Bagikan melalui

Praktik terbaik untuk email pemasaran

  • Artikel

Mengirim email pemasaran tidak sama dengan mengirim email pribadi seperti yang diketahui kebanyakan orang. Mereka mungkin tampak serupa, tetapi ada perbedaan penting: email pribadi dikirim ke hanya satu atau beberapa orang, sedangkan email pemasaran dikirim ke ribuan atau lebih setiap bulan.

Sebagai tanggapan untuk beragam penyalahgunaan email, seperti spam dan penipuan yang ditarget secara luas, kebanyakan perusahaan dan penyedia email kini mengimplementasikan mekanisme pemfilteran dan pemblokiran untuk mempertahankan bandwidth mereka, dan menjaga kotak masuk pengguna mereka tetap bersih. Jadi, saat seseorang mulai mengirimkan email dalam jumlah besar, internet akan memperhatikan, dan mekanisme pertahanan mungkin mulai dilakukan. Ini dapat menyebabkan pesan tidak sampai ke kotak masuk kontak Anda. Masing-masing klien email juga menerapkan pemfilteran algoritme sendiri yang, bersama dengan lainnya, dapat memfilter berdasarkan setiap riwayat interaksi pribadi setiap pengguna, yang dapat berarti bahwa pesan yang sama yang dikirim ke satu penerima dapat diblokir oleh penerima klien email lain.

Sistem ini tidak dimaksudkan untuk menghentikan segala bentuk email pemasaran yang sah, hanya untuk memblokir penyalahgunaan. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys dirancang untuk menjadi salah satu orang baik — untuk memfasilitasi pemasaran kolaboratif dan opt-in — tetapi Anda perlu menyadari cara bekerja dalam konteks strategi pemfilteran umum, undang-undang anti-spam, dan mekanisme anti-penyalahgunaan lainnya untuk membantu memastikan pesan pemasaran Anda terkirim ke kontak Anda daripada terjebak dalam filter spam mereka.

Membangun dan melindungi reputasi pengirim Anda

Ketika sebuah pesan keluar melalui internet, alamat IP yang mengirimnya tersedia untuk setiap server yang memproses pesan itu. Organisasi watchdog pihak ketiga, seperti ReturnPath, memantau aktivitas, konten pesan, dan keluhan terkait dengan alamat pengiriman dan membuat skor reputasi bagi setiap alamat IP dan/atau nama domain pengiriman. Semakin rendah skor reputasi Anda, semakin besar kemungkinan pesan Anda dihapus atau difilter; Jika skor Anda cukup rendah, Anda akan berakhir di daftar blokir dan tidak ada pesan Anda yang akan terkirim.

Penyedia email besar (seperti Hotmail atau Gmail), dan sistem email pribadi pada organisasi besar, menggunakan teknik yang sama untuk menghasilkan reputasi dan penilaian pengirim internal, mereka sendiri, dan penilaian yang berlaku, namun lapisan lain pemfilteran.

Selain reputasi pengirim, banyak negara dan wilayah yang memiliki hukum untuk mengatur pesan email komersial, dan melanggar hukum tersebut dapat membuat Anda tersangkut proses hukum yang mahal. CAN-SPAM di Amerika Serikat dan CASL di Kanada merupakan contoh yang termasuk di dalamnya. Undang-undang dan peraturan privasi lainnya menetapkan aturan ketat tentang bagaimana perusahaan diizinkan untuk menangani data dan berkomunikasi secara digital dengan individu.

Jadi apa yang dapat Anda lakukan untuk memaksimalkan kemampuan pengiriman Anda dan tetap berada dalam hukum, dan bagaimana bisa Customer Insights - Journeys membantu? Baca subbagian berikut untuk mengetahuinya. Untuk informasi selengkapnya tentang keterkiriman dan reputasi pengirim, cari dengan Bing untuk lebih banyak artikel bagus tentang artikel ini.

Membuat konten yang bersih, kolaboratif, dan bertanggung jawab

Filter spam dan sistem reputasi pengirim menganalisis konten pesan yang Anda coba kirim. Mereka mencari tanda-tanda bahwa Anda bekerja sama dengan penerima Anda dan mengidentifikasi diri Anda dengan jujur. Persyaratan umum di sini adalah adanya tautan untuk berhenti berlangganan dan alamat fisik organisasi Anda di badan pesan. Pesan dalam format HTML juga harus menyertakan versi teks biasa yang memuat informasi serupa. Customer Insights - Journeys menyediakan fitur untuk memudahkan penyertaan item penting ini dalam pesan, dan membantu mencegah Anda meninggalkannya secara tidak sengaja.

