Senda skjöl og tölvupóst

Auðvelt er að miðla upplýsingum og skjölum, svo sem sölu- og innkaupapöntunum og reikningum, með tölvupósti beint frá Business Central, án þess að þurfa að opna tölvupóstforrit.

Hægt er að senda næstum allar tegundir skjala sem PDF-viðhengi. Að öðrum kosti er hægt að setja upp skýrsluútlit sem inniheldur upplýsingar úr skjalinu texta tölvupóstsins ásamt texta sem gerir tölvupóstinn vinalegri, t.d. hefðbundna kveðju. Frekari upplýsingar, sjá Stjórna útliti skýrslna og skjala.

Þegar reikningar eru sendir er hægt að auðvelda viðskiptamönnum að greiða í gegnum greiðsluþjónustu, svo sem PayPal, með því að bæta sjálfkrafa við upplýsingum og tengli við þjónustuna í tölvupóstinum. Nánari upplýsingar eru í Virkja greiðslur viðskiptamanns í gegnum greiðsluþjónustur.

Til að virkja tölvupósta innan Business Central skal ræsa hjálparuppsetninguna Setja upp tölvupóst. Frekari upplýsingar eru í Setja upp tölvupóst.

Athugasemd

Business Central styður aðeins tölvupóstsamskipti á útleið. Ekki er hægt að taka einnig við svörum innan forritsins.

Að senda fylgiskjöl með tölvupósti

Þetta ferli lýsir því hvernig hengja á bókaðan sölureikning við tölvupóst sem PDF-skjal og með texta um skjalið í tölvupóstinum. Skrefin eru eins fyrir önnur skjöl.

1. Veldu táknið, fara í Bókaðir sölureikningar og velja síðan viðkomandi tengil.

2. Velja skal reikninginn, velja aðgerðina Prenta/Senda og velja svo Senda með tölvupósti.

3. Í reitnum Tölvupóstur skal velja Já (biðja um stillingar). Frekari upplýsingar er að finna á Setja upp sendisnið skjala.

   Ef reiturinn Tölvupóstur á síðunni Senda skjal til er stilltur á Já (Biðja um Stillingar), mun síðan Senda tölvupóst opnast með tengiliðinn fyrirfram skráðan í reitnum Til: og skjalið hengt við sem PDF-skrá. Í reitnum Meginmál er annað hvort hægt að færa textann inn handvirkt eða hafa reitinn fylltur út með fyrirfram uppsettum meginmálslínum sem eru sértækar fyrir skjalið.

4. Velja hnappinn Í lagi.

5. Í reitnum Til: er fært inn gilt netfang. Sjálfgefna gildið°er netfang viðskiptamannsins.

6. Lýsandi texti er færður inn í reitinn Efni. Sjálfgefna gildið er nafn og reikningsnúmer viðskiptamannsins.

7. Í reitnum Viðhengi er myndaður reikningur sjálfgefið hengdur við sem PDF-skrá.

8. Í reitinn Meginmál skal slá inn stutt skilaboð til viðtakanda.

   Ef texti sem sértækur texti fyrir skjal er settur upp á skýrsluvali - sölu er reiturinn Meginmál fylltur út sjálfkrafa. Frekari upplýsingar eru í Setja upp endurnýtanlega texta og útlit tölvupósts.

9. Veldu hnappinn Í lagi til að senda tölvupóstinn.

Athugasemd

Ef þú vilt ekki tilgreina stillingar tölvupósts í hvert sinn sem skjal er sent í tölvupósti er hægt að velja Já (nota sjálfgefnar stillingar) valkostinn í Tölvupóstur reitnum á síðunni Senda skjal til. Í því tilfelli mun síðan Senda tölvupóst ekki opnast. Sjá skref 4. Frekari upplýsingar er að finna á Setja upp sendisnið skjala.

Að setja saman og senda tölvupóst

Hægt er að búa til tölvupósta fyrir tengiliði, viðskiptamenn, lánardrottna, sölufólk/innkaupendur og bankareikninga á fljótlegan hátt beint af síðunum fyrir þessar einingar. Veldu einfaldlega Vinna úr og síðan Senda tölvupóst til að opna ritil tölvupóstsins. Fyrir bankareikninga er aðgerðin Senda tölvupóst undir Aðgerðir.

Ábending

Ef þú sendir oft svipaða tölvupósta eða vilt senda á marga í einu, t.d. til að auglýsa markaðsherferð, getur Word-sniðmát með tölvupósti hraðað ferlinu. Þú getur búið til sniðmát fyrir aðila á borð við viðskiptamenn, lánardrottna og tengiliði sem býr til efni tölvupóstskilaboða fyrir þig og meira að segja aðlagar efnið að viðtakandanum út frá upplýsingum í Business Central. Frekari upplýsingar er að finna í Nota Word-sniðmát fyrir mörg samskipti í einu.

Hengja skjal við tölvupóst

Það eru nokkrar leiðir til að hengja skjöl við tölvupóst.

Ef þér er úthlutað tölvupóstaðstæðum sem tengjast einingunni sem þú ert að senda tölvupóst á, eða skjalið sem þú ert að senda, gæti viðhengi verið sjálfkrafa bætt við skeytið. Það er vegna þess að sjálfgefnu viðhengi hefur verið úthlutað á tölvupóstaðstæður. Þú getur eytt viðhenginu ef þú vilt ekki senda það með skeytinu. Frekari upplýsingar er að finna í Úthluta aðstæðum tölvupósts á tölvupóstsreikninga.

Til að hengja skrá sjálfur, í ritstjóra tölvupóstsins, nota eftirfarandi aðgerðir:

• Velja skal Bæta við skrá til að velja skrá.
• Velja Bæta við skrám úr sjálfgefnu vali til að bæta skrá sem tengd er við póstdæmið handvirkt.
• Velja skal Bæta við skrá úr upprunaskjali til að velja skrá sem hengd er við skjalið sem verið er að vinna með. Skrárnar eru annaðhvort tengdar skjalinu sjálfu eða einni eða fleiri línum þess.

Skjöl sem eru merkt sem prentuð þegar þau eru send

Sum skjöl í Business Central eru með reit sem tilgreinir hversu oft skjalið hefur verið prentað. Talan í þeim reit er einnig uppfærð ef skjalið er sent með tölvupósti vegna þess að PDF-skjal er búið til fyrir hann. Talan er uppfærð þótt ekki sé sendur tölvupóstur.

Sendir tölvupóstar og úthólf tölvupóstsins

Business Central geymir tölvupóstana sem þú sendir á Sendur póstur. Það er til að leyfa þér að endursenda tölvupóst eða áframsenda þá til einhvers annars. Ef ekki er hægt að finna tölvupóst í sendum pósti skal leita að honum á síðunni Úthólf tölvupósts.

Athugasemd

Það fer eftir því hvaða viðbót fyrirtækið þitt notar fyrir tölvupóst hvernig stjórnendur geta séð lista yfir skilaboð sem allir hafa sent, en ekki innihald skilaboðanna

Í Úthólf tölvupósts finnurðu tölvupóstana sem þú vistaðir sem drög og tölvupósta sem ekki tókst að senda, sem dæmi, ef netfangið var ógilt. Fyrir skilaboð sem ekki tókst að senda er hægt að velja Sýna villu eða Rannsaka villu til að úrræðaleita vandann.

Sjá einnig

Stjórna útliti skýrslna og skjala
Setja upp tölvupóst
Reikningsfæra sölur
Vinna með Business Central

Finna fríar kennslueiningar fyrir viðskiptafræði miðlægt hér á