Innheimta útistandandi skuldir

Þessi grein lýsir eiginleikum sem geta hjálpað þér að innheimta útistandandi skuldir frá viðskiptamönnum.

Þegar greiðslur viðskiptavina eru skráðar og stemmdar af felur innheimtuferlið oft í sér eina eða fleiri eftirfarandi skrefa til að innheimta útistandandi skuldir. Eftir því hvernig söfn eru meðhöndluð í fyrirtækinu getur Business Central hjálpað til við að:

• Senda yfirlit til að láta viðskiptamenn vita um stöðu þeirra, gjaldfallna stöðu og viðeigandi færslur. Til dæmis, annaðhvort opnar færslur eða allar færslur sem bókaðar eru á síðasta ári/ársfjórðungi/mánuði eða öðru tímabili. Ef viðskiptamenn eru í vanskilum geturðu sent yfirlitsskýrslu Viðskiptamanns sem innheimtubréf. Farðu í yfirlýsingar til að fá nánari upplýsingar.
• Senda áminningar (einnig kallaðar dunningsbréf eða greiðslubeiðnir) til viðskiptamanna til að láta viðskiptamenn vita af gjaldföllnum stöðum. Í innheimtubréfinu geta bæði verið gjaldfallnar og opnar færslur og því er viðskiptamanni einnig kunnugt um komandi gjalddaga. Einnig er hægt að nota áminningar til að reikna út vexti og annan kostnað og hafa þær upplýsingar með í áminningunni. Hægt er að gera ferlið sjálfvirkt við stofnun, útgáfu og bókun innheimtubréfa. Nánari upplýsingar eru í Innheimtubréfum.
• Senda vaxtareikninga til að gera kröfu um vaxtagjöld vegna gjaldfallinna upphæða. Notaðir eru vaxtareikningar ef krefja á viðskiptamenn um vexti eða gjöld án þess að minna þá á gjaldfallnar upphæðir. Nánari upplýsingar eru notaðar með því að fara í Vaxtagjöld.
• Hafa samskipti við viðskiptamenn í símanum eða með tölvupósti varðandi gjaldfallna stöðu og stjórna hugsanlegum misskilningi og deilum, eða einfaldlega að minna viðskiptamenn á að jafna reikninga sína á beinan hátt. Nánari upplýsingar eru notaðar í Nota Copilot fyrir fjármál í Outlook til að vinna handvirk söfn.

Nota Copilot fyrir fjármál í Outlook til að streyma handvirkri safnavinnu

Athugasemd

Copilot fyrir fjármál er í forútgáfa og tiltæk í Bandaríkjunum. Áætlað er að þær verði almennt tiltækar seinni hluta ársins 2024, en áætlað er að verðlagningarupplýsingar verði birtar.

Þegar þú ert í samskiptum við viðskiptamenn með tölvupósti um útistandandi skuldir þarftu líkur á að fletta upp á viðskiptavinum og reikningstengdum upplýsingum í Business Central? Copilot fyrir fjármál auðveldar þetta verk með því að tryggja að viðeigandi gögn viðskiptavina séu til taks í Outlook. Til dæmis, til að birta tölvupóst sem þú fékkst getur Copilot fyrir fjármál fundið viðskiptamanninn í gegnum tengdan tengilið og birt upplýsingar um stöðu aldurs og skráð útistandandi reikninga sem auðvelt er að tengja við svar. Copilot fyrir fjármál í Outlook gerir einnig kleift að:

• Fá aðgang að og uppfæra stöðu ágreinings og lofa að greiða á reikningum
• Uppfæra tengiliðaupplýsingar
• Drög að tölvupóstsviðbrögðum með Copilot
• Tengja yfirlit og reikninga beint úr Outlook.

Nánari upplýsingar eru í Copilot fyrir fjármál and Handbók um virkjun fyrir Copilot fyrir fjármál (forútgáfa).

Yfirlit

Á viðskiptamannaspjaldinu er hægt að stofna yfirlit fyrir færslur viðskiptamanns með notandanum. Þá er hægt að búa til PDF-skrá og senda hana til viðskiptavinarins. Einnig er hægt að nota skýrsluna Viðskiptamannayfirlit til að senda viðskiptamönnum yfirlit yfir viðskipti sín.

