Stofna notendur samkvæmt leyfum

Athugasemd

Azure Active Directory er nú Microsoft Entra ID. Frekari upplýsingar

Öryggishópar eru nýir í Business Central í 2023 gefa út bylgju 1. Þeir eru líkir notendahópunum sem þessi grein nefnir. Líkt og notendaflokkar úthluta stjórnendur heimildunum á öryggishópinn sem meðlimir þess þurfa að vinna sín störf.

Notendaflokkar verða ekki lengur tiltækir í síðari útgáfu. Hægt er að halda áfram að nota notendaflokka til að stjórna heimildum þar til. Nánari upplýsingar um öryggishópa fást með því að fara í Control Access to Business Central með öryggishópum.

Í þessari grein er því lýst hvernig stjórnendur búa til notendur og skilgreina hverjir geta skráð sig inn í Business Central. Í þessari grein er einnig lýst hvernig mismunandi notendum er úthlutað heimildum.

Þegar notendur eru stofnaðir í Business Central er þeim veitt heimildir með heimildarmengum. Einnig er hægt að skipuleggja notendur í notendaflokkum. Notendaflokkar auðvelda umsjón með heimildum og öðrum stillingum margra notenda samtímis. Frekari upplýsingar eru í Úthluta leyfum til notenda og hópa.

Frekari upplýsingar um mismunandi gerðir leyfa og hvernig leyfi virka í Business Central fást með því að sækja leyfishandbók Dynamics 365-.

Athugasemd

Ferlið við að stjórna notendum og leyfum er mismunandi eftir því hvort Business Central er sett upp á netinu eða innanhúss. Fyrir Business Central á netinu þarf að bæta við notendum úr Microsoft 365. Í uppsetningum á staðnum er hægt að búa til, breyta og eyða notendum beint.

Stjórna notendum og leyfum í leigjendum á netinu

Fyrst verður að stofna notendareikninga í Business Central Microsoft 365 stjórnunarstöðinni. Þessir notendareikningar eru ekki undanskildir Business Central. Ef þú gerast áskrifandi að öðrum áætlunum er hægt að nota þær til að skrá þær inn í önnur forrit, t.d Power BI.. Upplýsingar um stofnun notenda í Microsoft 365 stjórnunarmiðstöðinni fást í Bæta við notendum í stjórnunarmiðstöð Microsoft.

Áskriftin þín til að Business Central á netinu skilgreinir hversu mörg Business Central notendaleyfi þú hefur leyfi. Notendum er bætt við leigjandann í miðstöð Microsoft-samstarfsaðila, yfirleitt af samstarfsaðila þínum hjá Microsoft. Frekari upplýsingar er að finna í Stjórnun Business Central Online.

Notendum er úthlutað leyfi samkvæmt vinnunni sem hver notandi sinnir Business Central. Hægt er að úthluta leyfum á nokkra vegu:

• Microsoft 365 Stjórnandi fyrirtækisins þíns getur gert það í Microsoft 365 Admin Center. Frekari upplýsingar er að finna í Bæta stökum notendum eða mörgum í einu við Microsoft 365.
• Samstarfsaðili Microsoft getur úthlutað leyfum í stjórnendamiðstöð Microsoft 365 eða í Microsoft Partner Center. Frekari upplýsingar er að finna í Stjórnunarverk notanda fyrir viðskiptamannalykla í hjálp Microsoft Partner Center.

Frekari upplýsingar er að finna í Stjórnun Business Central Online í hjálp stjórnenda.

Þegar notendareikningar hafa verið stofnaðir í Microsoft 365 stjórnunarstöðinni eru tvær leiðir til að flytja þá inn í Business Central:

• Notandareikningur er sjálfkrafa fluttur inn þegar notandi skráir sig inn í Business Central fyrsta skipti.

  Athugasemd

  Þegar notandi hefur skráð sig inn á netið er ekki hægt að Business Central eyða notandanum.

• Stjórnandinn getur flutt inn notendur með því að velja Uppfæra notendur úr Microsoft 365 aðgerð á síðunni *Notendur .

Báðar aðferðir hafa sína eigin kosti og hægt er að nota þær samtímis. Hver nálgun gerir stjórnendum kleift að grunnstilla Business Central á gagnvirkan hátt til að úthluta upphafsheimildum, notendaflokkum og notendaforstillingum. Með því að nota Uppfæra notendur úr Microsoft 365 aðgerð gefur stjórnendum meiri stjórntæki til að breyta heimildum, notendaflokkum og forstillingum. Það er tilvalin nálgun þegar verið er að setja upp Business Central í fyrsta skipti, áður en einhverjir notendur skrá sig inn eða þegar nýju teymi notenda er bætt við.

Athugasemd

Eftir að þú hefur bætt við notendum í Microsoft 365 stjórnendamiðstöðinni er mælt með að uppfæra notandaupplýsingarnar í Business Central sem fyrst. Það er auðvelt að halda núverandi upplýsingum um notendur uppfærðum og tryggir líka að fólk geti alltaf skráð sig inn. Frekari upplýsingar eru í Að bæta við notendum eða uppfæra notandaupplýsingar og úthlutunum leyfa í Business Central.

