स्वचालित रूप से कार्य ऑर्डर और इनवॉइस जनरेट करने के लिए अनुबंध सेट अप करें

Field Service अनुबंध की मदद से संगठन पूर्वनिर्धारित विवरण, आवृत्ति और दिनांक सीमाओं के साथ स्वचालित रूप से कार्य ऑर्डर और इनवॉइस जनरेट कर सकते हैं. अनुबंध का उपयोग आमतौर पर रखरखाव शेड्यूल के लिए किया जाता है, जहां किसी संगठन को उपकरण का दैनिक, साप्ताहिक या मासिक निरीक्षण करना होता है.

यहां कुछ अलग-अलग तरीके बताए गए हैं, जिनसे अनुबंध को कॉन्फ़िगर और उनका उपयोग किया जा सकता है. अनुबंध निम्न जनरेट करता है:

• दैनिक निरीक्षण कार्य ऑर्डर, जिन्हें प्रेषक शेड्यूल बोर्ड या शेड्यूल सहायक के माध्यम से शेड्यूल करते हैं.
• मासिक रखरखाव कार्य आदेश जो स्वचालित रूप से निर्धारित किए जाते हैं। Resource Scheduling Optimization
• साप्ताहिक कार्य ऑर्डर, जहां अनुबंध किसी निर्धारित समय पर हर बार समान संसाधन को कार्य ऑर्डर असाइन करता है.
• प्रत्येक माह एकल कार्य ऑर्डर, ताकि ग्राहक के स्थान पर कई ग्राहक परिसंपत्तियों का निरीक्षण किया जा सके.
• प्रत्येक वर्ष एकाधिक कार्य ऑर्डर, ताकि ग्राहक के स्थान पर कई परिसंपत्तियों का निरीक्षण किया जा सके.
• तिमाही इनवॉइस, ताकि पूर्वनिर्धारित उत्पादों और सेवाओं के लिए ग्राहकों को इनवॉइस बिल किया जा सके.

अनुबंध का उपयोग करने के लिए, आपको निम्न करना होगा:

1. अनुबंध बनाएँ. ग्राहक, तारीख सीमा, और कीमत सूची जैसे उच्च-स्तर के विवरण परिभाषित करें.
2. एक अनुबंध बुकिंग सेटअप बनाएँ, जहाँ आप परिभाषित करेंगे कि अनुबंध के लिए कितनी बार कार्य आदेश बनाए जाने चाहिए, साथ ही अंतिम कार्य आदेशों के मूल विवरण जैसे कार्य आदेश प्रकार भी।
3. अनुबंध घटनाएँ, उत्पाद, सेवाएँ, और सेवा कार्य जोड़ें जो उत्पन्न किए जाने वाले प्रत्येक कार्य आदेश के भाग के रूप में निष्पादित किए जाने वाले कार्य के विशिष्ट विवरण को परिभाषित करते हैं।
4. अनुबंध को सक्रिय करें और अनुबंध बुकिंग तिथियां तिथियों के निकट आने पर कार्य आदेशों के साथ बनाई जाएंगी।

अनुबंध कैसे कार्य ऑर्डर और इनवॉइस बनाते हैं, यह दिखाने के लिए चलिए दो परिदृश्यों को देखते हैं.

पूर्वावश्यकताएँ

• आपके सिस्टम में खाते, घटना प्रकार, उत्पाद, सेवाएं और सेवा कार्य जैसे कार्य ऑर्डर संबंधित डेटा कॉन्फ़िगर किए जाते हैं.

• अनुबंध उपसर्ग और आरंभ संख्या निर्दिष्ट करने पर विचार करें. अधिक जानकारी के लिए, अनुबंध सेटिंग पर जाएं.

• अनुबंधों, अनुबंध बुकिंग सेटअपों और अनुबंध चालान सेटअपों के निर्दिष्ट स्वामियों को चालान, चालान विवरण, कार्य आदेश, कार्य आदेश घटनाएँ, कार्य आदेश उत्पाद, कार्य आदेश सेवाएँ, कार्य आदेश सेवा कार्य, संसाधन आवश्यकताएँ और बुकिंग बनाने के लिए अनुमतियों की आवश्यकता होती है.

परिदृश्य 1: परिसंपत्ति रखरखाव के लिए कार्य ऑर्डर स्वचालित रूप से जनरेट करना

एक संगठन को अगले दो सालों के लिए ग्राहक के स्थान पर उनके द्वारा इंस्टॉल किए गए उपकरण के एक टुकड़े का मासिक रखरखाव करना चाहिए. वे प्रत्येक माह के मध्य में कुछ लचीलेपन के साथ रखरखाव कार्यों को स्वचालित रूप से उत्पन्न करना चाहते हैं। Dynamics 365 Field Service वे चाहते हैं कि प्रेषक सबसे अच्छे और सबसे उपयुक्त फ़ील्ड तकनीशियनों को मासिक रखरखाव कार्य शेड्यूल करें और सहमति हुए मूल्य पर पूर्ण हुए कार्य का ग्राहक को बिल करें.

हम इस परिदृश्य को कॉन्फ़िगर करने के लिए ग्राहक परिसंपत्तियों, घटना प्रकारों और मूल्य सूचियों के साथ-साथ अनुबंधों का उपयोग करेंगे।

चरण1: एक अनुबंध बनाएँ

मुख्य मेनू से, फील्ड सेवाएँ>अनुबंध>+नया पर जाएँ।

अपनी जानकारी भरें. एक मार्गदर्शिका के रूप में आसान टूलटिप का उपयोग करें.

• सेवा खाता और बिलिंग खाता: सेवा खाता यह परिभाषित करता है कि अनुबंध कार्य आदेश कहां होंगे, जबकि बिलिंग खाता यह परिभाषित करता है कि चालान किसे भेजा जाना चाहिए. अधिक जानकारी के लिए, खाते बनाएं और प्रबंधित करें पर जाएं.