Ábending

Ef með þarf er hægt að senda yfirlýsinguna í Excel til að gera breytingar.

Til að senda yfirlitsskýrslu viðskiptamanns

1. Velja skal táknið , færa inn viðskiptamannayfirlit og velja síðan viðeigandi tengja.
2. Fyllið inn reitina eftir þörfum. Haltu bendlinum yfir reit til að lesa stutta lýsingu.
3. Undir Valkostir frálags er valið hvernig á að senda skýrsluna til viðskiptamannsins.

Athugasemd

Ef notaðir eru margir gjaldmiðlar er skýrslan Viðskiptamannayfirlit alltaf prentuð í gjaldmiðli viðskiptamannsins. Síðustu dagsetningunni í í yfirlitstímabili er einnig notuð sem yfirlitsdagsetning og dagsetning fyrir aldursgreiningu, ef aldursgreining er höfð með.

Áminningar

Hægt er að nota áminningar til að minna viðskiptamenn á gjaldfallnar upphæðir. Einnig er hægt að nota áminningar til að reikna út vexti og annan kostnað og hafa þær upplýsingar með í áminningunni.

Ábending

Upplýsingarnar í þessari grein eru nákvæmar en hún lýsir aðallega handvirku ferli. Business Central býður upp á verkfæri sem hægt er að nota til að gera vinnslur við stofnun, útgáfu og sendingu áminningar sjálfvirkar. Með því að gera þessi skref sjálfvirkt er hægt að spara umtalsverðan tíma sem eytt er í söfn. Nánari upplýsingar eru notaðar til að fara í Innheimtubréf sjálfvirkt í söfnum.

Áður en hægt er að stofna áminningar þarf að setja upp skilmála áminninga og tengja þá við viðskiptamenn. Nánari upplýsingar eru í Setja upp skilmála og stig innheimtubréfa. Til að stýra útistandandi reikningum er hægt að setja upp skilmála innheimtubréfa og úthluta þeim til viðskiptamanna. Skilmálar innheimtubréfa gera kleift að stjórna því hvernig ferli innheimtubréfs virkar. Hvert áminningarskilmálar hefur ákveðið stig innheimtubréfa sem notandi skilgreinir. Áminningarstig fela í sér reglur um það hvenær áminning verður send, hvaða gjöld skal gjaldfæra og hvort reikna skuli vexti. Áminningarstig fela einnig í sér biðtímastillingu sem tryggir að ekki sé send innheimtubréf vegna reiknings sem viðskiptamaður hefur þegar greitt. Efni síðunnar Vaxtaskilmálar ákvarðar hvort vextir eru reiknaðir í innheimtubréfi.

Hægt er að keyra reglulega keyrsluna Stofna innheimtubréf til að stofna innheimtubréf fyrir alla viðskiptamenn með gjaldfallna stöðu eða stofna innheimtubréf handvirkt fyrir tiltekinn viðskiptamann og láta reikna línurnar og fylla þær út sjálfkrafa.

Þegar búið er að stofna áminningarnar er hægt að breyta þeim. Textinn sem birtist í upphafi og í lok áminningar ræðst af áminningarstigsskilmálunum og hægt er að sjá hann í dálknum Lýsing . Ef reiknuð upphæð hefur verið sett inn sjálfvirkt í upphafs- eða lokatextann verður textinn ekki leiðréttur ef línunum er eytt. Þá verður að nota aðgerðina Uppfæra texta innheimtubréfs .

Viðskiptamannafærsla með reitinn Bið útfyllta birtist ekki kvaðning um stofnun innheimtubréfs. En ef áminning er stofnuð á grunni annarrar færslu verður gjaldfallin færsla merkt í bið einnig höfð með í áminningunni. Vextir eru ekki reiknaðir á línur með þessum færslum.

Þegar búið er að stofna áminningar, og breyta þeim ef þarf, er hægt að prenta prufuskýrslur eða senda áminningarnar, vanalega sem tölvupóst.

Innheimtubréf búin til sjálfvirkt:

Innheimtubréf líkist reikningi. Þegar innheimtubréf er búið til þarf að fylla út innheimtuhaus ásamt einni eða fleiri innheimtulínum. Þú getur notað aðgerð til að stofna innheimtubréf fyrir alla viðskiptamenn sjálfvirkt.

