Tutorial: Membuat alur proses bisnis
Penting
Mulai Agustus 2022, Anda tidak dapat lagi membuat atau mengelola alur proses bisnis dari Power Automate luar penjelajah solusi. Alur dan instans proses bisnis terus didukung melalui penjelajah solusi Power Apps, dan Dataverse tampilan tabel.
Artikel ini menunjukkan cara membuat alur proses bisnis dengan Power Apps. Untuk mempelajari selengkapnya tentang manfaat menggunakan alur proses bisnis, buka Gambaran umum alur proses bisnis. Untuk informasi tentang cara membuat alur tugas seluler, buka Membuat alur tugas seluler.
Saat pengguna memulai alur proses bisnis, tahapan dan langkah-langkah proses ditampilkan di bilah proses di bagian atas formulir.
Tip
Setelah membuat definisi alur proses bisnis, Anda dapat mengontrol siapa yang dapat membuat, membaca, memperbarui, atau menghapus instans alur proses bisnis. Misalnya, untuk proses terkait layanan, Anda dapat memberikan akses penuh bagi perwakilan layanan pelanggan untuk mengubah instans alur proses bisnis, tetapi menyediakan akses baca-saja ke instans untuk perwakilan penjualan sehingga mereka dapat memantau aktivitas pasca-penjualan untuk pelanggan mereka. Untuk mengatur keamanan untuk definisi alur proses bisnis yang Anda buat, pilih Aktifkan Peran Keamanan pada bilah tindakan.
Prasyarat
- Untuk membuat alur proses bisnis, Anda memerlukan Power Apps lisensi atau Power Automate per pengguna , atau paket lisensi Dynamics 365 yang mencakup hak penggunaan alur proses bisnis.
- Tabel yang dengannya alur proses bisnis akan dikaitkan. Jika alur proses bisnis tidak terkait dengan tabel yang sudah ada,buat tabel baru sebelum Anda membuat alur.
Mengaktifkan alur proses bisnis
Di Power Apps atau Power Automate, pilih Solusi dari bilah navigasi di sebelah kiri.
Pilih atau buat solusi yang akan digunakan untuk alur proses bisnis.
Dalam solusi, pilih Proses Otomatisasi>> Baru>alur proses bisnis. a. Berikan aliran Anda a nama tampilan dan Nama (LogicalName). c. Pilih tabel dari mana alur akan digunakan. d. Pilih Buat.
Alur proses bisnis baru dibuat. Anda sekarang dapat mengeditnya dengan satu tahap pertama yang dibuat untuk Anda.
Tambahkan tahapan. Jika pengguna Anda akan meneruskan dari satu tahapan bisnis ke lainnya dalam proses:
Seret komponen Stage dari tab Komponen dan letakkan pada log + di perancang.
Untuk mengatur properti untuk tahap, pilih tahap, lalu atur properti di tab Properti di sisi kanan layar:
Masukkan nama tampilan.
Jika diinginkan, pilih sebuah kategori untuk tahapan. Kategori (seperti Kualifikasi atau Kembangkan), muncul sebagai chevron di bilah proses.
Setelah selesai mengubah properti, pilih tombol Terapkan .
Menambahkan langkah-langkah ke panggung. Untuk melihat langkah-langkah dalam tahap, pilih Detail di sudut kanan bawah panggung. Untuk menambahkan langkah:
Seret komponen Langkah ke tahap dari tab Komponen .
Pilih langkah, lalu atur properti di tab Properti :
- Masukkan nama tampilan untuk langkah.
- Jika Anda ingin pengguna memasukkan data untuk menyelesaikan langkah, pilih kolom yang sesuai dari daftar turun bawah.
- Pilih Diperlukan jika orang harus mengisi kolom untuk menyelesaikan langkah sebelum pindah ke tahap proses berikutnya.
- Pilih Terapkan setelah selesai.
Catatan
- Jika Anda menetapkan kolom boolean dua opsi sebagai Diperlukan, pengguna tidak dapat melanjutkan kecuali nilai kolomnya adalah Ya. Pengguna diminta untuk menandai kolom sebagai selesai sebelum pindah ke tahap berikutnya.