• सिस्टम स्थिति: यह परिभाषित करता है कि क्या अनुबंध वर्तमान में निष्पादित किया जा रहा है। नया अनुबंध बनाते समय और विवरण जोड़ते समय अनुमान पर सेट करें. जब हम कार्य आदेश निष्पादित करने और चालान भेजने के लिए तैयार होंगे, तो हम इसे बाद में सक्रिय पर सेट कर देंगे.

• आरंभ और समाप्ति तिथियाँ: अनुबंध की अवधि निर्धारित करती है.

• मूल्य सूची: किसी अनुबंध से संबंधित सभी उत्पादों और सेवाओं का मूल्य निर्दिष्ट करता है और इस अनुबंध से उत्पन्न कार्य ऑर्डर और चालान पर भरी गई मूल्य सूची को नियंत्रित करता है. अनुबंध मूल्‍य सूची में उन सभी उत्पादों और सेवाओं को जोड़ें, जिनका उपयोग अनुबंध के दौरान किया जाएगा. समझौतों में आमतौर पर वस्तुओं और सेवाओं के लिए बातचीत से तय मूल्य शामिल होता है, जो पूरी तरह से नई मूल्य सूची में दर्शाया जाता है। परिणामी कार्य ऑर्डर और इनवॉइस पर मूल्य सूची का आवश्यकतानुसार मैन्युअल रूप से अद्यतन किया जा सकता है.

अन्य टैब में, आप अधिक विवरण दर्ज कर सकते हैं जैसे कि सेवा क्षेत्र परिणामी कार्य आदेश किसका हिस्सा होना चाहिए, और रिकॉर्ड निर्माण समय, जो उस दिन का समय निर्धारित करता है जब इस अनुबंध से संबंधित कार्य आदेश, चालान और अन्य रिकॉर्ड तैयार किए जाने चाहिए। यह परिभाषा महत्वपूर्ण है क्योंकि कुछ संगठन कार्य दिवस के मध्य में कार्य आदेश बनाने वाले समझौते नहीं चाहते हैं। यदि कोई मान सेट नहीं किया गया है, तो यह Field Service सेटिंग्स में दिए गए मान पर डिफ़ॉल्ट हो जाता है.

अंत में, सहेजें.

चरण 2: बुकिंग पुनरावृत्ति सेट अप करें

अनुबंध बनाए जाने के बाद, निर्दिष्ट करें कि कितनी बार कार्य ऑर्डर जनरेट किए जाने चाहिए.

बुकिंग सेटअप अनुभाग में, +बुकिंग सेटअप रिकॉर्ड जोड़ें का चयन करें.

अनुबंध शेड्यूल बनाने के लिए अपनी जानकारी भरें. आसान टूलटिप्स का उपयोग एक मार्गदर्शिका के रूप में करें.

• नाम: अनुबंध शेड्यूल का नाम दर्ज करें. उदाहरण के लिए, यह "मासिक रखरखाव" हो सकता है। नामकरण महत्वपूर्ण है क्योंकि एक अनुबंध में कई बुकिंग पुनरावृत्तियाँ हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, सेवा संगठन समान अनुबंध के भाग के रूप में साप्ताहिक और मासिक रखरखाव कर सकता है.

कार्य ऑर्डर सेटिंग

• स्वचालित रूप से कार्य आदेश उत्पन्न करें: इस अनुबंध को स्वचालित रूप से कार्य आदेश उत्पन्न करने के लिए हां पर सेट करें। यह सिस्टम, रोलिंग आधार पर कार्य आर्डर उत्‍पन्न करेगा. जनरेट किए गए कार्य ऑर्डर सक्रिय कार्य ऑर्डर दृश्य में खुला-अनिर्धारित स्थिति के साथ दिखाई देंगे. यदि नहीं पर सेट किया गया है, तो आपको प्रत्येक शेड्यूल दिनांक के लिए कार्य ऑर्डर मैन्युअल रूप से जनरेट करना होगा, जैसा कि हम इस आलेख में बाद में बताएंगे.

• कार्य आदेश एक दिन पहले जनरेट करें: यह निर्धारित करता है कि अपेक्षित सेवा तिथि से कितने दिन पहले कार्य आदेश जनरेट किया जाएगा। यदि आप पहले से बड़ी संख्या में दिन चुनते हैं, तो वर्क ऑर्डर का आपका बैकलॉग वांछित से अधिक बड़ा हो सकता है; हालाँकि, यदि आप पहले से बहुत कम दिन चुनते हैं, तो आपके पास तैयारी के लिए समय नहीं हो सकता है. यदि अनुबंध स्तर पर कोई मान दर्ज नहीं किया गया है, तो फ़ील्ड सेवा सेटिंग>अनुबंध टैब >अनुबंध कार्य आदेश X दिन पहले जनरेट करें में एक परिवेश-व्यापी सेटिंग होती है. यदि इस फ़ील्ड का भी कोई मूल्य नहीं है, तो समझौते पर दर्ज किए गए रिकॉर्ड पीढ़ी के समय में बुकिंग की तारीख से सात दिन पहले वर्क ऑर्डर उत्पन्न होंगे.

