Menggunakan templat Word untuk membuat dokumen standar

Setelah Anda membuat dan mengimpor templat Office Word ke dalam aplikasi keterlibatan pelanggan (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing, dan Dynamics 365 Project Service Automation), pengguna memilih satu tombol untuk menghasilkan dokumen standar yang diisi secara otomatis dengan data. Fitur ini memiliki beberapa pertimbangan khusus yang perlu Anda ketahui untuk berhasil membuat templat Word.

Peringatan

Ada masalah yang diketahui saat membuat templat di Word. Untuk mencegah interaksi yang berpotensi mendestabilisasi Word, tinjau dan ikuti panduan di bagian Hindari masalah yang diketahui saat membuat templat di artikel ini.

Versi Word yang didukung

Area	Versi Word
Membuat templat Word	2013, 2016
Menggunakan dokumen Word yang dihasilkan di aplikasi keterlibatan pelanggan	2010, 2013, 2016

Note

Dokumen Word yang diaktifkan makro (.docm) tidak didukung.

Ikuti langkah-langkah dalam artikel ini untuk berhasil membuat dan menggunakan templat Word di aplikasi keterlibatan pelanggan.

Langkah 1: Membuat templat Word

Anda bisa membuat templat Word dari pusat admin Power Platform atau dari catatan di aplikasi keterlibatan pelanggan. Membuat templat dari pusat admin membuatnya tersedia untuk semua pengguna di organisasi Anda, sedangkan membuat templat dari catatan membuat templat pribadi yang hanya tersedia untuk Anda.

Membuat templat Word dari pusat admin Power Platform

Akses memerlukan izin yang memadai, seperti peran Administrator Sistem atau Penyesuai Sistem. Untuk memeriksa peran keamanan Anda, lihat Melihat profil pengguna Anda. Jika Anda tidak memiliki izin yang benar, hubungi administrator sistem Anda.

1. Masuk ke pusat admin Power Platform.
2. Di panel navigasi, pilih Kelola.
3. Di panel Kelola, pilih Lingkungan.
4. Pada halaman Lingkungan , pilih lingkungan lalu pilih Pengaturan di bilah perintah.
5. Perluas Templat, lalu pilih Templat dokumen.
6. Di halaman Tampilan Templat yang Tersedia, buka bilah perintah dan pilihUnduh Templat Word>.
7. Dalam dialog Unduh file untuk membuat templat , pilih entitas yang ingin Anda buat templatnya.
   
8. Tentukan hubungan entitas yang ingin Anda gunakan dalam templat. Misalnya, jika Anda memilih entitas Akun, Anda dapat menentukan hubungan 1:N ke entitas Kontak untuk menyertakan informasi kontak dalam templat. Pelajari selengkapnya tentang hubungan di Apa itu hubungan 1:N, N:1, dan N:N?

   Note

   • Hubungan yang Anda pilih di layar ini menentukan entitas dan bidang apa yang tersedia nanti saat Anda menentukan templat Word.
   • Pilih hanya hubungan yang perlu Anda tambahkan data ke templat Word.
9. Pilih Unduh untuk mengunduh file Word di komputer lokal Anda dengan entitas yang diekspor disertakan sebagai data XML.

   Important

   Anda hanya dapat menggunakan templat dokumen di lingkungan tempat Anda mengunduhnya. Migrasi antarlngkungan untuk templat Word atau Excel tidak didukung.

Membuat templat Word pribadi dari rekaman

Sebagai pengguna Dynamics 365, Anda dapat membuat templat Word pribadi yang dapat Anda gunakan untuk dokumen penjualan Anda sendiri. Templat ini hanya tersedia untuk Anda. Langkah-langkah berikut adalah untuk Dynamics 365 Sales, tetapi prosesnya mirip di aplikasi keterlibatan pelanggan lainnya.

