Gérer et configurer le scénario dans Viva Engage

Storyline permet à tous les membres de votre organization de se connecter et de contribuer par le biais des applications web et mobiles que vous utilisez quotidiennement : Outlook, Microsoft Teams et Microsoft Viva. Grâce à l’histoire, les dirigeants peuvent atteindre et impliquer leurs équipes. Les employés à tous les niveaux peuvent partager des mises à jour et des expériences avec des abonnés et des collègues dans l’ensemble du organization.

Lorsque vous activez les scénarios dans votre organization, les modifications suivantes s’affichent dans l’application Viva Engage :

• Les utilisateurs internes (non invités) qui ont accès à Viva Engage voient un nouvel onglet Storyline par défaut sur leur page de profil utilisateur.
• Les utilisateurs voient une nouvelle page Storylines. Les utilisateurs peuvent basculer entre un flux personnalisé de contenu publié ou un flux ciblé qui inclut uniquement le contenu de scénario des personnes que l’utilisateur suit.

Configurer le scénario

Engage administrateurs gèrent le scénario de leur organisation dans le centre d’administration Engage. Lorsqu’un administrateur active Storyline dans Viva Engage pour son locataire, tous les utilisateurs voient également le scénario dans Microsoft Teams.

1. Pour accéder aux paramètres du scénario, sélectionnez l’engrenage Paramètres, puis Administration Center.

2. Sous l’onglet Gestion des fonctionnalités , sélectionnez Scénario pour personnaliser les paramètres.

   

La page Gérer le scénario du centre d’administration Viva Engage contrôle la disponibilité du scénario dans le organization.

Une fois que vous avez activé le scénario, tous les membres du réseau ayant accès à Viva Engage voient l’onglet Storyline et un flux storyline sur leur page de profil. Ils peuvent également réagir et répondre aux billets d’autres scénarios.

Remarque

Une fois que vous avez activé le scénario, les utilisateurs du réseau voient également la fonctionnalité Storyline dans Microsoft Teams. Les utilisateurs n’ont pas besoin d’installer autre chose pour voir le scénario.

Pour limiter l’utilisation du scénario, consultez Limiter les utilisateurs qui peuvent publier sur leur storyline.

Remarque

Les invités n’ont pas leur propre storyline et ne peuvent pas voir le contenu du scénario des utilisateurs internes.

Paramètres avancés

Les administrateurs utilisent des paramètres avancés pour contrôler la configuration du scénario pour leurs organization. Ces paramètres établissent le comportement par défaut pour les notifications de scénario et limitent les personnes autorisées à publier dans le scénario.

Définir les canaux de notification par défaut pour les billets de scénario

Par défaut, le scénario informe les utilisateurs dans Viva Engage, Teams, le scénario Teams et par e-mail lorsque les personnes qu’ils suivent publient sur leur page de scénario. Les notifications dépendent des expériences que l’utilisateur active. Les administrateurs réseau et vérifiés peuvent modifier les valeurs par défaut pour contrôler les notifications qui s’affichent après qu’un utilisateur suit quelqu’un.

Les utilisateurs peuvent également modifier le paramètre de notification par défaut pour chaque personne qu’ils suivent. Cela filtre les notifications qu’ils reçoivent de leur part, mais n’affecte pas ce que fait l’autre utilisateur.

Les sélections par défaut du système pour les notifications sont les suivantes :

• Notifications Microsoft Teams, qui s’affichent dans le flux d’activité Teams.
• Email notifications. Email prend en charge les messages actionnables, ce qui permet aux utilisateurs d’afficher et de répondre à partir d’Outlook Web Access.
• Viva Engage notifications, qui s’affichent sous forme de cloches de notification Viva Engage.

Limiter les utilisateurs qui peuvent publier dans leur scénario

Par défaut, tous les utilisateurs Viva Engage internes peuvent publier sur leur propre flux de scénario. Les administrateurs peuvent remplacer la valeur par défaut et limiter cette option à des utilisateurs spécifiques. Ce paramètre contrôle qui a un flux de scénario sur leur profil utilisateur et qui peut créer de nouveaux billets de scénario. Cela ne limite pas les personnes autorisées à afficher, réagir ou répondre aux messages de scénario créés par d’autres personnes.

1. Pour limiter les personnes autorisées à publier dans le scénario, à partir du centre d’administration Engage, accédez à Storyline de gestion des > fonctionnalités.

