Ajouter un copilote à Microsoft Teams

Important

Les capacités et les fonctionnalités de Power Virtual Agents font maintenant partie de Microsoft Copilot Studio, suite à des investissements significatifs dans l’IA générative et des intégrations améliorées dans Microsoft Copilot.

Certains articles et captures d’écran peuvent faire référence à Power Virtual Agents pendant que nous mettons à jour la documentation et le contenu de la formation.

Une fois votre copilote publié, vous pouvez le rendre disponible aux utilisateurs dans Microsoft Teams. De cette façon, vous-même, vos collègues et l’ensemble de l’organisation pourront interagir avec lui. Vous devez publier le copilote au moins une fois avant que les utilisateurs puissent interagir avec le copilote dans Microsoft Teams.

Vous pouvez :

• Personnaliser l’apparence de votre copilote dans Microsoft Teams
• Installer le copilote pour vous-même dans Microsoft Teams
• Partager le lien d’installation du copilote avec d’autres utilisateurs
• Afficher le copilote dans le magasin d’applications Microsoft Teams.
  • Afficher le copilote pour les utilisateurs partagés en l’ajoutant au magasin d’applications Microsoft Teams, dans la section Créé par vos collègues.
  • Partager le copilote avec l’organisation en le soumettant à l’approbation de l’administrateur pour qu’il figure dans le magasin d’applications Microsoft Teams, dans la section Créé par votre organisation.
• Ajouter le copilote à un canal d’équipe.
• Télécharger le manifeste de l’application Teams prégénéré pour le distribuer dans votre client Microsoft Teams.

Lorsque vous ajoutez le copilote à Microsoft Teams, certaines de vos données, telles que le contenu du copilote et le contenu de la conversation instantanée de l’utilisateur final, sont partagées avec Microsoft Teams. Vos données peuvent circuler en dehors de des limites de conformité et des limites géographiques ou régionales de votre organisation. Pour plus d’informations, voir la Politique de confidentialité de l’application Microsoft Teams.

Conditions préalables

• Partagez avec les utilisateurs afin qu’ils puissent installer et discuter avec le copilote dans Microsoft Teams.
• Votre organisation doit autoriser l’ajout d’applications Microsoft Power Platform dans Microsoft Teams avant que vous ou d’autres utilisateurs puissiez installer directement le copilote dans Teams ou le trouver dans la section Créé par vos collègues du magasin d’applications Teams. Collaborez avec votre administrateur pour Gérer les applications Microsoft Power Platform dans le centre d’administration Microsoft Teams si cette option est désactivée pour votre organisation.
• Les copilotes approuvés pour la section Créé par votre organisation (après soumission à un administrateur) sont gérés séparément par les administrateurs dans la page Gérer les applications du centre d’administration de Microsoft Teams.
• Avant d’installer le copilote pour vous-même ou de partager le copilote avec d’autres, vous devez publier le copilote au moins une fois.

Connecter votre copilote au canal Microsoft Teams

Après avoir publié votre copilote au moins une fois, vous pouvez connecter votre copilote au canal Microsoft Teams pour permettre aux utilisateurs de discuter avec le copilote dans Microsoft Teams.

Note

Nous vous recommandons d’activer les paramètres de sécurité pour les copilotes conçus pour Microsoft Teams ou une utilisation interne par les employés afin que vous puissiez vous assurer que le copilote ne sera pas accessible par des personnes extérieures à votre organisation.

Se connecter à Microsoft Teams :

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Activer Teams.

   

   Note

   Si vous ne voyez pas cette option, alors le canal Microsoft Teams est peut-être déjà activé.

Personnaliser l’apparence du copilote dans Microsoft Teams

Il est important de bien décrire le copilote et son aspect avant de le mettre à la disposition des autres utilisateurs, car cela les informe de son objectif et de sa stratégie de marque (le cas échéant).

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Modifier les détails pour changer l’icône, la couleur et les descriptions du copilote. Ces option sont affichés dans le magasin d’applications Microsoft Teams et dans l’onglet À propos de l’application après l’installation du copilote par l’utilisateur. Passer en revue les recommandations sur les formats d’icônes Microsoft Teams.

   

   Important

   Les mises à jour des détails du copilote ne s’appliqueront pas aux utilisateurs qui ont déjà installé le copilote à partir d’un lien partagé ou de la section Créé par vos collègues. Ils devront réinstaller le copilote pour recevoir les mises à jour.