यहां दर्ज किए गए कार्य आदेश प्रकार, प्राथमिकता, कार्य आदेश सारांश, और कार्य स्थान को परिणामी कार्य आदेशों में पास कर दिया जाता है।

बुकिंग सेटिंग

• ऑटो जनरेट बुकिंग: सिस्टम द्वारा जनरेटेड कार्य ऑर्डर बुक करने के लिए इसे हां पर सेट करें (चाहे ऑटो जनरेटेड हो या मैन्युअली जनरेटेड हो). यदि हां पर सेट किया गया है, तो आपको बुकिंग के लिए पसंदीदा संसाधन और पसंदीदा प्रारंभ समय निर्दिष्ट करना होगा। यदि नहीं पर सेट किया गया है, तो जनरेट किए गए कार्य ऑर्डर को सामान्य शेड्यूलिंग प्रक्रिया के माध्यम से शेड्यूल किया जाना चाहिए: मैन्युअल रूप से, शेड्यूल सहायक के साथ, या Resource Scheduling Optimization के साथ.

नोट

अनुबंध पुनरावृत्ति के आधार पर बुकिंग तैयार करेगा, तथा अन्य किसी भी कारक पर विचार नहीं करेगा, जिसमें संसाधन के सक्रिय होने, उनके कार्य घंटे आदि शामिल हैं।

• बुकिंग से पहले लचीलापन और बुकिंग के बाद लचीलापन फ़ील्ड निर्दिष्ट करते हैं कि अनुमानित शेड्यूल तिथि से कितने दिन पहले और कितने दिन बाद कार्य ऑर्डर को शेड्यूल करने की अनुमति है। ये शेड्यूल सहायक की सहायता के लिए जनरेट किए गए कार्य ऑर्डर पर दिनांक विंडो प्रारंभ और दिनांक विंडो समाप्ति फ़ील्ड भर देंगे. उदाहरण के लिए, अगर आप प्रत्येक महीने की 8 तारीख को मासिक रख-रखाव करने की योजना बनाते हैं, और सात दिनों के लिए प्री और पोस्ट-बुकिंग फ़्लेक्सिबिलिटी को सेट करते हैं, तब कार्य ऑर्डर को प्रत्येक महीने की पहली और 15 तारीख के बीच शेड्यूल किया जा सकता है.

• समय विंडो प्रारंभ और समय विंडो समाप्ति को जनरेट किए गए कार्य ऑर्डर के लिए समय विंडो बनाने के लिए निर्दिष्ट किया जा सकता है, और इसे शेड्यूल सहायक द्वारा ध्यान में रखा जाएगा. (उदाहरण: कार्य ऑर्डर 8 AM और 12 PM के बीच शेड्यूल किए जाने चाहिए).

बुकिंग पुनरावृत्ति

अनुबंध के आधार पर कार्य आदेश बनाने के लिए एक पैटर्न परिभाषित करें.

1. शीर्ष पर स्थित कमांड बार में बुकिंग पुनरावृत्ति का चयन करें.

   

2. पुनरावृत्ति पैटर्न निर्दिष्ट करें. उदाहरण के लिए, हर सप्ताह, महीने का पहला सोमवार, या हर दूसरा शुक्रवार।

   

3. पुनरावृत्ति की सीमा निर्धारित करें. आरंभ तिथि परिभाषित करें और समाप्ति तिथि व्यवहार चुनें.

   • कोई समाप्ति तिथि नहीं: कार्य आदेश अनुबंध समाप्ति तिथि तक उत्पन्न होते हैं.
   • तक समाप्त: पुनरावृत्ति समाप्ति तिथि के बाद कार्य ऑर्डर जनरेट करना बंद करें.
   • # पुनरावृत्तियों के बाद समाप्त: कार्य आदेश तब तक उत्पन्न होते हैं जब तक कि पुनरावृत्तियों की निर्दिष्ट संख्या नहीं पहुंच जाती।

4. यदि कोई पैटर्न आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं को प्रतिबिंबित नहीं करता है, तो आप पुनरावृत्ति के अतिरिक्त निष्पादित किए जाने वाले कार्य ऑर्डर जनरेट करने के लिए कस्टम दिनांक भी परिभाषित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, वर्ष भर विभिन्न छुट्टियों पर सेवा करना। जब तक पुनरावृत्ति प्रदान नहीं की जाती, कस्टम तिथि कार्य ऑर्डर उत्पन्न नहीं किए जाएंगे.

5. सहेजें चुनें.

नोट

एकल अनुबंध में विभिन्न बुकिंग सेटअप हो सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप साप्ताहिक विज़िट के लिए बुकिंग सेटअप बना सकते हैं जो हर सप्ताह कार्य आदेश बनाता है और विभिन्न बुकिंग के साथ मासिक विज़िट के लिए बुकिंग सेटअप बना सकते हैं।

यह भी देखें: बुकिंग पुनरावृत्तियाँ आयात करें.

चरण 3: अनुबंध कार्य विवरण जोड़ें

उच्च-स्तरीय विवरण परिभाषित करने के लिए अनुबंध सेट अप करने और पुनरावृत्ति को परिभाषित करने के लिए अनुबंध बुकिंग सेटअप सेट अप करने के बाद, अगला चरण उस कार्य को परिभाषित करना है जिसे निष्पादित किया जाना चाहिए।

अनुबंध के लिए घटना प्रकार, उत्पाद, सेवाएं, और सेवा कार्य जोड़कर इस परिभाषा को हासिल किया जाता है.

अनुबंध बुकिंग सेटअप से, +अनुबंध बुकिंग घटना रिकॉर्ड जोड़ें का चयन करें. घटना विवरण निर्दिष्ट करने के लिए मार्गदर्शक के रूप में टूलटिप्स का उपयोग करें, और फिर सहेजें और बंद करें का चयन करें.

जैसे ही आप अनुबंध में घटनाएँ जोड़ते हैं, संबंधित उत्पाद, सेवाएँ, सेवा कार्य और विशेषताएँ अनुबंध में और फिर कार्य आदेशों में उत्पन्न होते ही जोड़ दी जाती हैं. इस लेख के अंत में कॉन्फ़िगरेशन विचार में "अनुबंध में घटना आइटम की प्रतिलिपि बनाएँ" के बारे में नोट देखें.