1. Veldu táknið , færðu inn Innheimtubréf og veldu svo viðeigandi tengja.
2. Á síðunni Innheimtubréf skal velja aðgerðina Stofna innheimtubréf .
3. Á síðunni Stofna innheimtubréf skal fylla út reitina til að skilgreina hvernig og hverjum innheimtubréf eru stofnuð.
4. Hnappurinn Í lagi er valinn .

Innheimtubréf búin til handvirkt:

Á síðunni Innheimtubréf er hægt að fylla út flýtiflipann Almennt og láta fylla línurnar út sjálfkrafa.

1. Veldu táknið , færðu inn Innheimtubréf og veldu svo viðeigandi tengja.

2. Veljið aðgerðina Nýtt .

3. Fylltir eru út reitirnir eins og þörf krefur á flýtiflipanum Almennt .

4. Velja skal aðgerðina Leggja til innheimtubréfslínur .

5. Í keyrslunni Leggja til innheimtubréfslínur er fyllt út í reitina til að skilgreina hvernig og hverjum innheimtubréf eru stofnuð.

6. Gátreiturinn Taka með færslur í bið er valinn ef áminning á að innihalda gjaldfallnar opnar færslur sem eru í bið.

7. Gátreiturinn Aðeins færslur með gjaldföllnum upphæðum er valinn ef áminning á aðeins að innihalda gjaldfallnar opnar færslur. Aðeins reikningar og greiðslur verða sýndar þar sem þetta eru færslurnar þar sem greiðslur viðskiptamanna kunna að vera gjaldfallnar.

   Mikilvægt

   Opnar færslur sem eru í bið verða settar inn óháð stillingunni í gátreitnum Aðeins færslur með gjaldföllnum upphæðum .

8. Hnappurinn Í lagi er valinn .

Texta innheimtubréfs skipt út.

Nokkrar leiðir eru í boði til að ákvarða hvaða texti birtist á prentuðu innheimtubréfi. Í einstaka tilvikum gæti þurft að skipta út byrjunar- og endatexta gildandi stigs með texta af öðru stigi.

1. Veldu táknið , færðu inn Innheimtubréf og veldu svo viðeigandi tengja.
2. Opna skal viðeigandi innheimtubréf og velja svo aðgerðina Uppfæra texta innheimtubréfs .
3. Á síðunni Uppfæra texta innheimtubréfs er fært inn stigið sem þarf í reitinn Stig innheimtubréfs.
4. Hnappurinn Í lagi er valinn til að uppfæra byrjunar- og lokatexta.

Gefa út innheimtubréf

Þegar búið er að stofna áminningar, og breyta þeim ef þarf, er hægt að prenta prufuskýrslur eða senda áminningarnar.

Þegar áminning er send eru gögnin flutt á sérstaka síðu fyrir sendar áminningar. Um leið eru áminningarfærslurnar bókaðar. Ef vextir eða viðbótarkostnaður hefur verið reiknaður eru færslur bókaðar í viðskiptamannabók og á fjárhag.

Þegar innheimtubréf er sent eru færslurnar bókaðar eftir því sem tilgreint er á síðunni Skilmálar innheimtubréfa . Þessi staðall ákvarðar hvort vextir og/eða viðbótargjöld séu bókuð á reikning viðskiptamanns og fjárhag. Uppsetning á síðunni Bókunarflokkar viðskm. ákvarðar á hvaða reikninga er bókað.

Færsla er stofnuð á síðunni Innheimtubréf/Vaxtafærslur fyrir hverja viðskiptamannafærslu á vaxtareikningi .

Ef gátreitirnir Bóka vexti eða Bóka viðbótargjald eru valdir á síðunni Skilmálar innheimtubréfa eru eftirfarandi færslur einnig stofnaðar:

• Ein færsla á síðunni Viðskm.færslur
• Ein útistandandi færsla í viðeigandi fjárhagsreikningi
• Ein vaxta- og/eða viðbótargjaldsfærsla í viðeigandi fjárhagsreikningi

Að auki getur sending innheimtubréfs leitt af sér VSK-færslur.

1. Veldu táknið , færðu inn Innheimtubréf og veldu svo viðeigandi tengja.
2. Veljið viðeigandi innheimtubréf og veljið svo aðgerðina Útgáfa .
3. Á síðunni Senda innheimtubréf skal fylla út reitina eins og þörf krefur.
4. Hnappurinn Í lagi er valinn

Innheimtubréfið er annað hvort prentað út eða sent á tiltekið netfang sem PDF viðhengi.

