Setja upp tölvupóst

Athugasemd

Azure Active Directory er nú Microsoft Entra ID. Frekari upplýsingar

Fólk í viðskiptum sendir upplýsingar og skjöl á borð við sölu- og innkaupapantanir og reikninga með tölvupósti á hverjum degi. Stjórnendur geta tengt einn eða fleiri tölvupóstsreikninga við Business Central þannig að hægt sé að senda skjöl án þess að þurfa að opna annað tölvupóstforrit. Hægt er að semja hver skilaboð fyrir sig með einföldum sniðsverkfærum eins og leturgerð, útliti, litum og svo framvegis og bæta við viðhengjum allt að 100 MB að stærð. Auk þess gerir skýrsluútlit stjórnendum kleift að taka aðeins með lykilupplýsingar úr skjölunum. Frekari upplýsingar eru í Senda skjöl í tölvupósti.

Möguleikar tölvupósts í Business Central eru aðeins fyrir skeyti á útleið. Ekki er hægt að taka á móti svarsíðu, það er engin "innhólfs"-síða.

Athugasemd

Aðeins er hægt að nota möguleika tölvupósts fyrir Business Central á netinu með Exchange Online. Við styðjum ekki blandaðar aðstæður, eins og að tengja Business Central á netinu við innanhússútgáfu af Exchange.

Ef notað er Business Central innanhúss þarf fyrst að stofna forritsskráningu fyrir Business Central í Azure-gáttinni áður en tölvupóstur er settur upp. Forritsskráningin gerir Business Central kleift að heimila og sannvotta hjá tölvupóstþjónustu þinni. Lærðu meira á Setja upp tölvupóst fyrir Business Central On-Premises. Á Business Central netinu sjáum við um þetta fyrir þig.

Kröfur

Það eru nokkrar kröfur til að setja upp og nota tölvupósteiginleikana.

• Til að setja upp tölvupóst þarf að hafa heimildasamstæðuna UPPSETNING TÖLVUPÓSTS. Frekari upplýsingar eru í Úthluta leyfum til notenda og hópa.
• Allir sem munu nota tölvupósteiginleikana verða að vera með fullu leyfi Business Central. Til dæmis geta framseldir stjórnendur og gestir ekki notað tölvupóstreikning leigjandans.

Bæta við tölvupóstreikningum

Tölvupóstsreikningum er bætt við í gegnum viðbætur sem gera reikningum frá mismunandi þjónustuaðilum kleift að tengjast við Business Central. Stöðluðu viðbæturnar gera kleift að nota reikninga frá Microsoft Exchange Online. Aðrar viðbætur sem gera kleift að tengja reikninga frá öðrum þjónustuaðilum á borð við Gmail kunna hins vegar að vera aðgengilegar.

Hægt er að tilgreina fyrirframskilgreindar viðskiptaaðstæður þar sem notaður er tölvupóstsreikningur til að senda tölvupósta. Til dæmis er hægt að tilgreina að allir notendur sendi söluskjöl frá einum reikningi og innkaupaskjöl frá öðrum. Læra meira á Úthluta póstaðstæðum á tölvupóstreikninga.

Eftirfarandi tafla lýsir þeim tölvupóstsviðbótum sem eru sjálfgefið í boði.

Viðbót	Lýsing	Dæmi um notkun
Microsoft 365 Tengill	Allir senda tölvupóst úr samnýttu pósthólfi í Exchange Online.	Þegar öll skilaboð koma frá sömu deild sendir sölufyrirtækið skilaboð frá reikningi sales@cronus.com . Þetta valkostur krefst þess að sett verði upp samnýtt pósthólf í Microsoft 365 stjórnendamiðstöðinni. Frekari upplýsingar eru í Samnýtt pósthólf.
Tengill núverandi notanda	Allir senda tölvupóst frá reikningnum sem var notaður til að skrá sig inn á Business Central.	Leyfa samskipti frá reikningum einstaklinga.
SMTP-tengill	Nota skal SMTP-samskiptareglu til að senda tölvupósta.	Leyfa skal samskipti í gegnum SMTP-póstþjóninn.