2. Sélectionnez Modifier dans Paramètres avancés.

3. Basculez Spécifier les créateurs de scénario sur Utilisateurs éligibles du groupe sélectionné.

4. Recherchez et sélectionnez le groupe qui inclut les utilisateurs qui doivent recevoir leur propre page de scénario.

Les types de groupes pris en charge incluent les groupes de sécurité, les groupes de sécurité à extension messagerie, les listes de distribution et les groupes Microsoft 365. Lorsqu’un groupe est sélectionné, Viva Engage vérifie l’appartenance au groupe quotidiennement pour attribuer des privilèges de scénario.

Vos modifications doivent prendre effet en quelques minutes. L’application des modifications d’appartenance du back-end dans le groupe sélectionné peut prendre jusqu’à 24 heures pour s’appliquer aux privilèges de storyline.

Pour supprimer les conversations de scénario précédentes après avoir désactivé le scénario, utilisez les mêmes processus que vous utilisez pour supprimer d’autres conversations dans Viva Engage.

Ce que les utilisateurs rencontrent quand le scénario est désactivé

Lorsque vous désactivez le scénario pour un utilisateur, l’utilisateur ne peut pas créer de billets de scénario et l’onglet Storyline n’apparaît plus sur son profil utilisateur.

Si vous désactivez le scénario pour tous les utilisateurs de votre réseau, le scénario n’apparaît pas dans le volet de navigation gauche de Viva Engage pour le web, et il n’apparaît pas dans la navigation supérieure de l’application Viva Engage pour Teams et Outlook.

Même si l’utilisateur n’a pas d’onglet Storyline sur son profil, ses conversations précédentes restent visibles via le flux d’activité Tout et via la recherche.

Tout le contenu storyline est disponible via l’exportation de données réseau. Les réseaux en mode natif peuvent également accéder à ce contenu via eDiscovery.

Remarque

Si vous avez besoin de résoudre des problèmes de sécurité ou de contenu répréhensibles, une solution efficace consiste à supprimer la conversation ou à bloquer l’utilisateur incriminé.

Configurer un organization multilocataire pour utiliser le scénario

Lorsque Viva Engage est configuré pour un organization multilocataire, le paramètre Organisations multilocataires (MTO) s’affiche dans les paramètres avancés des locataires hub désignés. Ce paramètre permet aux utilisateurs de tous les locataires spoke de s’engager avec les publications de scénario à partir du locataire hub. Ces utilisateurs ne peuvent participer que si la configuration de organization multilocataire dans Microsoft Entra ID leur accorde l’accès au scénario. En savoir plus sur la configuration d’un organization multilocataire dans Viva Engage.

Sécurité et conformité

Le scénario repose sur le même contenu et la même plateforme de conversation que les messages de la communauté dans Viva Engage. Par conséquent, vous pouvez utiliser les mêmes outils pour le scénario que vous utilisez pour la surveillance et la gouvernance.

• Utilisez eDiscovery dans le portail de conformité pour les réseaux Microsoft Entra.
• Accédez au contenu du scénario via l’exportation réseau.
• Les fichiers partagés via le scénario sont stockés sur OneDrive. Les fichiers partagés sont soumis à toute gouvernance que vous avez déjà en place.
• Storyline prend en charge la fonctionnalité Signaler une conversation disponible pour les conversations de la communauté.
• Conformité des communications Microsoft Purview (E5) : utilisez l’IA pour surveiller les conversations à la recherche d’intimidation, de harcèlement ou de rubriques contraires à la stratégie d’utilisation.

Outre les fonctionnalités répertoriées ici, le scénario comporte un flux qui inclut tous les billets de scénario, triés par date de début de la conversation. Pour accéder à ce flux, accédez à la page d’accueil du scénario. Dans le flux, sélectionnez l’icône de filtre dans le coin supérieur droit pour basculer le filtre sur Tous.

Sécurité, conformité et gouvernance des fichiers chargés dans des billets de scénario

La conformité pour les billets de scénario est la même que pour le reste de Viva Engage. Si vous êtes en mode natif, les publications sont ingérées dans le substrat et soumises aux mêmes fonctionnalités de conformité et d’eDiscovery que les publications dans les communautés, y compris la conformité et la rétention des communications. Les fichiers sont stockés dans OneDrive, où ils héritent des mêmes stratégies de sécurité et de conformité configurées pour d’autres fichiers dans OneDrive.

Lorsque des comptes d’utilisateur sont supprimés (par exemple, lorsqu’un individu quitte l’entreprise), le système suit le processus de suppression d’utilisateur Microsoft 365. En savoir plus sur la suppression d’un compte d’utilisateur.

