Az e-mail aktivitási arány használata üzenetinterakciók megtekintéséhez

Az e-mail aktivitási arány a Dynamics 365 Sales szolgáltatásban nyomon követi az ügyfelek üzenetekkel kapcsolatos interakcióit. Megtudhatja, hogy kiválasztottak-e egy hivatkozást, megnyitottak-e egy mellékletet, vagy küldtek-e választ. Értesítéseket is kaphat, amelyek segítenek emlékezni arra, hogy követő az ügyfelekkel.

Licenc- és szerepkörkövetelmények

Követelmény típusa	Rendelkeznie kell
Licenc	Dynamics 365 Sales Premium vagy Dynamics 365 Sales Enterprise
Biztonsági szerepkörök	Bármely elsődleges értékesítési szerepkör

Előfeltételek

• A rendszergazda bekapcsolta az e-mail aktivitási arányt.
• A rendszergazda bekapcsolta a Segéd. Az e-mail aktivitási arány a Segéd használja a riasztások és egyéb üzenetek kézbesítésére.

Hogyan segít az e-mail aktivitási arány abban, hogy hatékonyabb eladó legyen?

Az e-mail aktivitási arány segítségével a következőket teheti:

• Megtudhatja, hogy egy ügyfél mikor nyitotta meg az üzenetet, választott ki egy hivatkozást, nyitott meg egy mellékletet, vagy mikor küldött választ. (Amikor az ügyfél levelezőprogramja biztonsági okokból megvizsgálja az e-maileket, mesterségesen növelheti az e-mailek megnyitásának és a hivatkozások kiválasztásának számát.)
• Azonnali értesítést kaphat, amikor egy ügyfél először nyitja meg az üzenetet.
• Ütemezze be a leghatékonyabb kézbesítési időt a címzett időzónája alapján.
• Válassza ki a leghatékonyabb üzenetsablont a szervezet e-mailes interakciós előzményei alapján.
• Beállíthat egy értesítést, amely emlékezteti, amikor ideje követő egy e-mailre.
• Tekintse át egyetlen üzenet teljes interakciós előzményeit, vagy tekintse meg az összes üzenet fő teljesítménymutatóit (KPI-ket).

Az e-mail aktivitási arány egyes funkciói akkor is láthatók lehetnek, ha a funkció ki van kapcsolva. Ezek a funkciók továbbra is megjelennek, de üresek:

• A Mellékletek táblázat, amely e-mail üzenet vagy e-mail sablon írásakor jelenik meg, mindig tartalmazza a Követett oszlopot.
• A Követett e-mail táblázat mindig a Megnyitások,Utolsó megnyitás időpontja,Mellékletnézetek,Hivatkozáskattintások és Válaszokoszlopokat jeleníti meg.
• Az E-mail sablon táblázat mindig megjeleníti a Válaszadási arány , a Megnyitási arány, az Ajánlott ésaz E-mailek száma oszlopot.
• A partner-, kapcsolattartó- és érdeklődőűrlapok beépített verziói mind tartalmazzák az E-mail követése mezőt.

Szempontok

Az e-mail aktivitási arány használata előtt tekintse át a következő szempontokat:

• Az e-maileket csak akkor követi a rendszer, ha a címzettek listája partner-, kapcsolattartó- vagy érdeklődőrekordokat tartalmaz a Címzett vagy a Másolatot kap mezőben. Ha más típusú rekordokat ad hozzá a Címzett és a Másolatot kap mezőkhöz, az e-mail nem követhető. Ilyen esetekben megjelenik egy üzenet, amely szerint az e-mail nem követhető, mivel a címzettlista nem tartalmaz partner-, érdeklődő- vagy kapcsolattartó-rekordokat.

Az e-mail aktivitási arány előzményeinek megtekintése

A követett e-mailek állapota, interakciós statisztikái és fő teljesítménymutatói (KPI-k) a Sales Dynamics 365 számos részében elérhetők minden olyan rekordhoz, ahol relevánsak.

E-mail előzmények a Tevékenységek oszlopban

Miután mentett vagy elküldött egy üzenetet, az megjelenik a Kapcsolódó elemek rekord Tevékenységek listájában , amely általában megegyezik azzal a rekorddal, amelyet megtekintett, amikor összeállította. Bizonyos esetekben ez egy kapcsolódó rekord lehet.