Hætta við útgefið innheimtubréf

Ef innheimtubréf voru gefin út fyrir mistök er hægt að hætta við þau áður en þau eru send út. Þetta er hægt að gera annaðhvort fyrir hvert bréf fyrir sig eða í lotu.

1. Á síðunni Send innheimtubréf skal velja eina eða fleiri línur fyrir send innheimtubréf sem á að hætta við og velja svo aðgerðina Hætta við .
2. Á síðunni Hætta við send innheimtubréf skal fylla út reitina eins og þörf krefur og velja svo hnappinn Í lagi .

Vaxtagjöld

Þegar viðskiptamaður greiðir ekki á gjalddaga er hægt að láta reikna vexti sjálfkrafa og bæta þeim við gjaldfallnar upphæðir á reikningi viðskiptamanns. Hægt er að láta viðskiptamenn vita af viðbótargjöldunum með því að senda vaxtareikninga.

Athugasemd

Vaxtareikningar eru notaðir til að reikna út vexti og annan kostnað og til að láta viðskiptamenn vita um þann kostnað án þess að minna þá á gjaldfallnar upphæðir. Einnig er hægt að reikna vexti á gjaldfallnar upphæðir þegar áminningar eru stofnaðar.

Áður en hægt verður að stofna vaxtareikninga þarf að setja upp skilmála. Nánari upplýsingar eru í Setja upp vaxtaskilmála.

Hægt er að stofna vaxtareikning fyrir einstakan viðskiptamann og fylla línurnar út sjálfvirkt. Einnig er hægt að nota aðgerðina Stofna vaxtareikninga til að stofna vaxtareikninga fyrir alla eða valda viðskiptamenn með gjaldfallna stöðu.

Þegar búið er að stofna vaxtareikninga er hægt að breyta þeim. Textinn sem birtist í upphafi og í lok vaxtareiknings ræðst af vaxtaskilmálunum og hægt er að sjá hann í dálknum Lýsing í línunum. Ef reiknaðri upphæð er sjálfkrafa bætt við upphafs- eða lokatextann verður textinn ekki leiðréttur ef línum er eytt. Þá verður að nota aðgerðina Uppfæra vaxtatexta .

Þegar búið er að stofna vaxtareikninga, og breyta þeim ef þarf, er hægt að prenta prufuskýrslur eða senda vaxtareikningana, vanalega sem tölvupóst.

Vaxtareikningar stofnaðir handvirkt:

Vaxtareikningur er svipaður reikningi. Hægt er að fylla hausinn út handvirkt og línurnar sjálfvirkt, eða stofna vaxtareikninga sjálfkrafa fyrir alla viðskiptamenn.

1. Velja skal táknið , færa inn vaxtareikninga og velja síðan viðeigandi tengja.

2. Veljið aðgerðina Nýtt og fyllið svo út reitina eftir þörfum.

3. Velja skal aðgerðina Leggja til vaxtareikningslínur .

4. Á síðunni Leggja til vaxtareikningslínur er sett afmörkun á flýtiflipanum Viðskm.færsla ef aðeins á að stofna vaxtareikninga fyrir tilteknar færslur.

   Athugasemd

   Þó svo að afmarkanirnar Greiðslur og Kreditreikningur séu skráðar hefur það ekki áhrif þar sem aðgerðin Leggja til vaxtareikningslínur tekur aðeins með jákvæðar upphæðir .

5. Hnappurinn Í lagi er valinn til að hefja keyrsluna.

Vaxtatexti uppfærður

Í sumum tilfellum gæti þurft að breyta byrjunar- og lokatexta vaxtaskilmála. Ef það er gert eftir að vaxtareikningar hafa verið stofnaðir, en ekki sendir, er hægt að uppfæra reikningana með nýja textanum.

1. Velja skal táknið , færa inn Vaxtareikning og velja síðan viðeigandi tengja.
2. Opna skal vaxtareikninginn sem á að breyta texta fyrir og velja svo aðgerðina Uppfæra vaxtatexta .
3. Á síðunni Uppfæra vaxtatexta er hægt að setja afmörkun ef uppfæra á nokkra reikninga.
4. Hnappurinn Í lagi er valinn til að uppfæra byrjunar- og lokatexta.