Athugasemd

Viðbætur Microsoft 365 Tengils og Tengils núverandi notanda nota reikningana til að setja upp fyrir notendur í Microsoft 365 stjórnendamiðstöðinni fyrir Microsoft 365-áskriftina. Til að senda tölvupóst með viðbótunum verða notendur að vera með gilt leyfi fyrir Exchange Online. Auk þess krefjast þessar viðbætur, í sandkassaumhverfi, þar á meðal Viðbót Outlook REST API viðbót við að stillingin Leyfa httpClient beiðnir sé virk. Til að athuga hvort hún sé virk fyrir þessar viðbætur skal fara á síðuna Viðbótastjórnun, velja viðbótina og síðan velja valkostinn Grunnstilla.

Ytri notendur, svo sem stjórnendur og utanaðkomandi endurskoðendur, geta ekki notað þessar viðbætur til að senda tölvupóstskeyti frá Business Central.

Nota SMTP

Ef nota á SMTP-samskiptaregluna til að senda tölvupósta úr Business Central er hægt að nota viðbót SMTP-tengils. Þegar settur er upp reikningur sem notar SMTP skiptir reiturinn Tegund sendingar mikilvægur. Ef þú velur tiltekinn notanda mun tölvupóstur senda nafnið og aðrar upplýsingar af reikningnum sem þú ert að setja upp. Hins vegar, ef þú velur núverandi notanda, þá verður tölvupóstur sendur frá tölvupóstreikningnum sem tilgreindur er fyrir reikning hvers notanda. „Núverandi notandi“ svipar til eiginleikans „Senda sem“. Frekari upplýsingar er að finna í Nota staðgengilsnetfang sendanda fyrir tölvupóstskeyti á útleið.

Mikilvægt

Ef nota á OAuth fyrir SMTP verða allir notendur að vera á sama Microsoft Entra leigjanda.

Stofna verður forritsskráningu í Azure-gáttinni og keyra svo uppsetningarleiðbeiningar fyrir uppsetningarforritið Setja upp Microsoft Entra kenni í Business Central til að Microsoft Entra tengjast kenni. Frekari upplýsingar er að finna í Búa til forritsskráningu fyrir Business Central í Azure-gátt.

Exchange Online er að afskrifa notkun grunnsönnunar fyrir SMTP. Leigjendur sem nota SMTP AUTH hafa ekki áhrif á þessa breytingu. Hins vegar mælum við eindregið með því að nota nýjustu útgáfuna af Business Central og setja upp OAuth 2.0 sannvottun fyrir SMTP. Við bætum ekki við sannvottorði sem byggir á fyrri útgáfum Business Central, til dæmis útgáfu 14. Ef þú getur ekki sett upp OAuth 2.0 sannvottun, hvetjum við þig til að skoða val þriðja aðila ef þú vilt nota SMTP tölvupóst í fyrri útgáfum.

Athugasemd

Þegar þú afritar fyrirtæki sem notar SMTP tölvupóstreikning til að senda tölvupóst, er lykilorðið fyrir reikninginn ekki innifalið. Þú þarft að færa aðgangsorðið aftur inn á síðuna SMTP reikningur í nýja fyrirtækinu.

Notaðu leiðsagnarforritið Setja upp tölvupóst með aðstoð

Uppsetningarleiðbeiningarnar Setja upp tölvupóst með hjálp geta komið þér af stað með tölvupósta.

Athugasemd

Þú verður að vera með sjálfgefinn tölvupóstsreikning, jafnvel þó svo þú notir aðeins einn reikning. Sjálfgefinn reikningur verður notaður fyrir allar aðstæður tölvupóstsins sem ekki er úthlutað á reikning. Læra meira á Úthluta póstaðstæðum á tölvupóstreikninga.

1. Veldu táknið, farðu í Setja upp tölvupóstreikninga og veldu síðan tengda tengilinn.
2. Fyllið inn reitina eftir þörfum. Haltu bendlinum yfir reit til að lesa stutta lýsingu.

