שיטות עבודה מומלצות להודעות דואר אלקטרוני שיווקיות
כידוע, שליחת הודעות דואר אלקטרוני שיווקיות אינה זהה לשליחת הודעות דואר אלקטרוני אישיות. הן עשויות להיראות דומות, אך קיים ביניהן הבדל חשוב: הודעות דואר אלקטרוני אישיות נשלחות לאדם אחד או לכמה אנשים, בעוד שהודעות דואר אלקטרוני שיווקיות נשלחות לאלפים רבים של אנשים, או יותר, מדי חודש.
בתגובה למקרים שונים של שימוש לרעה בהודעות דואר אלקטרוני, כגון הודעות זבל (spam) ייעודיות שנשלחות בקנה מידה גדול והונאות, רוב החברות וספקי הדואר האלקטרוני מיישמים כעת מנגנונים לסינון וחסימה כדי להגן על רוחב הפס שלהם ולשמור על ניקיון תיבות הדואר הנכנס של המשתמשים שלהם. לכן, כאשר מישהו מתחיל לשלוח כמות גדולה של הודעות דואר אלקטרוני, האינטרנט מבחין בכך ומנגנוני ההגנה עשויים להתחיל להיכנס לפעולה. כתוצאה מכך ההודעות שלך עשויות שלא להגיע לתיבות הדואר הנכנס של אנשי הקשר שלך. לקוחות דואר אלקטרוני שונים גם מחילים אלגוריתמי סינון משלהם אשר, בין השאר, יכולים לסנן לפי היסטוריית האינטראקציה האישית של כל משתמש, כלומר, אותה הודעה יכולה להימסר לנמען אחד ולהיחסם על-ידי לקוח הדואר האלקטרוני של נמען אחר.
מערכות אלה לא מיועדות לעצור את כל הצורות של הודעות דואר אלקטרוני שיווקיות חוקיות, אלא רק לחסום הודעות שמטרתן לעשות שימוש לרעה. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys נועד לסייע בתרחישים אלה על-ידי קידום שיווק המבוסס על הסכמה ושיתוף פעולה, אך עליך לדעת כיצד לעבוד בהקשר של אסטרטגיות סינון נפוצות, חוקי מניעת דואר זבל ומנגנונים אחרים למניעת שימוש לרעה, כדי להבטיח שההודעות השיווקיות שלך יגיעו לאנשי הקשר שלך ולא ייתקעו במסנני הודעות הזבל שלהם.
בניית מוניטין השולח שלך והגנה עליו
כאשר הודעה יוצאת לדרכה באינטרנט, כתובת ה- IP ששלחה אותה זמינה לכל שרת שמעבד הודעה זו. ארגוני Watchdog של צד שלישי, כמו ReturnPath, מנטרים את הפעילות, תוכן ההודעות והתלונות המשויכות לכתובות השולח, ומפיקים דירוג מוניטין לכל כתובת IP ששולחת הודעות ו/או שם תחום. ככל שדירוג המוניטין שלך נמוך יותר, כך הסבירות גבוהה יותר שההודעות שלך יושמטו או יסוננו; אם הדירוג שלך יהיה מספיק נמוך, תגיע לרשימת החסומים ואף אחת מההודעות שלך לא תישלח.
ספקי דואר אלקטרוני גדולים (כגון Hotmail או Gmail) ומערכות דואר אלקטרוני פרטיות בארגונים גדולים משתמשים בטכניקות דומות לייצור מוניטין וניקוד פנימיים משלהם עבור שולחים, שמחילות שכבה נוספת של סינון.
בנוסף למוניטין השולח, במדינות ובאזורים רבים יש חוקים שמפקחים על הודעות דואר אלקטרוני מסחריות, והפרה של חוקים אלה עלולה לחשוף אותך להליכים משפטיים יקרים. הדוגמאות לחוקים אלה כוללות את CAN-SPAM בארצות הברית ואת CASL בקנדה. חוקים ותקנות נוספים בנושא פרטיות קובעות כללים מחמירים לאופן שבו חברות רשאיות לטפל בנתונים ולתקשר באופן דיגיטלי עם אנשים.
