Configurar acordos para xerar automaticamente pedidos de traballo e facturas
Os acordos dos clientes conteñen detalles predefinidos para xerar pedidos de traballo e facturas. Para obter máis información, consulta descrición xeral dos acordos. A medida que aumenta o traballo de acordo, considere se engadir múltiples incidentes ou repeticións múltiples.
Para utilizar os acordos, siga os seguintes pasos:
- Crea o acordo. Defina detalles de alto nivel como o cliente, o intervalo de datas e a lista de prezos.
- Cree unha Configuración de reserva de acordo onde defina con que frecuencia se deben crear as ordes de traballo para o acordo, xunto con detalles básicos das ordes de traballo eventuais como Tipo de orde de traballo.
- Engadir Incidentes de acordo, Produtos, Servizos, e Tarefas de servizo que definen os detalles específicos do traballo que se vai realizar como parte de cada orde de traballo que se xera.
- Activa o acordo e Créanse as datas de reserva do acordo xunto coas ordes de traballo a medida que se achegan as datas.
Este artigo analiza dous escenarios para mostrar como os acordos poden crear pedidos de traballo e facturas.
Requisitos previos
Datos relacionados co pedido de traballo como contas, tipos de incidentes, produtos, servizos e tarefas de servizo configurados no seu sistema.
A configuración do acordo está configurada. Considere especificar un prefixo de acordo e un número de inicio.
Os propietarios designados de acordos, configuracións de reserva de acordos e configuracións de facturas de acordo teñen permiso para: crear facturas, detalles de facturas, pedidos de traballo, incidencias de pedidos de traballo, produtos de pedidos de traballo, servizos de pedidos de traballo, tarefas de servizo de pedidos de traballo, requisitos de recursos e reservas.
Escenario 1: Xeración automática de pedidos de traballo para mantemento de activos
Unha organización debe realizar o mantemento mensual dun equipo que instalou na localización dun cliente durante o próximo ano. Queren utilizar Dynamics 365 Field Service para xerar automaticamente os traballos de mantemento a mediados de cada mes, con algunha flexibilidade. Queren que os distribuidores programen os traballos de mantemento mensuais cos mellores e máis adecuados técnicos de campo e facturen ao cliente o traballo rematado a un prezo acordado.
Para configurar este escenario, use acordos, activos dos clientes, tipos de incidentes e listas de prezos.
Paso 1: Crear un acordo
Na área Servizo , seleccione Acordos>Novo.
Insira a súa información. Use as suxestións como guía.
Conta de servizo & Conta de facturación: define onde se realizan as ordes de traballo do acordo, mentres que a conta de facturación define a quen se debe enviar a factura. Para obter máis información, vai a Crear e xestionar contas.
Estado do sistema: define se o acordo se está a executar. Establece a Estimación mentres se crea un novo acordo e se engade detalles.
Lista de prezos: especifica o prezo de todos os produtos e servizos relacionados cun acordo e controla a lista de prezos que se inclúe nas ordes de traballo e nas facturas xeradas a partir deste acordo. Engada todos os produtos e servizos que se usarán durante o acordo á lista de prezos do acordo. Os acordos normalmente conteñen un prezo negociado para bens e servizos que se reflicten nunha lista de prezos totalmente nova. A lista de prezos dos pedidos de traballo resultantes e as facturas pódese actualizar manualmente segundo sexa necesario.
Iniciar & Datas de finalización: define a duración do acordo.
Na pestana Outro , introduza máis detalles como o Territorio do servizo para as ordes de traballo resultantes e Tempo de xeración de rexistros, que determina a hora do día que se xeran as ordes de traballo, as facturas e outros rexistros relacionados con este acordo. Esta definición é importante porque algunhas organizacións non queren acordos que crean ordes de traballo no medio da xornada laboral. Se non se define ningún valor, o valor predeterminado é en Configuración do servizo de campo.
Seleccione Gardar.
Paso 2: Configurar a periodicidade da reserva
Unha vez creado o acordo, especifique con que frecuencia se deben xerar as ordes de traballo.
Na pestana Xerais na sección Configuracións de reserva , seleccione Configuración de reserva de novo acordo.
Suxestión
É posible que teñas que seleccionar os puntos suspensivos verticais ⋮ antes de seleccionar Configuración de reserva de novo acordo.
