Szekvenciális jóváhagyások kezelése a Power Automate segítségével

Egyes munkafolyamatok előzetes jóváhagyást kívánnak, mielőtt a végleges jóváhagyó elfogadja őket. Előfordulhat, hogy egy vállalat jóváhagyási szabályzata előírja az 1000 dollárnál nagyobb összegű számlák előzetes jóváhagyását a pénzügyi részleg jóváhagyása előtt.

Ebben az oktatóanyagban egy szekvenciális jóváhagyási folyamatot hoz létre, amely kezeli az alkalmazottak szabadságkérelmeit. A használatával kapcsolatos SharePoint részletes információkért tekintse meg a Power Automatedokumentációt SharePoint .

A használatával kapcsolatos SharePoint részletes információkért tekintse meg a Power Automatedokumentációt SharePoint .

Feljegyzés

SharePoint itt csak példaként használjuk. Nem szükséges jóváhagyási folyamatokat létrehozni. A folyamatok végrehajtásához bármelyiket használhatja abból a több mint 200 szolgáltatásból, amelyekkel a Power Automate integrálható. Ha 2010-et használ SharePoint , lépjen a 2010-es munkafolyamat kivonására SharePoint .

A folyamat lépései részletesen

A folyamat:

1. Akkor kezdődik, amikor egy alkalmazott szabadságkérelmet hoz létre egy SharePoint Online listában.
2. Hozzáadja a szabadságkérelmet a jóváhagyási központhoz, majd e-mailben elküldi az előzetes jóváhagyónak.
3. Az előzetes jóváhagyó döntését e-mailben elküldi az alkalmazottnak.
4. Frissíti a SharePoint Online-listát az előzetes jóváhagyó döntésével és megjegyzéseivel. Megjegyzés: Ha az igényt előzetesen jóváhagyják, a folyamat a következő lépésekkel folytatódik:
5. Továbbítja az igényt a végleges jóváhagyónak.
6. A végleges döntést e-mailben elküldi az alkalmazottnak.
7. Frissíti a SharePoint-listát a végleges döntéssel.

Az alábbi ábra az eddigi lépéseket összegzi:

Előfeltételek

• Power Automate.
• Egy SharePoint Online-lista.
• Office 365 Outlook és Office 365 felhasználói fiók.

Feljegyzés

Bár ez az útmutató a SharePoint Online és az Office 365 Outlook szolgáltatásokat használja, más szolgáltatások is igénybe vehetők, mint például a Zendesk, a Salesforce vagy a Gmail. Ha 2010-et használ SharePoint , lásd: SharePoint 2010-es munkafolyamat kivonása

A folyamat létrehozása előtt hozzon létre egy SharePoint online listát. Amelyet majd a szabadságkérelmekhez használunk.

Ennek a bemutatónak a céljaira a SharePoint Online-listának a következő oszlopokat kell tartalmaznia:

A létrehozott SharePoint Online-listának a következő oszlopokat kell tartalmaznia:

Beosztás	Egy szövegsor
Szabadnap kezdő dátuma	Dátum és idő
Szabadnap záró dátuma	Dátum és idő
Megjegyzések	Egysoros szöveg
Jóváhagyva	Igen/Nem
Felettes megjegyzései	Több szövegsor
Módosítás dátuma	Dátum és idő
Létrehozva	Dátum és idő
Előzetesen jóváhagyva	Igen/Nem
Létrehozta	Személy vagy csoport
Módosította	Személy vagy csoport

Jegyezze fel a SharePoint Online-lista nevét és URL-címét. Ezeket az elemeket később használjuk, amikor konfigurálja az SharePoint Új elem létrehozásakor eseményindítót.

Power Automate a klasszikus tervezőt vagy a Szerkesztés a Copilottal (előzetes verzió) tervezőt használja. A használt tervező azonosításához lépjen a Megjegyzés szakaszra A szerkesztés a Copilot-tervezővel (előzetes verzió) ismertetésecímű témakörben.