אם כן, מה תוכל לעשות כדי להבטיח שיעור מסירה מרבי ולהיצמד להוראות החוק, ואיך Customer Insights - Journeys יכול לעזור? הסעיפים הבאים כוללים פרטים נוספים. למידע נוסף על יכולת המסירה והמוניטין של השולח, חפש באמצעות Bing אחר מאמרים טובים נוספים על מאמר זה.
צור תוכן נקי, שיתופי ואחראי
הן מסנני הודעות הזבל (spam) והן מערכות המוניטין של השולח מנתחים את תוכן ההודעות שאתה מנסה לשלוח. הם מחפשים סימנים לכך שאתה פועל בשיתוף עם הנמענים ושאתה מזהה את עצמך בצורה ישרה. הדרישות הנפוצות כאן הן קיומם של קישורים לביטול מנוי וכתובת הרחוב הפיזית של הארגון בגוף ההודעה. הודעות בתבנית HTML צריכות לכלול גם גירסת טקסט רגיל שכוללת את אותו מידע. Customer Insights - Journeys כולל תכונות שיסייעו לך לכלול בקלות פריטים חיוניים אלה בהודעות שלך, ויעזרו למנוע את האפשרות שהן לא יגיעו ליעדן בטעות.
שים לב לגודל של תוכן ה- HTML
הגבל את תוכן ה- HTML של הודעות דואר אלקטרוני לגודל מרבי של 100 KB. מגבלת גודל זו כוללת את כל הטקסטים, הסגנונות, ההערות והגרפיקה המוטבעת של HTML (אך לא גרפיקה חיצונית מעוגנת). אם תוכן HTML חורג מ- 128 KB, תופיע אזהרת גודל, אך תוכל עדיין להעביר למצב פעיל את הודעת הדואר האלקטרוני וכל מסע לקוח שכולל את הודעת הדואר האלקטרוני.
מגבלת הגודל של HTML חשובה מכיוון שספקי דואר אלקטרוני (כגון Gmail) "חותכים" הודעות דואר אלקטרוני מעל גודל מסוים (102 KB, במקרה של Gmail). במקום לכלול את ההודעה המלאה בתיבת הדואר הנכנס של הנמען, ספק הדואר האלקטרוני יחתוך את ההודעה ויכלול קישור להצגת ההודעה כולה. בנוסף, חלק ממסנני דואר הזבל מבצעים בדיקות אינטנסיביות יותר כאשר הם נתקלים בהודעות דואר אלקטרוני גדולות.
כאשר אתה מעביר הודעה למצב מקוון, Customer Insights - Journeys מעבד את תוכן ה- HTML כדי ליצור סגנונות מוטבעים, לדחוס רווחים ועוד, כך שיהיה קשה לדעת את הגודל הסופי המדויק של ההודעה. אם יש לך הודעה שעשויה להפר את מגבלת גודל ה- HTML, בצע את הפעולות הבאות:
- פתח דפדפן אינטרנט והזן כתובת URL של הטופס:
https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)
כאשר:
- <your_domain> הוא הבסיס של מופע Dynamics 365 Customer Insights - Journeys שלך (למשל "contoso.crm.dynamics.com").
-
<email_id> הוא המזהה עבור ההודעה שברצונך לבדוק. כדי למצוא מזהה זה, פתח את ההודעה ב- Dynamics 365 Customer Insights - Journeys וחפש את הערך של פרמטר
id=המוצג בשורת הכתובת של הדפדפן שלך.
חפש את הערך של השדה "msdyncrm_emailbody" ב- JSON שהוחזר.
העתק את הערך של שדה זה לתוכנית טקסט שיכולה לקבוע את הגודל המדויק של תוכן ה- HTML.
אימות תחום השליחה שלך
Customer Insights - Journeys מספק תכונה המאפשרת להגדיר DomainKeys Identified Mail (DKIM) כדי לקשר את התחום השולח ב- Customer Insights - Journeys עם תחום דואר אלקטרוני משלך. לפרטים המלאים מדוע חשוב לעשות זאת ואיך עושים זאת, ראה הגדרת DKIM למתחם השליחה שלך .