A követett üzenetek aktuális interakciós állapotukat a Tevékenységek lista csempéjén jelenítik meg. Az e-mail csempe jobb felső sarkában található gombokkal kibonthatja a csempe tartalmát és interakciós előzményeit közvetlenül a listában, vagy megnyithatja a teljes üzenetoldalt.

E-mail KPI-ok az e-mailek listáján

Az értékesítési szervezet által küldött e-mailek listájában megtekintheti a követett üzenetek megnyitásainak, mellékletnézeteinek, hivatkozáskattintásainak és válaszainak számát.

1. Lépjen az Értékesítési tevékenységek> oldalra.

2. Az oldal tetején található listában válassza az Összes követett e-mail küldése e-mailben > lehetőséget.

Üzenet részletei

A kézbesített üzenet részleteinek írásvédett nézetének megnyitásához válassza ki a tárgyat a Tevékenységek vagy az E-mailek listában. A megtekinthető részletek közé tartozik az üzenetinterakciós előzmények és a KPI-k.

Az idővonal tetején látható KPI-k az üzenethez rögzített összes megnyitást, mellékletnézetet, kattintást és választ mutatják. Az idővonal minden interakciós eseményhez megjelenít egy szimbólumot, felül a legújabbat, valamint néhány részletet az egyes eseményekről.

Sabloneredmények és javaslatok a sablonlistában

Megtekintheti az e-mail-sablonok teljesítményét, beleértve a válaszadási arányt, a megnyitási arányt, a használatuk számát, valamint azt, hogy ajánlottak-e vagy sem.

Nyissa meg a Beállítások üzleti sablonok lapot , majd válassza az E-mail sablonok lehetőséget>.>

Az e-mail interakciós előzmények ismertetése

Általában, amikor e-mailt küld, nem tudja, hogy megnyitották-e vagy elolvasták-e, hacsak a címzett úgy nem dönt, hogy visszaír Önnek. Ennek az az oka, hogy az e-mailt a hagyományos levelezés szimulálására hozták létre, és nem a válasz nyomon követést szem előtt tartva tervezték. A Dynamics 365 Sales speciális technikákat alkalmaz ennek a korlátozásnak a megkerülésére, és biztosítja az üzenetkövetési funkciókat az e-mail aktivitási arányban.

• Tudja meg, mikor nyitották meg az üzenetet: Amikor követett e-mailt küld a Dynamics 365 Sales szolgáltatásból, a rendszer létrehoz egy egyedi nevű, átlátszó, egy képpontból álló GIF-et, és csatolt képként hozzáadja az üzenethez. Ez a láthatatlan GIF az üzenethez hozzáadott egyéb képekkel együtt Dynamics 365 tárolódik. A rendszer lekéri őket, amikor a címzett megnyitja az üzenetet, és úgy dönt, hogy letölti a képeket. Egyedi GIF kérésekor Dynamics 365 Sales regisztrálja, hogy a társított üzenet meg lett nyitva.

  Javasoljuk, hogy üzeneteiben mindig szerepeltessen képeket, például vállalati emblémát vagy lebilincselő illusztrációt, mert ez motiválja a címzetteket azok letöltésére. Nem fogja tudni, hogy megnyitották az üzenetet, ha a képek nincsenek betöltve.

• Tudja meg, mikor kattintottak az egyes linkekre: Amikor követett e-mailt küld a Dynamics 365 Sales szolgáltatásból, a rendszer minden hiperhivatkozását egyedi átirányítási linkre cseréli, amely Dynamics 365 mutat. Minden átirányítási hivatkozás tartalmaz egy azonosítót, amely egyedileg azonosítja mind az üzenetet, amely tartalmazza, mind az eredeti hivatkozási célpont URL-címét. Amikor Dynamics 365 megkapja az összekapcsolási kérelmet, naplózza a kattintást, majd átirányítja az eredeti címére, hogy a címzett késedelem nélkül megkapja a helyes információkat.