Úthluta póstaðstæðum á tölvupóstreikninga

Aðstæður tölvupósts eru ferli sem fela í sér að senda skjal. Til dæmis sölu- eða innkaupapöntun eða tilkynning, t.d. boð til ytri endurskoðanda. Hægt er að nota tiltekna tölvupóstsreikninga fyrir tilteknar aðstæður. Til dæmis er hægt að tilgreina að allir notendur sendi alltaf söluskjöl frá einum reikningi, innkaupaskjöl frá öðrum og vöruhúsa- eða framleiðsluskjöl frá þriðja reikningi. Hægt er að úthluta, endurúthluta og fjarlægja aðstæður hvenær sem er. Aðeins er hægt að úthluta aðstæðum á einn tölvupóstsreikning í einu. Sjálfgefinn tölvupóstsreikningur verður notaður fyrir allar aðstæður sem ekki eru úthlutaðar á reikning.

Á síðunni Úthlutun tölvupósts er hægt að velja aðgerðina Setja sjálfgefið viðhengi til að bæta viðhengjum við aðstæður í tölvupósti. Viðhengi verða alltaf tiltæk þegar tölvupóstur er útbúinn fyrir skjal sem tengist aðstæðunum. Hver tölvupóstur getur haft eitt eða fleiri sjálfgefin viðhengi. Sjálfgefnum viðhengjum er sjálfkrafa bætt við tölvupósta fyrir aðstæður tölvupóstsins. Til dæmis þegar sölupöntun er send með tölvupósti verður sjálfgefnu viðhengi fyrir aðstæður sölupöntunarinnar bætt við. Sjálfgefin viðhengi birtast í hlutanum Viðhengi neðst á síðunni Semja tölvupóst. Þú getur bætt við viðhengjum sem eru ekki sjálfgefin við tölvupóstinn.

Setja upp skoðunarreglur

Þú getur stjórnað þeim tölvupósti sem notandi getur fengið aðgang að á síðunum Tölvupóstur úthólf og sent tölvupóst.

Í Skoðunarreglur fyrir tölvupóst notanda skal velja notanda og síðan velja einn af eftirfarandi valkostum í reitnum Skoðunarregla tölvupósts:

• Skoða eigin tölvupóst - Notandinn getur aðeins skoðað eigin tölvupóstskeyti.
• Skoða alla tölvupósta - Notandinn getur skoðað alla tölvupósta, þar á meðal tölvupósta sem aðrir notendur sendu.
• Skoða ef aðgangur að öllum tengdum færslum - Þessi skoðunarregla er notuð ef engin önnur regla er tilgreind. Notandi getur skoðað tölvupóstskeyti sem aðrir notendur hafa sent ef notandi hefur aðgang að færslunni sem var send og öllum tengdum færslum. Dæmi: Notandi A sendi bókaðan sölureikning á viðskiptamann. Notandi B getur séð tölvupóstskeytið ef hann hefur aðgang að bæði reikningnum og viðskiptamanninum.
• Skoða ef aðgangur að einhverjum tengdum færslum - Notandinn getur skoðað tölvupóstskeyti sem aðrir sendu ef notandinn hefur aðgang að a.m.k. einni færslu sem tengist færslunni sem var send. Dæmi: Notandi A sendi bókaðan sölureikning á viðskiptamann. Notandi B getur séð tölvupóstskeytið ef hann hefur aðgang að annaðhvort reikningnum eða viðskiptamanninum.

Athugasemd

Ef reiturinn Notandakenni er hafður auður og aðgerðin Tölvupóstsskoðunarstefna er valin gildir skoðunarstefnan fyrir alla notendur.

Tilgreina hversu mörg boð reikningur getur sent á mínútu

Sumir tölvupóstveitendur (ISPs) takmarka fjölda tölvupóstskeyta sem tölvupóstreikningur getur sent í einu ferðinni, eða innan ákveðins tíma, eða hvort tveggja. Þekkt sem tölvupóstur throttling, venjan hjálpar ÞJÓNUSTUVEITUM að stýra umferð á netþjónum sínum og koma í veg fyrir ruslpóst. Ef tölvupóstreikningur er hærri en hámarkið gæti nettengingin lokað á skilaboðin. Til að tryggja að fjöldi skeyta sem þú sendir frá Business Central samræmist takmörkum Þjónustukerfisins skal tilgreina takmörkin fyrir hvern tölvupóstreikning.