- Jika Ya atau Tidak adalah nilai kolom yang dapat diterima, maka Anda harus membuat kolom pilihan alih-alih kolom boolean dua opsi.
Tambahkan cabang (kondisi) ke proses. Untuk menambahkan kondisi cabang:
Seret komponen Kondisi dari tab Komponen ke tanda + di antara dua tahap.
Pilih kondisi, dan kemudian tetapkan properti di tab properti . Untuk informasi selengkapnya tentang properti bercabang, buka Meningkatkan alur proses bisnis dengan percabangan. Setelah selesai mengatur properti untuk kondisi tersebut, pilih Terapkan.
Menambahkan alur kerja. Untuk mengaktifkan alur kerja:
Seret komponen Alur Kerja dari tab Komponen ke tahap atau ke item Alur Kerja Global di desainer. Mana yang Anda tambahkan ke situ tergantung pada berikut:
- Seret ke tahap saat Anda ingin memicu alur kerja saat masuk atau keluar dari tahap. Komponen alur kerja harus didasarkan pada tabel utama yang sama dengan tahap.
- Seret ke item Alur Kerja Global saat Anda ingin memicu alur kerja saat proses diaktifkan atau saat proses diarsipkan (saat status berubah menjadi Selesai atau Ditinggalkan). Komponen alur kerja harus didasarkan pada tabel utama yang sama dengan proses.
Pilih alur kerja, lalu atur properti di tab Properti :
- Masukkan nama tampilan.
- Memilih waktu picu alur kerja.
- Cari alur kerja aktif sesuai permintaan yang sudah ada yang cocok dengan tabel tahapan atau buat alur kerja baru dengan memilih Baru.
- Pilih Terapkan setelah selesai.
Untuk informasi selengkapnya tentang alur kerja, buka Proses alur kerja.
Untuk memvalidasi alur proses bisnis, pilih Validasi pada bilah tindakan.
Untuk menyimpan proses sebagai draf saat Anda terus mengerjakannya, pilih Simpan di bilah tindakan.
Penting
Selama proses masih draf, orang lain tidak akan dapat menggunakannya.
Untuk mengaktifkan proses dan membuatnya tersedia untuk tim Anda, pilih Aktifkan pada bilah tindakan.
Untuk memberikan kontrol atas siapa yang dapat membuat, membaca, memperbarui, atau menghapus instans alur proses bisnis, pilih Edit Peran Keamanan pada bilah perintah perancang. Misalnya, untuk proses terkait dengan layanan, Anda dapat memberikan akses penuh untuk perwakilan layanan pelanggan untuk mengubah instans alur proses bisnis, tetapi memberikan akses hanya baca untuk instans tersebut untuk perwakilan sales sehingga mereka dapat memantau aktivitas pasca penjualan bagi pelanggan mereka.
Di layar Peran Keamanan , pilih nama peran untuk membuka halaman informasi peran keamanan. Pilih tab Alur Proses Bisnis, lalu tetapkan hak istimewa yang sesuai pada alur proses bisnis untuk peran keamanan.
Catatan
Peran keamanan Administrator Sistem dan Penyesuai Sistem memiliki akses ke alur proses bisnis baru secara default.
Tentukan hak istimewa dengan memilih tombol radio yang sesuai, dan klik Simpan. Untuk informasi selengkapnya tentang hak istimewa, buka alur proses bisnis hak istimewa.
Selanjutnya, jangan lupa untuk menetapkan peran keamanan untuk pengguna yang sesuai di organisasi Anda.
Tip
Berikut adalah beberapa tips untuk diingat ketika Anda bekerja pada aliran tugas Anda di jendela desainer:
- Untuk mengambil snapshot dari semua yang ada di jendela alur proses bisnis, pilih Snapshot pada bilah tindakan. Hal ini bermanfaat, sebagai contoh, jika Anda ingin berbagi dan mendapatkan komentar tentang proses dari anggota tim.
- Gunakan peta mini untuk dengan cepat menavigasi ke berbagai bagian proses. Hal ini berguna bila Anda memiliki proses yang rumit yang menggulung layar.