यदि आप घटना प्रकारों का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो आप उत्पाद, सेवाएँ और सेवा कार्यों को सीधे अनुबंध में जोड़ सकते हैं.

अनुबंध के साथ ग्राहक परिसंपत्तियाँ

यदि आप ग्राहक परिसंपत्ति रखरखाव के लिए अनुबंध का उपयोग करना चाहते हैं, तो अनुबंध घटनाओं का उपयोग करें.

अनुबंध घटना पर ग्राहक परिसंपत्ति को निर्दिष्ट करके, आप उस पुनरावर्ती कार्य को परिभाषित कर सकते हैं, जिसे विशिष्ट उपकरण और बिल्ड सेवा इतिहास पर निष्पादित किया जाना चाहिए. आप ग्राहक परिसंपत्ति के साथ एकाधिक घटना प्रकार को अनुबंध बुकिंग सेटअप में भी जोड़ सकते हैं.

मासिक रखरखाव के लिए दो घटनाओं के उदाहरण का उपयोग करते हुए, संगठन निम्न कार्य कर सकते हैं:

1. समान ग्राहक परिसंपत्ति पर दो अलग-अलग प्रकार की रखरखाव प्रक्रियाएं (घटना प्रकार) निष्पादित कर सकते हैं.
2. दो अलग-अलग ग्राहक परिसंपत्तियों पर तब तक समान रखरखाव प्रक्रिया (घटना प्रकार) निष्पादित कर सकते हैं, जब तक कि दोनों परिसंपत्तियाँ एक ही स्थान पर मौजूद होती हैं, जैसा कि सेवा खाते द्वारा परिभाषित किया गया है.

चरण 4: अनुबंध सक्रिय करें और कार्य ऑर्डर देखें

अंत में, उच्च-स्तरीय विवरण, पुनरावृत्ति और कार्य को परिभाषित करने के बाद, अंतिम चरण रखरखाव तिथियों और कार्य आदेशों जैसे संबंधित रिकॉर्ड उत्पन्न करने के लिए अनुबंध को सक्रिय करना है। यह आमतौर पर प्रबंधक की समीक्षा और ग्राहक स्वीकृति के बाद किया जाता है. अनुबंध स्थिति में अधिक विवरण जोड़ने के लिए, अनुबंध उप-स्थिति मानों का उपयोग करने पर विचार करें। कस्टम अनुबंध उपस्थितियों को भी बनाया जा सकता है.

अनुबंध से, सिस्टम स्थिति फ़ील्ड को सक्रिय पर सेट करें. ऐसा करना बुकिंग दिनांकों के निर्माण को ट्रिगर करता है, जो दर्शाता है कि दिनांक सेवा निष्पादित की जानी चाहिए.

जैसे-जैसे बुकिंग तिथियों के करीब समय आएगा, कार्य आदेश अग्रिम रूप से उत्पन्न करें फ़ील्ड के आधार पर कार्य आदेश उत्पन्न किए जाएंगे। बुकिंग तिथि की स्थिति संसाधित होगी, साथ ही जनरेटेड कार्य ऑर्डर की लुकअप भी होगी.

आपके पास प्रत्येक बुकिंग दिनांक के लिए, मैन्युअल रूप से कार्य ऑर्डर को जनरेट करने की क्षमता भी है. यह तब लागू होता है जब आप स्वतः जनरेट कार्य आदेश को नहीं पर सेट करते हैं, या उन विशिष्ट व्यावसायिक मामलों के लिए जहां आपको परिभाषित समय से पहले कार्य आदेश जनरेट करना होगा।

यदि आपने अनुबंध स्वतः बुकिंग जनरेट करें करने का निर्णय लिया है, तो कार्य आदेश जनरेट होने पर कार्य आदेश पसंदीदा संसाधन के लिए शेड्यूल किए जाएंगे।

चरण 5: अनुबंध कार्य ऑर्डर निष्पादित करें

जैसे ही कार्य आदेश जनरेट किए जाएंगे, वे सक्रिय कार्य आदेश दृश्य में अन्य कार्य आदेशों के बीच दिखाई देंगे.

जनरेट हुए कार्य ऑर्डर में अनुबंध पर निर्दिष्ट किए गए सभी विवरण होंगे, जैसे मूल्य सूची, कार्य ऑर्डर प्रकार, घटना प्रकार, ग्राहक परिसंपत्ति, आदि.

नोट

हालांकि, अनुबंध, कार्य ऑर्डर जनरेट करने के लिए एक फ़्रेमवर्क प्रदान करता है, लेकिन विवरण को फिर भी कार्य-ऑर्डर स्तर पर संपादित किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, हालांकि, कार्य ऑर्डर को अनुबंध से जनरेट किया गया हो सकता है, लेकिन कार्य ऑर्डर पर आवश्यकतानुसार अधिक उत्‍पाद और सेवाएँ जोड़ी जा सकती हैं; अन्‍य विवरण, जैसे मूल्‍य सूची और कार्य ऑर्डर प्रकार को पर्याप्त अनुमतियाँ का होना मानकर परिवर्तित किया जा सकता है.

