Agregar SharePoint como origen de conocimiento

SharePoint como origen de conocimiento funciona emparejando el agente con una dirección URL de SharePoint o listas de SharePoint. En este artículo se describe la funcionalidad completa de integración de SharePoint proporcionada seleccionando la opción SharePoint en el cuadro de diálogo Agregar conocimiento.

Note

• En el cuadro de diálogo Agregar conocimiento , hay dos opciones de SharePoint. La opción SharePoint de la sección de carga de archivos se usa para cargar archivos o carpetas SharePoint individuales y habilita las funcionalidades de sincronización de archivos. En este artículo se describe la opción SharePoint que proporciona la compatibilidad completa de SharePoint en Copilot Studio.

• Para obtener una lista de los límites y la funcionalidad de SharePoint admitida, consulte Límites de aplicaciones web de SharePoint.

• Para agregar archivos o carpetas individuales de SharePoint, vea Agregar archivos y carpetas de SharePoint.

• Las respuestas del agente que usan SharePoint como origen de conocimiento no se incluyen en las transcripciones de conversation.

• En el caso de los agentes fundamentados en orígenes de conocimiento de SharePoint, Turn on Work IQ proporciona una mejor calidad de recuperación y respuesta de conocimiento. Esta característica utiliza herramientas internas de recuperación de última generación, que permiten al agente obtener un mayor volumen de contexto con mayor precisión. Sin embargo, debido al aumento de la complejidad del sistema, ciertos usuarios y consultas pueden experimentar un pequeño incremento en la latencia.

Cuando publica su agente, las llamadas que utilizan respuestas generativas se realizan en nombre del usuario que chatea con el agente, utilizando la configuración de autenticación configurada en el agente. De forma predeterminada, los agentes creados en Copilot Studio y en Microsoft Teams se configuran con la opción Authenticate con Microsoft, que funciona en entornos como Microsoft Teams, Power Apps y Microsoft 365 Copilot.

Note

Es posible usar respuestas generativas con datos de SharePoint en los chats de Microsoft Teams, sin requerir autenticación manual. Para usar este método para un agente publicado anteriormente, vuelva a configurar el agente para que use Authenticate con Microsoft y, a continuación, publíquelo de nuevo en Microsoft Teams. Es posible que pasen algunas horas antes de que este cambio surta efecto. Si un usuario está en medio de una conversación y el cambio no parece haber surtido efecto, puede escribir "empezar de nuevo" en el chat para forzar el reinicio de la conversación con la última versión del agente. Estos cambios ya están disponibles para los chats 1:1 de Teams entre el usuario y el agente. Todavía no están disponibles para chats grupales o mensajes de canal.

Si quiere usar la autenticación manual para su agente, consulte Escenarios de autenticación avanzada.

Agregar sitios de SharePoint como origen de conocimiento

Cuando un usuario hace una pregunta y el agente no tiene un tema para usar como respuesta, el agente busca en la URL y en todas las subrutas. Por ejemplo, una URL como contoso.sharepoint.com/sites también incluye subrutas como contoso.sharepoint.com/sites/policies. Las respuestas generativas resumen este contenido en una respuesta específica.

Para agregar un sitio de SharePoint como origen de conocimiento, realice los pasos siguientes:

1. Abrir el agente.

2. Seleccione Agregar conocimiento desde las páginas Resumen general o Conocimiento o las Propiedades de un nodo de respuestas generativas.

3. En la sección Destacados , seleccione SharePoint.

   

4. Proporcione la dirección URL de SharePoint. Separe varias direcciones URL con saltos de línea manuales (use Mayús + Entrar). Para usar una variable en lugar de una dirección URL estática, seleccione el icono del selector de variables situado junto al campo URL y elija una variable Personalizada, Sistema o Entorno .

5. Agregue un nombre y una descripción. La descripción debe ser tan detallada como sea posible, especialmente si la IA generativa está habilitada, ya que la descripción ayuda a la orquestación generativa.

6. Seleccione Agregar al agente para terminar de agregar el origen de conocimiento.

Agregar listas de SharePoint como origen de conocimiento

Las listas de SharePoint son una manera popular de almacenar datos tabulares y proporcionar acceso rápido y fácil a la información. El agente puede usar estas listas como origen de conocimiento. Al agregar una lista de SharePoint como origen de conocimiento, se crea una conexión en tiempo real al origen, por lo que los datos más actuales se usan para las consultas y el razonamiento. Los usuarios se autentican con sus credenciales de SharePoint, lo que garantiza que tienen permiso para acceder a los datos antes de que el agente proporcione una respuesta.