Perhatikan ukuran konten HTML Anda

Batasi konten HTML pesan email ke ukuran maksimum 100 KB. Batas ukuran ini mencakup semua teks HTML, gaya, komentar, dan grafis tertanam (namun bukan grafis eksternal tertaut). Jika konten HTML melebihi 128 KB, Anda akan menerima peringatan ukuran, namun anda tetap dapat melakukan tayang langsung dengan email dan perjalanan pelanggan yang mencakup email tersebut.

Batas ukuran HTML penting karena penyedia email (seperti Gmail) "mengklip" pesan email yang berada di atas ukuran tertentu (102 KB, dalam kasus Gmail). Daripada menyertakan pesan lengkap di kotak masuk Penerima, penyedia email akan memotong pesan dan menyertakan tautan untuk melihat seluruh pesan. Selain itu, beberapa filter spam meneliti lebih intens saat melihat email berukuran besar.

Saat Anda menayangkan pesan, Customer Insights - Journeys memproses konten HTML untuk membuat gaya sebaris, mengompres spasi, dan banyak lagi, sehingga sulit untuk mengetahui ukuran akhir pesan yang tepat. Jika Anda memiliki pesan yang sepertinya melanggar batas ukuran HTML, lakukanlah hal berikut:

  1. Buka browser web dan masukkan URL formulir: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Di mana:

  • <> your_domain adalah akar dari instance Anda Dynamics 365 Customer Insights - Journeys (seperti "contoso.crm.dynamics.com").
  • <> email_id adalah ID untuk pesan yang ingin Anda periksa. Untuk menemukan ID ini, buka pesan dan Dynamics 365 Customer Insights - Journeys temukan nilai parameter yang id= ditampilkan di bilah alamat browser Anda.

  1. Cari nilai bidang "msdyncrm_emailbody" dalam JSON yang dihasilkan.

  2. Salin nilai bidang tersebut ke program teks yang dapat memberi tahu ukuran persis konten HTML.

Mengautentikasi domain pengiriman Anda

Customer Insights - Journeys menyediakan fitur yang memungkinkan Anda menyiapkan DomainKeys Identified Mail (DKIM) untuk menautkan Customer Insights - Journeys domain pengiriman dengan domain email Anda sendiri. Untuk detail lengkap tentang mengapa hal ini penting dan cara melakukannya, lihat Menyiapkan DKIM untuk domain pengirim Anda.

Hindari mengirim ke alamat email yang tidak aktif dan tidak valid

Jika Anda mengirim pesan ke alamat email yang tidak valid, tidak aktif, atau dibatalkan, pesan biasanya dikembalikan sebagai apa yang disebut "pantulan keras". Hard bounce terjadi, tetapi pengawas reputasi, penyedia publik, dan host pribadi akan memperhatikan, dan semakin banyak hard bounce yang Anda kaitkan dengan IP pengiriman Anda, semakin rendah skor reputasi Anda. Alamat yang terkait dengan hard bounce mungkin tidak akan pernah kembali online, jadi Anda tidak menginginkannya di database Anda; Customer Insights - Journeys akan secara otomatis berhenti mengirim ke alamat yang memantul keras selama enam bulan sebelum mencobanya lagi.

Microsoft harus mempertahankan reputasi IP pengiriman, sehingga organisasi yang secara konsisten menghasilkan sejumlah besar hard bouncing dan/atau keluhan spam mungkin akan dihubungi oleh Dukungan Microsoft dengan memberikan saran tentang cara meningkatkan daftar pengiriman dan/atau pesan mereka. Organisasi yang terus menghasilkan hard bouncing dan keluhan spam mungkin akhirnya memiliki risiko akun mereka akan ditutup.

Customer Insights - Journeys menyediakan analitik dan KPI terperinci tentang bagaimana kontak Anda berinteraksi dengan pesan email pemasaran Anda (dan inisiatif lainnya), termasuk jumlah pembukaan, klik, pentalan, dan penerusan. Gunakan informasi ini untuk mengevaluasi keberhasilan Anda dalam melibatkan kontak dan menjaga database bebas dari alamat hard bounce. Informasi selengkapnya: Menganalisis hasil untuk mendapatkan wawasan

Catatan

Customer Insights - Journeys tidak akan mencoba mengirim ke alamat yang diketahui sulit terpental selama periode karantina enam bulan. Namun, wawasan email Anda masih akan menunjukkan hasil hard bouncing untuk masing-masing pengiriman yang Anda minta. Hard bounce "virtual" ini tidak memengaruhi reputasi IP pengiriman Anda, tetapi diperhitungkan terhadap kuota Customer Insights - Journeys pengiriman bulanan Anda—dan alamat ini akan dicoba lagi setelah karantina enam bulan. Oleh karena itu, sebaiknya periksa hasil untuk hard bouncing secara teratur dan hapus alamat hard bouncing dari rekaman kontak Anda.