Encha o nome do calendario do convenio. Por exemplo, podería ser "Mantemento mensual". A denominación é importante porque un acordo pode ter varias repeticións de reserva. Por exemplo, a organización de servizos pode realizar o mantemento semanal e mensual como parte do mesmo acordo.
Encha a Configuración da orde de traballo.
Xerar automaticamente orde de traballo: seleccione Si para xerar ordes de traballo automaticamente de forma continua. As ordes de traballo xeradas aparecen na vista de pedidos de traballo activos co estado Aberto-Non programado. Seleccione Non para xerar manualmente a orde de traballo para cada data de programación.
Tipo de orde de traballo: seleccione o tipo de orde de traballo, como Diagnosticar e reparar ou Inspección.
Xerar día de pedidos de traballo con antelación: dicta cantos días antes da data prevista de servizo se xera a orde de traballo. Se escolle varios días de antelación, a súa acumulación de pedidos de traballo pode ser maior do desexado; non obstante, se escollas con demasiada antelación, é posible que non teñas tempo para prepararte. Se non se introduce ningún valor no nivel de acordo, hai unha configuración para todo o ambiente na Configuración do servizo de campo>pestana Acordo > Xerar acordo de orde de traballo con X días de antelación. Se este campo tampouco ten valor, as ordes de traballo xéranse con sete días de antelación á data da reserva na hora rexistrada no contrato.
Tipo de pedido de traballo, Prioridade, Resumo de orde de traballo e Localización introducida aquí transmítense ás ordes de traballo resultantes.
Encha a Configuración de reserva.
Xerar automaticamente reserva: seleccione Si para que o libro do sistema xere ordes de traballo (independentemente das xeradas automaticamente ou manualmente). Especifique un Recurso preferido e Hora de inicio preferida para a reserva. Seleccione Non para que as ordes de traballo xeradas se programen mediante o proceso de programación normal: manualmente, coa programación Asistente ou con Resource Scheduling Optimization.
Nota
Os acordos crean reservas segundo a recorrencia sen ter en conta outros factores, incluído se o recurso está activo ou o seu horario de traballo.
Duración estimada: seleccione o tempo estimado para este tipo de orde de traballo.
Os campos Flexibilidade previa á reserva e Flexibilidade posterior á reserva especifican cantos días antes e cantos días despois da data de programación prevista se pode programar a orde de traballo. Estes campos enchen os campos Data de inicio da xanela e Data de remate da xanela nas ordes de traballo xeradas para facilitar a programación Asistente. Por exemplo, se planea realizar o mantemento mensual o oito de cada mes e establece a flexibilidade previa e posterior á reserva en sete días, as ordes de traballo pódense programar entre o primeiro e o 15 de cada mes.
Pódense especificar Inicio da xanela horaria e Fin da xanela horaria para crear unha xanela horaria para as ordes de traballo xeradas, que inclúe a programación Asistente. (Exemplo: O pedido de traballo debería programarse entre as 8 h e as 12 h)
Seleccione Recorrencia da reserva na barra de comandos da parte superior.
Insira a información.
Patrón de repetición. Por exemplo, cada semana, cada primeiro luns de mes ou cada outro venres.
Rango de repetición. Define a Data de inicio e escolla o Comportamento da data de finalización.
- Sen data de finalización: as ordes de traballo xéranse na data de finalización do acordo.
- Finalizar en: deixa de xerar pedidos de traballo despois da data de finalización da repetición.
- Finalizar despois de # repeticións: as ordes de traballo xéranse despois de alcanzar o número especificado de repeticións.
Datas personalizadas: define datas para xerar pedidos de traballo que se deben realizar ademais dunha recorrencia se un patrón non reflicte as necesidades da túa empresa. Por exemplo, para realizar o servizo en varios festivos ao longo do ano. Non se xeran pedidos de traballo con data personalizada, a non ser que se proporcione unha repetición.
Seleccione Aceptar e, a continuación, seleccione Gardar.
Nota
Un único acordo pode ter varias configuracións de reserva. Por exemplo, pode crear unha configuración de reserva para visitas semanais que cree pedidos de traballo cada semana e unha configuración de reserva para visitas mensuais con diferentes reservas.
Consulte tamén: Importar repeticións de reservas.