הימנע משליחה לכתובות דואר אלקטרוני לא חוקיות ולא פעילות
אם אתה שולח הודעה לכתובת דוא"ל לא תקינה, לא פעילה או מבוטלת, ההודעה מוחזרת בדרך כלל בתור מה שנקרא "החזרה סופית". החזרות סופיות קורות, אבל כלבי השמירה על המוניטין, הספקים הציבוריים והמארחים הפרטיים ישימו לב, וככל שישוייכו יותר החזרות סופיות לכתובת IP השולח, כך ציון המוניטין שלך יהיה נמוך יותר. סביר להניח שכתובות המשויכות להחזרה קשיחה לעולם לא יחזרו למצב מקוון, ולכן לא תרצה שהן יופיעו במסד הנתונים שלך; Customer Insights - Journeys יפסיק לשלוח באופן אוטומטי לכתובות החזרה קבועה למשך שישה חודשים לפני שינסה אותן שוב.
Microsoft צריכה להגן על המוניטין של שליחת IP, כך שבמקרה של ארגונים שיוצרים באופן קונסיסטנטי כמות גדולה של החזרות קבועות ו/או תלונות על הודעות זבל (spam), ניתן יהיה ליצור איתם קשר באמצעות התמיכה של Microsoft עם הצעות איך לשפר את רשימות התפוצה ואת שיטות השליחה שלהם. ארגונים שממשיכים ליצור החזרות קבועות ותלונות על הודעות זבל (spam) בסופו של דבר מסתכנים בכך שחשבונותיהם ייסגרו.
Customer Insights - Journeys מספק ניתוח נתונים מפורט ומחווני KPI לאינטראקציה של אנשי הקשר עם הודעות הדואר האלקטרוני השיווקיות (ויוזמות אחרות), כולל ספירות של פעולות פתיחה, פעולות לחיצה, החזרות והעברות. השתמש במידע זה כדי להעריך עד כמה אתה מצליח לעורר עניין בקרב אנשי הקשר, וכדי לנקות את מסד הנתונים מכתובות החזרה קבועה. מידע נוסף: נתח את התוצאות כדי להשיג תובנות
הערה
Customer Insights - Journeys לא ינסה לשלוח לכתובת שידועה ככזו עם החזרה קבועה במהלך תקופת הסגר של שישה חודשים. עם זאת, תובנות הדואר האלקטרוני שלך עדיין יציינו תוצאה של החזרה קבועה עבור כל מסירה כזו שביקשת. ההחזרות הקבועות "הווירטואליות" האלו לא משפיעות על המוניטין שלך מבחינת כתובת IP שולחת, אבל הן כן נספרות במיכסת השליחה החודשית שלך ב- Customer Insights - Journeys ולאחר תקופת הסגר של שישה חודשים תהיה שליחה חוזרת לכתובות אלו. לכן, אנו ממליצים לבדוק באופן קבוע את התוצאות עבור החזרות קבועות, ולהסיר כתובות אלו מרשומות אנשי הקשר שלך.
אל תשתמש ברשימות דיוור קנויות או מושכרות
Customer Insights - Journeys מיועד לעזור בשיווק להצטרפות, כאשר כל אנשי הקשר בחרו לקבל הודעות שיווקיות מהארגון שלך, וניתן להפסיק אותן בקלות, מתי שרוצים. האפליקציה עוזרת לך ליצור רשימות דיוור באופן אורגני ובשיתוף פעולה עם לקוחות קיימים ופוטנציאליים, באמצעות תכונות כמו הצטרפות כפולה, ניהול מנויים, ו- ניהול הסכמה לצורך תאימות לפרטיות נתונים.
אנו ממליצים שלא לרכוש או להשכיר רשימות דיוור, שכן רשימות כאלו עשויות להפר את החוקים והתקנות בנושא פרטיות וחוקים מקומיים אחרים במדינות ובאזורים שונים. רשימות קנויות או מושכרות הן גם לא יעילות, מכיוון שסביר להניח שהן מכילות כתובות שאינן תקפות, מה שיגרום להחזרה קבועה, ושהן מכילות אנשי קשר רבים שאינם מעוניינים במוצרים שלך ועשויים להתלונן על קבלת דואר שהם לא מעוניינים לקבל (ויש לכך השלכות משפטיות). תלונות והחזרות קבועות גורמות לפגיעה במוניטין השליחה, ויחד עם זאת גם ביכולת המסירה.