A folyamat létrehozása

1. Jelentkezzen be Power Automate.

2. Válassza a Saját folyamatok lehetőséget a bal oldali navigációs panelen.

3. A bal felső menüben válassza az Új folyamat automatizált felhőfolyamat> lehetőséget.

1. Adjon nevet a folyamatnak.

2. A Válassza ki a folyamat eseményindítóját alattválassza az Elem létrehozásakor lehetőséget , majd válassza SharePointa Létrehozás lehetőséget.

3. Az Elem létrehozásakor kártyán válassza ki a Webhely címét és a Lista nevét a SharePoint korábban létrehozott listához.

1. Az Elem létrehozásakor kártyán válassza ki a Webhely címét és a Lista nevét a SharePoint korábban létrehozott listához.

A szabadságigényt létrehozó személy felettesének lekérése

1. Válassza a +Új lépés lehetőséget, majd írja bea kezelő beolvasása kifejezést a Művelet kiválasztása keresőmezőbe.

2. Keresse meg, majd válassza a Felettes beolvasása (V2) - Office 365 Users műveletet.

3. Szúrja be az E-mail-címmel létrehozott jogkivonatot a Felettes beolvasása kártya Felhasználó (UPN) mezőjébe.

   Ez a művelet lekéri a szabadságkérelmet a SharePointban létrehozó személy felettesét.

Feljegyzés

Célszerű időnként menteni a folyamat változásait a rendszerbe.

Előzetes jóváhagyásokkal kapcsolatos jóváhagyási művelet hozzáadása

1. Válassza az Új lépés lehetőséget.

2. Írja be a jóváhagyást a Művelet kiválasztása keresőmezőbe.

3. Válassza az Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet.

   

4. Konfigurálja az igényeinek megfelelő Start és várakozás a jóváhagyási kártyára.

   Feljegyzés

   A Jóváhagyás típusa , a Megnevezés és aFelelős mező kitöltése kötelező. A Markdown segítségével formázhatja a Részletek mezőt.

   

Ez a művelet elküldi az előzetes jóváhagyási kérelmet a Felelős mezőben található e-mail-címre.

Feltétel hozzáadása

1. Válassza az Új lépés, majd a Feltétel lehetőséget a műveletek listájában.

2. A Feltétel kártyán válassza az Érték kiválasztása lehetőséget a bal oldalon.

   Megjelenik a dinamikus értékek listája.

3. Válassza a Válaszok jóváhagyójának válaszát a dinamikus értékek listájából.

   

4. Jelölje be az Érték kiválasztása jelölőnégyzetet a jobb oldalon, majd írja be a Jóváhagyás szót a mezőbe.

   Feljegyzés

   A Jóváhagyások – Jóváhagyás indítása műveletre adott érvényes válaszok a "Jóváhagyás" és az "Elutasítás". A válasz beírásánál ügyeljen a kis- és nagybetűkre.

5. A Feltétel kártyának most a következőt kell mutatnia:

   

Feljegyzés

Ez a feltétel ellenőrzi az Indítás és várakozás jóváhagyásra művelet válaszát.

Előzetes jóváhagyásokkal kapcsolatos e-mail-művelet hozzáadása

1. Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a feltétel Ha igen ágán.

   

2. Írja be az e-mail küldése kifejezést a Művelet kiválasztása kártya keresőmezőjébe.

3. Válassza az E-mail küldése (V2) műveletet.

   

4. Konfigurálja igény szerint az e-mail-küldési kártyát.

   Feljegyzés

   A Subject, és a Body kötelező.

   Ez a kártya a szabadságkérelem állapotának változásakor küldött e-mail sablonja.

   Az E-mail küldése (V2) kártya Törzs mezőjében használja a Jóváhagyások – Jóváhagyás indítása művelet Megjegyzések tokenjét.

Az előzetesen jóváhagyott kérelmekkel kapcsolatos frissítési művelet hozzáadása

1. Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a Ha igen ágban.