   Les mises à jour des détails du copilote ne s’appliqueront pas aux copilotes qui ont été approuvés par un administrateur. Vous devrez soumettre à nouveau le copilote pour approbation afin que les derniers détails soient mis à jour pour les utilisateurs.

4. Sélectionnez Plus pour ajouter des informations supplémentaires :

   • Nom du développeur

   • Site Web

   • Déclaration de confidentialité

   • Conditions d’utilisation

     Vous devez fournir ces informations pour tenir votre utilisateur informé sur le copilote. Voir l’article Déclaration de confidentialité et conditions d’utilisation pour obtenir plus de détails et des exemples.

5. Sélectionnez Enregistrer pour revenir à l’écran où vous pouvez rendre votre copilote disponible dans Teams. Vos mises à jour de la couleur, de l’icône et de la description sont maintenant visibles.

Note

La personnalisation des icônes de cette section s’applique uniquement à l’avatar de copilote pour les copilotes qui sont approuvés par l’administrateur ; elle ne s’applique pas aux utilisateurs qui installent le copilote avec un lien d’installation ou à partir du magasin d’applications Microsoft Teams, section Créé par vos collègues. Vous pouvez personnaliser l’avatar du copilote dans la section Personnaliser l’apparence du copilote.

Installer un copilote en tant qu’application dans Microsoft Teams

Avec votre copilote publié, vous pouvez l’ajouter à votre propre version de Microsoft Teams, directement depuis l’application Microsoft Copilot Studio.

Important

Le nouveau contenu d’un copilote fraîchement publié n’apparaîtra pas dans les conversations en cours. Après 30 minutes d’inactivité, le copilote sera mis à jour.

Vous pouvez taper Start over dans une conversation existante pour démarrer une nouvelle conversation immédiatement et voir les dernières mises à jour du copilote.

Vous devez ajouter votre copilote à votre propre version de Teams avant de le partager avec d’autres.

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Ouvrir le copilote pour lancer l’invite d’installation dans Microsoft Teams. Sélectionnez Ajouter pour l’ajouter en tant qu’application dans Teams. Cela n’installe le copilote que pour vous.

   

Partager un lien pour que d’autres puissent installer le copilote

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Options de disponibilité et sélectionnez Copier le lien

   Important

   Seuls les utilisateurs qui peuvent accéder au copilote peuvent utiliser le lien d’installation pour installer le copilote. Vous pouvez partager le copilote pour donner aux utilisateurs l’accès à la conversation avec le copilote.

   

4. Partagez le lien copié avec les utilisateurs pour qu’ils installent le copilote dans Microsoft Teams.

Afficher le copilote dans le magasin d’applications Microsoft Teams

Une fois que vous avez publié votre copilote, vous pouvez l’afficher dans le magasin d’applications Microsoft Teams afin que les utilisateurs puissent le trouver et l’installer.

Afficher aux utilisateurs partagés

Vous pouvez partager votre copilote en l’ajoutant au magasin d’applications Microsoft Teams, dans la section Créé pour votre organisation>Créé par vos collègues. Seuls les utilisateurs partagés peuvent y trouver le copilote.

Important

Seuls les utilisateurs partagés pourront trouver le copilote dans la section Créé par vos collègues du magasin d’applications Microsoft Teams. Le copilote ne s’affiche pas pour tous les membres de l’organisation, même s’il est configuré pour permettre à tout le monde de l’utiliser. Pour afficher le copilote à l’organisation, soumettez le copilote à l’approbation d’un administrateur pour qu’il apparaisse dans le magasin d’applications Microsoft Teams, dans la section Créé par vos collègues.

Le copilote ne peut être affiché dans la section Créé par vos collègues du magasin d’applications Microsoft Teams que lorsque le nombre total d’utilisateurs partagés ne dépasse pas la stratégie de découverte du magasin d’applications Teams du locataire. Pour afficher le copilote en dépassant la limite de la stratégie de votre organisation, collaborez avec votre administrateur pour afficher le copilote à l’organisation.

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Options de disponibilité.

4. Sélectionnez Afficher à mes coéquipiers et aux utilisateurs partagés et vérifiez qui a accès au copilote.

   

5. Vérifiez que la case Visible dans Créé par vos collègues est cochée et sélectionnez Partager.

   

6. Cela ajoute automatiquement le copilote à la section Créé par vos collègues et affiche une étiquette verte Ajouté à Teams dans la page des options de disponibilité.

   

Note

Si votre application n’apparaît pas dans la section Créé par vos collègues, votre application Teams met peut-être des informations en cache.