Sjálfgefnu takmörkin fyrir reikningstegundirnar Microsoft 365 og gildandi notanda eru 30, sem uppfylla mörkin sem sett eru eftir Exchange Online.

Hægt er að tilgreina mörkin á tvennan hátt:

• Þegar leiðbeiningar um uppsetningu tölvupóstuppsetningar eru notaðar til að stofna nýjan reikning skal tilgreina takmörkin í reitnum Gengismörk á mínútu .
• Fyrir núverandi tölvupóstreikninga skal tilgreina takmörkin í reitnum Takmörk póstgengis á reikningnum.

Setja upp endurnýtanlegan texta og útlit tölvupósts

Hægt er að nota skýrslur til að taka með helstu upplýsingar úr sölu-, innkaupa- og þjónustuskjölum í texta fyrir tölvupóst. Skýrsluútlit skilgreinir stíl og efni textans í tölvupóstinum. Til dæmis gætu efnið innihaldið texta á borð við kveðju eða leiðbeiningar sem koma á undan upplýsingum um skjalið. Þetta ferli lýsir því hvernig á að setja upp skýrsluna Sala - Reikningur fyrir bókaða sölureikninga, en ferlið er svipað fyrir aðrar skýrslur.

Athugasemd

Til að nota útlitið til að búa til efni fyrir tölvupóstskeyti verður að nota Word-skráargerðina fyrir útlitið.

1. Veldu táknið, fara í Skýrsluval - Sala og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Á síðunni Skýrsluval - Sala í reitnum Notkun skal velja Reikningur.
3. Í nýrri línu í reitnum Skýrslukenni skal velja t.d. staðlaða skýrslu 1306.
4. Velja skal gátreitinn Nota fyrir meginmál tölvupósts.
5. Veljið reitinn Lýsing á útliti meginmáls tölvupósts og veljið síðan útlit í listanum.
6. Til að skoða eða breyta útlitinu sem textinn fyrir tölvupóstinn byggist á skal velja útlitið á síðunni Sérsniðin skýrsluútlit og velja svo aðgerðina Flytja út út útlit . Ef uppsetningin er sérsniðin skal nota aðgerðina Import Layout til að hlaða upp nýja útlitinu.

   Athugasemd

   Til að sérsníða staðlaða skýrsluuppsetningu, t.d. 1306, verður að afrita skýrsluna. Business Central auðveldar stofnun afrits þegar sérsniðið útlit er flutt inn fyrir staðlaða skýrslu. Heiti nýju sérsniðnu skýrsluuppsetningarinnar verður forskeytt með "Afrit af."

7. Ef leyfa á viðskiptamanninum að nota greiðsluþjónustu á borð við PayPal þarf að setja upp þjónustuna. Eftir það eru PayPal upplýsingarnar og tengillinn sett inn í texta póstsins. Nánari upplýsingar eru í Virkja greiðslur viðskiptamanns gegnum PayPal.
8. Velja hnappinn Í lagi.

Nú þegar t.d. er valið aðgerðin Senda á síðunni Bókaður sölureikningur munu meginmálslínur tölvupósts innihalda upplýsingar fylgiskjals skýrslu 1306 og á eftir fylgir sérsniðinn staðlaður texti í samræmi við skýrsluútlitið sem valið var í 5. þrepi.

Nota staðgengilssendilsfang í tölvupósti á útleið

Ef notuð er viðbót SMTP-tengils er hægt að nota möguleikana Senda sem eða Senda fyrir hönd frá Microsoft Exchange til að breyta netfangi sendanda fyrir skeyti á útleið. Business Central notar SMTP-reikning til að sannvotta fyrir Exchange, en mun annaðhvort skipta út netfangi sendanda fyrir það sem þú tilgreinir eða breytir því með „fyrir hönd.“

Þegar reikningur er settur upp og nota á möguleikann „Senda sem“ eða „Senda fyrir hönd“ úr Exchange, í reitnum Gerð sendanda, skal velja Tiltekinn notandi.