Paso 3: Engadir detalles do traballo do acordo
Despois de configurar o Contrato e a Configuración de reserva de acordo, define o traballo que se debe realizar. Para definir o traballo, engade tipos de incidentes, produtos, servizos e tarefas de servizo ao acordo.
Se quere utilizar acordos para o mantemento de activos do cliente, use incidentes de reserva de acordos e especifique o activo. Ao especificar un activo do cliente no incidente, pode definir o traballo recorrente que se debe realizar en equipos específicos e construír o historial de servizos. Tamén pode engadir varios tipos de incidentes a unha configuración de reserva do acordo, cada un deles cun activo do cliente. Este escenario utiliza un incidente de reserva de acordo.
Se non queres utilizar tipos de incidentes de reserva de acordo, podes engadir produtos, servizos e tarefas de servizo directamente ao acordo.
Na pestana Xerais da sección Incidencias , seleccione Incidente de reserva de novo acordo. Use as suxestións como guía para especificar os detalles do incidente.
Suxestión
É posible que teñas que seleccionar os puntos suspensivos verticais ⋮ antes de seleccionar Configuración de reserva de novo acordo.
Seleccione Gardar e pechar.
A medida que engades incidentes ao acordo, engádense ao acordo os produtos, servizos, tarefas de servizo e características relacionados. Estes elementos engádense ás ordes de traballo mentres se xeran. Ao engadir tipos de incidentes, ten en conta a configuración Copiar elementos do incidente ao acordo .
Paso 4: Activar o acordo e ver pedidos de traballo
Despois do proceso da túa organización para a revisión do xestor e a aceptación do cliente, o último paso é Activar o acordo. Unha vez activado, o sistema xera rexistros relacionados como datas de mantemento e ordes de traballo. Para engadir máis detalles ao estado do acordo, considera usar os valores Subestado do acordo . Tamén se poden crear subestados de acordo personalizados.
Desde a páxina Acordo , establece o Estado do sistema en Activo.
Seleccione Gardar. Créanse as datas de reserva que representan as datas que deben realizarse o servizo.
Para ver as datas de reserva, abre a Configuración de reserva e desprázate ata a sección Datas de reserva .
A medida que o tempo se achega ás datas de reserva, xéranse pedidos de traballo en función do campo Xerar días de pedidos de traballo con antelación . O estado da data de reserva cambia a Procesada e aparece unha consulta na orde de traballo xerada.
Se configuras Xerar automaticamente ordes de traballo en Non, podes xerar ordes de traballo manualmente para cada data de reserva. Para casos de negocio únicos nos que debe xerar unha orde de traballo antes do definido, pode xerar unha manualmente. Abre unha data de reserva e selecciona Xerar orde de traballo.
Se decides ter o acordo Xerar reservas automáticas, as ordes de traballo programaranse para o recurso preferido cando se xeran as ordes de traballo.
Paso 5: Executar pedidos de traballo do acordo
Cando se xeran ordes de traballo, aparecen entre outras ordes de traballo na vista Ordes de traballo .
As ordes de traballo xeradas conteñen todos os detalles especificados no acordo, como a lista de prezos, o tipo de orde de traballo, os tipos de incidentes e o activo do cliente. Os detalles aínda se poden editar a nivel de orde de traballo. Por exemplo, aínda que se poida xerar unha orde de traballo a partir dun acordo, pódense engadir máis produtos e servizos á orde de traballo segundo sexa necesario. Outros detalles, como a lista de prezos e o tipo de orde de traballo, pódense cambiar se tes os permisos correctos.
A orde de traballo contén unha ligazón ao acordo.
Se aínda non está programado, seleccione Reservar e activa a programación Asistente.
Despois de que un técnico de campo realiza unha orde de traballo de acordo e un xestor a pecha, créase unha factura polo traballo rematado. Para obter máis información, consulta o artigo sobre o ciclo de vida e estados da orde de traballo.
Suxestión
Ao configurar acordos para xerar ordes de traballo automaticamente, limite o número de rexistros secundarios de pedidos de traballo, como produtos, servizos, tarefas de servizo e tipos de incidentes, a non máis de 500. Volumes maiores de rexistros, complementos personalizados sincrónicos ou procesos personalizados poden provocar un tempo de espera, polo que non se xeran os rexistros secundarios restantes.