1. Masuk ke aplikasi Sales Hub .
2. Pilih entitas yang ingin Anda buat templatnya. Misalnya, jika Anda ingin membuat templat untuk akun pelanggan, pilih Akun.
3. Buka rekaman apa pun. Pada bilah perintah, pilih Templat> WordUnduh Templat. Entitas dipilih secara default berdasarkan rekaman yang Anda buka.
4. Tentukan hubungan entitas yang ingin Anda gunakan dalam templat. Misalnya, jika Anda memilih Entitas akun, Anda dapat menentukan hubungan 1:N ke entitas Kontak untuk menyertakan informasi kontak dalam templat. Pelajari selengkapnya tentang hubungan di Apa itu hubungan 1:N, N:1, dan N:N?

   Note

   • Hubungan yang Anda pilih di layar ini menentukan entitas dan bidang apa yang tersedia nanti saat Anda menentukan templat Word.
   • Pilih hanya hubungan yang perlu Anda tambahkan data ke templat Word.
5. Pilih Unduh untuk mengunduh file Word di komputer lokal Anda dengan entitas yang diekspor disertakan sebagai data XML.

   Important

   Anda hanya dapat menggunakan templat dokumen di lingkungan tempat Anda mengunduhnya. Migrasi antarlngkungan untuk templat Word atau Excel tidak didukung.

Apakah hubungan 1: n, N:1, dan N:N itu?

Layar ini memerlukan pemahaman tentang struktur data aplikasi keterlibatan pelanggan Anda. Admin sistem atau pengatur khusus Anda dapat memberikan informasi tentang hubungan entitas. Untuk konten admin, lihat Gambaran umum relasi entitas.

Berikut adalah beberapa contoh hubungan untuk entitas Account.

Relationship	Description
	Sebuah akun dapat memiliki beberapa kontak.
	Prospek, akun atau kontak dapat memiliki beberapa akun.
	Sebuah akun dapat memiliki daftar pemasaran. Sebuah daftar pemasaran dapat memiliki akun.

Note

Untuk memastikan dokumen diunduh dengan cepat, hanya kembalikan hingga 100 rekaman terkait untuk setiap relasi. Misalnya, jika Anda mengekspor templat untuk akun, dan ingin menyertakan daftar kontaknya, dokumen mengembalikan paling banyak 100 kontak akun.

Langkah 2: Mengaktifkan tab pengembang

Buka file templat Word. Pada titik ini, dokumen nampaknya kosong.

Untuk melihat dan menambahkan data XML aplikasi keterlibatan pelanggan, Anda perlu mengaktifkan tab Pengembang Word.

1. Buka File>pilihan>Sesuaikan pita, dan kemudian aktifkan pengembang.

   

2. Pilih OK.

   Developer sekarang muncul di pita Word.

   Alat Pengembang pada Ribbon Word. Ribbon Word

Hindari masalah yang diketahui saat membuat templat

Ada masalah yang diketahui dengan templat Word yang dihasilkan oleh aplikasi keterlibatan pelanggan dan perangkat lunak Office Word. Ikuti panduan di bagian ini untuk mencegah masalah dengan bidang kontrol sebelum masuk ke langkah ketiga tempat Anda menambahkan bidang kontrol konten XML ke templat Word.

Peringatan

Beberapa hal dapat menyebabkan Word membeku, mengharuskan Anda menggunakan Task Manager untuk menghentikan Word:

• Anda memasukkan konten kontrol lain daripada gambar atau teks murni.
• Anda membuat perubahan tekstual, seperti mengubah kapitalisasi atau menambahkan teks, untuk kontrol konten. Perubahan ini dapat terjadi melalui AutoCorrect serta suntingan pengguna. Secara default, Microsoft Word AutoCorrect membuat huruf awal kalimat menjadi kapital. Saat Anda menambahkan bidang kontrol konten, Word melihatnya sebagai kalimat baru dan mengkapitalisasi huruf pertamanya ketika fokus berpindah dari bidang tersebut.

Tambahkan kolom hanya sebagai teks murni atau gambar

Anda menggunakan Panel Pemetaan XML untuk menambahkan bidang entitas ke templat Word Anda. Pastikan hanya menambahkan kolom sebagai teks murni atau gambar.

Jangan membuat perubahan teks ke kontrol konten yang ditambahkan

Anda bisa memformat bidang kontrol konten, seperti membuatnya tebal atau mengubah warna font. Namun, jangan membuat perubahan tekstual pada bidang kontrol konten, termasuk perubahan kapitalisasi.