Essayez de vous déconnecter et de vous reconnecter (si vous utilisez l’application de bureau) ou d’actualiser votre navigateur (si vous utilisez l’application Web de Teams).

Supprimer le copilote de la section Créé par vos collègues

Vous pouvez supprimer le copilote de l’affichage dans la section Créé par vos collègues. La suppression du copilote ici n’affecte pas les utilisateurs avec le copilote installé.

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Options de disponibilité.

4. Sélectionnez Afficher à mes coéquipiers et aux utilisateurs partagés et désélectionnez la case Visible dans Créé par vos collègues.

   

5. Sélectionnez Partager. Le copilote n’apparaît plus dans la section Créé par vos collègues du magasin d’applications Microsoft Teams.

Afficher à l’organisation

Vous pouvez partager le copilote avec votre organisation en le soumettant à l’approbation de l’administrateur pour qu’il figure dans la section Créé pour votre organisation>Créé par vos collègues. Inclure votre application dans la section Créé par vos collègues est un excellent moyen de distribuer largement votre copilote en collaborant avec votre administrateur pour le déployer à destination de tous les membres de l’organisation, ou d’un sous-ensemble d’utilisateurs.

Les administrateurs peuvent également préinstaller et épingler le copilote pour les utilisateurs de l’organisation afin qu’ils puissent y accéder directement depuis leur barre d’applications gauche dans Microsoft Teams.

Avant d’envoyer le copilote à votre organisation, assurez-vous que :

• Votre copilote est prêt au lancement et conforme aux normes, règles et politiques de la société.
• Vous coordonnez avec d’autres responsables de copilotes. Une fois le copilote envoyé, un autre utilisateur ne peut pas le renvoyer jusqu’à ce qu’un administrateur approuve ou rejette l’envoi précédent.
• Vous supprimez le copilote, si applicable, de la section Créé par vos collègues. Sinon, si vous envoyez votre copilote pour l’approbation de l’administrateur, votre copilote peut finir par apparaître à deux endroits. Voir les instructions sur la suppression de votre copilote pour plus de détails.

Note

Une fois qu’un copilote est approuvé par un administrateur, la disponibilité du copilote dans la section Créé par votre organisation sera entièrement gérée par votre administrateur. Seul un administrateur peut supprimer le copilote de la section Créé par votre organisation.

Envoyer à la section Créé par votre organisation

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Options de disponibilité.

4. Confirmez que le copilote n’est pas affiché aux coéquipiers ou aux utilisateurs partagés. Supprimez-le s’il dit Ajouté à Teams.

5. Sélectionnez Afficher à tous les membres de mon organisation.

   

6. Passez en revue les conditions d’envoi et sélectionnez Envoyer pour approbation par l’administrateur.

   Note

   Assurez-vous que vous révisez le contenu et qu’il est prêt à être examiné par un administrateur. Vous devrez soumettre de nouvelles demandes à l’administrateur pour mettre à jour l’icône et les descriptions des copilotes précédemment approuvés.

   Une fois approuvé, tous les utilisateurs nouveaux et existants du copilote dans Teams reçoivent la mise à jour.

   Cela ne s’applique qu’aux détails du copilote. Vous pouvez continuer à mettre à jour le contenu de votre copilote en publiant le contenu le plus récent. Il n’est pas nécessaire de le renvoyer à un administrateur.

7. Une invite de confirmation finale apparaît. Sélectionnez Oui pour continuer. Le copilote est envoyé à votre administrateur pour approbation, et vous pouvez voir une note indiquant le statut de votre envoi.

   

   Note

   Après avoir envoyé le copilote à l’approbation de l’administrateur, vous ne devez pas modifier le paramètre d’accès du copilote à un niveau inférieur à celui de tous les membres de votre organisation.

   Sinon, les utilisateurs de l’organisation ne pourront pas discuter avec le copilote après l’avoir installé à partir de la section Créé par votre organisation du magasin d’applications Microsoft Teams.

   Collaborez avec votre administrateur sur la stratégie de l’application Microsoft Teams pour savoir qui peut trouver et installer le copilote.

8. Vous devez attendre l’approbation de votre administrateur. Vous pouvez consultez le dernier statut en sélectionnant Actualiser ou en ouvrant la fenêtre Rendre le copilote accessible aux autres depuis la page Publier.

9. Une fois que votre administrateur a approuvé le copilote, le statut est mis à jour sur Approuvé. Vous pouvez ouvrir directement le copilote et partager le lien de la version approuvée avec d’autres utilisateurs.

