Afficher et présenter des données Power BI actives dans PowerPoint

Dès que vous ajoutez une page de rapport Power BI active ou un visuel à PowerPoint, vous pouvez commencer à interagir avec vos données comme vous le feriez dans Power BI. La vue initiale est déterminée par l’URL de que vous avez utilisée. L’image suivante montre une page de rapport chargée dans le complément, avec les fonctionnalités du complément étiquetées. Les mêmes fonctionnalités de complément sont disponibles lorsque vous chargez un visuel individuel.

Sélectionner les détails de l’option	Plus d’informations	Options de barre d’outils
Menu Affichage	Informations	Options de données
options de style	Options de complément	Développer/réduire la barre d'outils
Menu latéral de complément	N/A	N/A

Comprendre ce que vous voyez

Dans le module complémentaire, vous voyez :

• La page du rapport ou le visuel. La page de rapport ou visuel est entièrement interactive, à la fois en mode édition et en mode diaporama, sauf si elle a été figée en tant qu’image statique. Le volet de navigation de la page de rapport de gauche que vous voyez dans le service Power BI n’est pas inclus. S’il existe des visuels de navigation de page dans le rapport lui-même, vous pouvez les utiliser pour accéder à d’autres pages du rapport.
• Une barre d’outils en bas de la page de rapport. La barre d’outils contient des informations et des menus avec des contrôles qui vous aident à utiliser les données et à configurer vos présentations. Pour plus d’informations, consultez la section Contrôles.
• Une flèche Afficher/Masquer en haut à droite qui ouvre le volet latéral du complément (application de bureau uniquement). Le volet latéral du complément contient davantage de contrôles pour l’utilisation du complément, tels que la suppression du complément ou l’actualisation du rapport pendant l’ouverture du complément. Pour plus d’informations, consultez Volet latéral du complément.

Interagir avec les données

Vous interagissez avec les données comme vous le feriez dans le service Power BI. Vous pouvez appliquer des filtres et des segments, sélectionner des points de données et explorer en profondeur les données.

La page ou le visuel de rapport en direct est interactif dans les modes d’édition et de diaporama. Les modifications que vous apportez à l’état du rapport ou du visuel (via le filtrage, la sélection, le découpage, etc.) en mode édition lors de la configuration de vos diapositives sont enregistrées. En revanche, les modifications apportées à l’état du rapport ou du visuel en mode diaporama ne sont pas enregistrées. Lorsque vous quittez l’affichage, le rapport ou le visuel retourne à l’état dans lequel il se trouvait lorsque vous avez quitté le mode d’édition.

Lorsque vous travaillez avec le rapport ou le visuel en mode édition, vous pouvez toujours restaurer l’affichage initial si vous souhaitez revenir à celui-ci. Utilisez l’option Réinitialiser dans le menu Options de données.

Préparer un diaporama

Pour obtenir plus d’espace et un affichage plus propre pour votre diaporama, vous pouvez réduire la barre d’outils en bas de la page de rapport ou du visuel à l’aide du contrôle Développer/réduire la barre d’outils.

Si vous avez besoin de présenter un diaporama plusieurs fois, vous souhaiterez probablement le configurer une seule fois et le faire revenir automatiquement à son état de début quand il est terminé. Vous êtes donc prêt à passer à la prochaine fois. Le complément facilite cette opération. Étant donné que les sélections de données que vous effectuez en mode édition sont enregistrées, tandis que celles que vous effectuez en mode diaporama ne le sont pas, vous pouvez configurer la présentation une fois à l’avance en mode édition. Vous pouvez ensuite la présenter en tant que diaporama à plusieurs reprises sans avoir à la reconfigurer à chaque fois, peu importe la quantité de découpage, de segmentation et de filtrage effectuée pendant le diaporama. À la fin du diaporama, la page de rapport ou le visuel revient à l’état initial de début du diaporama.

Actualiser automatiquement les données pendant les diaporamas

PowerPoint vous permet de lire en continu une présentation en mode diaporama. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous souhaitez présenter des informations dans des affichages publics sans aucune interaction humaine. Pour plus d’informations sur la configuration d’un diaporama en cours d’exécution continue, consultez Créer une présentation auto-exécutée.