समझौते की जानकारी सेटिंग्स अनुभाग में भी देखी जा सकेगी।

कार्य आदेश बुक बटन का चयन करने और शेड्यूल सहायक को ट्रिगर करने के बाद, खोज प्रारंभ और खोज समाप्ति समय पैरामीटर बुकिंग तिथि को दर्शाएंगे।

फ़ील्ड तकनीशियन द्वारा अनुबंध कार्य ऑर्डर निष्पादित करने और प्रबंधक द्वारा उसे बंद करने के बाद, पूर्ण हुए कार्य के लिए इनवॉइस को सामान्य कार्य ऑर्डर इनवॉइसिंग प्रक्रिया के रूप में बनाया जाएगा. भले ही कार्य ऑर्डर अनुबंध का भाग है या नहीं, लेकिन यह सही है. अधिक जानकारी के लिए, कार्य आदेश जीवन चक्र और स्थितियाँ पर आलेख देखें।

परिदृश्य 2: इनवॉइस स्वतः जनरेट करें

उत्पाद और सेवाओं के लिए अनुबंध इनवॉइस का उपयोग इनवॉइस को स्वचालित रूप से जनरेट करने के लिए किया जाता है. इनवॉइस एक निश्चित पुनरावृत्ति पर जनरेट किए जाएंगे और उनमें हर बार समान मूल्य वाले समान उत्पाद होंगे. इनवॉइस इस बात पर ध्यान दिए बिना जनरेट और बिल किए जाते हैं कि कार्य ऑर्डर निष्पादित किए गए हैं या नहीं. यह उसी प्रकार का मॉडल है जैसे आप अपने मासिक सेल फोन बिल का भुगतान करते हैं, भले ही आप कितनी भी संख्या में फोन कॉल या संदेश भेजें।

आइए उस परिदृश्य को कॉन्फ़िगर करते हैं, जहां एक ग्राहक, सेवा योजना के लिए किसी फ़ील्ड सेवा संगठन को तिमाही राशि का भुगतान करता है.

चरण 1: एक अनुबंध बनाएँ या कोई मौजूद चुनें

आप अनुबंध इनवॉइस को किसी मौजूदा अनुबंध या नए अनुबंध में जोड़ सकते हैं. आपके पास एक ऐसा अनुबंध हो सकता है, जिनमें केवल एक अनुबंध इनवॉइस है और कोई रखरखाव योजना नहीं है और आपके पास एकल अनुबंध के लिए कई इनवॉइस भी हो सकते हैं.

हमारे उदाहरण में, हम अपने द्वारा बनाए गए अनुबंध में त्रैमासिक चालान जोड़ेंगे।

अनुबंध से, इनवॉइस सेटअप>नया अनुबंध इनवॉइस सेटअप जोड़ें पर जाएं.

चरण 2: इनवॉइस पुनरावृत्ति और उत्पाद सेट अप करें

इनवॉइस उत्पाद अनुभाग में, वे उत्पाद जोड़ें जिनके लिए आप ग्राहक को नियमित रूप से बिल भेजना चाहते हैं। इनवॉइस उत्पादों के मूल्य को अनुबंध पर मौजूद मूल्य सूची से प्राप्त किया जाएगा.

नोट

इनवॉइस उत्पाद केवल वे उत्पाद हो सकते हैं, जहाँ फ़ील्ड सेवा उत्पाद प्रकार को इन्वेंट्री या गैर-इन्वेंट्री पर सेट किया गया हो। सेवा प्रकार उत्पाद नहीं जोड़े जा सकते.

इसके बाद, शीर्ष पर इनवॉइस पुनरावृत्ति का चयन करके यह निर्धारित करें कि इनवॉइस कितनी बार तैयार किए जाने चाहिए।

परिवर्तन लागू करने के लिए सहेजें चुनें.

चरण 3: इनवॉइस पुनरावृत्ति और नए इनवॉइस सक्रिय करें

क्योंकि यह अनुबंध पहले से ही सक्रिय है, इसलिए इनवॉइस दिनांक थोड़े समय के बाद जनरेट होंगे, लेकिन तुरंत नहीं. यदि आपने किसी नए अनुबंध या किसी मौजूदा अनुबंध में अनुबंध चालान सेटअप जोड़ा है, जिसकी अनुमानित स्थिति है, तो आपको अनुबंध को सक्रिय करना होगा।

अनुबंध के सक्रिय होने के बाद, अनुबंध इनवॉइस दिनांक थोड़े समय के बाद जनरेट होंगे.

अनुबंध कार्य आदेशों की तरह अनुबंध चालान मैन्युअल रूप से तैयार करना संभव नहीं है।

नोट

इनवॉइस अग्रिम रूप से तैयार किया जाएगा, जो इस बात पर निर्भर करेगा कि आपने अनुबंध इनवॉइस X दिन पहले तैयार करें फ़ील्ड में फ़ील्ड सेवा सेटिंग अनुबंध अनुबंध अनुभाग के अंतर्गत X के लिए क्या सेट किया है। इसका मतलब यह है कि इनवॉइस नियत दिनांक, आपके पुनरावर्ती इनवॉइस सेटअप के आधार पर सेट किया जाता है, लेकिन वह x दिन अग्रिम में बन जाएगा. यदि अनुबंध इनवॉइस X दिन पहले जनरेट करें के लिए कोई मान दर्ज नहीं किया गया है, तो सिस्टम अनुबंध पर रिकॉर्ड जनरेशन टाइमिंग फ़ील्ड में इनवॉइस दिनांक के दिन इनवॉइस जनरेट करेगा, और उसके बाद Field Service सेटिंग में.

कॉन्फ़िगरेशन विचार

Field Service सेटिंग्स में, ऐसे महत्वपूर्ण डिफ़ॉल्ट हैं जिन्हें आप अनुबंधों के लिए सेट कर सकते हैं, जो व्यवस्थापकों को यह नियंत्रित करने में मदद करते हैं कि सिस्टम अनुबंध कैसे बनाता है. अनुबंध बुकिंग की तारीखें संगठनों को रखरखाव की योजना बनाने में मदद करती हैं। अधिक जानकारी के लिए, अनुबंध सेटिंग पर जाएं.