• Annak megállapítása, hogy mikor nyíltak meg az egyes mellékletek: Amikor követett mellékletet ad hozzá egy üzenethez, a fájl nem lesz közvetlenül csatolva, mint egy normál e-mail esetében. Ehelyett a OneDrive Dynamics 365 által használt for Business megosztáson tárolódik, és hivatkozásként hozzáadódik az üzenethez. A követett hivatkozásokhoz hasonlóan, amikor a címzett rákattint a melléklet letöltésére, Dynamics 365 megjegyzi a kattintást és az időt. Előfordulhat, hogy a címzettek szívesebben fogadják a mellékleteket hivatkozásként, mint fájlként, mert az üzenetek sokkal kevesebb helyet foglalnak el a beérkezett üzenetek mappájukban.

  Egyetlen e-mailben keverheti a követett és a nem követett mellékleteket. Ez fontos lehet, ha olyan bizalmas fájlokat küld, amelyeket nem szeretne üzleti célokra menteni OneDrive .

Az e-maileken végrehajtott műveletek a Storage-ban Microsoft Azure tárolódnak. Az Azure Storage minden szervezet esetében egyedi. Ha egy szervezetet visszaállít egy másik szervezetbe, az előző szervezetben végzett e-mail-műveletek előzményei nem kerülnek át a visszaállított szervezetbe.

Fontos

Minden e-mail interakciós adatot becslésként kell kezelnie. A rendszer csak akkor tud e-mail megnyitási eseményt regisztrálni, ha a címzett letölti az üzenet képeit is, beleértve a láthatatlan GIF-et is. A megnyitások tényleges száma nagyobb lehet, mint az Dynamics 365 Sales szolgáltatásban rögzített szám. Hasonlóképpen, ha a képek gyorsítótárazva vannak, ami jellemző a webalapú e-mail kliensekre, akkor előfordulhat, hogy a későbbi megnyitásokat nem jelenti a Sales rendszer.

Az e-mailek számának szempontjai

Az e-mail aktivitási arány értékes betekintést nyújt az e-mailekbe, de a levélszemétszűrők és a szervezet által megvalósított egyéb mechanizmusok miatt téves riasztás fordulhat elő. Ezért előfordulhat, hogy az e-mailek száma nem pontos, és inkább a trendek meghatározására kell használni, nem pedig annak pontos mérésére, hogy a potenciális ügyfél elolvasta-e az adott üzenetet. Íme néhány szempont, amelyet tudnia kell:

• Biztonsági okokból előfordulhat, hogy a szervezet konfigurálja a kimenő levelek vizsgálatát, és ezek a vizsgálatok regisztrálhatók az e-mailek megnyitásakor, különösen a hivatkozásokat vagy mellékleteket tartalmazó e-mailek esetében. Ez lehet az oka annak, hogy úgy tűnik, hogy egyszerre több e-mailt nyitnak meg, különösen akkor, ha különböző szervezetek különböző címzettjeinek küldik őket.
• Egyes e-mail szolgáltatók (ESP-k) átvizsgálják a kimenő üzeneteket, elsősorban az új postafiókokat, azokat, amelyeknél a közelmúltban nőtt a levelezési tevékenység növekedése, valamint a gyanús vagy levélszemétszerű viselkedés miatt megjelölt postafiókokat. Ezenkívül az ESP-k ideiglenes jelleggel véletlenszerű vizsgálatokat végeznek a postafiókok egy részén. A felhasználók általában nem tudják konfigurálni ezt a folyamatot, ami arra szolgál, hogy elrettentse a spamküldőket platformjuk kihasználásától.
• A harmadik féltől származó integráció vagy bővítmény spamet vagy belső jelentéseket keres a kimenő üzenetekben. Minden alkalommal, amikor megnyitnak egy e-mailt, még ha egy ellenőrző vagy nyomkövető eszköz is, az nyitott eseményként regisztrálódik.
• A címzettek spamszűrői átvizsgálhatják és megnyithatják az Ön által küldött e-maileket, és ez a biztonsági ellenőrzési folyamat során nyitottnak minősülhet.

Kapcsolódó információk

Az e-mail aktivitási arány bekapcsolása
E-mail létrehozása és küldése
Adatvédelmi beállítások konfigurálása