandes fournisseur – Activé
Activer le contrôle budgétaire pour la ligne lors de la saisie pour les commandes fournisseur – Activé
Factures fournisseur – Activé
Activer le contrôle budgétaire pour la ligne lors de la saisie pour les factures fournisseur – Activé
En outre, sans aucune action de votre part, les cases à cocher du groupe Comptabilité d'engagements de la section Comptabilité de l'écran Paramètres de comptabilité seront désactivées et rendues indisponibles. Lorsque les engagements sont activés, il devient impossible de valider des transactions budgétaires dans la comptabilité.
Dans la section Activer le contrôle budgétaire, activez la configuration du contrôle budgétaire, puis activez le contrôle budgétaire.
Définissez votre budget et assurez-vous que des montants budgétaires sont disponibles. Pour plus d'informations, voir Création des entrées de registre budgétaires. Si vous utilisez le type de budget de répartition, voir aussi Création d'écritures de registre budgétaires (Secteur public).
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Création d'un engagement pour réserver des fonds budgétaires
Cliquez sur Budget > Courant > Engagements. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Engagement.
L'engagement s'ouvre dans Vue ligne. Dans le volet Actions, dans le groupe Afficher, cliquez sur Vue d'en-tête.
Dans le champ Nom, entrez un nom qui permettra d'identifier cet engagement.
(Facultatif) Dans le champ Compte fournisseur, sélectionnez le fournisseur pour cet engagement.
Dans le volet Actions, dans le groupe Afficher, cliquez sur Vue ligne.
Dans l'organisateur Lignes d'engagement, cliquez sur Ajouter une ligne. Entrez les informations correspondant à la première ligne de votre engagement, par exemple une ligne de contrat d'achat si l'engagement est rattaché à un contrat d'achat spécifique. Répétez cette opération pour l'ensemble des lignes.
Notes
Si les workflows sont activés, d'autres contrôles sont affichés en haut de l'écran Engagement lors de l'enregistrement de la première ligne. Vous pouvez continuer à entrer des lignes supplémentaires, mais après avoir cliqué sur Soumettre et une fois l'engagement soumis au workflow, il devient impossible d'ajouter ou de supprimer des lignes.
Cliquez sur Soumettre sur la barre jaune en haut de l'écran des engagements pour soumettre l'engagement au workflow pour approbation. La réservation budgétaire sera confirmée dans le cadre du processus de workflow.
- ou -
Si votre organisation n'utilise pas de workflow, dans le volet Actions, dans le groupe Plan, cliquez sur Confirmer la réservation budgétaire.
Permet de fermer l'écran.
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Consommation d'un engagement
Il existe trois manières de consommer un engagement.
Assigner un contrat d'achat à une ligne d'engagement. L'engagement est consommé lorsque les fonds sont débloqués à partir du contrat d'achat.
Pour effectuer cette opération, spécifiez le contrat d'achat sur la ligne d'engagement lors de la création de l'engagement.
Référencer l'engagement directement sur une ligne de commande fournisseur. L'engagement est consommé lorsque la commande fournisseur est confirmée. Aucun contrat d'achat n'est impliqué.
Pour exécuter cette opération, créez une commande fournisseur selon votre processus habituel. Lorsque vous ajoutez une ligne à la commande fournisseur, sélectionnez l'engagement à utiliser pour cette dernière.
Référencer l'engagement directement sur une facture fournisseur. Un contrat d'achat peut être spécifié sur l'en-tête de la facture, mais aucune commande fournisseur n'est impliquée. L'engagement est consommé lorsque la facture est validée.
Pour exécuter cette opération, créez une facture fournisseur selon votre processus habituel. Lorsque vous ajoutez une ligne à la facture, sélectionnez l'engagement à utiliser pour cette dernière.
Un engagement peut être limité à un fournisseur particulier ou il peut être affecté à n'importe quel fournisseur. Si l'engagement est limité à un fournisseur spécifique, l'engagement n'est accessible à la sélection que lorsque la facture fournisseur ou la commande fournisseur concerne ce fournisseur particulier.
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Augmentation ou réduction d'un engagement
Il est parfois nécessaire de modifier un engagement déjà confirmé. Par exemple, si les conditions météorologiques exigent de passer plus de temps pour déblayer la neige et effectuer les services connexes, il vous sera nécessaire d'augmenter l'engagement.
Cliquez sur Budget > Courant > Engagements. Double-cliquez sur l'engagement à modifier.
Dans le volet Actions, dans le groupe Tenir à jour, cliquez sur Réviser.
Ajoutez, supprimez ou modifiez les lignes de l'engagement au besoin.
Si une ligne d'engagement a déjà été référencée par une commande fournisseur ou une facture fournisseur, la possibilité de supprimer ou de modifier des lignes est limitée.
Cliquez sur Soumettre sur la barre jaune en haut de l'écran des engagements pour soumettre l'engagement au workflow pour approbation. La réservation budgétaire sera confirmée dans le cadre du processus de workflow.
- ou -
Si votre organisation n'utilise pas de workflow, dans le volet Actions, dans le groupe Plan, cliquez sur Confirmer la réservation budgétaire.
Permet de fermer l'écran.
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Clôturer les engagements
Vous pouvez utiliser les options de traitement de fin d'exercice de la commande fournisseur pour clôturer les engagements de commande fournisseur à la fin d'un exercice et les réengager dans le nouvel exercice. Lorsque vous exécutez cette opération, vous pouvez également créer ou mettre à jour les engagements du nouvel exercice. Pour plus d'informations, voir (FRA) Traitement des engagements de commande fournisseur et des engagements en fin d'exercice (Secteur public).
Il est également possible de clôturer une ligne d'engagement individuellement, directement à partir de l'engagement. Voir (FRA) Engagement (écran) (Secteur public).
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Aide sur l'écran de recherche
(FRA) Synthèse de solde (écran) (Secteur public)
(FRA) Engagement (écran) (Secteur public)
(FRA) Clôture d'engagement (écran) (Secteur public)