Jangan menggunakan daftar surat yang diperjualbelikan atau disewakan.

Customer Insights - Journeys dirancang untuk memfasilitasi pemasaran keikutsertaan, di mana semua kontak telah memilih untuk menerima pesan pemasaran dari organisasi Anda, dan dapat dengan mudah memilih untuk berhenti melakukannya kapan saja. Aplikasi ini membantu Anda membangun milis Anda secara organik dan bekerja sama dengan pelanggan Anda saat ini dan calon pelanggan dengan menyediakan fitur seperti double opt-in, manajemen berlangganan, dan manajemen persetujuan untuk kepatuhan privasi data.

Kami sangat menyarankan agar Anda tidak membeli atau menyewa milis karena milis tersebut mungkin melanggar undang-undang dan peraturan persetujuan privasi data dan undang-undang setempat lainnya di negara/wilayah lain. Daftar yang disewa dan dibeli juga tidak efektif karena cenderung berisi banyak alamat kedaluwarsa yang akan sulit terpental, dan kemungkinan berisi banyak kontak yang tidak tertarik dengan produk Anda dan yang mungkin mengeluh tentang menerima email yang tidak diminta (mungkin kepada otoritas hukum); Baik keluhan maupun pantulan keras akan menurunkan reputasi pengiriman Anda, dan dengan itu, tingkat keterkiriman Anda.

Kirimkan jumlah yang konsisten

Reputasi pengirim berskor tinggi dikaitkan dengan alamat IP yang mengirimkan jumlah email yang konsisten. Lonjakan tiba-tiba akan menurunkan skor, begitu pula jumlah pengiriman yang berselang-seling. Microsoft mengelola beberapa alamat IP yang didedikasikan untuk mengirim pesan dari Customer Insights - Journeys setiap wilayah, dan menyeimbangkan beban pengiriman di antara mereka untuk menjaga volume pengiriman tetap konsisten dari waktu ke waktu untuk setiap IP. Setiap kali kami menambahkan IP pengiriman ke kawasan, kami "memanaskannya" dengan meningkatkan jumlah pesan yang dikirim secara bertahap, hingga pada akhirnya mencapai tingkat yang sama dengan IP lain di kawasan tersebut. Untuk sebagian besar Customer Insights - Journeys pelanggan, ini ditangani secara otomatis dan tidak terlihat, tetapi pelanggan baru yang berencana mengirim pesan pemasaran ke sejumlah besar penerima (dalam jutaan) mungkin perlu memulai dari yang kecil dan meningkatkan dari waktu ke waktu sebelum mencapai volume penuh; dalam hal ini, Dukungan Microsoft akan memberi tahu Anda dan membantu Anda selama proses ini.

Mengonfigurasi DKIM untuk domain pengiriman Anda

Salah satu penipuan online yang paling umum, juga dikenal sebagai phishing, terjadi ketika pesan penipuan berpura-pura berasal dari layanan online atau lembaga keuangan terkenal. Tujuannya adalah untuk menipu penerima agar menanggapi pesan tersebut dengan memberikan informasi pribadi seperti kata sandi atau nomor kartu kredit. Satu cara untuk mencegah phishing adalah dengan membuat penerima email mengautentikasi alamat dari untuk setiap pesan guna mengonfirmasi email dikirimkan dari domain yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi yang diklaim. Teknologi yang disebut dengan DKIM (DomainKeys Identified Mail) mencoba melakukannya dengan memasukkan sejumlah elemen berikut:

  • Tanda tangan kunci publik/privat yang membuktikan pesan tersebut dikirimkan dari server yang dimiliki oleh organisasi yang dikenal.
  • Daftar pusat tanda tangan yang diautentikasi, yang memungkinkan DNS (Domain Name System) mengonfirmasi bahwa setiap tanda tangan tersebut sah dan bahwa domain pengirim maupun alamat pengiriman yang diklaim dimiliki oleh organisasi yang sama.

