Gestion du cycle de vie des sites SharePoint

Les stratégies de gestion du cycle de vie des sites dans Microsoft Gestion avancée de SharePoint vous aident à maintenir la gouvernance du site à grande échelle. Ces stratégies automatisent les tâches de gouvernance courantes, de sorte que les sites restent actifs, correctement détenus et régulièrement révisés tout au long de leur cycle de vie.

Vidéo : Vue d’ensemble de la Gestion avancée de SharePoint

La vidéo suivante fournit une vue d’ensemble de la gestion du cycle de vie des sites SharePoint :

Les stratégies de gestion du cycle de vie des sites ne suppriment pas directement les sites SharePoint. Au lieu de cela, les stratégies avertissent les propriétaires et les administrateurs du site et prennent des mesures en fonction de la façon dont vous configurez les stratégies.

À mesure que votre organisation crée des sites SharePoint, Microsoft Teams et Microsoft 365, il devient de plus en plus difficile pour les administrateurs d’identifier manuellement les sites inactifs, les sites sans propriétaire ou les sites qui ne répondent plus aux exigences de l’entreprise. Les stratégies de gestion du cycle de vie des sites vous aident à automatiser ces processus de gouvernance en surveillant les sites, en informant les utilisateurs responsables, en collectant les réponses et en prenant des mesures d’application si nécessaire.

Avantages de la gestion du cycle de vie des sites

Les stratégies de gestion du cycle de vie des sites vous aident à :

  • Réduire le nombre de sites inactifs ou abandonnés.
  • Identifiez et traitez les sites dont la propriété est insuffisante.
  • Vérifiez que les sites continuent de servir un objectif commercial valide.
  • Améliorer la conformité aux exigences de gouvernance organisationnelle.
  • Automatisez les notifications, la création de rapports et les flux de travail de correction.
  • Maintenir un environnement SharePoint plus sain et plus facile à gérer.

Types de stratégies de gestion du cycle de vie des sites

La gestion du cycle de vie des sites comprend trois types de politiques qui répondent à différents scénarios de gouvernance.

Capture d’écran des stratégies de gestion du cycle de vie des sites dans le Centre d’administration SharePoint.

Type de stratégie Objectif
Stratégie de propriété du site Permet de s’assurer que les sites ont le nombre requis de propriétaires ou d’administrateurs de site.
Stratégie des sites inactifs Identifie les sites qui ne sont pas actifs pendant une période spécifiée.
Stratégie d’attestation de site Demande une confirmation périodique qu’un site est toujours nécessaire et répond aux exigences de l’organisation.

Utilisez ces stratégies indépendamment ou ensemble pour créer une stratégie de gouvernance de site complète.

Stratégies de propriété du site

Les politiques de propriété de site permettent de s’assurer que chaque site a des personnes responsables de sa gestion. Vous pouvez définir des conditions de propriété, notamment :

  • Si la propriété est basée sur les propriétaires du site, les administrateurs du site ou les deux.
  • Nombre minimal de propriétaires ou d’administrateurs requis pour un site.
  • Les utilisateurs qui reçoivent des notifications lorsque les conditions de propriété ne sont pas remplies.

Par exemple, vous pouvez exiger que tous les sites aient au moins deux propriétaires de site. Si un site tombe en dessous de ce seuil, la politique peut en informer les destinataires désignés et déclencher des mesures correctives.

Les stratégies de propriété des sites permettent de réduire le risque de sites sans propriétaire et d’améliorer la continuité administrative lorsque les utilisateurs changent de rôle ou quittent l’organisation.

Pour plus d’informations, voir Créer une stratégie de propriété de site SharePoint.

Politiques des sites inactifs

Les stratégies de site inactif permettent d’identifier les sites qui n’affichent plus d’activité commerciale significative. La stratégie évalue l’activité dans SharePoint et les charges de travail connectées, telles que Microsoft Teams, Exchange et Viva Engage, pour déterminer si un site reste actif.

Lorsqu’un site dépasse le seuil d’inactivité configuré, la stratégie peut avertir les propriétaires ou les administrateurs du site et demander la confirmation que le site est toujours utilisé. Utilisez des stratégies de site inactif pour :

  • Réduisez la prolifération du contenu.
  • Identifiez les espaces de collaboration abandonnés.
  • Améliorez la gestion du stockage.
  • Soutenir les objectifs de gouvernance à long terme.

Pour plus d’informations, voir Gérer les sites inactifs à l’aide de stratégies de site inactif.

Stratégies d’attestation de site

Les stratégies d’attestation de site aident les organisations à vérifier périodiquement que les sites restent nécessaires, pertinents pour l’entreprise et conformes aux exigences de gouvernance interne. Contrairement aux politiques de site inactif, qui se concentrent sur l’activité détectée, les stratégies d’attestation de site demandent un examen explicite de la part des propriétaires de site désignés ou des administrateurs de site.

Utilisez des stratégies d’attestation pour :

  • Vérifiez qu’un site est toujours requis.
  • Validez l’appropriation et la responsabilité.
  • Examinez l’objectif du site et la justification commerciale.
  • Prenez en charge les programmes de gouvernance et de conformité.

Pour plus d’informations, voir Demander des attestations de site périodiques pour les sites SharePoint.