नोट

अनुबंधों या उनके उप-रिकॉर्ड (अनुबंध बुकिंग सेटअप, अनुबंध बुकिंग तिथियां, अनुबंध चालान सेटअप और अनुबंध चालान तिथियां) के कुछ अद्यतन एसिंक्रोनस पृष्ठभूमि प्रक्रियाओं को ट्रिगर कर सकते हैं. तीव्र अनुक्रम में अद्यतन जो एक ही अनुबंध के अंतर्गत इन प्रक्रियाओं को सक्रिय करते हैं, सिस्टम को आगामी अद्यतनों को कुछ समय के लिए अवरुद्ध कर देंगे, जब तक कि प्रक्रियाएं पूरी नहीं हो जातीं। प्रत्येक समझौते की डेटा अखंडता की रक्षा करना प्रणाली का इच्छित व्यवहार है। कृपया प्रक्रिया पूरी होने तक प्रतीक्षा करें और पुनः प्रयास करें या अपडेट सफल होने तक पुनः प्रयास करें।

ऐसे अद्यतनों के उदाहरण जो अतुल्यकालिक पृष्ठभूमि प्रक्रियाओं को सक्रिय कर सकते हैं:

• अनुबंध बुकिंग सेटअप या अनुबंध इनवॉइस सेटअप पुनरावृत्ति को अद्यतन करना.
• अनुबंध बुकिंग तिथि या अनुबंध चालान तिथि की तिथि को अद्यतन करना।
• अनुबंध की स्थिति संशोधित करना.

ये प्रक्रियाएं तथा बाद में होने वाले त्वरित अद्यतनों को अवरुद्ध करने की उनकी क्षमता, उस समझौते के लिए विशिष्ट हैं जिसके तहत उन्हें शुरू किया गया था। अन्य अनुबंधों या उनके उप-रिकॉर्डों के अपडेट पर कोई प्रभाव नहीं पड़ेगा।

कई घटनाएं बनाम कई पुनरावृत्तियां

जैसे-जैसे अनुबंध कार्य बढ़ता जाएगा, आपको यह निर्णय लेना होगा कि एक ही पुनरावृत्ति में अनेक अनुबंध घटनाएं जोड़ी जाएं या एकाधिक पुनरावृत्तियां जोड़ी जाएं, जिनमें से प्रत्येक में एक या अधिक घटनाएं हों। यहाँ पर विचार करने के लिए कुछ चीजें हैं:

• कार्य आदेश का पालन कौन करेगा? एकल पुनरावृत्ति से एकल कार्य आदेश निर्मित होगा, जबकि एकाधिक पुनरावृत्ति से एकाधिक कार्य आदेश निर्मित होंगे, तथा कार्य आदेश एक ही व्यक्ति द्वारा निष्पादित किए जाएंगे। यदि आप कल्पना करते हैं कि अनुबंध कार्य किसी एक व्यक्ति द्वारा पूर्ण किया जा रहा है, तो एकल पुनरावृत्ति का उपयोग करना बेहतर हो सकता है. एक समाधान यह है कि घटना प्रकारों का उपयोग किया जाए आवश्यकता समूह टेम्पलेट्स जो एकल कार्य आदेशों को एकाधिक संसाधनों के लिए शेड्यूल करने में मदद करते हैं।

• यात्रा यदि एकाधिक पुनरावृत्तियों से एकाधिक कार्य आदेश बनते हैं, तो इससे अधिक यात्राएं और अधिक यात्राएं हो सकती हैं।

• आप परिसंपत्तियों को कैसे ट्रैक कर रहे हैं?: कुछ संगठन प्रत्येक कार्य आदेश को एकल ग्राहक परिसंपत्ति से संबंधित करना पसंद करते हैं। इस तरह से वे जान पाते हैं कि कार्य ऑर्डर पर बिताया गया समय किसी परिसंपत्ति की सर्विसिंग में बिताए गए समय से सहसंबंधित है, जो रिपोर्टिंग में मदद करता है. यदि ऐसा है, तो आप एकाधिक पुनरावृत्तियों का चयन कर सकते हैं, जिनमें से प्रत्येक एकल परिसंपत्ति से संबंधित एकल घटना के साथ एक कार्य आदेश बनाएगा।

अनुबंध कार्य आदेशों को स्वचालित रूप से शेड्यूल करें Resource Scheduling Optimization

Resource scheduling optimization कार्यकारी घंटे और यात्रा समय को ऑप्टिमाइज़ करने के लिए कार्य ऑर्डर को स्वचालित रूप से शेड्यूल करता है. इसमें अनुबंध से जनरेट किए गए कार्य ऑर्डर शामिल हैं. यदि आप अनुबंध कार्य आदेशों को शेड्यूल करने के लिए Resource Scheduling Optimization का उपयोग करने में रुचि रखते हैं, तो यहां तीन विकल्प दिए गए हैं:

1. अनुबंध में स्वचालित रूप से कार्य आदेश उत्पन्न करने की सुविधा होनी चाहिए तथा यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उत्पन्न कार्य आदेश को कार्यक्षेत्र द्वारा उठाया जाए। Resource Scheduling Optimization
2. अनुबंध को स्वचालित रूप से कार्य आदेश जनरेट करने और बुक करने दें और सुनिश्चित करें कि जिस पसंदीदा संसाधन के लिए इसे शेड्यूल किया गया है वह सक्षम है Resource Scheduling Optimization और संबंधित बुकिंग की बुकिंग स्थिति को अनुकूलित किया जा सकता है. आप यह सुनिश्चित करने के लिए बुकिंग पर शेड्यूल लॉक विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं कि बुकिंग उस संसाधन, समय स्लॉट या दोनों के लिए शेड्यूल बनी रहेगी.
3. एक विशिष्ट शेड्यूल और दायरा बनाएँ जो केवल अनुबंधों से उत्पन्न कार्य आदेशों पर विचार करता हो. Resource Scheduling Optimization इसके चलते आप अनुबंध कार्य ऑर्डर बुकिंग के अनुकूलित होने पर विशिष्ट कैडेंस और प्राथमिकताएँ सेट कर सकते हैं.

