Jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása és jóváhagyása a Power Automate segítségével.
Cikk
A segítségével Power Automate számos szolgáltatásban kezelheti a dokumentumok vagy folyamatok jóváhagyását, beleértve a Dynamics 365, a SharePoint Salesforce, OneDrive a Business Zendesk vagy a WordPress szolgáltatást.
Jóváhagyási munkafolyamat létrehozásához adja hozzá a Jóváhagyások – Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet bármely folyamathoz. A művelet hozzáadását követően a folyamat már kezelni tudja dokumentumok vagy folyamatok jóváhagyását. Létrehozhat például olyan dokumentum-jóváhagyási folyamatokat, melyek számlákat, munkarendeléseket vagy árajánlatokat hagynak jóvá. Emellett létrehozhat folyamat-jóváhagyási folyamatokat szabadságkérelmek, túlórák vagy utazási tervek jóváhagyásához.
A jóváhagyók válaszolhatnak a kérésekre az e-mail postafiókjukból, a jóváhagyási központból Power Automate vagy az Power Automate alkalmazásból.
Jóváhagyási folyamat létrehozása
Az alábbi ábrán a létrehozandó és tesztelendő folyamatot mutatjuk be:
A folyamat a következő lépéseket hajtja végre:
Működésbe lép, amikor valaki szabadságkérelmet hoz létre a SharePoint Online-listában.
Hozzáadja a szabadságkérelmet a jóváhagyási központhoz, majd e-mailben elküldi a jóváhagyónak.
Miután a jóváhagyó meghozta a döntést, e-mailt küld arról a szabadságkérelem benyújtójának.
Frissíti a SharePoint Online-listát a jóváhagyó döntésével és megjegyzéseivel.
Tipp.
A használatával kapcsolatos SharePoint részletes információkért tekintse meg a Power Automatedokumentációt SharePoint .
Fontos
Mindig kövesse a biztonsággal SharePoint kapcsolatos ajánlott eljárásokat és a szervezet ajánlott eljárásait a környezet biztonságának biztosítása érdekében. A biztonság a jelen cikk alkalmazási körén kívül esik.
Előfeltételek
Az oktatóanyag befejezéséhez hozzáféréssel kell rendelkeznie a következőkhöz:
Office 365 Outlook és Office 365 felhasználói fiók.
Megjegyzés
Bár ebben az útmutatóban az Online-t és SharePoint az Outlookot használjuk Office 365 , más szolgáltatásokat is használhat, például Zendesk a Salesforce-t vagy a Gmailt. Ha 2010-et használ SharePoint , lásd: SharePoint 2010-es munkafolyamat kivonása
A folyamat létrehozása előtt hozzon létre egy SharePoint online listát. Amelyet majd a szabadságkérelmekhez használunk.
Hozza létre az alábbi oszlopokat a SharePoint Online-listában:
Column
Type
Title
Egy szövegsor
Kezdő dátum
Dátum és idő
Befejező dátum
Dátum és idő
Hozzászólások
Egy szövegsor
Jóváhagyva
Igen/Nem
Felettes megjegyzései
Egy szövegsor
Jegyezze fel a SharePoint Online-lista nevét és URL-címét. Ezekre az elemekre később lesz szüksége, amikor konfigurálja az SharePoint Elem létrehozásakor eseményindítót.
Válassza a Saját folyamatok lehetőséget a bal oldali navigációs panelen.
A bal felső menüben válassza az Új folyamat automatikus felhőfolyamat> lehetőséget.
Eseményindító hozzáadása
Adjon nevet a folyamatnak.
A Válassza ki a folyamat eseményindítóját alatt válassza az Elem létrehozásakor lehetőséget, majd válassza a Létrehozás SharePoint lehetőséget .
Az Elem létrehozásakor kártya válassza ki a korábban létrehozott lista webhelycímét és listanevét. SharePoint
A Webhely címe és a Lista neve azok az elemek, amelyeket az útmutató korábbi részében feljegyzett.
Profilművelet hozzáadása
Válassza az Új lépés lehetőséget, majd írja be a profil kifejezést a Művelet kiválasztása keresőmezőbe.
Válassza a Felhasználók Office 365 lehetőséget.
Keresse meg, majd válassza a Saját profil lekérése (V2) műveletet.
Válassza ki a profilból azokat a mezőket, amelyeket fel szeretne venni a folyamatba, majd válassza a Létrehozás lehetőséget az eddig elvégzett munka mentéséhez.
Jóváhagyási művelet hozzáadása
Válassza az Új lépés lehetőséget.
Írja be a jóváhagyást a Művelet kiválasztása keresőmezőbe.
Válassza az Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet.
Konfigurálja az Indítás és várakozás jóváhagyásra kártya az igényeinek megfelelően.
Megjegyzés
A Jóváhagyás típusa , a Megnevezés és a Felelős mező kitöltése kötelező.