Saat Anda mengirim email dari Customer Insights - Journeys, pesan Anda berasal dari domain yang dimiliki oleh Microsoft (seperti contosomarketing.onmicrosoft.com), tetapi alamat dari mungkin akan menjadi milik salah satu manajer pemasaran, penjualan, atau akun Anda sendiri yang menggunakan domain yang lebih terkenal milik organisasi Anda (seperti you@contoso.com). Perbedaan ini bisa menjadi bendera merah ketika server email masuk melakukan pemeriksaan DKIM pada pesan masuk, itulah sebabnya implementasi penuh DKIM sangat penting untuk memastikan pengiriman yang tinggi, terutama ketika Anda menggunakan layanan pengiriman pihak ketiga seperti Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys membantu Anda membuat, mendaftarkan, dan mengonfirmasi kunci DKIM untuk setiap domain pengiriman. Lihat Mengautentikasi domain untuk mendapatkan petunjuk.

Penting

Jika organisasi Anda menggunakan Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC) untuk melindungi dari serangan phishing yang melibatkan domain Anda, maka sangat penting bagi Anda untuk menyiapkan DKIM untuk domain pengiriman seperti yang dijelaskan dalam Mengautentikasi domain Anda. Hal ini akan membantu mencegah kesalahan positif selama pemeriksaan DMARC yang dibuat dengan menerima sistem.

Menguji kemampuan pengiriman Anda

Setelah Anda memberlakukan semua sistem autentikasi email yang relevan, kami sangat menyarankan Anda menguji kemampuan pengiriman untuk semua host email utama (seperti Gmail, Outlook.com, Yahoo mail, dan banyak lagi) dan untuk banyak domain pribadi (termasuk domain Anda sendiri). Cara melakukan:

  1. Konfigurasikan akun email sebanyak mungkin layanan dan domain yang dapat Anda baca.
  2. Siapkan catatan kontak untuk setiap alamat Customer Insights - Journeys ini.
  3. Jalankan kampanye email sederhana yang menargetkan semua kontak pengujian Anda.
  4. Periksa kotak masuk untuk setiap akun untuk mengonfirmasi pesan masuk ke kotak masuk dan tidak dilabeli sebagai sampah.

Kebijakan spam Microsoft untuk pemasaran email

Sepanjang artikel ini, kami telah menekankan pentingnya menjaga daftar kirim yang bersih dan ikut serta dikombinasikan dengan konten berharga dan perilaku pengiriman kolaboratif. Ini semua adalah aspek penting dalam membangun reputasi pengirim yang kuat dan dengan demikian mencapai kemampuan pengiriman yang tinggi dan penempatan dalam kotak masuk. Karena email yang dikirim oleh Customer Insights - Journeys dikirim dari domain pengiriman bersama, Microsoft terus memantau semua hasil pengiriman, keluhan spam, dan daftar blokir untuk memastikan domain pengiriman kami mempertahankan reputasi tinggi mereka untuk kepentingan semua pelanggan.

Untuk membantu melindungi Anda, pemasar yang bertanggung jawab, terhadap perilaku aktor jahat di luar kendali Anda, Customer Insights - Journeys telah menerapkan kebijakan anti-spam yang melindungi reputasi pengiriman Anda. Berikut adalah cara kerjanya:

Tahap 1: Informasikan dan peringatkan

Ketika kami melihat bahwa Customer Insights - Journeys lingkungan menghasilkan rasio pentalan tinggi atau keluhan spam, kami akan mengirim email ke administrator untuk memberi tahu mereka tentang masalah tersebut dan menawarkan bantuan dalam memperbaiki masalah tersebut. Jika bantuan lebih lanjut diperlukan, komunikasi akan mendesak administrator untuk menghubungi Dukungan Microsoft.

Tahap 2: Memindahkan ke kumpulan pengiriman risiko tinggi

Jika rasio pentalan atau masalah keluhan spam berlanjut selama lebih dari beberapa hari, dan jika administrator masih belum menghubungi Dukungan Microsoft, kami akan memindahkan lingkungan ke Customer Insights - Journeys kumpulan pengiriman berisiko tinggi. Kumpulan pengiriman risiko tinggi memiliki skor reputasi yang lebih rendah daripada kumpulan pengiriman kemampuan pengiriman tinggi standar.