अनुबंध वाले इनवॉइस और पात्रताओं का उपयोग करना

अनुबंध इनवॉइस का उपयोग करने का निर्णय लेते समय, आप इनवॉइस जनरेट करने के लिए नया अनुबंध बना सकते हैं या मौजूदा सेवा अनुबंध में इनवॉइस जोड़ सकते हैं. यदि अनुबंध इनवॉइस शेड्यूल किए गए रखरखाव से संबंधित है, तो हम समान सेक्शन के रूप में अनुबंध-जनरेटेड कार्य ऑर्डर और अनुबंध-जनरेटेड इनवॉइस होने की अनुशंसा करते हैं.

भले ही आपके पास चालान बनाने वाला अनुबंध हो, फिर भी अनुबंध कार्य आदेश पूरा होने और बंद-पोस्ट स्थिति पर चालान बनाएंगे। यदि अनुबंध इनवॉइस केवल इतना दर्शाते हैं कि ग्राहक को क्या बिल किया जाना चाहिए, तो आपको कार्य ऑर्डर इनवॉइस की अवहेलना करने या या उन्हें कम करने के लिए एक प्रक्रिया बनानी होगी. यह उन इनवॉइस को निष्क्रिय करने या मूल्य सूचियों और पात्रताओं का उपयोग करने जितना आसान हो सकता है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कार्य ऑर्डर उप-योग और कार्य ऑर्डर इनवॉइस $0 है.

सेवा खाते, घटना प्रकार और ग्राहक परिसंपत्ति श्रेणियों जैसे कई कारकों के आधार पर पात्रताएँ कार्य ऑर्डर मूल्य निर्धारण पर लागू की जाती हैं. कस्टम कार्य को रेखांकित करने वाले विशिष्ट ग्राहकों के लिए विशिष्ट प्रकार की घटनाओं का निर्माण करना एक आम बात है; एक विकल्प यह है कि जब कार्य ऑर्डर में कस्टम अनुबंध घटना प्रकार जोड़ा जाए, तो पात्रता लागू की जाए, जो उत्पादों और सेवाओं पर 100% छूट देकर उन्हें $0 बनाती है.

अधिक जानकारी के लिए, कार्य आदेशों के लिए पात्रताएँ Dynamics 365 Field Service देखें।

बुकिंग पुनरावृत्तियाँ आयात करें

अनुबंध बुकिंग सेटअप (ABS) या अनुबंध इनवॉइस सेटअप (AIS) के लिए बुकिंग पुनरावृत्ति पैटर्न आयात करना संभव है.

• सहेजे जाने पर पुनरावृत्ति संवाद, ABS या AIS रिकॉर्ड पर फ़ील्ड को पॉप्युलेट करता है.
• फ़ील्ड को पुनरावृत्ति सेटिंग्स कहा जाता है और यह डिफ़ॉल्ट रूप से फ़ॉर्म पर प्रदर्शित नहीं होती है.
• CSV के माध्यम से एक या अधिक ABS या AIS रिकॉर्ड के साथ पुनरावृत्ति आयात करने के लिए, ABS या AIS से बस एक ऐसा प्रतिनिधि स्ट्रिंग प्राप्त करें जिसे उसी प्रकार सेट अप किया गया हो जैसे आप आयातित रिकॉर्ड को कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं.
• उस स्ट्रिंग से आपको दिखाई देगा कि रिकॉर्ड के व्यवहार को प्रेरित करने वाले कुछ मान मौजूद हैं, जिन्हें उस उस स्ट्रिंग से पार्स किया जा सकता है, जैसे प्रारंभ और समाप्ति दिनांक, प्रत्येक महीने, आदि.
• इन नमूना स्ट्रिंग का उपयोग स्प्रेडशीट में अनुबंध बुकिंग और इनवॉइस सेटअप रिकॉर्ड को पॉप्युलेट करने के लिए करें और इसका उपयोग पूर्णतः कॉन्फ़िगर किए गए रिकॉर्ड को आयात करने के लिए करें.

उदाहरण के लिए, निम्न स्क्रीनशॉट और नीचे संबंधित XML में एक पुनरावृत्ति देखें.

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

अतिरिक्त नोट

• आप सक्रिय अनुबंध संपादित कर सकते हैं; संपादन तुरंत योग्य होते हैं और अनुबंध का कुछ समय बाद अद्यतन करते हैं.

• सक्रिय अनुबंध की बुकिंग पुनरावृत्ति को संपादित करना, बुकिंग दिनांकों का एसिन्क्रॉनस रूप से अद्यतन करेगा.

• आप मौजूदा समझौतों की प्रतिलिपि बना सकते हैं और चुन सकते हैं कि परिणामी प्रतिलिपि पर आप कौन से पैरामीटर लागू करना चाहते हैं।

• जब आप किसी अनुबंध के स्वामी को बदलते हैं, तो अनुबंध की स्थिति को ड्राफ्ट/अनुमान में बदलें और परिवर्तनों को सहेजें. सभी एसिंक्रोनस प्रक्रियाओं को चलने देने के लिए पांच मिनट प्रतीक्षा करें, और फिर अपने वर्कफ़्लो को सही क्रम में चालू रखने के लिए अनुबंध की स्थिति को वापस सक्रिय पर सेट करें।

• यदि ऑटो जनरेट वर्क ऑर्डर को नहीं पर सेट किया गया है, लेकिन ऑटो जनरेट बुकिंग को हांपर सेट किया गया है, तो बुकिंग तिथि से वर्क ऑर्डर मैन्युअल रूप से जनरेट किए जाने पर बुकिंग स्वचालित रूप से बनाई जाएगी।

• अनुबंध उस एकल स्थान पर निष्पादित किए जाने के लिए अभिप्रेत है, जिसे सेवा खाते द्वारा दर्शाया जाता है. कई स्थानों पर कार्य को एकाधिक अनुबंध के साथ कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए.

