A dokumentumkezelés konfigurálása

Alkalmazási terület: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Ez a témakör bemutatja, hogyan kell konfigurálni a dokumentumkezelés funkciót az első alkalommal. A dokumentumkezelés funkcióval megjegyzéseket, dokumentumokat és dokumentumhivatkozásokat csatolhat a rekordokhoz. Emellett az Microsoft Dynamics AX Office-bővítmények is használható a dokumentumok integrálására, valamint olyan Microsoft Word és A Microsoft Excel dokumentumok és dokumentumsablonok létrehozására, amelyek Microsoft Dynamics AX adatokat használnak.

Az alábbi ábra bemutatja a dokumentumkezelés konfigurációját. A számok a témakörben később tárgyalt eljárásoknak felelnek meg.

1. A dokumentumkezelés aktiválása

Ahhoz, hogy a rekordokhoz dokumentumokat csatolhasson, vagy létrehozhasson dokumentumokat a rekordból, aktiválni kell a dokumentumkezelési funkciókat, és az adott táblázatokra aktiválnia kell a dokumentumkezelést.

A dokumentumkezelés aktiválásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Fájl > Eszközök > Beállítások elemre.

2. A Általános területen bontsa ki a Vegyes gyorslapot.

3. Az Dokumentumkezelés mezőcsoportban jelölje be a Dokumentumkezelés aktív jelölőnégyzetet.

A dokumentumkezelés adott táblázatokra való aktiválásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Szervezet felügyelete > Beállítás > Dokumentumkezelés > Aktív dokumentumtáblák.

2. Kattintson a Új hivatkozásra.

3. Válassza ki annak a táblázatnak a nevét, amelyekre a dokumentumkezelést aktiválni szeretné.

   Példa

   Válassza ki annak a SalesTable táblázatnak a nevét, amelyekre az értékesítési rendelés dokumentumkezelését aktiválni szeretné.

4. Ismételje meg a 2. és a 3. lépést minden olyan táblázat esetén, amelyre a dokumentumkezelést aktiválni kívánja.

2. Válassza ki a dokumentumok alapértelmezett archív könyvtárát

Amikor dokumentumot csatol egy rekordhoz a Microsoft Dynamics AX rendszerben, az az itt megadott helyen lesz tárolva. Ezt a helyet archív könyvtárnak nevezik. Megadhat egy közös archív könyvtárat az összes beállított dokumentumtípushoz, vagy típusonként különböző könyvtárakat is használhat. Ha egy adott dokumentumtípushoz nem ad meg archív könyvtárat, akkor az a típus az ebben a lépésben definiált könyvtárat fogja használni. Lásd a lentebb olvasható "Dokumentumtípusok létrehozása és importálása" című részt, ahol további információkat talál az archív könyvtárak meghatározásáról a dokumentumtípusok számára.

Megjegyzés

Enterprise Portal for Microsoft Dynamics AX használata esetén további feltételek és megkötések vonatkoznak az archív könyvtárakra. További tájékoztatás: Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

A Microsoft Dynamics AX archív dokumentumkönyvtár helyének megadásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Szervezet felügyelete > Beállítás > Dokumentumkezelés > Dokumentumkezelés paraméterei.

2. A Általános területen tallózással keresse ki az archív könyvtár helyét.

   Figyelemfelhívás

   Ha már megadott egy archív könyvtárat, és ezt módosítani szeretné, előbb át kell helyeznie a már meglévő archív könyvtár tartalmát az új archív könyvtárba. További tájékoztatás: Dokumentumkezelés.

3. Opcionális lépés: adja meg a dokumentumok esetében engedélyezett maximális fájlméretet.

   Mező	Leírás
   Max. fájlméret az adatbázisban	Adja meg a Microsoft Dynamics AX adatbázisba menthető fájlok maximális fájlméretét Mb-ban.
   Max. fájlméret a fájlrendszerben	Adja meg az archív dokumentumkönyvtárba menthető fájlok maximális fájlméretét Mb-ban.