שלח נפחים עקביים
דירוג גבוה של מוניטין של שולח משויך לכתובות IP ששולחות נפח עקבי של הודעות דואר אלקטרוני. שיא פתאומי עלול להוריד את הדירוג, ואך גם נפחי שליחה המשתנים לסירוגין. Microsoft שומרת על מספר כתובות IP ייעודיות לשליחת הודעות מתוך Customer Insights - Journeys בכל אזור, ומנסה לאזן את עומס השליחה ביניהן כדי לשמור על שליחה בכמות סבירה לאורך זמן עבור כל ה-IP. בכל פעם שאנחנו מוסיפים כתובת IP חדשה לאזור, אנחנו "מכינים" אותה על-ידי הגדלה הדרגתית של הנפח הנשלח ממנה, עד שהיא מגיעה בסופו של דבר לאותה רמה של שאר כתובות ה- IP שנמצאות באזור זה. עבור רוב המנויים של Customer Insights - Journeys, הדבר מטופל באופן אוטומטי וסמוי, אך ייתכן שמנויים חדשים שמתכננים לשלוח הודעות שיווקיות לכמויות גדולות של נמענים (במיליונים) יצטרכו להתחיל בנפחים קטנים ולהגדיל אותם עם הזמן עד שיגיעו לנפח המלא; במקרה זה, התמיכה של Microsoft תודיע לך ותסייע לך בתהליך זה.
הגדרת DKIM עבור התחום השולח
אחת מהפעולות הזדוניות הנפוצות נקראת 'דיוג', או פישינג, והיא מתרחשת כאשר הודעה מתחזה כאילו היא מגיעה משירות מקוון מוכר או ממוסד פיננסי. המטרה היא לעבוד על נמענים ולגרום להם לענות להודעה, כאשר נותנים להם פרטים אישיים כמו סיסמאות או מספרים של כרטיסי אשראי. דרך אחת למנוע דיוג היא שנמעני הדואר יאמתו את כתובת השליחה לכל הודעה, כדי לאשר שהיא נשלחה מתחום ששייך לחברה או לארגון שאליהם ההודעה מתיימרת להשתייך. טכנולוגיה שנקראת DKIM (ראשי תיבות של DomainKeys Identified Mail) עוזרת להשיג מטרה זו על ידי שימוש ברכיבים הבאים:
- חתימת מפתח ציבורי/פרטי שמוכיחה שההודעה נשלחה מהשרת שנמצא בבעלותו של ארגון מוכר.
- רישום מרכזי של חתימות מאושרות, מה שמאפשר ל-DNS (Domain Name System) לאשר שכל חתימה היא לגיטימית, ושהתחום השולח והכתובת השולחת שייכים שניהם לאותו ארגון.
כשאתה שולח דואר אלקטרוני מ- Customer Insights - Journeys, ההודעות שלך יוצאות מתחום שנמצא בבעלות של Microsoft (כמו contosomarketing.onmicrosoft.com), אבל כתובות המוצא שייכות ככל הנראה לאחד ממנהלי השיווק, המכירות או תיקי הלקוחות שלך, דרך תחום מוכר ששייך לארגון שלך (כמו you@contoso.com). ההבדל הזה יכול להיות סימן למשהו חריג כאשר שרת דואר נכנס מבצע בדיקת DKIM על הודעות נכנסות, וזו הסיבה לכך שיישום מלא של DKIM חשוב כל כך להבטחת יכולת מסירה גבוהה, בייחוד כשאתה משתמש בשירות שליחה של צד שלישי כמו Customer Insights - Journeys.
Customer Insights - Journeys מסייע לך ליצור, לרשום ולאשר מפתחות DKIM עבור כל התחומים שלך. ראה אימות התחומים שלך לקבלת הוראות.
חשוב
אם הארגון שלך משתמש ב- אימות הודעות, מבוסס תחום, דיווח ותיאום ( DMARC) כדי להגן מפני התקפות דיוג המערבות את התחום שלך, חשוב שתקבע את DKIM לדומיינים השולחים שלך כמתואר בסעיף אימות התחומים שלך. כך ניתן למנוע שגיאות כוזבות במהלך בדיקות DMARC המתבצעות על ידי מערכות מקבלות.