- Untuk menambahkan deskripsi proses bisnis, pilih Detail di bawah nama proses di sudut kiri jendela alur proses bisnis. Anda dapat menggunakan hingga 2000 karakter.
Mengedit alur proses bisnis
Untuk mengedit alur proses bisnis, buka penjelajah solusi, pilih Proses, lalu pilih alur proses bisnis dari daftar proses yang ingin Anda edit.
Ketika Anda memilih alur proses bisnis yang ingin Anda edit dari daftar proses, ia terbuka di desainer, di mana Anda dapat membuat setiap pembaruan yang Anda inginkan. Perluas Detail di bawah nama proses untuk mengganti namanya atau menambahkan deskripsi, dan menampilkan informasi tambahan.
Hal-hal lain untuk diketahui tentang alur proses bisnis
Edit Tahapan
Alur proses bisnis dapat memiliki hingga 30 tahap.
Anda dapat menambahkan atau mengubah properti berikut dari tahapan:
Nama Panggung
Meja. Anda dapat mengubah tabel untuk tahap apa pun kecuali yang pertama.
Kategori Panggung. Kategori memungkinkan Anda mengelompokkan tahap berdasarkan jenis tindakan. Ini berguna untuk laporan yang akan mengelompokkan baris berdasarkan tahap mereka berada. Pilihan untuk kategori panggung berasal dari pilihan global Kategori Panggung. Anda dapat menambahkan opsi tambahan ke pilihan global ini dan mengubah label opsi yang ada jika Anda mau. Anda juga dapat menghapus pilihan ini jika ingin, namun sebaiknya Anda tidak mengubah pilihan yang ada. Anda tidak dapat menambahkan kembali pilihan yang sama persis jika menghapusnya. Jika Anda tidak ingin agar pilihan digunakan, ubah label ke "Jangan gunakan".
Hubungan. Masukkan hubungan saat tahap sebelumnya dalam proses didasarkan pada tabel yang berbeda. Untuk tahap yang saat ini sedang ditentukan, pilih Pilih Relasi untuk mengidentifikasi hubungan yang akan digunakan saat berpindah di antara dua tahap. Sebaiknya Anda memilih suatu hubungan untuk manfaat berikut:
Relasi sering memiliki peta kolom yang ditentukan yang secara otomatis membawa data antar baris, meminimalkan entri data.
Saat Anda memilih Tahap Berikutnya pada bilah proses untuk baris, baris apa pun yang menggunakan hubungan akan dicantumkan dalam alur proses, sehingga mendorong penggunaan kembali baris dalam proses. Selain itu, Anda dapat menggunakan alur kerja untuk mengotomatiskan pembuatan baris sehingga pengguna cukup memilihnya alih-alih membuatnya untuk lebih menyederhanakan proses.
Edit Langkah-langkah
Setiap tahap dapat memiliki hingga 30 langkah.
Tambah cabang
Untuk mempelajari tentang menambahkan cabang ke tahap, buka Meningkatkan alur proses bisnis dengan percabangan.
Agar alur proses bisnis tersedia untuk digunakan orang, Anda harus memesan alur proses, mengaktifkan peran keamanan, dan mengaktifkannya.
Atur urutan alur proses
Bila Anda memiliki lebih dari satu alur proses bisnis untuk tabel (jenis baris), Anda harus mengatur proses mana yang secara otomatis ditetapkan ke baris baru. Di bilah perintah, pilih Alur Proses Pesanan. Untuk baris atau baris baru yang belum memiliki alur proses yang terkait dengannya, alur proses bisnis pertama yang dapat diakses pengguna adalah baris yang akan digunakan.
Aktifkan Peran Keamanan
Pengguna memiliki akses ke alur proses bisnis tergantung hak istimewa yang ditentukan di alur proses bisnis dalam peran keamanan yang ditetapkan ke pengguna.
Secara default, hanya peran keamanan Administrator Sistem dan Penyesuai Sistem yang dapat melihat alur proses bisnis baru.