3. Határozzon meg számsorozatokat a dokumentumokhoz

A dokumentumkezelés funkció használata előtt meg kell határoznia számsorozatokat a dokumentumokhoz. A rekordokhoz csatolható fájlokat a rendszer az archív könyvtárba való mentéskor átnevezi. A csatolt fájl nevét a dokumentumokhoz beállított számsorozatok határozzák meg.

A dokumentumokhoz tartozó számsorozatok meghatározásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Szervezet felügyelete > Beállítás > Dokumentumkezelés > Dokumentumkezelés paraméterei.

2. A Számsorozatok területen válassza ki az egyes hivatkozások számsorozatkódját.

   Ha a keresett számsorozatkód nem szerepel a listában, létre kell hoznia egy új számsorozatkódot a Számsorozatok listaoldalon. További tájékoztatás: Számsorozatok beállítása.

4. Határozza meg a fájltípusokat

Egyedileg határozhatja meg, hogy milyen típusú fájlokat vagy milyen speciális kiterjesztésű dokumentumokat csatolhatnak a felhasználók Microsoft Dynamics AX rekordokhoz.

A fájltípusok meghatározásához tegye a következőket:

1. Kattintson a Szervezet felügyelete > Beállítás > Dokumentumkezelés > Dokumentumkezelés paraméterei.

2. A Fájltípusok területen tekintse át az alapértelmezettként megadott fájltípusokat. Törölje azokat a fájltípusokat, amelyet a felhasználók nem csatolhatnak rekordokhoz, és on hozzá olyanokat, amelyeket engedélyez a felhasználóknak csatolni.

5. Opcionális lépés: a Office-bővítmények integrációjának konfigurációja

A dokumentumkezelés funkció integrálható a Office-bővítmények programmal, így létrehozhatók olyan Word dokumentumok és Excel munkalapok, amelyek dinamikusan kapcsolódnak a Microsoft Dynamics AX táblákhoz. Erről a folyamatról konkrét információt az Install Office Add-ins és a A Microsoft Office-bővítmények integrációjának beállítása témakörökben talál.

6. Dokumentumtípusok létrehozása vagy importálása

A dokumentumkezeléshez szükséges dokumentumtípusokkal kategorizálhatja a rekordokhoz csatolható dokumentumokat. Minden új nem mellékelt dokumentumhoz hozzárendelhető az itt megjelenő tartalomtípusok valamelyike. Ha beállított munkafolyamatokat, akkor a munkafolyamat a dokumentumtípus alapján továbbítja a dokumentumokat a megfelelő felhasználóhoz vagy munkatétel-várólistára.

Alapértelmezés szerint a Note és a File dokumentumtípus érhető el.

Dokumentumtípusok létrehozása

Dokumentumtípus létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Szervezet felügyelete > Beállítás > Dokumentumkezelés > Dokumentumtípusok.