2. Írja be SharePoint a Művelet kiválasztása kártya keresőmezőjébe, válassza ki a SharePoint szűrőt, majd válassza az Elem frissítése műveletet.

   

3. Konfigurálja az Elem frissítése kártyát az igényeinek megfelelően.

Az előzetes jóváhagyó felettesének lekérése

1. Használja a Felettes lekérése a szabadságkérelmet létrehozó személyhez lépéseit a hozzáadáshoz, majd konfiguráljon egy másik Felettes lekérése műveletet. Ezúttal az előzetes jóváhagyó felettesének kilétét állapítjuk meg.

2. A Get manager 2 kártyának ehhez a képhez kell hasonlítania, amikor végzett. Ügyeljen arra, hogy a Felettes beolvasása kategóriában található E-mail-jogkivonatot használja a Dinamikus tartalom hozzáadása a folyamatban használt alkalmazásokból és szolgáltatásokból kártyán.

   

A végső jóváhagyási művelet hozzáadása

1. Használja a korábban elvégzett jóváhagyási hozzáadás az előzetes jóváhagyásokhoz lépéseket a hozzáadáshoz, majd konfiguráljon egy másik Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet. Ez a művelet e-mailben kéri a végső jóváhagyást.

2. Ha kész, a kártyának az alábbi ábrára kell hasonlítania:

   

Végső jóváhagyás feltételének megadása

Ismételje meg a hozzáadni kívánt feltétel hozzáadásának lépéseit, majd konfiguráljon egy feltételt , amely ellenőrzi a végső jóváhagyó döntését.

E-mail küldése a végső jóváhagyással

1. Kövesse az E-mail hozzáadása előzetes jóváhagyásokhoz lépéseit a hozzáadáshoz, majd konfiguráljon egy műveletet, amely e-mailt küld a szabadságkérelmek jóváhagyásakor.

2. Ha kész, a kártyának az alábbi ábrára kell hasonlítania:

   

SharePoint frissítése jóváhagyással

1. Kövesse a Frissítés hozzáadása művelet az előre jóváhagyott kérelmekhez lépéseit a hozzáadáshoz, majd konfiguráljon egy műveletet, amely frissül a SharePoint szabadságkérelem jóváhagyásakor.

2. Ha kész, a kártyának az alábbi ábrára kell hasonlítania:

   

E-mail küldése az előzetes elutasításról

1. Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a Ha nincs ágon.

2. Írja be a Küldés kifejezést a Művelet kiválasztása kártya keresőmezőjébe, válassza az Outlook lehetőséget a műveletek szűréséhez, majd válassza az Office 365 E-mail küldése (V2) - Outlook Office 365 műveletet.

   

3. Konfigurálja igény szerint az e-mail-küldési kártyát.

   Ez a kártya a szabadságkérelem állapotának változásakor küldött e-mail sablonjaként szolgál.

Ezt a műveletet hozzá kell adni a Ha nem, ne tegyen semmit ághoz aFeltétel kártya alatt.

SharePoint frissítése az előzetes elutasítással

1. Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget.

2. Írja be az update kifejezést a Select an action kártya keresőmezőjébe, majd válassza az Update item - action lehetőséget. SharePoint

   

3. Konfigurálja igény szerint a kártyát.

E-mail küldése a végső elutasításról

1. A hozzáadáshoz kövesse az E-mail küldése előzetes elutasítással lépéseit , majd konfiguráljon egy műveletet, amely e-mailt küld, amikor a szabadságkérelmet a végső jóváhagyó elutasítja.

   Ezt a műveletet hozzá kell adni a Ha nem, ne tegyen semmit ághoz a2 . feltétel kártya alatt.

2. Ha kész, a kártyának az alábbi ábrára kell hasonlítania:

   

SharePoint frissítése a végleges elutasítással

1. A hozzáadáshoz kövesse a Frissítés előzetes elutasítással SharePoint lépéseit , majd konfiguráljon egy műveletet, amely frissül SharePoint , ha a végső jóváhagyó elutasítja a szabadságkérelmet.