Einnig er hægt að velja Núverandi notanda til að leyfa fólki að senda skeyti í gegnum SMTP-tengilinn. Skeytið lítur út fyrir að hafa verið sent frá tölvupóstsreikningnum sem tilgreindur er í reitnum „Netfang tengiliðar“ á notandaspjaldinu fyrir notandann sem er innskráður. Hins vegar mun skeytið virka á svipaðan hátt og eiginleikinn „Senda sem“ og verður sent frá reikningnum sem tilgreindur er í uppsetningu SMTP-tengilsins.

Eftirfarandi eru dæmi um hvernig Senda sem og Senda fyrir hönd eru notuð í Business Central:

• Hugsanlega eiga innkaupa- eða sölupantanirnar sem sendar eru lánardrottnum og viðskiptamönnum að koma frá aðsetri noreply@yourcompanyname.com .
• Þegar verkflæði þitt sendir beiðni um samþykki með tölvupósti með tölvupóstfangi umsækjanda.

Athugasemd

Aðeins er hægt að nota einn reikning sem staðgengil fyrir netföng sendanda. Þú getur sem sagt ekki haft eitt staðgengilsnetfang fyrir innkaupferli og annað fyrir söluferli.

Setja upp skjalasendingarsnið

Hægt er að spara tíma með því að setja upp æskilega aðferð við að senda söluskjöl fyrir hvern viðskiptamann þinn. Ekki þarf að velja sendingarmöguleika, t.d. hvort senda skuli skjalið með tölvupósti eða sem rafrænt skjal, í hvert sinn sem skjal er sent. Frekari upplýsingar er að finna á Setja upp sendisnið skjala.

Valfrjálst: Setja upp innskráningu tölvupósts Exchange Online

Fáðu meira út úr samskiptum sölumanna við núverandi eða mögulega viðskiptamenn þína. Hægt er að rekja tölvupóstsamskipti og síðan breyta þeim í tækifæri sem hægt er að vinna með. Nánari upplýsingar um fylgstu með póstskiptum milli sölumanna og tengiliða.

Valfrjálst: Fylgjast með tölvupóstnotkun og leit að bilunum í tölvupósti með fjarmælingum

Stjórnendur geta kveikt á fjarmælingaraðgerðinni til Business Central að fá gögn um notkun og ólíka getu í kerfinu. Til að fá tölvupóst skráum við eftirfarandi aðgerðir:

• Tókst að senda tölvupóst
• Tilraun til að senda tölvupóst mistókst
• Sannvottun á SMTP-þjóni tókst/mistókst
• Tenging við SMTP-þjón tókst/mistókst

Hægt er að nota þessi gögn til að fylgjast með tölvupóstsnotkun og til að leita úrræða með bilunum í tölvupósti. Nánari upplýsingar um greiningu á fjarmælingum tölvupósts (stjórnunarefni).

Setja upp tölvupóst fyrir Business Central innanhúss

Business Central á staðnum er hægt að samþætta við þjónustur sem byggja á Microsoft Azure. Til dæmis er hægt að nota Cortana Intelligence fyrir snjallari sjóðsstreymisspá, Power BI til að sjá fyrir sér reksturinn og Exchange Online til að senda tölvupóst. Samþætting við þessa þjónustu byggist á skráningu forrits í Microsoft Entra auðkenni. Forritsskráningin býður upp á sannvottun og heimildaþjónusta fyrir samskipti. Til að nota möguleika tölvupóstsins í Business Central þarf að skrá Business Central sem forrit í Azure-gáttinni og síðan tengja Business Central við forritsskráninguna. Eftirfarandi hlutar útskýra hvernig.

Búa til skráningu forrits fyrir Business Central í Azure portal

Skrefunum sem á að skrá Business Central í Azure portal er lýst í Skrá forrit í Microsoft Entra kenni.