1. Abrir el agente.

2. Seleccione Agregar conocimiento desde las páginas Resumen general o Conocimiento o las Propiedades de un nodo de respuestas generativas.

3. En la sección Destacados , seleccione SharePoint.

4. Seleccione Examinar elementos para buscar la lista deseada o escriba la dirección URL de un sitio de SharePoint específico.

   

5. Al seleccionar Examinar elementos, el cuadro de diálogo se rellena automáticamente con Mis listas y Listas recientes. Mis listas solo muestra listas creadas en la aplicación Listas de SharePoint. Todas las demás listas aparecen en las listas recientes. Si no ve una lista que necesita, abra SharePoint y acceda a la lista y, a continuación, aparecerá en Listas recientes.

   

   Puede seleccionar hasta 15 listas a la vez. Cada lista se agrega a las fuentes de conocimiento del agente como elementos individuales. Para agregar más listas al agente, vuelva a usar estos pasos y seleccione más listas.

   Note

   Si desea usar una lista de SharePoint con acceso compartido, pero no se muestra en la Recent Lists, pegue la dirección URL de la lista en la selección de direcciones URL.

6. Después de seleccionar las listas deseadas, seleccione Confirmar selección.

7. Agregue un nombre y una descripción. La descripción debe ser tan detallada como sea posible, especialmente si la IA generativa está habilitada, ya que la descripción ayuda a la orquestación generativa.

8. Seleccione Agregar al agente para terminar de agregar el origen de conocimiento.

Escenarios de autenticación avanzados

De forma predeterminada, Copilot Studio preconfigura los agentes para autenticar a los usuarios mediante la autenticación de Microsoft para acceder a orígenes de SharePoint cuando se conectan a un agente a través de Microsoft Teams, Power Apps o Microsoft 365 Copilot. Sin embargo, si necesita configurar manualmente la autenticación, se requieren los pasos siguientes para que las respuestas generativas funcionen con fuentes de datos de SharePoint.

Importante

Si Restricted SharePoint Search está habilitado, se bloquea el uso de SharePoint.

• Las respuestas generativas de orígenes de SharePoint no están disponibles para los usuarios invitados en aplicaciones habilitadas para SSO.

• Para autenticar su agente, consulte Autenticación.

• Para obtener instrucciones sobre cómo crear el registro de aplicación de Microsoft Entra ID necesario, consulte Configurar la autenticación de usuario con Microsoft Entra ID. Al crear este registro, usted o el administrador deben especificar los ámbitos Sites.Read.All y Files.Read.All en el registro de aplicaciones de Microsoft Entra ID.

• Al seleccionar No authentication especifica que el agente no recupera información de SharePoint.

• Al configurar la autenticación, los ámbitos controlan el acceso de los usuarios. Especifique Sites.Read.All y Files.Read.All en el campo de ámbitos cerca de los valores existentes profile y openid en Copilot Studio. Estos ámbitos no conceden a los usuarios permisos mayores al usar el agente, pero permiten su contenido permitido desde el sitio de SharePoint tal como está configurado para respuestas generativas.

• SharePoint admite la configuración Authenticate manualmente con los siguientes proveedores de servicios de autenticación:

  • Microsoft Entra ID
  • Microsoft Entra ID V2 con credenciales federadas
  • Microsoft Entra ID V2 con certificados
  • Microsoft Entra ID V2 con secretos de cliente

• SharePoint no admite la autenticación manual mediante OAuth genérico.

• Esta configuración solo se aplica a las respuestas generativas y no a los conectores de Power Platform.

Filtrar tu fuente de SharePoint

Los desarrolladores pueden mejorar el rendimiento del origen de conocimiento de SharePoint de su agente especificando parámetros para consultas de búsqueda. Estos parámetros de consulta definen lo que se busca dentro de la fuente de conocimiento. Por ejemplo, podrías especificar que solo quieres búsquedas de elementos que hayan sido modificados en los últimos seis meses. Este tipo de filtro se construiría como:

Attribute	Operador	Value
Modified on	on or after	X date

Crear condiciones de filtro

Después de agregar una SharePoint origen de conocimiento, puede establecer condiciones de búsqueda.