Untuk menentukan hak istimewa pada alur proses bisnis, buka alur proses bisnis untuk pengeditan, lalu pilih Edit Peran Keamanan pada bilah perintah desainer alur proses bisnis. Lihat langkah 13 di bawah Membuat alur proses bisnis tercantum sebelumnya di topik ini.
Mengaktifkan
Sebelum seseorang dapat menggunakan alur proses bisnis, Anda harus mengaktifkannya. Di bilah perintah, pilih Aktifkan. Setelah mengkonfirmasi pengaktifan, alur proses bisnis siap digunakan. Jika alur proses bisnis memiliki kesalahan, Anda tidak akan dapat mengaktifkannya hingga kesalahan diperbaiki.
Menambahkan tindakan sesuai permintaan untuk alur proses bisnis
Pembaruan Dynamics 365 (online) versi 9.0 memperkenalkan fitur alur proses bisnis: otomatisasi alur proses bisnis dengan Langkah Tindakan. Anda dapat menambahkan tombol ke alur proses bisnis yang akan memicu tindakan atau alur kerja.
Tambahkan alur kerja sesuai permintaan atau tindakan menggunakan langkah tindakan
Misalnya, sebagai bagian dari proses kualifikasi peluang, organisasi aswono memerlukan semua peluang untuk ditinjau oleh pengulas yang ditunjuk. Selanjutnya, organisasi aswono membuat tindakan yang:
- Membuat baris tugas yang ditetapkan ke peninjau peluang.
- Menambahkan "Siap untuk memeriksa" ke topik peluang.
Selain itu, aswono harus dapat menjalankan tindakan ini sesuai permintaan. Untuk mengintegrasikan tugas ini ke dalam proses kualifikasi peluang, tindakan harus muncul pada alur proses bisnis peluang. Untuk mengaktifkan fungsi ini, pilih Sebagai langkah tindakan alur proses bisnis.
Selanjutnya, langkah tindakan ditambahkan ke alur proses bisnis peluang aswono. Lalu alur proses divalidasi dan diperbarui.
Sekarang, anggota tenaga penjualan Contoso dapat memulai tindakan dari langkah proses bisnis Kualifikasi Peluang , sesuai permintaan, dengan memilih Jalankan.
Penting
- Agar dapat menjalankan tindakan atau alur kerja sesuai permintaan, alur proses bisnis harus mencakup langkah tindakan. Jika langkah tindakan menjalankan alur kerja, alur kerja harus dikonfigurasi untuk berjalan sesuai permintaan.
- Tabel yang terkait dengan tindakan atau alur kerja harus sama dengan tabel yang terkait dengan alur proses bisnis.
Batasan menggunakan langkah tindakan di alur proses bisnis
- Tindakan tidak tersedia sebagai Langkah Tindakan jika parameter input atau output adalah jenis Tabel, EntityCollection, atau OptionSet (Pilihan). Tindakan dengan lebih dari satu parameter output EntityReference atau sejumlah parameter input EntityReference tidak tersedia sebagai langkah tindakan. Tindakan yang tidak terkait dengan tabel utama (tindakan global) tidak tersedia sebagai Langkah Tindakan.
Pusat aksi
Saat Anda perlu melihat daftar alur proses bisnis tempat Anda terlibat, lihat pusat tindakan terpadu.
Di pusat tindakan terpadu, Anda akan melihat semua proses bisnis di mana Anda diberi setidaknya satu Microsoft Dataverse baris tabel yang digunakan proses. Misalnya, jika proses bisnis menggunakan tabel Prospek dan Peluang Dataverse, Anda akan melihat semua contoh proses ini di mana baris Prospek atau Peluang ditetapkan untuk Anda.
Lihat semua instans yang sedang dikerjakan di bawah tab Aktif . Dari tab ini, Anda dapat melihat detail berikut:
- Nama prosesnya.
- Tahap saat ini untuk setiap proses.
- Pemilik baris yang Dataverse terkait dengan tahap aktif.
- Waktu sejak instance dibuat.
Pilih instans untuk membukanya di tab baru, atau pilih untuk menyalin tautan, membagikan tautan melalui email, meninggalkan, atau menghapus instans.