• उन परिदृश्यों में, जहां आप कार्य ऑर्डर जेनरेशन के लिए नहीं, बल्कि केवल इनवॉइस जनरेशन के लिए अनुबंध का उपयोग करना चाहते हैं, वहाँ Field Service समाधान के भाग के रूप में कोट निकाय का उपयोग करने पर विचार करें, जिसकी समान क्षमताएं होती हैं.

• Dynamics 365 Sales लीड > अवसर > कोट > ऑर्डर प्रक्रिया के साथ अनुबंध सहज रूप से कार्य करते हैं. इसे निम्न कार्य करके हासिल किया जा सकता है:

  • लीड को सेवा-रखरखाव लीड के रूप में वर्गीकृत करना
  • सेवा-आधारित पंक्ति के साथ अवसर पंक्तियां जोड़ना
  • सेवा आधारित पंक्ति के रूप में कोट पंक्तियाँ बनाना और कोट बुकिंग सेटअप जोड़ना

• कार्य आदेशों को स्वचालित रूप से जनरेट करने के लिए अनुबंध सेट अप करते समय, जनरेट किए जाने वाले कार्य आदेश चाइल्ड रिकॉर्ड - कार्य आदेश उत्पाद, सेवाएं, सेवा कार्य, घटना प्रकार, इत्यादि - की संख्या को 500 से अधिक न होने दें। रिकॉर्डों की बड़ी मात्रा, सिंक्रोनस कस्टम प्लगइन्स, या कस्टम प्रक्रियाओं के कारण टाइम-आउट हो सकता है, जिसके परिणामस्वरूप शेष चाइल्ड रिकॉर्ड उत्पन्न नहीं हो सकते हैं।

• घटना प्रकार सेटअप के दौरान घटना आइटम को अनुबंध में कॉपी करें फ़ील्ड दो कारणों से महत्वपूर्ण है:

1. आप जिस घटना को एक अनुबंध में जोड़ना चाहते हैं, वह उस घटना से थोड़ी अलग हो सकती है, जिसे आप उस एकल कार्य ऑर्डर में जोड़ेंगे, जो अनुबंध का हिस्सा नहीं है. उदाहरण के लिए, आम तौर पर घटना के लिए 1 घंटे की सेवा की आवश्यकता होगी, लेकिन अनुबंध के लिए, आपने ग्राहक के साथ 2 घंटे की सेवा तय की है. केवल इस अनुबंध के लिए दूसरा घटना प्रकार बनाने के बजाय, आप घटना आइटम को अनुबंध में कॉपी करें को नहीं पर सेट कर सकते हैं, अनुबंध में घटना जोड़ सकते हैं, फिर विशिष्ट सेवा कार्य, उत्पाद, सेवाएं इत्यादि मैन्युअल रूप से जोड़ सकते हैं। इस तरह आप उसी घटना प्रकार का उपयोग कर सकते हैं, जो बाद में रिपोर्टिंग में मदद करता है. इस विकल्प को हां पर सेट करें और घटना आइटम अनुबंध में जोड़ दिए जाएंगे और आप इन आइटमों को स्वीकार कर सकते हैं या वहां से थोड़ा बदलाव कर सकते हैं।

यदि हां पर सेट किया जाता है, तो अनुबंध आइटम बनाए जाएंगे.

यदि नहीं पर सेट किया जाए, तो वे नहीं करेंगे।

1. पुनरावर्ती कार्य के लिए घटनाओं को अनुबंधों में जोड़ा जा सकता है. इसका मतलब है कि अनुबंध ऐसे कार्य ऑर्डर जनरेट करेंगे, जिनमें पूर्वनिर्धारित कार्य ऑर्डर घटनाएँ संलग्न होंगी. हालांकि, जैसा कि इस आलेख में पहले बताया गया है, घटनाओं को प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के परिवर्तन के रूप में संपादित किया जा सकता है. लेकिन अनुबंध कई महीनों और वर्षों तक भी चल सकते हैं, तो क्या अनुबंध बनाते समय अनुबंध को मूल घटना प्रकार का उपयोग करना चाहिए या घटना प्रकार के नवीनतम परिवर्तनों का उपयोग करना चाहिए? इसके परिणामस्वरूप अनुबंध के अंत में मूल अभिप्रेत कार्य के बजाय कोई भिन्न कार्य निष्पादित किया जा रहा हो सकता है. यदि अनुबंध सक्रियण के समय अनुबंध में घटना विवरण की प्रतिलिपि बनाकर अनुबंध के पूरे जीवनकाल में घटना एक समान बनी रहनी चाहिए, तो इसे हां पर सेट करें। यदि अनुबंध से उत्पन्न कार्य आदेशों को अनुबंध से उत्पन्न किए जाने पर नवीनतम घटना प्रकार का विवरण प्राप्त करना चाहिए, तो नहीं पर सेट करें, जो कि अनुबंध बुकिंग सेटअप पर X दिन पहले कार्य आदेश उत्पन्न करें फ़ील्ड पर निर्भर करते हुए आम तौर पर निरंतर आधार पर होता है।

2. जब आइटम अनुबंध में जोड़े जाते हैं तो उन्हें अनुबंध में कॉपी कर दिया जाता है, भले ही अनुबंध की स्थिति अनुमान वाली हो।

अगले कदम

• घटना प्रकारों के साथ कार्य आदेश टेम्पलेट बनाएँ
• ग्राहक खाते बनाएं और प्रबंधित करें