2. Kattintson a New gombra, majd adja meg a következő információkat a dokumentumtípushoz.

   Mező	Leírás
   Osztály	Válassza ki, milyen művelet következen be, amikor egy felhasználó a következő dokumentumtípusú csatolmányt hoz létre: URL csatolása – Hivatkozás csatolása a dokumentumhoz, URL-cím használatával. Microsoft Excel-munkalap létrehozása a COM használatával – Új Excel munkalap létrehozása, és az adatok átmásolása a kiválasztott tranzakcióból. Microsoft Word-dokumentum létrehozása a COM használatával – Új Word dokumentum létrehozása és az adatok átmásolása a kiválasztott tranzakcióból. Alkalmazásdokumentum létrehozása – Új Word dokumentum létrehozása a Word megnyitása nélkül. Egyszerű megjegyzés – Egyszerű jegyzet létrehozása a hivatkozott tranzakcióhoz. Sablontár – Sablon létrehozása Word vagy Excel használatával, majd a fájl mentése a sablonkönyvtárba. Így például a Excel használatával létrehozhat költségvetési sablont. Ezután szervezetének minden részlege ennek a sablonnak egy másolatába írhatja be saját költségvetési adatait. Megjegyzés A sablonkönyvtárhoz a rendszergazdának kell létrehoznia a helyet vagy a SharePoint dokumentumkönyvtárat.
   Csoport	Válassza ki a dokumentumtípus csoportját.
   Automatikus mentés	Ha bejelöli ezt a jelölőnégyzetet, akkor a rendszer használat után automatikusan elmenti az ideiglenes fájlokat az adatbázisba. Az ideiglenes fájlok általában a Microsoft Windows ideiglenes fájlok mentésére használt Temp könyvtárába kerülnek. A Fájl helye lista ideiglenes fájljainak mentéséhez válassza az Automatikus mentés opciót.
   Automatikus törlés	Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha használat után automatikusan törölni szeretné az ideiglenes fájlokat. Az ideiglenes fájlok általában a Windows ideiglenes fájlok mentésére használt Temp könyvtárába kerülnek.
   Eltávolítás	A Csak a dokumentum opcióval csak a dokumentumfálj hivatkozását távolítja el, a Dokumentum és fizikai fájl lehetőséggel pedig a hivatkozást és a konkrét fájlt is.
   Megerősítés kérése	Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha kötelező visszaigazolást akar kérni a fájl törlése előtt.
   Kategória	Válasszon egy Enterprise Portal dokumentumkategóriát, amelyet a dokumentumtípushoz akar társítani. A dokumentumkategóriák elemeinek beállítása a Enterprise Portal - paraméterek képernyőn történik. További tájékoztatás: Dokumentumok, jegyzetek vagy URL-címek csatolása rekordok.
   Archív könyvtár	A könyvtár, ahol a kiválasztott dokumentumtípus fájlai tárolódnak. Ha ez a mező üres, akkor a Dokumentumkezelés paraméterei képernyőn megadott könyvtár lesz az alapértelmezett archív könyvtár. Megjegyzés Enterprise Portal használata esetén további feltételek és megkötések vonatkoznak az archív könyvtárakra. További tájékoztatás: Set up documents for viewing in Enterprise Portal.
   Hely	Válassza ki, hol tárolja a rendszer az ilyen tartalomtípusú dokumentumfájlokat. Az alábbi lehetőségek közül választhat: Archív könyvtár – Az ilyen típusú dokumentumok az Archív könyvtár mezőben megadott könyvtárba kerülnek. Adatbázis – Az ilyen típusú dokumentumok a Microsoft Dynamics AX adatbázisba kerülnek. Eredeti hely – Az ilyen típusú dokumentumok arra a helyre kerülnek, amelyet a fájl és a rekord eredeti csatolásánál használt. SharePoint – Az ilyen típusú dokumentumok a SharePoint dokumentumkönyvtárba kerülnek. Megjegyzés Ha a dokumentumok nem az adatbázisban, hanem egy megosztott könyvtárban vannak, akkor ellenőriznie kell, hogy a megosztott helyen a megfelelő hozzáférési szintek legyenek beállítva.
   Tábla ellenőrzése	A jelölőnégyzet bejelölése esetén a kiválasztott dokumentumtípus csak a Beállítások képernyőn meghatározott táblákról lesz elérhető. A szabványos dokumentumtípusok, a Note és a File esetén a jelölőnégyzet alapértelmezés szerint nincs bejelölve. További tájékoztatás: Dokumentumtípus korlátozása egy adott táblához.

Dokumentumtípusok importálása

Dokumentumtípusok importálásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Szervezet felügyelete > Beállítás > Dokumentumkezelés > Dokumentumtípusok.

2. Kattintson a Importálás hivatkozásra.

3. Tallózással keresse meg az exportált dokumentumtípusokat tartalmazó fájl helyét.

4. Ha a program táblák törlését kéri az importálás előtt, kattintson a Yes to all parancsra, majd az OK gombra.

5. Kattintson az Igen gombra a jóváhagyáshoz.

6a. Opcionális lépés: SharePoint dokumentumkezelési beállítások konfigurálása

SharePoint könyvtárban is tárolhatja a dokumentumfájlokat és dokumentumsablonokat. További tájékoztatás: A Microsoft Dynamics AX Dokumentumkezelés konfigurálása és használata a Microsoft SharePoint-dokumentumtárakkal.