Vaxtareikningar sendir út

Þegar búið er að stofna vaxtareikninga og breyta þeim er hægt að prenta prófunarskýrslur eða senda vaxtareikningana.

Þegar innheimtubréf er sent bóka færslurnar eftir því sem var tilgreint á síðunni Vaxtaskilmálar . Þessi lýsing ákvarðar hvort vextir og/eða viðbótargjöld bóka á reikning viðskiptamanns og fjárhagur. Stillingar á síðunni Bókunarflokkar viðskiptamanna ákvarða reikningana sem vextir eða gjöld bóka á.

Færsla er stofnuð á síðunni Innheimtubréf/Vaxtafærslur fyrir hverja viðskiptamannafærslu á vaxtareikningi .

Ef gátreitirnir Bóka vexti eða Bóka viðbótargjald eru valdir á síðunni Vaxtaskilmálar eru eftirfarandi færslur einnig stofnaðar:

• Ein færsla á síðunni Viðskm.færslur
• Ein útistandandi færsla í viðeigandi fjárhagsreikningi
• Ein vaxta- og/eða viðbótargjaldsfærsla í viðeigandi fjárhagsreikningi

Einnig gæti útgáfa vaxtareiknings leitt til VSK-færslna.

1. Velja skal táknið , færa inn vaxtareikninga og velja síðan viðeigandi tengja.
2. Velja skal viðeigandi reikning og velja svo aðgerðina Útgáfa .
3. Á síðunni Senda vaxtareikninga skal fylla út reitina eins og þörf krefur.
4. Hnappurinn Í lagi er valinn .

Vaxtareikningurinn er annaðhvort prentaður til sendingar í tilteknum tölvupósti sem PDF-viðhengi.

Til að hætta við útgefinn vaxtareikning

Ef vaxtareikningar voru sendir með villu er hægt að hætta við þá áður en þeir eru komnir út. Hægt er að gera annaðhvort annaðhvort eina í einni eða keyrslu.

1. Á síðunni Sendir vaxtareikningar skal velja eina eða fleiri línur fyrir senda vaxtareikninga sem á að hætta við og velja svo aðgerðina Hætta við .
2. Á síðunni Hætta við senda vaxtareikninga skal fylla út reitina eins og þörf krefur og velja svo hnappinn Í lagi .

Innheimtubréfa- og vaxtafærslur skoðaðar:

Þegar innheimtubréf er sent er innheimtubréfsfærsla stofnuð á síðunni Innheimtubréf/Vaxtafærslur fyrir hverja innheimtubréfslínu sem í er viðskiptamannafærsla. Hægt er að fá yfirlit yfir færslur innheimtubréfa fyrir ákveðinn viðskiptamann.

1. Veldu táknið , sláðu inn Viðskiptamenn og veldu svo viðeigandi tengja.
2. Opna skal viðeigandi viðskiptamannaspjald og velja svo færsluaðgerðina .
3. Á síðunni Viðskm.færslur skal velja línuna með færslunni sem á að skoða innheimtubréfafærslur fyrir og velja svo aðgerðina Innheimtubréf/Vaxtafærslur .

Margir vextir

Fyrir hvern vaxtaskilmálakóða er hægt að tilgreina marga vexti svo hægt sé að reikna út vaxtareikninga með mörgum vöxtum fyrir tiltekið tímabil. Þetta er gagnlegt ef mismunandi vextir eru innheimtir á síðbúnum greiðslum. Vaxtaútreikningurinn er sá sami fyrir hvern vaxtareikning, með breytileika aðeins í vöxtunum fyrir tiltekið tímabil. Ef margir vextir eru ekki settir upp verður notaður vaxtaprósentan og tímabilið sem skilgreint er á síðunum Vaxtaskilmálar og Skilmálar innheimtubréfa fyrir allt útreikningstímabilið. Nánari upplýsingar eru settar upp með því að fara í Setja upp marga vexti.

Sjá einnig .

Setja upp skilmála og stig innheimtubréfa
Setja upp vaxtaskilmála
Umsjón útistandandi
Sölu
Vinna með Business Central

Finndu ókeypis netnámseiningar fyrir Business Central hér