Bagikan melalui

Gunakan keterlibatan email untuk melihat interaksi pesan

  • Artikel

Keterlibatan email di Dynamics 365 Sales melacak interaksi pelanggan Anda dengan pesan Anda. Anda dapat mengetahui apakah mereka memilih tautkan, membuka lampiran, atau mengirim balasan. Anda juga bisa mendapatkan peringatan untuk membantu Anda mengingat untuk tindak lanjut dengan pelanggan Anda.

Persyaratan lisensi dan peran

Jenis persyaratan Anda harus memiliki
Lisensi Dynamics 365 Sales Premium atau Dynamics 365 Sales Enterprise
Peran keamanan Peran penjualan utama apa pun

Prasyarat

  • Administrator Anda telah mengaktifkan keterlibatan email.
  • Administrator Anda telah mengaktifkan Asisten. Keterlibatan email menggunakan Asisten untuk mengirimkan pemberitahuan dan pesan lainnya.

Bagaimana keterlibatan email membantu Anda menjadi penjual yang lebih efektif

Dengan keterlibatan email, Anda dapat:

  • Cari tahu kapan pelanggan membuka pesan Anda, memilih tautan, membuka lampiran, atau mengirim balasan. (Ketika klien email pelanggan memindai email Anda untuk alasan keamanan, itu dapat secara artifisial meningkatkan jumlah untuk pilihan email yang terbuka dan tautkan.)
  • Dapatkan pemberitahuan langsung saat pelanggan membuka pesan Anda untuk pertama kalinya.
  • Jadwalkan waktu pengiriman yang paling efektif berdasarkan zona waktu penerima.
  • Pilih templat pesan yang paling efektif berdasarkan riwayat interaksi email organisasi Anda.
  • Atur peringatan untuk mengingatkan Anda kapan saatnya untuk tindak lanjut email.
  • Tinjau riwayat interaksi lengkap dari satu pesan atau lihat indikator kinerja utama (KPI) untuk semua pesan Anda.

Beberapa fitur keterlibatan email mungkin terlihat meskipun fitur tersebut dinonaktifkan. Fitur ini masih muncul tetapi kosong:

  • Tabel Lampiran , yang ditampilkan saat Anda menulis pesan email atau templat email, selalu menyertakan kolom Diikuti
  • Tabel Email yang Diikuti selalu menampilkan kolom Buka, Waktu Terakhir Dibuka, Tampilan Lampiran, Klik tautkan, dan Balasan .
  • Tabel Template Email selalu menampilkan kolom Reply Rate , Open Rate , Recommended , danEmail Count .
  • Versi formulir akun, kontak, dan prospek yang siap pakai semuanya menyertakan bidang Ikuti Email .

Pertimbangan

Tinjau pertimbangan berikut sebelum Anda menggunakan keterlibatan email:

  • Email diikuti hanya jika daftar penerima berisi rekaman akun, kontak, atau prospek di bidang Kepada atau CC . Jika jenis rekaman lain ditambahkan ke bidang Kepada dan CC, email tidak dapat diikuti. Dalam kasus seperti itu, pesan ditampilkan yang menyatakan bahwa email tidak dapat diikuti karena daftar penerima tidak berisi rekaman akun, prospek, atau kontak.

Lihat riwayat keterlibatan email

Status, statistik interaksi, dan indikator kinerja utama (KPI) untuk pesan email yang Anda ikuti tersedia di banyak bagian Dynamics 365 Sales untuk setiap rekaman yang relevan.

Riwayat email di kolom Aktivitas

Setelah Anda menyimpan atau mengirim pesan, pesan tersebut muncul dalam daftar Aktivitas untuk rekaman Mengenainya , yang biasanya merupakan rekaman yang Anda lihat saat Anda menyusunnya. Dalam beberapa kasus, itu mungkin catatan terkait.

Cuplikan layar pesan email dalam daftar Aktivitas.

Pesan yang diikuti menunjukkan status interaksi mereka saat ini pada ubin mereka di daftar Aktivitas . Gunakan tombol di sudut kanan atas ubin email untuk memperluas konten dan riwayat interaksinya langsung di daftar atau untuk membuka halaman pesan lengkap.

KPI email dalam daftar email

Anda dapat melihat jumlah pembukaan, tampilan lampiran, klik tautkan, dan balasan untuk pesan yang diikuti dalam daftar email yang telah dikirim organisasi penjualan Anda.

  1. Buka Aktivitas> Penjualan.

  2. Dalam daftar di bagian atas halaman, pilih Email>Semua Email yang Diikuti.

Cuplikan layar KPI email dalam daftar email.

Detail pesan

Untuk membuka tampilan baca-saja detail pesan yang dikirim, pilih subjeknya dalam daftar Aktivitas atau Email . Detail yang dapat Anda lihat termasuk riwayat interaksi pesan dan KPI.

Tangkapan layar detail pesan email.

KPI di bagian atas garis waktu menunjukkan total pembukaan, tampilan lampiran, klik, dan balasan yang telah dicatat untuk pesan. Garis waktu menampilkan simbol untuk setiap peristiwa interaksi, dengan yang terbaru di bagian atas, dan beberapa detail tentang setiap peristiwa.

Hasil template dan rekomendasi dalam daftar template

Anda dapat melihat kinerja templat email Anda, termasuk tingkat balasan, tingkat terbuka, berapa kali templat tersebut digunakan, dan apakah templat tersebut direkomendasikan atau tidak.

Buka Pengaturan>Templat> Bisnis, lalu pilih Templat Email.

Cuplikan layar KPI dalam daftar templat email.