Jika Anda mengalami pembekuan Word atau penurunan performa, coba nonaktifkan AutoCorrect.

Matikan AutoCorrect

1. Dengan file templat terbuka di Word, buka File>Options>Proofing> OpsiAutoCorrect.

   

2. Hapus Kapitalisasi huruf pertama kalimat dan Secara otomatis gunakan saran dari pemeriksa ejaan.

   

3. Hapus Tanda Hubung (--) dengan tanda hubung (-) pada tab FormatOtomatis dan FormatOtomatis saat Anda Mengetik .

4. Pilih OK.

Langkah 3: Tentukan templat

Gunakan Panel Pemetaan XML untuk menentukan templat Word dengan bidang entitas.

1. Di templat Word Anda, pilih Developer>XML Mapping Pane untuk memilih skema XML default.

   

   

2. Pilih skema XML. Ini dimulai dengan "urn:microsoft-crm/document-template/".

   

   Important

   Jika Anda sering mengalami pengeditan yang tidak disengaja yang menyebabkan Word membekukan atau mengalami penurunan performa, pastikan untuk menonaktifkan opsi Koreksi Otomatis sesuai dengan bagian tersebut, Hindari masalah yang diketahui saat membuat templat.

3. Perluas entitas, klik kanan bidang entitas, lalu pilih Sisipkan Kontrol Konten>Teks Biasa.

   

   Bidang entitas ditambahkan ke templat Word.

   

   Tambahkan bidang entitas tambahan, tambahkan label deskriptif, teks, dan format dokumen.

   Template yang selesai mungkin terlihat seperti ini:

   Template Word

   Beberapa bidang kontrol konten yang Anda masukkan mungkin memiliki beberapa baris data. Sebagai contoh, akun memiliki lebih dari satu kontak. Untuk menyertakan semua data dalam templat Word Anda, atur bidang kontrol konten untuk diulang.

Atur bidang kontrol konten untuk mengulangi

1. Tempatkan bidang dengan mengulangi data dalam baris tabel.

2. Pilih seluruh baris tabel dalam template.

   

3. Di Panel Pemetaan XML, klik kanan hubungan yang berisi bidang kontrol konten, lalu pilih Berulang.

   

   Saat Anda menggunakan templat Word di aplikasi keterlibatan pelanggan untuk membuat dokumen, tabel diisi dengan beberapa baris data.

   Ketika template memiliki bidang dan format yang Anda inginkan, Simpan dan unggah template ke aplikasi keterlibatan pelanggan.

Langkah 4: Unggah templat Word kembali ke aplikasi keterlibatan pelanggan

Saat Templat Word dibuat sesuai keinginan Anda, simpan sehingga Anda dapat mengunggahnya ke aplikasi keterlibatan pelanggan.

Akses ke templat Word yang baru dibuat bergantung pada cara Anda mengunggahnya dan akses yang diberikan ke peran keamanan. Pastikan memeriksa Gunakan peran keamanan untuk mengontrol akses ke template.

Administrator bisa menggunakan halaman Pengaturan untuk mengunggah templat Word ke aplikasi keterlibatan pelanggan. Semua pengguna di organisasi Anda dapat menggunakan templat yang diunggah di Pengaturan.

Mengunggah templat Word dari pusat admin Power Platform

1. Masuk ke pusat admin Power Platform.

2. Di panel navigasi, pilih Kelola.

3. Di panel Kelola, pilih Lingkungan.

4. Pada halaman Lingkungan , pilih lingkungan lalu pilih Pengaturan di bilah perintah.

5. Pilih Templat>Dokumen Templat.

6. Pada halaman Tampilan Templat yang Tersedia , pilih Unggah Templat>Unggah Templat Word di bilah perintah.

7. Telusuri ke file templat yang ingin Anda unggah.

   

8. Pilih Unggah.

   Pengguna non-admin dapat meng-upload template untuk mereka gunakan sendiri dari daftar rekaman.

Mengunggah templat Word pribadi dari rekaman

1. Buka rekaman untuk jenis entitas yang cocok dengan templat yang Anda buat. Misalnya, buka catatan akun pelanggan di Penjualan jika Anda membuat templat akun.