בדיקת יכולת המסירה
לאחר שכל המערכות הרלוונטיות לאימות דואר אלקטרוני יפעלו, אנו ממליצים לבדוק את יכולת המסירה לכל מארחי הדואר העיקריים (כמו Gmail, Outlook.com, Yahoo mail ועוד), ובתחומים פרטיים רבים ככל שאפשר (כולל שלך). לשם כך:
- הגדר חשבון דואר אלקטרוני שתוכל לקרוא הודעות ממנו בכמה שיותר שירותים ותחומים.
- הגדר רשומה של איש קשר לכל אחת מהכתובות האלה ב- Customer Insights - Journeys.
- הפעל קמפיין פשוט של דואר אלקטרוני הממקד לכל אנשי הקשר שאתה בודק.
- בדוק את תיבת הדואר הנכנס בכל חשבון, כדי לאשר שההודעות מגיעות אל תיבת הדואר הנכנס ואינן מתויגות בתור דואר זבל.
מדיניות הודעות הזבל (spam) של Microsoft לשיווק בדואר אלקטרוני
לאורך מאמר זה הדגשנו את החשיבות של שמירה על רשימות שליחה נקיות עם הסכמת הצטרפות בשילוב עם תוכן בעל ערך והתנהגות שליחה שיתופית. כל אלה הם היבטים חשובים בבניית מוניטין חזק לשולח, אשר יוביל להשגת יכולת מסירה גבוהה והגעה לתיבת הדואר הנכנס. מכיוון שדואר שנשלח מ- Customer Insights - Journeys נמסר מתחומי שליחה אחרים, Microsoft עוקבת בהתמדה אחר כל תוצאות המסירה, תלונות על ספאם ורשימות חסימה כדי להבטיח שתחומי השליחה שלנו שומרים על המוניטין הגבוה שלהם לטובת כל הלקוחות.
כדי להגן עליך, המשווק האחראי מפני דפוסי פעולה של שחקנים רעים שאינם בשליטתך, Customer Insights - Journeys מיישם מדיניות למניעת ספאם שמגנה על מוניטין השליחה שלך. כך זה עובד:
שלב 1: הודעה ואזהרה
כאשר אנחנו מבחינים בכך שסביבת Customer Insights - Journeys יוצרת שיעור החזרה גבוה או תלונות על ספאם, נשלח דוא"ל למנהל המערכת כדי להודיע לו על הבעיה ולהציע סיוע בפתרון הבעיה. אם נדרש סיוע נוסף, ההתקשרות תדרבן את מנהל המערכת לפנות אל התמיכה של Microsoft.
שלב 2: מעבר למאגר שולחים בדרגת סיכון גבוהה
אם שיעור ההחזרה או בעיית התלונות על ספאם ממשיכה במשך יותר מכמה ימים, ואם מנהל המערכת עדיין לא פנה לתמיכה של Microsoft, נעביר את סביבת Customer Insights - Journeys למאגר שליחה בסיכון גבוה. למאגר שולחים בדרגת סיכון גבוהה יש דירוג מוניטין נמוך יותר ממאגר שולחים בעלי יכולת מסירה גבוהה.
כאשר סביבת Customer Insights - Journeys עוברת למאגר שליחה בסיכון גבוה, נשלח דוא"ל למנהל המערכת כדי להודיע לו על שינוי במאגר השליחה כדי להפציר בו לפנות לתמיכה של Microsoft לקבלת סיוע. עדיין ייתכן שסביבת Customer Insights - Journeys תוחזר למאגר שולחים בדרגת סיכון נמוכה, אך לא לפני שמנהל המערכת יפנה לתמיכה של Microsoft כדי לטפל בבעיה.
שימוש בכתובת IP ייעודית לשליחה
בהגדרה רגילה של Customer Insights - Journeys, כל כתובות ה- IP המשמשות לשליחה מנוהלות על-ידי Microsoft ומשותפות בין לקוחות שיש להם דירוגי מוניטין דומים. הדבר מאפשר לנהל את המוניטין, לאזן את עומס השליחה ולהכין כתובות IP חדשות לפי הצורך. עם זאת, ארגונים מסוימים מעדיפים להשתמש בכתובת IP ייעודית משלהם לשליחה, אחת או יותר, במיוחד אם הם שולחים נפחים גדולים.
