Bevezetés a Microsoft Syntex bevezetésébe

Microsoft Syntex egy felhőalapú szolgáltatás, amely mesterséges intelligenciát (AI) alkalmaz a tartalomfeldolgozás és a tudáskinyerés automatizálására. Segítségével strukturált adatokká alakíthatja a tartalmakat, amelyek könnyen kereshetők, elemezhetők és újra felhasználhatók.

Microsoft Syntex számos használati esetet kínál a vállalaton belüli tartalomkezelés javítására. Íme néhány példa az alkalmazásukra:

• Rutindokumentumok automatikus létrehozása – Tartalomszerelvény alkalmazásával modern sablonokat hozhat létre olyan fájlokhoz, amelyeket rendszeresen létre kell hozni, például rutin karbantartási jelentéseket.

• Dokumentumok tömeges létrehozása – A tartalomszerelvény segítségével nagy mennyiségű hasonló dokumentumot hozhat létre, például szerződésmegújításokat.

• Bejövő dokumentumok kezelése – A Microsoft Syntex segítségével kezelheti és feldolgozhatja a bejövő üzleti dokumentumokat, például a biztosítási űrlapokat, az üzleti igazolásokat és a bérleti szerződéseket.

• Az információk könnyebb megkeresése – A Microsoft Syntex segítségével javíthatja az üzleti dokumentumok és az alkalmazottak információinak feltárhatóságát és használhatóságát a dokumentumtárakban, például szabályzatokban és eljárásokban.

• Tartalom részleteinek megkeresése – Központosíthatja, rendszerezheti és lekérheti a tartalmakat a Microsoft Syntex használatával, így könnyebben felderíthetők bizonyos részletek, például a szabadalmi adatok.

• Dokumentummegfelelés – A Microsoft Syntex segítségével megfelelhet az üzleti dokumentumokra vonatkozó adatmegőrzési és bizalmassági követelményeknek, beleértve az esemény- vagy konferenciafájlokat is.

Üzleti forgatókönyvek azonosítása

A Microsoft Syntex szervezeten belüli használatának előkészítéséhez először meg kell értenie azokat a forgatókönyveket, amelyekben hasznos lesz. A "miért" segít meghatározni, hogy mely funkciók lesznek a leghasznosabbak, és ha dokumentumfeldolgozásra van szükség, milyen modelltípusra lesz szükség. Az üzleti eredmények eléréséhez hasznos lehet több Microsoft Syntex funkció kombinálása. A példaforgatókönyvek és a használati esetek segítségével ötleteket kaphat arról, hogyan használhatja a Microsoft Syntex a szervezetben.

A tartalom a szervezet életciklusa. A szervezet számos üzleti egysége felelős az adatok feldolgozásáért, és ezt ma manuális vagy félig automatizált folyamatok kombinációjával teheti meg, amelyek több lépést is magukban foglalnak. A Microsoft Syntex funkcióinak használatával továbbfejlesztheti a szervezet tartalomkezelési eljárásait, többek között az alábbiakat:

• Speciális keresés és szűrés biztosítása a keresés kereshetőségének és lekérésének javítása érdekében.

• Feltételes formázás beállítása a dokumentumok egyszerű megtekintéséhez és szűréséhez.

• Egy kattintással létrehozott Power BI-jelentés kinyert metaadatokkal.

• Szabályokat hozhat létre a dokumentumtárban vagy az üzleti munkafolyamatokban a Power Automate-en keresztül.

• A megőrzési és bizalmassági címkék alkalmazásával biztosítsa a megfelelőséget.

Fontolja meg a tartaloméletciklust

A tartalom létrehozásának és újbóli létrehozásának tipikus életciklusára gondolva a tartalomértelmezésen és -feldolgozáson, valamint a tartalomfelderítésen és -keresésen keresztül a Microsoft Syntex számos olyan funkciója van, amely segíthet a vállalkozásnak.