10. Éventuellement, collaborez avec votre administrateur pour pré-épingler ou installer l’application pour les utilisateurs avec la stratégie de l’application Microsoft Teams, afin qu’ils puissent trouver le copilote directement dans leur rail d’applications Microsoft Teams à gauche.

Note

Si votre application n’apparaît pas dans la section Créé par votre organisaton, même si il est indiqué la mention Approuvé, votre application Teams met peut-être des informations en cache.

Essayez de vous déconnecter et de vous reconnecter (si vous utilisez l’application de bureau) ou d’actualiser votre navigateur (si vous utilisez l’application Teams web).

Ajouter un copilote à une équipe

Dans Microsoft Teams, vous pouvez ajouter des copilotes aux équipes. Lorsque vous ajoutez les copilotes, les membres de l’équipe peuvent @mention le copilote dans n’importe quel canal d’équipe et tous les coéquipiers voient la réponse du copilote. Cette fonctionnalité est utile pour les scénarios où :

• Votre copilote prend en charge la collaboration, par exemple en partageant les dernières informations du rapport de vente avec le reste de l’équipe commerciale.
• Vous souhaitez autoriser chaque membre de l’équipe à interagir avec le copilote dans un canal d’équipe ou via une conversation instantanée privée sans avoir à installer manuellement le copilote eux-mêmes.

Autoriser les utilisateurs à ajouter un copilote à une équipe et Activer pour les discussions de groupe et de réunion Teams

Ces deux options contrôlent si les utilisateurs peuvent ajouter le copilote à n’importe quelle équipe dont ils font partie, ou à des discussions de groupe ou de réunion lors de l’ajout du copilote dans Microsoft Teams.

Lorsque vous sélectionnez ces deux options, le copilote obtient l’historique des conversations du canal d’équipe, de la discussion de groupe ou de la discussion de réunion pour pouvoir fournir la meilleure réponse dans le contexte de la conversation.

Après avoir activé au moins une option, tout utilisateur qui installe le copilote à partir du magasin d’applications Teams ou du lien d’installation, peut voir l’un des éléments suivants :

• l’option pour ajouter le copilote à un canal d’équipe
• l’option pour ajouter le copilote aux discussions de groupe et de réunion dans Microsoft Teams

Les membres de l’équipe peuvent également supprimer le copilote d’une équipe.

Important

Le copilote est configuré pour permettre à chacun au sein de l’organisation de discuter avec lui. Cela garantit que tous les membres de l’équipe sont autorisés à discuter avec le copilote dans les canaux de l’équipe. Il est fortement recommandé de ne pas modifier le paramètre de sécurité du copilote après avoir activé cette fonctionnalité. Sinon, les utilisateurs verront des erreurs d’autorisation lors de l’interaction avec le copilote dans les canaux de l’équipe.

Pour autoriser les utilisateurs à ajouter un copilote à une équipe :

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Modifier les détails.

4. Sélectionnez Autoriser vos utilisateurs à ajouter ce copilote à une équipe et/ou Activer pour les discussions de groupe et de réunion Teams.

   

5. Sélectionnez Enregistrer.

Microsoft Teams met en cache les informations, il peut donc s’écouler un certain temps avant que les utilisateurs ne voient l’option pour ajouter le copilote à une discussion d’équipe ou de groupe. Les utilisateurs peuvent actualiser le navigateur ou se connecter et se déconnecter du client de bureau Microsoft Teams pour refléter immédiatement les modifications.

Si vous avez déjà soumis le copilote à l’approbation de l’administrateur, vous devrez le soumettre à nouveau après avoir activé cette option. L’administrateur doit approuver ces modifications avant que les utilisateurs puissent ajouter le copilote à leurs équipes à partir de la banque d’applications Microsoft Teams dans la section « Créé par votre organisation ».

Interdire aux utilisateurs d’ajouter un copilote à une équipe ou à des discussions de groupe et de réunion

La désactivation de cette option empêche les utilisateurs d’ajouter un copilote à une nouvelle discussion d’équipe, de groupe ou de réunion. Si vous avez déjà ajouté un copilote à une conversation, la désactivation de cette option ne le supprime pas. Vous devez supprimer manuellement le copilote.

Pour interdire aux utilisateurs d’ajouter un copilote à une équipe :

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Modifier les détails.