Stockage de fichiers pour le scénario

Les fichiers joints aux billets de scénario sont stockés dans une bibliothèque masquée dans le OneDrive de l’auteur. Il n’existe aucun point d’entrée à cet emplacement dans l’expérience utilisateur Microsoft 365, mais vous pouvez y accéder via une URL semblable à l’exemple suivant :

https://<tenantname>-my.sharepoint.com/personal/<useridentifier>/VivaEngage/Attachments/Storyline

Pour déterminer l’URL précise de la page de scénario d’un utilisateur, procédez comme suit :

1. Ouvrez le OneDrive de l’utilisateur dans un navigateur.

2. Notez l’URL du OneDrive de l’utilisateur.

3. Recherchez l’identificateur de l’utilisateur, qui est la partie de l’URL qui suit immédiatement my.sharepoint.com/personal/.

4. Remplacez tout après l’identificateur de profil et la barre oblique inverse plus VivaEngage, sans espace, sans respect de la casse. L’URL obtenue ressemble à cet exemple :

   https://<tenantname>-my.sharepoint.com/personal/<useridentifier>/VivaEngage

5. Appuyez sur Entrée. La bibliothèque s’affiche. 

6. Ouvrez le dossier Pièces jointes, puis ouvrez le dossier storyline. L’URL du dossier où les fichiers de scénario sont enregistrés ressemble à cet exemple :

   https://<tenantname>-my.sharepoint.com/personal/<user identifier>/VivaEngage/Attachments/Storyline

Remarque

Les fichiers de pièce jointe pour les utilisateurs de Scénario pour Teams sont stockés dans le même dossier masqué dans le OneDrive de chaque utilisateur.

Gestion des fichiers chargés dans les billets de scénario

Vous pouvez utiliser l’interface de scénario pour modifier des documents et des médias enrichis qui ont été chargés dans des publications. Nous vous recommandons vivement de ne pas ajouter, remplacer ou supprimer des documents et des médias enrichis directement dans OneDrive, car ces actions risquent de rompre l’expérience frontale des publications dans votre scénario. 

Pour supprimer des fichiers associés à un billet de la bibliothèque VivaEngage :

1. Supprimez le fichier du billet associé. Dans n’importe quel billet, l’auteur ou un administrateur peut sélectionner le menu (...) et choisir Modifier.
2. Accédez à la bibliothèque VivaEngage de l’auteur et supprimez le fichier.

Foire aux questions

Pourquoi le scénario n’est-il pas disponible dans notre organization ?

Le scénario est pris en charge dans Viva Engage réseaux qui appliquent l’identité Microsoft 365. Si votre réseau n’applique pas l’identité Microsoft 365 (anciennement Office 365), ou si vous disposez d’un réseau Viva Engage De base, le scénario n’est pas disponible pour votre organization.

Qui peut voir le contenu du scénario ?

Le contenu du scénario est visible par tout utilisateur interne qui a accès à Viva Engage. Les invités ne peuvent pas voir le contenu du scénario.

Le scénario fonctionne-t-il pour les invités ?

Les invités sont exclus de l’accès au scénario. Ils n’ont pas leur propre storyline et ne peuvent pas voir le contenu du scénario publié par d’autres utilisateurs.

Puis-je contrôler qui voit le contenu du scénario ?

Vous ne pouvez pas empêcher un utilisateur interne de voir le contenu du scénario s’il a accès à Viva Engage. Les invités ne peuvent pas voir le contenu du scénario.

Comment faire supprimer les images de couverture personnalisées qui ont été chargées dans le scénario d’une personne ?

À partir de l’interface utilisateur, Engage administrateurs disposant de licences premium Viva peuvent charger ou supprimer des photos de couverture pour tout utilisateur disposant de la licence et du scénario premium Viva. Dans la page de profil de l’utilisateur, pointez sur l’en-tête de profil et sélectionnez Charger la photo de couverture. Supprimez ou chargez une nouvelle image de couverture, si nécessaire.

Si l’administrateur ou l’utilisateur n’a pas de licence Premium, ou si l’utilisateur n’a plus son propre scénario, utilisez l’API pour supprimer les photos précédemment chargées.

À partir de l’API, les administrateurs Engage ou les administrateurs vérifiés peuvent supprimer des images de couverture pour n’importe quel utilisateur de leur réseau par le biais d’un appel d’API. L’URL utilise la syntaxe suivante :

engage.cloud.microsoft/api/public/v1/user-profiles/user_id/cover-image

Par exemple, pour supprimer les images de couverture d’un utilisateur avec l’ID 1234567890, l’URL serait :

engage.cloud.microsoft/api/public/v1/user-profiles/1234567890/cover-image

Voir aussi

Vue d’ensemble du centre d’administration Viva Engage

Configurer le centre d’administration Viva Engage

Identifier les leaders et gérer les audiences dans Viva Engage