Tartalom létrehozása és újbóli felhasználása

A tartalom életciklusán belül lehetnek használati esetek a tartalom létrehozásának automatizálására, különösen a tranzakciós vagy szabványosított tartalmak esetében, és a tartalomszerelvény hasznos lehet ehhez. A tartalomszerelvény automatikusan létrehozhat szabványos ismétlődő üzleti dokumentumokat, például szerződéseket, munkanyilatkozatokat, szolgáltatási szerződéseket, hozzájárulási leveleket, értékesítési ajánlatokat és levelezést.

Miután azonosította az ismétlődő dokumentumtípusokat, azonosítania kell azt az adatforrást, amely a dokumentumok forrásaként használható. Ha listát vagy adatforrást használ a dokumentumok feltöltéséhez, ez gyorsabb, következetesebb és kevesebb hiba esetén is lehetővé teszi a modern sablonok létrehozásával és a sablonok használatával a dokumentumok létrehozásához. A funkció használatához konfigurálni kell egy Azure-előfizetést a beállított Microsoft Syntex belül.

Együttműködés tartalmakon

Az Microsoft Syntex széljegyzetek funkciójával jegyzeteket és megjegyzéseket adhat a dokumentumtárak tartalmához – akár saját maga, akár másokkal való együttműködés céljából. A széljegyzetek funkció az eredeti fájlok módosítása nélkül is használható, így az eredeti rekordok megmaradnak.

A széljegyzeteszközök jelenleg tollat és kiemelőt tartalmaznak, ahol a szabadkézi vonások és a korábbi széljegyzetek eltávolítására szolgáló radírral együtt választhatók ki a színek. Miután konfigurált egy Azure-előfizetést a bérlőjében a Microsoft Syntex, ez a funkció engedélyezve lesz a felhasználók számára. Érdemes megfontolni a végfelhasználók számára a funkció részleteit, különösen azokat az üzleti csoportokat, amelyek erősen korrektúrák vagy jegyzetekkel láthatják el a dokumentumokat.

Tartalomértelmezés és -feldolgozás

A Microsoft Syntex használatával automatizálhatja a tartalom besorolását és adatkinyerését dokumentumfeldolgozással, valamint az osztályozási címkézési vagy képcímkézési funkciókkal időt és pénzt takaríthat meg, miközben minimalizálhatja az elírások vagy a kihagyott információk kockázatát.

Microsoft Syntex különböző típusú feladatokat hajthat végre a tartalomban, beleértve a besorolást, a kinyeréseket és a kulcsszavakat. Az alábbi táblázat ezeket a feladatokat és a kapcsolódó funkciókat mutatja be.

Feladat	Leírás	Microsoft Syntex funkció
Osztályozás	Azonosítja a fájl által képviselt tartalom típusát (például jelentés, számla vagy űrlap)	Strukturálatlan dokumentumfeldolgozás
Kitermelés	A dokumentumon belüli entitáson alapuló információkat azonosítja	Strukturált dokumentumfeldolgozás Freeform document processing Előre összeállított dokumentumfeldolgozás Optikai karakterfelismerés
Kulcsszócímkézés	Kulcsszavakat használó dokumentum tulajdonságain vagy döntésén alapuló információkat javasol	Osztályozási címkézés Képcímkézés

Tartalommegfelelés

A dokumentumfeldolgozási modellek megfelelőség hozzáadására is használhatók, ha bizalmassági címkéket és adatmegőrzési címkéket alkalmaznak a dokumentumtárakhoz hozzáadott tartalmakra, és konfigurálva vannak a modelljeik.

Miután a tartalomtípus és a metaadatok elérhetővé váltak a dokumentumtárakban, az üzleti felhasználók számos műveletet hajthatnak végre az adatokon, többek között új nézeteket hozhatnak létre a tartalomra vonatkozóan, jelentéseket készíthetnek, tartalmakat helyezhetnek át bizonyos, szabályok használatával elérhető információk alapján, valamint üzletifolyamat-munkafolyamatokat hozhatnak létre jóváhagyásra, adatokat adhatnak hozzá más rendszerekhez, munkarendeléseket hozhatnak létre, és sok más, manuálisan elvégezhető feladatot is elvégezhetnek.