Si une présentation qui s’exécute en continu comporte des diapositives qui incluent le complément Power BI, les données du complément peuvent devenir obsolètes, car normalement, le complément obtient uniquement les données de Power BI lorsque la diapositive est chargée ou lorsque l’utilisateur actualise manuellement les données présentées.

Pour empêcher les données du complément de devenir obsolètes lors de leur lecture dans le cadre d’un diaporama, vous pouvez définir le complément pour extraire automatiquement les données de Power BI pendant que la présentation est en mode diaporama. Cela garantit que la présentation affiche toujours les données les plus récentes.

Pour activer l’actualisation automatique, accédez au pied de page du complément, sélectionnez options de complément, choisissez paramètres de diaporama, cochez Actualisation automatique dans le diaporama, puis définissez la fréquence souhaitée.

Remarque

Cette fonctionnalité nécessite que votre version Office respecte l’exigence de version minimale d’Office du complément. L’actualisation automatique se produit uniquement en mode diaporama, et non pendant la modification de la présentation.

Ajouter des styles à votre présentation

Vous pouvez améliorer l’apparence de votre présentation en appliquant des styles au complément. Actuellement, vous pouvez placer une bordure autour du complément pour lui donner une définition claire sur la diapositive.

Pour placer une bordure autour du complément, ouvrez Options de style et sélectionnez Contour. Pour modifier la couleur de trait, la largeur, le style ou la transparence, développez l’option Plan.

Enrichir votre présentation avec des insights sur les données

Les insights sur les données vous aident à explorer et à trouver des insights tels que des anomalies et des tendances à mesure que vous consommez et interagissez avec vos données. Avec le complément, vous pouvez facilement générer des informations, que vous pouvez ensuite coller directement dans votre diapositive ou copier dans le presse-papiers pour coller ailleurs, comme dans les notes de la diapositive.

Remarque

Tous les visuels ne peuvent pas générer d’insights. Pour plus d'informations, consultez les considérations et limitations de la narration intelligente dans .

Une fois que vous avez copié une analyse sur la diapositive ou dans le Presse-papiers, le texte reste statique et n'évolue pas lorsque les données changent. Pour mettre à jour l’insight, vous devez le regénérer.

L’animation suivante montre comment générer des insights de données, les modifier dans la boîte de dialogue Data Insights, puis les coller directement dans la diapositive ou les copier dans les notes.

Pour générer des insights sur les données :

1. Sélectionnez Options de données > Insights de données.

   

2. L’insight apparaît dans la boîte de dialogue Insights de données. Le texte est modifiable et vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez. Lorsque vous êtes satisfait du texte, vous pouvez le coller directement sur la diapositive en tant que zone de texte PowerPoint, ou vous pouvez le copier dans le Presse-papiers, à partir de l’endroit où vous le collez où vous le souhaitez - dans les notes de diapositive, par exemple.

   

Ajouter des annotations de point de données aux visuels

Les annotations de point de données vous permettent d’ajouter des annotations contextualisées aux visuels que vous avez incorporés dans votre présentation en tant que visuels uniques (et non dans une page de rapport entière). Les annotations sont enregistrées et stockées avec l’instance de complément spécifique où vous avez incorporé le visuel, ce qui signifie que vous pouvez créer un ensemble entièrement différent d’annotations pour le même visuel si vous l’incorporez dans une autre diapositive. Pour plus d’informations et voir comment créer une annotation de point de données, consultez Créer des annotations de point de données.

Geler une capture instantanée de la vue actuelle

Chaque fois que vous ouvrez votre présentation, la page de rapport ou les éléments visuels se rechargent dans le complément, en fournissant des données actualisées à partir du service Power BI. Il peut arriver que vous ne souhaitiez pas que cela se produise, et que les données restent statiques. Pour cela, vous pouvez utiliser le menu Afficher dans la barre d’outils. Le choix de l’une des options d’instantané transforme l’affichage actif en image statique et non interactive. Ensuite, lorsque vous ouvrez ensuite la présentation, vous voyez l’affichage statique que vous avez enregistré.