Escenario 2: Xerar automaticamente facturas
As facturas do acordo úsanse para xerar automaticamente facturas de produtos e servizos. As facturas xéranse cunha periodicidade definida e conteñen os mesmos produtos ao mesmo prezo cada vez. As facturas son xeradas e facturadas independentemente de se se realizan ou non pedidos de traballo. É semellante a como pode pagar unha factura mensual de teléfono móbil independentemente do número de chamadas telefónicas ou de mensaxes de texto que envíe.
Neste escenario, un cliente paga a unha organización de servizos de campo unha cantidade trimestral por un plan de servizo.
Paso 1: Crear un acordo ou seleccionar un existente
Pode engadir unha factura de acordo a un acordo existente ou engadila a un novo. Pode ter un acordo con só unha factura de acordo e sen plan de mantemento e incluso ter varias facturas para un único acordo.
Neste exemplo, as facturas trimestrais engádense ao acordo existente.
Desde o acordo, selecciona Configuración de facturas>Engadir nova configuración de facturas de acordo.
Suxestión
É posible que teñas que seleccionar os puntos suspensivos verticais ⋮ antes de seleccionar Configuración de reserva de novo acordo.
Introduza un nome para o acordo de servizo e seleccione Gardar.
Paso 2: Configurar os produtos e a periodicidade das facturas
Seleccione Produtos da factura e Produto da factura do novo acordo.
Engade os produtos polos que queres facturar ao cliente regularmente e selecciona Gardar. O prezo dos produtos de factura derívase da lista de prezos do contrato.
Nota
Os produtos de factura só poden ser produtos nos que o Tipo de produto de Field Service está definido como Inventario ou Non de inventario. Non se poden engadir produtos de tipo de servizo.
Seleccione Recorrencia de facturas na barra de comandos na parte superior.
Introduza a información de recorrencia. Para configurar trimestralmente, seleccione:
- Repetir: Mensual
- Repita por: día do mes
- Cada mes especificado: 3
Seleccione Aceptar e, a continuación, Gardar.
Paso 3: Activar periodicidade de facturas e ver facturas
Dado que este acordo xa está activo, as datas da factura xéranse despois de pouco tempo pero non inmediatamente. Se engadiches unha configuración de factura de acordo a un acordo novo ou existente que teña un estado de Estimación , activa o acordo.
Para ver as datas de factura, seleccione Relacionadas>Datas de factura.
Non pode xerar manualmente facturas de acordo como pode facer coas ordes de traballo de acordo.
Nota
As facturas xéranse con antelación dependendo do que estableceu para o campo Xerar contrato con X días de antelación en Configuración do servizo de campo segundo o Acordo sección. A data de vencemento da factura establécese en función da súa configuración de factura recorrente, pero créase con X días de antelación. Se non se introduce ningún valor para Xerar facturas de acordo con X días de antelación, o sistema xera a factura o día da data da factura no rexistro Tempo de xeración no campo do acordo e, a continuación, na configuración de Field Service.
Importar periodicidade de reserva
Podes importar un patrón de repetición de reservas para unha configuración de reserva de acordo (ABS) ou unha configuración de factura de acordo (AIS). Cando se garda o diálogo de periodicidade, enche un campo nos rexistros ABS ou AIS. O campo chámase Configuración de recorrencia e non se mostra no formulario por defecto. Para importar unha recorrencia cun ou máis rexistros ABS ou AIS mediante CSV, siga os seguintes pasos.
Obtén unha cadea representativa dun ABS ou AIS que estea configurado de xeito similar ao que desexa que se configuren os rexistros importados.
Nesa cadea, identifica os valores que determinan o comportamento do rexistro que podes analizar fóra da cadea, como a data de inicio e finalización ou os meses cada un.
Use estas cadeas de mostra para encher os rexistros de configuración de facturas e reservas de acordo nunha folla de cálculo e utilízaa para importar rexistros totalmente configurados.
Por exemplo, vexa unha recorrencia na seguinte captura de pantalla e o XML relacionado.
<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>
Cambiar o propietario dun acordo
Cambia o acordo Estado do sistema a Estimación e selecciona Gardar. Agarde cinco minutos para permitir que se executen todos os procesos asíncronos
Establece o acordo Estado do sistema volve a Activo e selecciona Gardar & Pechar.