Tartalom felderíthetősége

A Microsoft Syntex dokumentumfeldolgozási funkcióinak használata javíthatja a keresési élményt, mivel a tartalomból kinyert metaadatok mostantól kereshetők lesznek. A tartalom-lekérdezési funkcióval adott metaadat-alapú lekérdezéseket hajthat végre a SharePoint-dokumentumtárakban. Ahelyett, hogy kulcsszavakat keresne, gyorsabb és pontosabb lekérdezéseket végezhet adott metaadatoszlop-értékek alapján.

A SharePoint-tárakba felvett tartalmak osztályozása és kinyerése mellett előfordulhat, hogy a szervezet olyan képeken zárolt tartalmakat is tartalmazhat, amelyeket nehéz megkeresni. A Microsoft Syntex optikai karakterfelismerési (OCR) szolgáltatásával nyomtatott vagy kézzel írt szöveget nyerhet ki képekből és dokumentumokból. Képek például plakátok, rajzok és termékcímkék. A dokumentumok közé tartoznak például cikkek, jelentések, űrlapok és számlák. A szöveget általában szavak, szövegsorok, bekezdések vagy szövegblokkok formájában nyerik ki, így hozzáférést biztosítanak a beolvasott szöveg digitális verziójához. A kinyert információk indexelve lesznek a keresésben, és elérhetővé tehetők olyan megfelelőségi funkciókhoz, mint az adatveszteség-megelőzés (DLP).

Első lépések tervezése

A Microsoft Syntex használatbavételekor érdemes felmérni a szervezet aktuális állapotát és igényeit a tartalomkezeléssel, feldolgozással és elemzéssel kapcsolatban. Segíthet azonosítani a szervezet csoportjai által használt konkrét fő tartalomtárakat, és megbeszélni velük az aktuális üzleti folyamataikat és forgatókönyveiket. Vannak olyan esetek, amikor jelenleg manuálisan kezelik az automatizálható tartalmakat? Ezek közé tartozhatnak az olyan esetek, amikor szabványos űrlapok vagy dokumentumok bevitelét kezelik, például HR-dokumentumokat vagy megrendeléseket feldolgozásra, vagy ha ismétlődő tartalmat hoznak létre nagy léptékben, például ajánlatleveleket vagy javaslatokat. Vagy olyan területek, ahol tollal és papíron vagy egy külső alkalmazással készítik el jegyzeteiket, ahol ezt a meglévő SharePoint-környezetben teheti meg.

Ha arra gondol, hogy mely üzleti forgatókönyveket kell figyelembe vennie, tegye fel magának a következő kérdéseket:

• Megold egy valódi problémát?
• Széles körben használják, vagy széles körű hatást gyakorolnak rá?
• Beszerezhető?
• Meg tudja mérni a sikert?

A Microsoft 365 Assessment eszköz Microsoft Syntex parancsai segíthetnek azonosítani a SharePoint-környezet azon lehetséges területeit, amelyek kihasználhatják Microsoft Syntex funkciókat.

Ha nem biztos abban, hogy hol kezdje, tekintse meg a bérlőben elérhető Microsoft Syntex webhelysablonokat, miután beállította Microsoft Syntex és konfigurálta az Azure-előfizetését. Ezek a sablonok minden csapatwebhelyen elérhetők, és előre összeállítottak, üzembe helyezhetők és testreszabhatók. Ezekkel a sablonokkal profi webhelyet készíthet, amelyen több Microsoft Syntex funkcióval kezelheti, feldolgozhatja és nyomon követheti a szervezet üzleti dokumentumainak állapotát. Ezek a webhelyek segítséget nyújthatnak az üzleti csapatoknak a funkciók bemutatójában, és gyors üzembe helyezést és forgatókönyv-fejlesztést végezhetnek a szervezet számára, ha bemutatja, hogy a funkciók hogyan adhatnak értéket olyan üzleti területek számára, mint a szerződéskezelés és a könyvelés.

Szerepkörök és felelősségek azonosítása

Ha meghatározza, hogy a szervezeten belül kinek kell részt vennie a Microsoft Syntex projektekben, segít feltérképezni a szükséges funkciókat. Az alábbi táblázatban szereplő szerepkörök a használni kívánt funkcióktól függően lehetnek érintettek.