Customer Insights - Journeys Saat lingkungan dipindahkan ke kumpulan pengiriman berisiko tinggi, kami akan mengirim email ke administrator untuk memberi tahu mereka tentang perubahan kumpulan pengiriman dan mendesak mereka untuk menghubungi Dukungan Microsoft untuk mendapatkan bantuan. Lingkungan mungkin masih dapat Customer Insights - Journeys kembali ke kumpulan pengiriman berisiko rendah, tetapi tidak sebelum administrator menghubungi Dukungan Microsoft untuk mengatasi masalah tersebut.

Menggunakan IP pengirim khusus

Dalam penyiapan standar Customer Insights - Journeys , semua IP pengirim dikelola oleh Microsoft dan dibagikan di antara pelanggan yang memiliki skor reputasi serupa. Ini memungkinkan kami mengelola reputasi, menyeimbangkan beban pengiriman, dan mempersiapkan IP baru jika diperlukan. Namun, beberapa organisasi memilih menggunakan satu atau beberapa IP pengirim khusus mereka sendiri, terutama jika mereka akan mengirim dalam jumlah besar.

Catatan

IP pengirim khusus bukan bagian dari perjanjian langganan standar Customer Insights - Journeys , dan Microsoft umumnya tidak merekomendasikannya karena IP tersebut menimbulkan kerumitan dan biaya tambahan—dan dapat mengakibatkan berkurangnya keterkiriman dibandingkan dengan IP pengirim standar kami. Microsoft mempertimbangkan aplikasi untuk IP pengirim khusus berdasarkan kasus per kasus dan kami dapat mendukung beberapa IP pengirim khusus jika diperlukan. Jika menurut Anda organisasi Anda dapat memperoleh manfaat dari IP pengirim khusus, silakan hubungi Dukungan Microsoft untuk mengetahui apakah Anda memenuhi syarat. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk membantu Anda mencapai tingkat pengiriman setinggi mungkin. Beberapa faktor yang paling penting untuk dipertimbangkan saat membuat keputusan ini mencakup:

  • Berapa banyak pesan yang dikirim organisasi Anda setiap bulan?
  • Apakah konten Anda berkualitas tinggi dan mematuhi semua peraturan yang relevan?
  • Apakah ada banyak keluhan spam terkait pesan Anda hingga sekarang?
  • Apakah organisasi Anda mengirim volume pesan yang konsisten sepanjang bulan ini?

Meskipun ada beberapa keuntungan untuk mengatur IP pengirim khusus, ada juga kerugiannya, dan itu bukan untuk semua orang. Pertimbangkan hal berikut:

  • IP pengirim baru membutuhkan waktu untuk pemanasan
    Saat IP pengirim baru Anda online, Anda harus memulai dengan mengirimkan sedikit pesan saja dalam satu waktu, kemudian mulai menambahinya dalam beberapa minggu hingga Anda mencapai jumlah pengiriman yang direncanakan, yang kemudian harus Anda pertahankan. Lonjakan email yang tiba-tiba datang dari IP baru akan sangat merusak reputasi pengiriman Anda dan mungkin langsung membuat Anda masuk daftar blokir. Selama periode pemanasan, penting juga bahwa Anda hanya mengirim ke penerima yang valid dan terlibat. Kemudian, ketika Anda telah membangun reputasi, Anda dapat mulai menambahkan penerima yang kurang terlibat.
  • Pertahankan volume pengiriman yang teratur dan konsisten
    Anda harus memecah pengiriman email Anda untuk memastikan Anda mengirimkan jumlah yang kurang lebih sama setiap minggunya. Misalnya saja, jangan mencoba mengirimkan seluruh pesan Anda dalam satu waktu setiap awal bulan.
  • Anda tetap harus menyiapkan DKIM
    Standar autentikasi pengirim DKIM sangat penting untuk mengoptimalkan kemampuan pengiriman email pemasaran Anda. Sama pentingnya saat Anda menggunakan IP khusus seperti menggunakan IP bersama, dan Anda mengaturnya dalam cara yang persis sama. Untuk detail lengkap tentang mengapa hal ini penting dan cara melakukannya, lihat Menyiapkan DKIM untuk domain pengirim Anda.
  • Anda memusatkan risiko pada diri sendiri dan dapat membayar harga tinggi untuk setiap kesalahan
    Ketika Anda satu-satunya yang menggunakan IP pengirim Anda, kesalahan apa pun yang Anda buat akan memengaruhi reputasi pengirim Anda secara langsung, tanpa terdilusi oleh volume besar pesan yang sesuai yang dikirim oleh kumpulan besar pengguna lain.