Athugasemd

Til að nota tölvupósteiginleikann verður appið þitt að nota stillingar með mörgum leigjendum.

Stillingarnar sem miðast við möguleika tölvupóstsins eru úthlutuðu heimildirnar sem veittar eru forritsskráningunni. Í eftirfarandi töflu er listi yfir lágmarksheimildir.

Heiti API / heimildar	Tegund	Description
Microsoft Graph / User.Read	Úthlutað	Skráðu þig inn og lestu prófíl notanda.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite	Úthlutað	Skrifa tölvupóstskeyti.
Microsoft Graph / Mail.Send	Úthlutað	Senda tölvupóst.
Microsoft Graph / offline_access	Úthlutað	Vinna með samþykki gagnaaðgangs.

Heimildirnar eru örlítið frábrugðnar ef þú ert að nota eldri SMTP-tengil og vilt nota OAuth 2.0 fyrir auðkenningu. Eftirfarandi tafla sýnir heimildirnar.

Heiti API / heimildar	Tegund	Description
Microsoft Graph / offline_access	Úthlutað	Vinna með samþykki gagnaaðgangs.
Microsoft Graph / openid	Úthlutað	Skrá notendur inn.
Microsoft Graph / User.Read	Úthlutað	Skráðu þig inn og lestu prófíl notanda.
Microsoft Graph / SMTP.Send	Úthlutað	Senda tölvupóst úr pósthólfum með SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online / User.Read	Úthlutað	Skráðu þig inn og lestu prófíl notanda.

Þegar skráning forritsins er búin til skal hafa eftirfarandi upplýsingar í huga. Þær eru nauðsynlegar til að tengja Business Central við forritsskráninguna.

• Kenni forrits (biðlari)
• Framsenda URI (valfrjálst)
• Leyniorð biðlara

Nánari upplýsingar um almennar leiðbeiningar um skráningu forrits á Quickstart: Skráðu forrit á auðkennisvettvang Microsoft.

Athugasemd

Ef þú átt í vandræðum með að nota SMTP-samskiptareglu til að senda tölvupóst eftir að þú tengir Business Central við forritsskráninguna, gæti það verið vegna þess að SMTP AUTH er ekki virkt fyrir leigjanda þinn. Mælt er með því að Microsoft 365 og tölvupóststengla núverandi notanda í staðinn vegna þess að hann notar Microsoft Graph Mail API. Ef þú þarft hins vegar að nota SMTP-samskiptareglu er hægt að virkja SMTP AUTH. Frekari upplýsingar er að finna í Kveikja eða slökkva á SMTP-innsendingu (SMTP AUTH) sannvottaðs biðlara í Exchange Online.

Tengjast Business Central skráningu á forritinu þínu

Þegar þú hefur skráð umsókn þína í Azure portal, í Business Central, notaðu síðuna Skráning Microsoft Entra tölvupóstforritskennis til að tengjast Business Central henni.

1. Í Business Central skal velja Táknmynd, sláðu inn Email Application Microsoft Entra ID Skráning og veldu svo viðeigandi tengil.
2. Fyllið inn reitina eftir þörfum. Haltu bendlinum yfir reit til að lesa stutta lýsingu.

Ábending

Annars, ef verið er að tengjast í fyrsta skipti, er hægt að keyra uppsetningarleiðbeininguna Setja upp tölvupóst með hjálp. Í þessu tilviki mun leiðarvísirinn einnig innihalda síðuna Skráningu tölvupóstsforritskennis Microsoft Entra til að bæta við upplýsingum til að tengjast skráningu forritsins þíns.

Sjá einnig .

Samnýtt pósthólf í Exchange Online
Vinna með Business Central
Uppsetning Business Central
Senda skjöl í tölvupósti
Sérstilling Business Central með viðbótum
Nota Business Central sem viðskiptainnhólf þitt í Outlook
Fara í Business Central farsíma minn
Fara í Business Central farsíma minn
Greining fjarmælinga í tölvupósti (stjórnunarefni)

Finna fríar kennslueiningar fyrir viðskiptafræði miðlægt hér á