Ha például a dokumentumfeldolgozásra összpontosít, akkor a SharePoint rendszergazdai szerepköre kulcsfontosságú lesz a modellek nagy léptékű kezeléséhez szükséges tartalomközpontok létrehozásában és kezelésében. Ha olyan funkciókkal foglalkozik, mint az OCR és a megfelelőség, akkor a Purview megfelelőségi rendszergazdájára lesz szükség. Ha az osztályozási címkézés folytatódik, fontos tisztában lennie a vállalati kifejezéstár kezelésével, vagy annak megállapításával, hogy tartalomközpontot fog-e használni.

Rendszergazda	Követelmény	Felelősség
Azure-előfizetések rendszergazdája	Microsoft Entra szerepkör	Az Azure-előfizetés beállításainak konfigurálása, tekintse át a Microsoft költségkezelését az Azure-adatokban
Purview-megfelelőségi rendszergazda	Microsoft Entra szerepkör	Tervezze meg a megfelelőségi beállításokat, például a bizalmassági címkéket, az adatmegőrzési szabályzatokat és az OCR-beállításokat
SharePoint-rendszergazda	Microsoft Entra szerepkör	Üzleti használati esetek összegyűjtése, annak meghatározása, hogy a funkciók engedélyezve lesznek-e az összes webhelyen vagy a kijelölt webhelyeken Tartalomközpontok és engedélyek kezelése Ajánlott eljárások kialakítása és a modellelemzés áttekintése
Power Platform-rendszergazda	Microsoft Entra szerepkör	Dataverse-környezet konfigurálása (ha szükséges) szabadkézik és strukturált modellekhez
SharePoint-kifejezéstár rendszergazdája	A SharePoint rendszergazdája konfigurálta a SharePoint Felügyeleti központban	Vállalati kifejezéskészletek kezelése, annak meghatározása, hogy a végfelhasználók módosíthatnak-e bizonyos kifejezéskészleteket
Microsoft Syntex üzleti felhasználó (modellek kezelése tartalomszerelvény használatával)	Webhelyszinten vagy tartalomközpontokban kezelt engedélyek Tartalom megadása szerkesztési engedélyek A SharePoint listák kezelésére vonatkozó engedélyei, amelyekben modelleket szeretne közzétenni vagy tartalomszerelvény-funkciókat szeretne használni	Üzleti használati esetek összegyűjtése Modellek létrehozása, betanítása és alkalmazása

Beállítási és konfigurációs szempontok

A Microsoft Syntex üzembe helyezésének megtervezése magában foglalja annak meghatározását, hogy mely szolgáltatásokat fogja engedélyezni, és a költségek tervezését a Microsoft Syntex költségkalkulátor segítségével segíti elő a Microsoft Syntex költségeinek előrejelzésében, különösen a használatalapú fizetéses szolgáltatások megjelenésével kapcsolatban. Ezzel az eszközzel jobban megismerheti a szervezet használati mintáit és becsült költségeit, így tájékozottabb döntéseket hozhat. A Microsoft 365 Assessment eszközzel együtt is hasznos, amely elemzi az információs architektúrát, és kiemeli a kódtárakat az ügyfelek tartalomtípusaival és bővített oszlopaival, amelyek kihasználhatják a Syntex-alapú automatizálás előnyeit.

Készültségi ellenőrzőlista

A Microsoft Syntex megvalósítására való felkészüléshez a következőkre van szükség:

1. A végállapot megtervezése

   • Tervezze meg az Microsoft Syntex funkciók értékének kihasználását a következő területeken:
     • Keresés
     • Szűrés és formázás megtekintése
     • Megfelelőség
     • Automatizálás

2. Azonosítani

   • A meglévő információs architektúra és tartalomkezelési funkció használatának megismerése.
   • Megfelelőek-e a meglévő tartalomtípusok a modellekhez?
   • Milyen meglévő folyamatokat javítana a metaadatok?
   • Mennyi tartalmat fog feldolgozni?

3. Design

   • Tervezheti meg az információs architektúra, a felügyelt metaadatok és a tartalomtípusok megközelítését.
   • A definíció, létrehozás és kezelés folyamatának megtervezése.