2. Pada bilah perintah, pilih Templat> WordUnggah Templat.

3. Telusuri ke file dan pilih Unggah.

Langkah 5: Buat dokumen dari templat Word

Untuk menggunakan templat Word yang Anda buat, selesaikan langkah-langkah berikut.

1. Buka rekaman yang cocok dengan jenis entitas templat yang Anda buat. Misalnya, buka catatan akun pelanggan di Penjualan jika Anda membuat templat akun.

2. Pada bilah perintah, pilih Templat Word, lalu di bawah Templat Word pilih templat yang Anda buat.

   Jika Anda tidak melihat templat yang Anda buat, ada dua kemungkinan:

   • Anda memilih jenis rekaman (entitas) yang tidak cocok dengan templat. Sistem hanya menampilkan templat yang dibuat untuk tipe rekaman yang dipilih. Misalnya, jika Anda membuka catatan peluang, Anda tidak akan melihat templat yang Anda buat dengan entitas akun.

   • Anda harus me-refresh aplikasi keterlibatan pelanggan untuk melihat template. Refresh browser Anda atau tutup dan buka aplikasi keterlibatan pelanggan kembali.

   Sistem menghasilkan dokumen Word dengan data dari rekaman yang Anda buka dan mengunduhnya ke komputer Anda. Buka dokumen untuk melihat data dan templat dalam tindakan.

Mencoba contoh templat Word

Aplikasi keterlibatan pelanggan menyertakan lima contoh templat Word.

Contoh templat Word dirancang untuk jenis rekaman (entitas) tertentu. Anda hanya bisa menerapkan templat ke rekaman dengan tipe catatan yang sama.

Name	Entitas
Ringkasan Peluang	Peluang (area Penjualan)
Ringkasan Kampanye	Kampanye (area Pemasaran)
Ringkasan Kasus	Kasus (area layanan)
Invoice	Faktur (area penjualan)
Ringkasan Akun	Client_Account (area penjualan, layanan, dan pemasaran)

Untuk menerapkan contoh templat Word

1. Buka rekaman dengan informasi yang menggunakan jenis entitas yang cocok dengan templat sampel. Misalnya, buka rekaman akun pelanggan dalam penjualan untuk menerapkan template ringkasan akun.

2. Pada bilah perintah, pilih Templat Word, lalu di bawah Templat Word pilih templat sampel.
   Sistem menghasilkan dokumen Word dengan data dari rekaman yang Anda buka dan mengunduhnya ke komputer Anda. Buka dokumen untuk melihat data dan templat dalam tindakan.

Note

Contoh templat dimaksudkan untuk menjadi titik awal bagi Anda untuk membuat templat Anda sendiri. Anda tidak dapat mengeditnya.

Pertimbangan tambahan

Gunakan peran keamanan untuk mengontrol akses ke templat

Administrator dapat mengontrol akses ke templat Word dengan beberapa granularitas. Misalnya, Anda dapat memberi tenaga penjualan akses Baca tetapi tidak akses Tulis ke templat Word.

1. Pilih Pengaturan>Keamanan>Peran Keamanan.

2. Pilih peran, lalu pilih tab Manajemen Bisnis .

3. Pilih Templat dokumen untuk mengatur akses untuk templat yang tersedia untuk seluruh organisasi. Pilih Template dokumen pribadi untuk template yang dibagi untuk masing-masing pengguna.

4. Pilih lingkaran untuk menyesuaikan tingkat akses.

   

Daftar dalam dokumen yang dibuat tidak dalam urutan yang sama dengan rekaman

Daftar rekaman yang dibuat dari templat kustom mungkin tidak muncul dalam urutan yang sama dalam dokumen Word sebagai urutan dalam aplikasi keterlibatan pelanggan. Aplikasi ini mencantumkan rekaman dalam urutan tanggal dan waktu pembuatannya.

Masalah dengan bahasa kanan ke kiri

Konten dalam bahasa kanan-ke-kiri (RTL) mungkin memiliki beberapa masalah pemformatan dalam file Word setelah dokumen dibuat.

Baca juga

Menganalisis data dengan template Excel

Memecahkan Masalah Template Word