Dizajn procesa
Kada dizajnirate automatizaciju procesa, prvi korak je odlučiti kada i što automatizirati. Gledajući poslovni proces koji trenutno imate, prvo biste trebali identificirati koji dio procesa treba automatizirati.
Identificiranje područja automatizacije
Vrste pogodnosti koje potencijalno možete dobiti automatizacijom spadaju u ove kategorije:
Dosljedno primjenjuj standardizirana poslovna pravila
Smanjite ručni rad na ponavljajućim procesima
Smanjite ljudsku pogrešku
Pojednostavnjenje odobrenja
Steknite učinkovitost u transakcijama velikog obujma
Učinkovito premještanje podataka između sustava (smanjenje ručnog unosa podataka)
Maksimiziranje korištenja dostupnih resursa
Povećajte propusnost
Primjena standardiziranih poslovnih pravila
Poslovna pravila su logika ako/onda koja primjenjuje vaša poslovna pravila. Automatizacija osigurava da će ih se svaki put dosljedno pratiti.
U našem scenariju izvješćivanja o oglednim troškovima, poslovno pravilo zahtijeva da, ako iznos izvješća o troškovima prelazi $10,000, mora ga odobriti i CFO. Automatizacijom procesa, Abhay osigurava da nijedno izvješće o troškovima u visokim dolarima neće proći nezapaženo.
Automatizacija ponavljajućih procesa
Automatizacija ponavljajućih procesa može pomoći vašim zaposlenicima da izbjegnu mentalno i fizičko izgaranje. Procesi koji se svaki put rade na isti način trebali bi biti visoko na vašem popisu koji treba uzeti u obzir za automatizaciju.
Na primjer, računovođa Abhay mora prikupiti obrasce troškova i račune od svih. Primke mogu biti papirnata potvrda iz restorana ili papirnate fakture dobavljača. Abhay mora ručno skenirati ove papire u PDF datoteku i pohraniti ih. Abhay također treba unijeti ono što je napisano na papiru i objaviti ga u financijskom sustavu za svako podneseno izvješće o troškovima.
Smanjite ljudsku pogrešku
Zadaci poput kopiranja i lijepljenja vrijednosti iz jednog sustava u drugi ili upisivanja podataka iz papirnatih obrazaca procesi su u kojima se mogu pojaviti ljudske pogreške.
Primjer scenarija izvješćivanja o troškovima je gdje Abhay treba nadoknaditi novac zaposleniku pretraživanjem bankovnih podataka zaposlenika, a zatim pristupom bankarskom sustavu.
Dijagram koji pokazuje tijek poslovnog procesa za računovođu Abhaya. Dva koraka u postupku ("Bankovni podaci o zaposlenicima za pretraživanje" i "Povrat gotovine podnositelju zahtjeva") zaokružena su crvenom bojom kako bi se naznačila potencijalna područja u kojima Power Automate se automatizacijom ovih koraka može smanjiti ljudske pogreške.
Pojednostavnjenje odobrenja
Drugačija vrsta pogreške događa se kada ljudi zaborave obavljati svoje zadatke. Automatizaciju možete postaviti tako da ih podsjeti da rade na zadatku ili procesu koji su im dodijeljeni.
Na primjer, Lee je podnio izvješće o troškovima, ali Nick već neko vrijeme nije odgovorio na zahtjev za odobrenjem. Automatizacija se može postaviti kako bi podsjetila Nicka da donese odluku, pa čak i pružiti gumb za odgovor izravno iz podsjetnika.
Dijagram koji pokazuje tijek poslovnog procesa za računovođu Abhaya. Postupak odobravanja mijenja se tako da se podsjetnik za odobrenja automatizira postavljanjem automatizacije okidača za provjeru statusa. Ako je odobrenje dovršeno, automatizacija je završena; A ako odobrenje nije dovršeno, odobravatelju se šalje podsjetnik i automatizacija podsjetnika ponovno će se pokrenuti kako bi se provjerilo dok se odobrenje ne dovrši.
Steknite učinkovitost u procesima velikog volumena
Još jedno područje koje biste možda željeli automatizirati su procesi velikog volumena. Procesi velikog volumena su procesi koji se svakodnevno odvijaju vrlo često. Usko je povezan s ponavljajućim procesima, ali je malo drugačiji. Možda imate proces koji može imati samo korak ili dva koji se mogu automatizirati. Međutim, ako se proces mora obaviti mnogo puta, čak i mala poboljšanja mogu imati velike učinke.
Na primjer, ako scenarij izvješćivanja o troškovima vrijedi 1000 prodavača, svaka minuta poboljšanja izjednačila bi se s ušteđenim vremenom u vrijednosti od dva radna dana. Analiza stvarnog učinka može se izvršiti pomoću analitičkih značajki.
Automatizacija unosa podataka
Možda ručno unosite podatke jer imate dva sustava koji međusobno ne razgovaraju. U našem scenariju izvješćivanja o troškovima, ovdje Abhay unosi podatke u računovodstveni sustav ponovnim unosom vrijednosti iz podnesenog izvješća o troškovima.
Maksimiziranje korištenja dostupnih resursa
Dodatni dobri kandidati za automatizaciju su oni procesi koji se mogu voditi neovisno o ljudskoj interakciji. Ovu vrstu procesa nije tako lako identificirati, pa je najbolji način zamisliti postoje li procesi koji se mogu dovršiti izvan uobičajenog radnog vremena. Takva automatizacija djeluje kao "multiplikator" vaših ljudi i u potpunosti koristi vaše druge resurse (kao što su računala).
Automatizaciju možete koristiti i za procese koji oduzimaju previše vremena u usporedbi s ljudskom interakcijom, ali je podnošljiva ako se to radi tijekom noći kada nema žurbe da automatizacija završi. Na primjer, ako osoba započne dan obradom narudžbi koje su stigle preko noći, možete stvoriti automatizaciju koja obrađuje narudžbe čim stignu, tako da vaš tim može početi ispunjavati narudžbe odmah ujutro.
Povećajte propusnost
Slično maksimiziranju korištenja dostupnih resursa, automatizacija vam također pomaže povećati propusnost određenog procesa. S ovom vrstom automatizacije, vaš trenutni proces mogu izvesti ljudi paralelno s automatizacijom.
Na primjer, računovođa Abhay može biti jedina osoba koja obrađuje izvješća o troškovima, a njihovo standardno radno vrijeme može biti između 9 i 18 sati. Postavljanjem automatizacije mogli biste obraditi i izvješća o troškovima, pa stoga imati i Abhay i automatizaciju za obradu, što rezultira Power Automate većom propusnošću.
Primjer scenarija
Kada se primijene sva područja automatizacije, primjer u nastavku pokazuje kako se poslovni proces izvješćivanja o troškovima može pokriti poboljšanjem Power Automate propusnosti, maksimiziranjem dostupnih resursa, automatizacijom unosa podataka, kao i racionalizacijom odobrenja.