הערה
כתובות IP ייעודיות לשליחה הן לא חלק מהסכם המנוי הסטנדרטי של Customer Insights - Journeys, ו- Microsoft לא ממליצה עליהן בדרך כלל, מאחר שהן מוסיפות עוד מורכבות והוצאות, ועלולות אף להקטין את יכולת המסירה בהשוואה למאגרי כתובות ה- IP לשליחה הרגילים שלנו. Microsoft בוחנת יישומים לכתובות IP ייעודיות לשליחה לפי כל מקרה לגופו, ואנו יכולים לתמוך במספר כתובות IP ייעודיות לשליחה, לפי הצורך. אם אתה סבור שהארגון שלך עשוי להפיק תועלת מכתובת IP ייעודית לשליחה, צור קשר עם Microsoft Support כדי לברר אם אתה עומד בדרישות. המטרה העיקרית של תהליך זה היא לעזור לך להשיג שיעור מסירה גבוה ככל האפשר. חלק מהגורמים החשובים ביותר שכדאי לקחת בחשבון בעת קבלת ההחלטה:
- כמה הודעות הארגון שולח מדי חודש?
- האם התוכן הוא באיכות גבוהה ותואם את כל התקנות הרלוונטיות?
- האם היו הרבה תלונות על הודעות זבל (spam) הקשורות להודעות שלך עד היום?
- האם הארגון שולח הודעות בנפח קבוע מדי חודש?
אמנם לארגון כתובת IP ייעודית לשליחה יכולים להיות כמה יתרונות, ישנם גם חסרונות, ושיטה זו לא מתאימה לכולם. חשוב על הנושאים הבאים:
-
כתובת IP חדשה המשמשת לשליחה דורשת זמן הכנה
כאשר כתובת ה- IP החדשה לשליחה תעבור למצב מקוון, עלך להתחיל לשלוח באמצעותה רק כמה הודעות בכל פעם ולאחר מכן להגביר את הנפח בקצב איטי לאורך כמה שבועות עד שתגיע לנפח השליחה הייעודי, ולאחר מכן עלי להמשיך לתחזק נפח זה. שיא פתאומי בדואר אלקטרוני שמגיע מכתובת IP חדשה יגרום נזק חמור למוניטין השליחה שלך ועלול להכניס אותך לרשימת חסימה באופן מיידי. במהלך תקופת ההכנה, חשוב גם לשלוח הודעות רק לנמענים חוקיים ומעורבים. לאחר מכן, לאחר ביסוס המוניטין שלך, תוכל להתחיל להוסיף נמענים פחות מעורבים. -
שמור על נפח שליחה קבוע ועקבי
עליך לפזר את שליחות הדואר האלקטרוני שלך כדי להבטיח שאתה שולח את אותו נפח בקירוב מדי שבוע פחות או יותר. לדוגמה, אל תנסה לשלוח את כל ההודעות בבת אחת בתחילת כל חודש. -
אתה בכל זאת צריך להגדיר DKIM
תקן אימות השולח של DKIM חיוני למיטוב יכולת המסירה של הדואר האלקטרוני השיווקי שלך. הוא חשוב באותה מידה כשאתה משתמש ב- IP ייעודי וכשאתה משתמש ב- IP משותף, ועליך להגדיר אותו בדיוק באותו אופן. לפרטים המלאים מדוע חשוב לעשות זאת ואיך עושים זאת, ראה הגדרת DKIM למתחם השליחה שלך . -
אתה נוטל את הסיכון על עצמך ועלול לשלם מחיר גבוה על טעויות
כאשר אתה היחיד שמשתמש בכתובת ה- IP לשליחה, כל הטעויות שתעשה ישפיע ישירות על מוניטין השליחה שלך, בלי לרכך את ההשפעה באמצעות נפח גדול של הודעות תואמות הנשלחות על-ידי מאגר גדול של משתמשים אחרים.