Le menu vous permet de définir l’affichage sur les données actives ou sur un instantané (vous pouvez également changer d’affichage avec des raccourcis clavier). Deux options de capture vous donnent un certain contrôle sur qui peut voir le contenu Power BI dans la capture :

• Instantané : lorsque vous choisissez Capture instantanée, seuls les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour afficher le rapport dans Power BI peuvent voir l’image statique du contenu Power BI. Les utilisateurs qui n’ont pas d’autorisations peuvent demander l’accès. Cette option vous empêche d’afficher par inadvertance du contenu Power BI aux utilisateurs non autorisés.

• instantané public: Si vous choisissez un instantané public, toute personne autorisée à voir la présentation pourra également voir l’image statique du contenu Power BI, quelles que soient ses autorisations dans Power BI.

Pour restaurer l’affichage interactif, sélectionnez données en direct. La page de rapport en direct ou le visuel se rechargera dans l'état où il était en dernier, mais avec les données les plus récentes de Power BI.

Remarque

Le menu d’affichage avec les options d’instantané nécessite Office version 2312 (build 17126) ou une version ultérieure. Si votre version d’Office répond à cette exigence, n’utilisez pas l’option Enregistrer sous forme d’image située dans le volet latéral du complément.

Vous pouvez uniquement basculer entre Données en direct et Instantané dans l'application de bureau PowerPoint - vous ne pouvez pas le faire dans PowerPoint pour le web. Toutefois, PowerPoint pour le web respecte le choix que vous avez fait dans l’application de bureau. Ainsi, quelle que soit l’affichage que vous avez sélectionné dans l’application de bureau, il s’agira de la vue que vous voyez dans PowerPoint pour le web.

Partager votre présentation

Lorsque vous partagez la présentation avec d’autres personnes, pour pouvoir afficher les données de la présentation, elles ont besoin d’un compte Power BI actif et d’une licence gratuite Microsoft Fabric, et d’accéder aux données. Si le rapport ou le visuel Power BI n’est pas situé dans une capacité Premium, Fabric F64 ou une capacité supérieure, vous avez besoin d’une licence Power BI Pro. Aucune de ces informations ne s’applique si vous avez figé la vue en tant qu’image statique.

Pour vous assurer que les personnes de votre organisation peuvent accéder au rapport ou au visuel et tirer parti de l’expérience de données actives, lorsque vous ajoutez une page de rapport en direct ou un visuel à une présentation, veillez à utiliser le lien généré dans Power BI par l’option Partager > PowerPoint. Cela garantit que les personnes de votre organisation avec lesquelles vous avez partagé la présentation pourront voir les données en direct lorsqu’elles ouvrent la présentation.

Les utilisateurs qui n’ont pas l’autorisation d’afficher le rapport ou le visuel peuvent demander l’accès directement à partir de la présentation et pourront afficher les données une fois qu’ils ont reçu l’accès.

Contrôles

Les contrôles qui vous aident à utiliser vos données dans PowerPoint sont décrits ci-dessous.

Informations sur les données

• titre avec hyperlien: nom du rapport ou nom de la page ou du visuel. Sélectionnez le titre pour ouvrir Power BI sur cette page ou visuel de rapport.
• étiquette de sensibilité du rapport: affiche l'étiquette de sensibilité appliquée au rapport dans Power BI. Remarque : il ne s’agit pas de l’étiquette de confidentialité (le cas échéant) appliquée au fichier PowerPoint lui-même.
• Dernière mise à jour de lasource : affiche l’heure et la date de la dernière mise à jour des données à partir des sources de données.