6b. Ha az Enterprise Portal programot használja: konfiguráljon dokumentumkategóriákat

Az Enterprise Portal alkalmazásban kiválaszthatja azokat modulokat vagy termékterületeket, amelyben adott dokumentumkategóriák meg fognak jelenni, és azokat a külső felhasználókat, akik megnyithatják a dokumentumokat.

Az Enterprise Portal dokumentumkategóriák konfigurálásához lásd: Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

7. Tartalomtípusok meghatározása

A tartalomtípusok a nem rekordokhoz csatolt dokumentumok csoportosítására szolgálnak. Nem csatolt dokumentumnak számíthatnak például a számlák, a költségjelentések vagy a beszerzési rendelések. A munkafolyamat dokumentumtartalom-típusok alapján továbbítja a dokumentumokat a megfelelő felhasználóhoz vagy munkatétel-várólistára további feldolgozáshoz. További tájékoztatás: A munkafolyamat-rendszer beállítása.

Tartalomtípusok létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Szervezet felügyelete > Beállítás > Dokumentumkezelés > Dokumentumtartalom-típusok.

2. Kattintson a New gombra, majd adjon meg egy nevet és egy leírást a tartalomtípushoz.

További tájékoztatás: A dokumentum tartalomtípusok (képernyő).

8. Opcionális lépés: AIF dokumentumkezelési beállítások megadása

Az Application Integration Framework (AIF) dokumentumszolgáltatások használata előtt meg kell adnia az AIF dokumentumkezelési beállításokat. Az AIF dokumentumszolgáltatások olyan, lekérdezésalapú szolgáltatások, amelyek használatával XML dokumentumokat küldve cserélhet adatokat külső rendszerekkel. Ezek a dokumentumok üzleti szereplőket, például vevőket, szállítókat vagy értékesítési rendeléset takarnak.

Az AIF dokumentumkezelési beállításaok megadásához tegye a következőket:

1. Kattintson a Szervezet felügyelete > Beállítás > Dokumentumkezelés > Dokumentumkezelés paraméterei.

2. Kattintson a AIF hivatkozásra.

3. Töltse ki az alábbi mezőket.

Mező	Leírás
Dokumentumtípus:	Válassza ki a bejövő elektronikus dokumentumok nyilvántartásánál használni kívánt dokumentumtípust. Értékesítési rendeléseknél ez a típus Note kell legyen.
Dokumentumfájl-szolgáltatás	Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha a a webes szolgáltatásból származó dokumentumfájlokat munkafolyamatba kell feladni ahhoz, hogy a megfelelő partnerekhez kerüljenek.

További tájékoztatás: AIF Document Services.

Következő lépés

Miután konfigurálta a dokumentumkezelést, lehetővé válik a dokumentumok csatolása rekordokhoz, vagy adott dokumentumtípusok sablonjainak létrehozása. További tudnivalókért lásd: Jegyzet létrehozása, Dokumentumsablon készítése és hozzárendelése dokumentumtípushoz, illetve Hivatkozás létrehozása létező dokumentumhoz.

Opcionális lépésként, ha beállította az integrációt a Office-bővítmények programmal, létrehozhatók olyan Word dokumentumok és Excel munkalapok is, amelyek dinamikusan kapcsolódnak a Microsoft Dynamics AX táblákhoz. További tudnivalók: Kulcsfontosságú feladatok: létrehozása és használata a Word-sablon az Office-bővítmény segítségével vagy Legfontosabb feladatok: Excel-sablon létrehozása és megosztása az Office-bővítmények használatával.

Kapcsolódó feladatok

Jegyzet vagy dokumentumhivatkozás másolása

Lásd még

Dokumentumkezelés az értékesítésben és a marketingben