Dokumentumkezelés
Alkalmazási terület: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Ez a témakör a dokumentum-kezeléssel kapcsolatban leggyakrabban felmerülő kérdésekre ad választ. A Microsoft Dynamics AX dokumentumkezelő funkciójával tud fájlokat hozzáfűzni a rekordokhoz. Így például lehetősége van PDF, Microsoft Word vagy A Microsoft Excel fájlokat csatolni egy beszerzési vagy értékesítési rendeléshez. Emellett létrehozhat Word vagy Excel sablonokat is a Microsoft Dynamics AX adataiból.
Mi a különbség a dokumentumkezelés és a document management között?
Nincs különbség. Mindkét kifejezés ugyanazt a funkciót takarja. A Microsoft Dynamics AX korábbi verzióiban a funkciót document handling néven emlegették. Az újabb verzióban Dokumentumkezelés vagy document management néven fut.
Mi a különbség a dokumentumkezelés és a nyomtatáskezelés között?
A dokumentumkezelés használatával megjegyzéseket, dokumentumokat és egyéb fájlokat fűzhet rekordokhoz a Microsoft Dynamics AX rendszerben.
A nyomtatáskezelésben a kiválasztott jelentések nyomtatási beállításait vezérelheti. A nyomtatási beállítások között szerepel például a példányszám, a célnyomtató, és a jelentésben szerepeltetni kívánt többnyelvű szöveg. További tájékoztatás: Nyomtatás kezelése.
Mi a k ülönbség a dokumentumtípusok és a fájltípusok között?
A dokumentumtípusok olyan kategóriák, amelyek az önállóan létrehozott rekordokhoz fűzhető dokumentumokat vagy sablonokat csoportosítják. A dokumentumkezelő rendszer számos különböző típusú dokumentumot kezel. Ilyenek például a levelek, a munkalapok és a megjegyzések. A sablonok létrehozása illetve a dokumentumok rekordokhoz fűzése előtt be konfigurálni kell a dokumentumtípusokat a Dokumentumtípusok képernyőn. További tájékoztatás: A dokumentumkezelés konfigurálása.
A fájltípus a dokumentum konkrét kiterjesztését jelöli. Így például a .doc, .xlsx, és a .pdf különböző fájltípusoknak számítanak.
Lehet-e dokumentumtípusokat importálni?
Igen. További tájékoztatás: Dokumentumtípus exportálása és importálása.
Integrálható a dokumentumkezelés a Office 365 programmal?
Igen. A csatolni kívánt dokumentum az interneten vagy az intraneten bárhol lehet, és a DocuType URL használatával csatolható. Ha például Word dokumentumot csatol egy rekordhoz a SharePoint Online forrásból, akkor a csatolmány a Word webes verziójában nyílik meg
Tárolhatók-e Microsoft Dynamics AX csatolmányok a SharePoint alatt?
Igen, de csak a A Microsoft Dynamics AX 2012 R2, vagy egy későbbi verzió használata esetén. További tájékoztatás: A Microsoft Dynamics AX Dokumentumkezelés konfigurálása és használata a Microsoft SharePoint-dokumentumtárakkal.
Használhatok-e SharePoint alatt tárolt sablonokat Microsoft Dynamics AX dokumentumsablonként?
Igen, de csak a AX 2012 R2, vagy egy későbbi verzió használata esetén. További tájékoztatás: A Microsoft Dynamics AX Dokumentumkezelés konfigurálása és használata a Microsoft SharePoint-dokumentumtárakkal.
Áthelyezhetők-e az archív dokumentumkönyvtárak?
Igen. Azonban a régi archívum dokumentumait azelőtt kell átmásolnia az új archívumba, mielőtt az archívumkönyvtár mezőben megadja annak az új helyét. Erre azért van szükség, nehogy megszakadjanak a már meglevő dokumentumhivatkozások.
Egy archív dokumentumkönyvtár áthelyezéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
Az összes dokumentum átmásolása a régi archívumból az új archívumba.
Kattintson a Szervezet felügyelete > Beállítás > Dokumentumkezelés > Dokumentumkezelés paraméterei.
A képernyő Általános területén található Archív könyvtár mezőbe írja be az új archív dokumentumkönyvtár elérési útját.
Miért nem tudok rákattintani a csatolmány ikonra a dokumentumkezelési képernyőn?
A melléklet ikon csak az alábbi feltételek mindegyikének teljesülése esetén érhető el:
Kiválasztott egy rekordot.
Aktiválta a dokumentumkezelés funkciót. További tájékoztatás: A dokumentumkezelés konfigurálása.
Rendelkezik jogosultsággal egy rekord mellékleteinek megtekintéséhez.
Hogyan zárolhatom a dokumentumkezelés képernyőt?
A Document handling képernyő mindig megjeleníti a kiválasztott rekordhoz fűzött mellékleteket. Ha nyitva hagyja a Document handling képernyőt, és másik rekordot választ ki, akkor a rendszer frissíti a képernyőn található listát az újonnan megnyitott rekord csatolmányaira.
Ha nem szeretné, hogy a Document handling képernyő adatai frissüljenek, amikor egy új rekordra lép át, akkor zárolhatja a nézetet, így továbbra is látja a korábbi információkat.
A Document handling képernyő nézetének zárolásához kövesse az alábbi lépéseket:
Válasszon ki egy rekordot.
Kattintson a File > Command > Document handling menüpontra a Document handling képernyő megnyitásához.
Kattintson a Funkciók > Zárolás parancsra.
Jelöljön ki egy másik rekordot. A Dokumentumkezelés képernyőn továbbra is a zárolt rekordhoz tartozó dokumentumok jelennek meg.
Nem szerepel itt a kérdése?
Igyekszünk minél több kérdéssel foglalkozni, hogy a Microsoft Dynamics AX súgója használhatóbb legyen az Önhöz hasonló felhasználók számára.
Tudassa velünk, hogy milyen kérdést szeretne hozzáadni ehhez a témához. E-mail küldése a adocs@microsoft.com.
Lásd még
A dokumentumkezelés konfigurálása
Kulcsfontosságú feladatok: létrehozása és használata a Word-sablon az Office-bővítmény segítségével
Legfontosabb feladatok: Excel-sablon létrehozása és megosztása az Office-bővítmények használatával