Options de données

• filtre: affiche ou masque le volet filtres, où vous pouvez filtrer vos données, comme dans le service Power BI. Cette option est disponible uniquement si des filtres ont été définis sur la page ou le visuel.
• Analyses des données : génère des analyses et les affiche sous forme de texte modifiable dans une boîte de dialogue. Vous pouvez ensuite les coller directement sur la diapositive ou les copier dans le Presse-papiers pour une utilisation ailleurs.
• Annotations : affichez ou masquez les annotations de point de données qui existent sur le visuel. Lorsque les annotations sont masquées, un point vert apparaît sur l’icône Options de données pour indiquer que les annotations masquées sont présentes. L’option Annotations est disponible uniquement pour les visuels qui ont été incorporés en tant que visuels uniques, et non dans le cadre d’une page de rapport entière.
• Actualiser: actualise la page de rapport ou le visuel avec les données les plus récentes du service Power BI. Remarque : l’actualisation ne déclenche pas l’obtention de données à partir des sources de données.
• réinitialiser: fournit deux options :
  • Synchroniser: choisissez cette option si vous souhaitez vous assurer que vous disposez de la dernière version du rapport ou du visuel à partir du service Power BI, y compris les modifications de définition, telles que les visuels nouveaux ou supprimés, les filtres ou les segments.
  • Restaurer : choisissez cette option si vous souhaitez effacer les configurations du rapport ou des visuels de la présentation, telles que l’application de filtres ou de segments. Elle retourne le complément à l’état dans lequel il était initialement ajouté à la présentation.

Options de style

• Contour : place une bordure autour du complément. Sélectionnez la flèche développée pour accéder aux options de mise en forme de style trait de bordure.

Options de complément

• Effacer les données: retire la page de rapport ou le visuel du complément, vous ramenant à l’écran d’insertion , où vous pouvez recommencer en collant l’URL d’une autre page de rapport ou d’un autre visuel.
• paramètres du diaporama: contrôle l’actualisation des données pendant les diaporamas. Avec ce paramètre, vous pouvez activer/désactiver l’actualisation automatique des données pendant un diaporama et définir la fréquence d’actualisation. Pour plus d’informations, consultez Actualiser automatiquement les données lors des diaporamas.
• Learn: Ouvre des pages d’aide.

Développer/réduire la barre d’outils

Développe ou réduit la barre d’outils en bas du rapport ou du visuel. Cette fonctionnalité est utile en mode Diaporama, lorsque vous avez besoin d’un espace supplémentaire et que vous souhaitez un affichage plus propre.

Volet latéral du complément

• Supprimer: supprime le module complémentaire de la diapositive PowerPoint.

• Rechargement : la page de rapport recharge chaque fois que PowerPoint est ouvert. Vous devez donc utiliser cette option uniquement si le rapport a changé pendant l’ouverture de PowerPoint.

  Si tout ce que vous souhaitez faire est d'actualiser les données, utilisez plutôt l’option Actualiser dans le menu Options de données.

Remarque

Le volet latéral du module complémentaire est disponible uniquement dans l'application de bureau PowerPoint. Il n’est pas pris en charge dans PowerPoint pour le web.

Raccourcis clavier

Pour contourner le rapport, vous pouvez utiliser les raccourcis clavier Power BI habituels, avec les exceptions suivantes :

Raccourci clavier	Action
Généralités
Ctrl+Entrée	Augmenter le focus
Ctrl + [	Diminuer le focus
Ctrl + ]	Avancer sur les volets ouverts
Ctrl + Maj + ]	Reculer sur les volets ouverts
Ctrl	Masquer les infos-bulles Power BI
Annotations
Ctrl + Alt + I	Masquer/afficher les annotations
Ctrl + Shift + :	Déplacer le focus vers la barre d’outils d’annotation
Alt+Maj+I	Déplacer le focus vers les panneaux de groupe d’annotations
Données en direct/Capture instantanée
Ctrl + Maj + 7	Basculer vers les données en direct
Ctrl + Maj + 8	Basculer vers Capture instantanée
Ctrl + Maj + 9	Basculer vers Capture instantanée publique

Contenu connexe

• Narration avec Power BI dans PowerPoint
• Ajouter des données Power BI actives à PowerPoint
• Ajouter des annotations de point de données aux visuels
• Informations pour les administrateurs Power BI
• Résoudre les problèmes liés au complément Power BI pour PowerPoint
• Essayez de demander à la communauté Power BI