2. Ha kész, a kártyának az alábbi ábrára kell hasonlítania:

   

3. Válassza a Folyamat frissítése lehetőséget az elvégzett munka mentéséhez.

Ha követte a lépéseket, a folyamatnak az alábbi ábrára kell hasonlítania:

Most, hogy létrehozta a folyamatot, nézzük meg működés közben.

Jóváhagyás kérése

Hozzon létre egy szabadságkérelmet a korábban elkészített SharePoint Online-listán.

A kérelem mentése után elindul a folyamat, és:

1. Kérelmet hoz létre a jóváhagyási központban.
2. Jóváhagyáskérő e-mailt küld a jóváhagyóknak.

A kérelemnek az alábbi ábrához kell hasonlítania:

Függőben lévő jóváhagyási kérelmek megtekintése

Az alábbi lépésekkel tekintheti meg az összes függőben lévő jóváhagyási kérelmet:

1. Jelentkezzen be Power Automate.

2. A bal oldali navigációs panelen válassza a Műveletelemek jóváhagyása> lehetőséget.

   A függőben lévő jóváhagyási kérelmek a Fogadott lapon jelennek meg.

Kérelem előzetes jóváhagyása

Ha a jóváhagyási folyamatban Ön a jóváhagyó, minden új kérelem létrehozásakor e-mail-értesítést kap. A jóváhagyási kérelmet a jóváhagyási központba is elküldi a rendszer. A kérelmeket ezután a saját postafiókjából, a Microsoft Flow weblapján található jóváhagyási központból, vagy a Power Automate alkalmazásból kezelheti.

Kérelem jóváhagyása:

E-mailből

1. Válassza a Jóváhagyás lehetőséget az e-mailből, amelyet akkor kap, amikor egy elemet hozzáadnak az SharePoint Online listához.

   Megjegyzés: Mobileszközökön a telepített Power Automate alkalmazás indul el. Ha a Power Automate alkalmazás nincs telepítve, a jóváhagyási központ a böngészőben nyílik meg.

2. Írjon be egy megjegyzést, majd válassza a Megerősítés gombot.

A jóváhagyási központból

1. Jelentkezzen be Power Automate.

2. Válassza a Jóváhagyások lehetőséget a bal oldali navigációs panelen.

3. Válassza a Jóváhagyás lehetőséget a jóváhagyni kívánt kérelemnél.

4. Adjon hozzá megjegyzéseket, majd válassza a Megerősítés lehetőséget a képernyő alján.

A Power Automate alkalmazásból

1. Mobiltelefonján, amelyen telepítve van az Power Automate alkalmazás, válassza a Jóváhagyás lehetőséget a jóváhagyási kérelem e-mailjében.

2. Válassza a Megerősítés lehetőséget a képernyő jobb felső sarkában.

3. Megjelenik a jóváhagyás sikeres rögzítését megerősítő oldal.

Feljegyzés

A bekapcsolt Android képernyők iOS és a Windows Phone kissé eltérhetnek, azonban a funkcionalitás minden eszközön azonos.

A kérelem jóváhagyása

A kérelem jóváhagyásának lépései megegyeznek a kérelem előzetes jóváhagyásának lépéseivel

A végső jóváhagyó csak a kérelem előzetes jóváhagyása után kapja meg a szabadságkérelmet.

Kérelem elutasítása

A kérelmeket a saját postafiókjából, a jóváhagyási központból, vagy a Power Automate alkalmazásból utasíthatja el. A kérelem elutasításához kövesse a kérelem jóváhagyásának lépéseit, de a Jóváhagyás helyettválassza az Elutasítás lehetőséget.

A jóváhagyó vagy elutasító döntés megerősítése után a folyamat a következő lépéseket futtatja:

1. E-mailt küld a szabadságkérelem benyújtójának.
2. Frissíti a SharePoint Online-listát a jóváhagyó döntésével és megjegyzéseivel.

Kapcsolódó információk

Egyetlen jóváhagyó modern jóváhagyásainak bemutatója