1. En la página Conocimiento , seleccione el origen de SharePoint.

2. Seleccione los tres puntos (... ) para el origen de SharePoint y seleccione Edit.

3. Seleccione Configuración avanzada.

4. Compile los filtros para incluir o excluir información del origen de conocimiento de SharePoint. Puede basar el filtro en una de las siguientes selecciones:

   • Title
   • Autor
   • Modificado por
   • Fecha de modificación

5. Puede establecer el valor de la condición en uno de los siguientes valores:

   • Un valor estático
   • Una entrada de variable que el usuario proporciona durante la conversación con el agente, que luego se guarda como una variable global personalizada.
   • Variable del sistema

6. Seleccione Guardar cuando haya terminado de configurar los filtros.

Más opciones de configuración para mejorar la búsqueda

Si desea filtrar el origen de SharePoint, debe desactivar las siguientes configuraciones:

• Búsqueda web
• En el nivel de agente, la configuración Usar conocimientos generales en la configuración de IA Generativa del agente
• A nivel de tema, el nodo Permitir que la inteligencia artificial use su propio conocimiento general (versión preliminar) en el nodo de respuestas generativas

Desactivar esta configuración garantiza que el agente responda con "sin respuesta" si no encuentra un resultado en el origen de conocimiento filtrado de SharePoint.

Uso de variables como direcciones URL

Usa variables en las direcciones URL del sitio web público o de SharePoint del origen de conocimiento para controlar dinámicamente el ámbito del contenido que utiliza tu agente.

En lugar de crear varios orígenes de conocimiento para distintos escenarios, defina un único origen de conocimiento e inserte una variable en la dirección URL. En tiempo de ejecución, Copilot Studio resuelve la variable y usa la dirección URL resultante para la puesta en tierra.

Soporte de variables

Al agregar o editar la dirección URL de un sitio web público o de un origen de conocimiento de SharePoint, puede insertar una variable en el campo URL.

Use una variable para:

• Anexar una ruta de acceso a una dirección URL base

  https://www.contoso.com/{variable}

• Reemplazar toda la dirección URL

  {variable}

En tiempo de ejecución, la variable se resuelve en un valor de cadena. El origen de conocimiento se limita a la dirección URL resuelta.

Note

El uso de una variable cambia la dirección URL que se usa para la puesta en tierra. No cambia los requisitos de estructura de direcciones URL ni las limitaciones de profundidad de los sitios web públicos.

Creación y establecimiento de una variable

Para usar una variable en un sitio web público o en una fuente de conocimiento de SharePoint:

1. Cree una variable de cadena con ámbito global .

2. Establezca el valor de variable mediante una de las siguientes opciones:

   • Entradas de tema
   • Propiedades de perfil de usuario, como el idioma
   • Variables de entorno
   • Flujos de agente o conectores

3. Inserte la variable en el campo URL seleccionando {x} (Insertar variable).

4. Pruebe el agente para confirmar que la variable se resuelve en la dirección URL esperada.

Ejemplo: Ámbito por producto

Puede limitar el conocimiento a diferentes áreas de producto en función de la consulta del usuario.

1. Use una entrada de tema para capturar el nombre del producto como una variable denominada Product.

2. Agregue un nodo Establecer valor de variable después del nodo Desencadenador y cree una variable denominada ProductTable.

3. Utilice una fórmula de Power Fx para definir y asignar los nombres de producto, a las rutas de acceso de dirección URL.

    Table(
        { Product: "Copilot", Path: "microsoft-365-copilot" },
        { Product: "Teams", Path: "microsoft-teams" },
        { Product: "Surface", Path: "surface" }
    )
   

4. Agregue otro nodo Establecer valor de variable y úselo para crear una nueva variable global de tipo de cadena denominada GlobalProductURL.

5. En la configuración Para valor, seleccione Fórmula y use una función Power Fx para realizar una búsqueda en la tabla, en función del valor de la variable de entrada Product, Topic.Product como se indica a continuación:

   LookUp(Topic.ProductTable, Product = Topic.Product, Path)

6. Use la variable en la dirección URL del origen de conocimiento:

   https://www.microsoft.com/en-us/{GlobalProductURL}

El agente consulta solo la sección delimitada del sitio web durante el tiempo de ejecución.

Escenarios comunes

Utilice variables en fuentes de conocimiento del sitio web público para:

• Enrutamiento basado en productos: limita consultas a la documentación específica del producto.

• Filtrado de región o idioma: asigne User.Language a direcciones URL localizadas (por ejemplo, en-us, it-it).

• Direcciones URL específicas del entorno: cambie entre los sitios de desarrollo, pruebas y producción.

Consideraciones

• Los orígenes de conocimiento del sitio web público usan la búsqueda de Bing y se basan en contenido indexado.
• Los límites de profundidad de direcciones URL se siguen aplicando cuando se usan variables.
• Las variables solo cambian la dirección URL de destino. No afectan a cómo se indexa o recupera el contenido.

Importante

La variable debe resolverse en una dirección URL pública válida que cumpla los requisitos de los orígenes de conocimiento del sitio web público. Es posible que las direcciones URL no válidas o no admitidas no devuelvan resultados.