4. Décochez la case Autoriser vos utilisateurs à ajouter ce copilote à une équipe et/ou Activer pour les discussions de groupe et de réunion Teams.

   

5. Sélectionnez Enregistrer.

Configurer le comportement du message d’accueil privé

Les messages d’accueil privés d’un copilote sont utiles lorsque vous souhaitez que les membres de l’équipe aient des conversations en tête-à-tête avec le copilote sans avoir à installer manuellement le copilote eux-mêmes.

Note

La configuration des messages d’accueil privés n’est pas prise en charge pour les copilotes utilisant le canevas de création unifié mis à niveau.

Lorsqu’il est activé, votre copilote démarre automatiquement une conversation avec les membres de l’équipe. Pour personnaliser le message d’accueil du copilote, modifiez la rubrique système Message d’accueil.

Tenez compte de la pertinence du copilote pour les membres de l’équipe. Assurez-vous que le message d’accueil du copilote les aide à comprendre ce qu’il faut en faire, décrit ses limites et, surtout, les met à l’aise pour interagir avec lui.

Pour configurer le moment où un copilote envoie un message d’accueil privé :

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Paramètres.

   

4. Configurez les options du message d’accueil privé.

   

5. Sélectionnez Enregistrer.

Télécharger le manifeste de l’application Teams du copilote (avancé)

Vous pouvez télécharger le manifeste de l’application Teams du copilote pour apporter des modifications détaillées au manifeste directement et les partager avec votre administrateur ou les utilisateurs du client. Vous pouvez également charger directement le manifeste de l’application dans Microsoft Teams si la stratégie de votre organisation vous permet de charger des applications personnalisées.

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Options de disponibilité.

4. Sélectionnez Télécharger le fichier .zip.

   

5. Le manifeste est généré sous forme de fichier .zip et est enregistré en fonction des paramètres de sauvegarde de votre navigateur.

Déconnecter votre copilote de Teams

Vous pouvez mettre votre copilote hors ligne afin que les utilisateurs ne puissent plus discuter avec le copilote dans Teams. Lorsque votre copilote est hors ligne, il ne répond à personne qui tente de discuter avec lui et interrompt toute personne susceptible de l’utiliser. Vous devez bien réfléchir à la nécessité de déconnecter votre copilote avant de le faire.

Les copilotes ne s’affichent plus dans le magasin d’applications Microsoft Teams, section Créé par vos collègues, et ils ne peuvent pas être installés à partir du lien partagé. Les copilotes ajoutés par les utilisateurs dans Microsoft Teams continuent d’exister jusqu’à ce que l’utilisateur désinstalle le copilote.

Les copilotes approuvés par un administrateur continuent d’apparaître dans le magasin d’applications Microsoft Teams, section Créé par votre organisation. Vous devez contacter votre administrateur pour supprimer le copilote.

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Déconnecter de Teams.

   

4. Passez en revue les informations sur la déconnexion de votre copilote et sélectionnez Déconnecter pour continuer.

Vous pourrez toujours reconnecter votre copilote après l’avoir déconnecté en sélectionnant Activer Teams dans la fenêtre Rendre le copilote disponible aux autres de la page Publier.

Limitations connues

• La configuration des messages d’accueil privés n’est pas prise en charge pour les copilotes utilisant le canevas de création unifié mis à niveau.
• Actuellement, seules les portées Personnel et Équipe sont prises en charge pour Microsoft Teams. Les Discussions de groupe ne sont pas prises en charge.
• La définition de l’icône de l’avatar du copilote sur la page des détails n’apparaît pas pour les copilotes approuvés par un administrateur. Les copilotes approuvés par un administrateur utilisent l’icône de l’application comme avatar du copilote.
• Teams impose une limitation de débit sur les copilotes. Selon les besoins de votre entreprise, vous souhaiterez peut-être que le contenu de votre copilote soit concis pour les copilotes ajoutés à Microsoft Teams.
• Actuellement, si votre copilote prend en charge l’authentification de l’utilisateur final, l’utilisateur n’est pas en mesure de se déconnecter explicitement. Cela fait échouer la certification AppSource de Microsoft Teams si vous publiez votre copilote dans le tableau de bord Vendeur. Cela ne s’applique pas à l’utilisation personnelle ou par le locataire du copilote. Pour en savoir plus : Publier votre application Microsoft Teams et Politique de validation AppSource.
• La déconnexion de votre copilote à partir de Teams peut prendre quelques minutes avant que le copilote ne devienne inaccessible aux utilisateurs sur Microsoft Teams.