Stratégies du même type de stratégie qui se chevauchent

Lorsque plusieurs stratégies du même type de stratégie incluent le même site, SharePoint permet de réduire les notifications en double à l’aide de l’historique des stratégies au niveau du site stocké.

Si une notification a été envoyée au cours des 30 derniers jours à partir d’une stratégie de ce type et que le site n’est toujours pas certifié, aucune autre notification n’est envoyée et le rapport d’exécution de la stratégie indique le status du site comme « Notifié par une autre stratégie ».

Par exemple, si un site est couvert par deux stratégies de site inactif différentes et reçoit un e-mail de notification de la première stratégie, la deuxième stratégie n’envoie pas de notifications supplémentaires dans les 30 jours suivants si le site n’est toujours pas certifié.

Nous vous recommandons que les stratégies du même type n’aient pas d’étendues qui se chevauchent. Si les sites relèvent de plusieurs politiques du même type, les calendriers de notification et les mesures d’application peuvent devenir difficiles à prévoir.

Stratégies de types différents qui se chevauchent

Les politiques de différents types fonctionnent indépendamment à des fins de notification. L’historique des notifications fait l’objet d’un suivi distinct pour chaque type de stratégie.

Par exemple, si un site relève à la fois d’une politique de propriété de site et d’une politique de site inactif, les propriétaires de site peuvent recevoir des notifications des deux politiques lorsque les conditions de politique respectives sont remplies.

Les mesures répressives sont évaluées indépendamment par chaque stratégie. Si une stratégie applique une action d’application qui modifie l’état du site, le site peut ne plus être traité par d’autres stratégies :

Si une stratégie place le site dans un état de lecture seule (verrouillé), le site n’est plus inclus dans l’étendue des autres stratégies.

Si une stratégie archive le site, le site atteint un état terminal et n’est plus pris en compte pour l’application par d’autres stratégies.

Lorsque plusieurs types de stratégie ciblent le même site, l’action d’application de la stratégie dont les conditions sont remplies en premier est appliquée en premier.

Désactivation ou suppression d’une stratégie

La désactivation ou la suppression d’une stratégie interrompt les activités futures de cette stratégie, y compris les notifications et les actions d’application. Elle n’annule pas automatiquement les actions appliquées précédemment.

L’historique des notifications est conservé au niveau du site séparément pour chaque type de stratégie. Par conséquent, la désactivation ou la suppression d’une stratégie n’affecte pas l’historique des notifications associées à d’autres types de stratégies qui continuent à cibler le site.

Pour les stratégies du même type, l’historique des notifications stocké (y compris le nombre de notifications et la date de la dernière notification) est conservé même après la désactivation ou la suppression d’une stratégie. Cet historique se réinitialise naturellement une fois que le site a été absent du champ d’application de ce type de stratégie pendant 90 jours.

Si l’historique des notifications doit être réinitialisé plus tôt, contactez le Support Microsoft pour déterminer si l’état de notification stocké peut être effacé.

Importante

Pour garantir un comportement prévisible, évitez de créer des stratégies du même type qui se chevauchent et qui ciblent les mêmes sites. Bien que SharePoint supprime les notifications en double lorsque cela est possible, le chevauchement des stratégies peut rendre les délais de notification et les résultats de l’application plus difficiles à interpréter.

Exécution de stratégie et notifications

Toutes les politiques de gestion du cycle de vie des sites prennent en charge deux modes de fonctionnement :

  • Mode Simulation : exécute la stratégie une seule fois et génère un rapport sans application continue.
  • Mode actif : exécute la stratégie selon une planification récurrente, génère des rapports et envoie des notifications aux destinataires désignés.

Les notifications de stratégie utilisent les messages actionnables Outlook, ce qui permet aux destinataires d’effectuer des actions de gouvernance directement à partir d’un e-mail. Vous pouvez également configurer des ressources de messagerie, d’orientation et de support.

Mesures répressives

Après plusieurs tentatives de notification, les stratégies de gestion du cycle de vie de site peuvent prendre des mesures d’application lorsqu’aucune réponse n’est reçue. Selon le type de stratégie, les actions disponibles sont les suivantes :

  • Ne prenez aucune mesure et continuez à créer des rapports.
  • Définissez les sites sur le mode lecture seule.
  • Archive des sites après une période de lecture seule configurable à l’aide de Microsoft 365 Archive.

Ces options d’application aident les organisations à équilibrer le libre-service utilisateur avec les exigences de gouvernance.

Rapports et surveillance

Chaque exécution de stratégie génère des rapports qui aident les administrateurs à comprendre les résultats de la stratégie et à identifier les sites qui nécessitent une attention particulière. Les rapports peuvent inclure des informations telles que :

  • le status de propriété du site.
  • le status d’activité du site.
  • Historique des notifications.
  • Mesures répressives.
  • Métadonnées du site et détails de configuration.

Utilisez ces rapports pour surveiller les tendances de gouvernance et hiérarchiser les activités de correction.

De nombreuses organisations obtiennent les meilleurs résultats en combinant les trois types de politiques :

Ensemble, ces stratégies contribuent à maintenir un environnement SharePoint sécurisé, bien gouverné et durable.

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