Memahami riwayat interaksi email

Biasanya ketika Anda mengirim email, Anda tidak tahu apakah email tersebut dibuka atau dibaca kecuali penerima memilih untuk menulis kembali kepada Anda. Itu karena email dibuat untuk mensimulasikan email tradisional dan tidak dirancang dengan mempertimbangkan pelacakan respons. Dynamics 365 Sales menggunakan teknik khusus untuk mengatasi batasan ini dan menyediakan fitur mengikuti pesan dalam keterlibatan email.

  • Cari tahu kapan pesan Anda dibuka: Saat Anda mengirim pesan email yang diikuti dari Dynamics 365 Sales, sistem menghasilkan GIF satu piksel transparan dengan nama unik dan menambahkannya ke pesan sebagai gambar tertaut. GIF tak terlihat ini, bersama dengan gambar lain yang Anda tambahkan ke pesan, disimpan di Dynamics 365. Gambar diambil saat penerima membuka pesan dan memilih untuk mendownload gambarnya. Ketika GIF unik diminta, Dynamics 365 Sales mendaftarkan bahwa pesan terkait telah dibuka.

    Kami menyarankan Anda untuk selalu menyertakan gambar dalam pesan Anda, seperti logo perusahaan atau ilustrasi yang menarik, karena itu memotivasi penerima untuk mengunduhnya. Anda tidak akan tahu bahwa mereka telah membuka pesan jika gambar tidak dimuat.

  • Cari tahu kapan setiap tautkan diklik: Saat Anda mengirim pesan email yang diikuti dari Dynamics 365 Sales, sistem mengganti setiap hyperlinknya dengan tautkan pengalihan unik yang mengarah ke Dynamics 365. Setiap redirect link berisi ID yang secara unik mengidentifikasi pesan yang memuatnya dan URL target tautan asli. Ketika Dynamics 365 menerima permintaan tautkan, ia mencatat klik dan kemudian mengalihkan klik ke alamat aslinya sehingga penerima mendapatkan informasi yang benar dengan sedikit atau tanpa penundaan.

  • Mencari tahu kapan setiap lampiran dibuka: Saat Anda menambahkan lampiran yang diikuti ke pesan, file tidak dilampirkan secara langsung seperti email standar. Sebagai gantinya, itu disimpan di OneDrive berbagi untuk Bisnis yang digunakan oleh Dynamics 365 dan ditambahkan ke pesan sebagai tautan. Seperti halnya tautan yang diikuti, ketika penerima mengklik untuk mengunduh lampiran, Dynamics 365 mencatat klik dan waktu. Penerima Anda bahkan mungkin lebih suka menerima lampiran sebagai tautan daripada file karena pesan Anda memakan lebih sedikit ruang di kotak masuk mereka.

    Anda dapat mencampur lampiran yang diikuti dan tidak diikuti dalam satu email. Hal ini bisa menjadi penting jika Anda mengirim file sensitif yang tidak ingin disimpan OneDrive untuk Bisnis.

Tindakan yang dilakukan pada email disimpan di Microsoft Azure Penyimpanan. Azure Storage unik untuk setiap organisasi. Jika organisasi dipulihkan ke organisasi lain, riwayat tindakan email di organisasi sebelumnya tidak akan dibawa ke organisasi yang dipulihkan.

Penting

Anda harus memperlakukan semua data interaksi email sebagai pendekatan. Sistem hanya dapat mendaftarkan acara pembukaan email jika penerima juga mengunduh gambar pesan, termasuk GIF yang tidak terlihat. Jumlah pembukaan aktual bisa lebih besar dari jumlah yang tercatat di Dynamics 365 Sales. Demikian pula, jika gambar di-cache, yang khas untuk klien email berbasis web, maka pembukaan berikutnya mungkin tidak dilaporkan ke Penjualan.

Pertimbangan untuk jumlah email

Keterlibatan email memberikan wawasan berharga tentang email Anda, tetapi positif palsu mungkin terjadi karena filter spam dan mekanisme lain yang diterapkan oleh organisasi Anda. Oleh karena itu, jumlah email mungkin tidak akurat dan harus digunakan untuk menentukan tren daripada ukuran yang tepat apakah prospek telah membaca pesan tertentu. Berikut adalah beberapa pertimbangan yang harus Anda ketahui:

  • Untuk alasan keamanan, organisasi Anda mungkin mengonfigurasi pemindaian email keluar, dan pemindaian ini dapat didaftarkan saat email dibuka, terutama untuk email yang berisi hyperlink atau lampiran. Ini bisa menjadi alasan mengapa beberapa email tampaknya dibuka secara bersamaan, terutama ketika dikirim ke berbagai penerima di berbagai organisasi.
  • Penyedia Layanan Email (ESP) tertentu memindai pesan keluar, terutama menargetkan kotak surat baru, yang baru-baru ini mengalami peningkatan aktivitas surat, dan kotak surat yang ditandai karena perilaku mencurigakan atau seperti spam. Selain itu, ESP melakukan pemindaian acak untuk sementara untuk sebagian kotak surat. Biasanya, pengguna tidak dapat mengonfigurasi proses ini, yang berfungsi untuk mencegah spammer mengeksploitasi platform mereka.
  • Integrasi atau ekstensi pihak ketiga memindai pesan keluar Anda untuk spam atau pelaporan internal. Setiap kali email dibuka, bahkan dengan alat pemindaian atau pelacakan, email tersebut terdaftar sebagai acara terbuka.
  • Filter spam penerima mungkin memindai dan membuka email yang Anda kirim dan ini mungkin dihitung sebagai terbuka selama proses pemindaian keamanan.

Mengaktifkan interaksi email
Membuat dan mengirim pesan email
Mengonfigurasi preferensi privasi