A Markdown segítségével formázhatja a Részletek mezőt.
Megjegyzés
Ez a művelet elküldi a jóváhagyási kérelmet a Felelős mezőben található e-mail-címre.
Ha az adott esetben szükség van rá, fájlokat csatolhat a Microsoft Dataverse szolgáltatást használó jóváhagyási kérelmekhez.
E-mail-művelet hozzáadása a jóváhagyásokhoz
Kövesse az alábbi lépéseket e-mail küldéséhez, ha a szabadságkérelmet jóváhagyták.
Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a feltétel Ha igen ágán.
Írja be az e-mail küldése kifejezést a Művelet kiválasztása kártya keresőmezőjébe.
Válassza az E-mail küldése (V2) műveletet.
Konfigurálja igény szerint az e-mail-küldési kártyát.
Megjegyzés
A Subject, és a Body kötelező.
Ez a kártya a szabadságkérelem állapotának változásakor küldött e-mail sablonja.
Az E-mail küldése (V2) kártya Törzs mezőjében használja a Jóváhagyások – Jóváhagyás indítása művelet Megjegyzések tokenjét.
Frissítési művelet hozzáadása a jóváhagyott kérelmekhez
Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a Ha igen ágban.
Írja be SharePoint a Művelet kiválasztása kártya keresőmezőjébe , válassza ki a SharePoint szűrőt, majd válassza az Elem frissítése műveletet.
Konfigurálja a Frissítés elemet kártya az igényeinek megfelelően.
Megjegyzés
A webhely címe, a lista neve, az azonosító és a cím megadása kötelező.
E-mail-művelet hozzáadása az elutasításokhoz
Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a Ha nincs ágon.
Írja be a Küldés kifejezést a Művelet kiválasztása keresőmezőjébe kártya válassza az Outlook lehetőséget a műveletek szűréséhez, majd válassza az E-mail küldése (V2) - Outlook Office 365 műveletet. Office 365
Konfigurálja igény szerint az e-mail-küldési kártyát.
Ez a kártya a szabadságkérelem állapotának változásakor küldött e-mail sablonjaként szolgál.
Frissítési művelet hozzáadása az elutasított kérelmekhez
Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget.
Írja be az update kifejezést a Select an action kártya keresőmezőjébe, majd válassza az Update item -action lehetőséget . SharePoint
Konfigurálja igény szerint a kártyát.
Megjegyzés
A webhely címe, a lista neve, az azonosító és a cím megadása kötelező.
Válassza a Mentés lehetőséget az elvégzett munka mentéséhez.
Ha idáig követte a lépéseket, a folyamat ehhez az ábrához hasonlít:
Most, hogy létrehoztuk a folyamatot, itt az ideje, hogy kipróbáljuk!
Jóváhagyás kérése a folyamat tesztelése céljából
Hozzon létre egy szabadságkérelmet a korábban elkészített SharePoint Online-listán.
A kérelem mentése után elindul a folyamat, és:
Kérelmet hoz létre a jóváhagyási központban.
Jóváhagyáskérő e-mailt küld a jóváhagyóknak.
Hosszú ideig futó jóváhagyások létrehozása
Ha a folyamat valószínűleg több mint 30 napig futni fog, fontolja meg, hogy jóváhagyásait a Microsoft Dataverse szolgáltatáson belül tárolja. Ez lehetővé teszi olyan folyamatok létrehozását, amelyek a jóváhagyási kérelmek válaszait az eredeti folyamat futásidejének lejárta után is végrehajtják.
Ehhez használjon két folyamatot, az egyiket jóváhagyási kérelem küldésére, a másikat pedig üzleti logika futtatására a jóváhagyási kérelemre adott válaszokon a Jóváhagyás létrehozása (v2) művelet alapján. További információ a hosszú ideig futó jóváhagyásokról.
Tipp.
Ha modern e-mail-ügyfélprogramokat használ, nem kell azon töprengenie, hogy szükséges-e még kérelmet küldenie, mivel a Power Automate automatikusan frissíti az e-mailt, és jelzi a jóváhagyási kérelem elkészültét.
Jóváhagyási kérelem visszavonása
Néha előfordulhat, hogy vissza kíván vonni egy elküldött jóváhagyási kérelmet. Lehetséges, hogy a kérelem hibás vagy már nem aktuális. Mindkét esetben a kérelmet elküldő személy a következő lépések végrehajtásával vonhatja azt vissza:
Válassza ki a jóváhagyást
Válassza a Jóváhagyás visszavonása lehetőséget az oldalsó panelen.
Tipp.
Az Előzmények lapot bármikor kiválaszthatja a visszavont jóváhagyási kérelmek megtekintéséhez.
Megjegyzés
A megszakítási funkció a Jóváhagyás létrehozása (v2) műveletben támogatott.