Það er sérstaklega mikilvægt að uppfæra notandaupplýsingar ef þú hefur sérstillt heimildasamstæður fyrir leyfið. Ef nýr notandi reynir að skrá sig inn í Business Central áður en þú hefur bætt honum við er ekki víst að hann geti það. Sjá Stilla uppruna miðað við heimildir fyrir frekari upplýsingar.

Notendur sem lenda í þessu vandamáli eru hins vegar ekki útilokaðir. Þeir geta annaðhvort notað aðgerðina Fara aftur á upphafssíðu eða einfaldlega skráð sig inn aftur til að leysa vandamálið.

Þú gætir séð aðra notendur í listanum Notendur fyrir utan þá úr þínu eigin fyrirtæki. Þegar úthlutaður stjórnandi frá endursölufyrirtæki samstarfsaðila skráir sig inn í Business Central umhverfið fyrir hönd viðskiptamanns er hann sjálfkrafa stofnaður sem notandi í Business Central. Þannig eru aðgerðir sem úthlutaður stjórnandi framkvæmir skráðar inn Business Central, t.d. bókun skjala og tengdar við notandakennið.

Með grófari úthlutuðum stjórnunarréttindum (GDAP) er notandi sýndur á listanum Notendur og hægt er að úthluta honum heimildum. Þeir eru ekki sýndir með nafni eða öðrum persónulegum upplýsingum, heldur með heiti fyrirtækis og einkvæmu kenni. Bæði innri og ytri stjórnendur geta séð þessa notendur í listanum Notendur og þeir eru með fullt gagnsæi yfir hvað þessir notendur gera í gegnum breytingaskrána sem dæmi. En þeir geta ekki séð raunverulegt nafn þessara notenda. GDAP-notendur eru skráðir með notandanöfnum á eftirfarandi sniði: User123456@partnerdomain.com. Þeir gætu verið með notandanafn sem endurspeglar fyrirtækisheiti samstarfsaðila og netfangið er ekki raunverulegt netfang einstaklingsins. Þannig sýna GDAP-notandareikningarnir ekki persónulegar upplýsingar. Ef þú þarft að komast að því hver einstaklingurinn er á bak við slíkt dulnefni þarftu að hafa samband við fyrirtækið sem notandinn vinnur eða vann hjá.

Frekari upplýsingar eru í Úthlutaður stjórnendaaðgangur að Business Central Online.

Grunnstilla heimildir út frá leyfum

Á VIÐ UM: Business Central 2022 útgáfutímabil 1 og nýrri

Stjórnendur geta grunnstillt heimildasafn og notendaflokka fyrir hvert leyfi.

Til dæmis er leyfið sem almennt er notað, Dynamics 365 Business Central Teymismeðlimur sjálfgefið:

• D365 UPPLÝSINGAR
• D365-TEYMISMEÐLIMUR
• BREYTA Í EXCEL – SKOÐA
• FLYTJA ÚT SKÝRSLU Í EXCEL.
• STAÐBUNDIÐ

Öðrum heimildasamstæðum er sjálfkrafa bætt við samkvæmt notendaflokkunum sem úthlutað hefur verið á leyfið. Þegar nýr notandi er stofnaður út frá þessu leyfi, Business Central úthlutar heimildarmengunum úr notendaflokkunum og heimildin setur úr leyfinu. Sömu upphafsheimildum er úthlutað á notandann ef notandareikningur þeirra var stofnaður sjálfvirkt eða Business Central ef stjórnandinn notaði aðgerðina Uppfæra notendur frá Microsoft 365 aðgerð á síðunni Notendur .

Ef þessi sjálfgefna grunnstilling er ekki rétt uppsetning fyrir tiltekið umhverfi getur stjórnandi breytt þeirri grunnstillingu. Hins vegar hafa sérsniðnar heimildir aðeins áhrif á nýja notendur sem hafa fengið það leyfi. Heimildir fyrir tiltæka notendur sem fá leyfið hafa ekki áhrif á.

1. Skráðu þig inn í Business Central með stjórnandareikningi.

2. Veldu táknið, fara í Grunnstilling leyfis og velja síðan viðkomandi tengil.

3. Á síðunni Grunnstilling leyfis skaltu velja leyfið sem á að sérsníða og síðan velja aðgerðina Grunnstilla.

4. Velja skal reitinn Sérstilla heimildir til að kveikja á sérstillingunni og gera svo breytingarnar.

   Í dæminu okkar vill stjórnandinn fjarlægja heimildina til að breyta í Excel, þannig að hann fjarlægir notendaflokkinn Excel-útflutningsaðgerð úr Team Member-leyfinu. Síðan geta nýir notendur sem hafa fengið teymisfélagaleyfið ekki flutt út gögn í Excel. Ef fyrirtækið skiptir um skoðun um efnið getur það farið til baka á síðuna Grunnstilling leyfis og slökkt á sérstillingu fyrir þá leyfisgerð.

Mikilvægt

Þessi sérstilling heimilda tekur aðeins gildi fyrir nýja notendur sem úthlutað er viðeigandi leyfi. Núverandi notendur eru ekki uppfærðir. Mælt er með því að sérsníða heimildir áður en þú úthlutar notendum leyfum í Microsoft 365 stjórnendamiðstöðinni.

Að bæta við notendum eða uppfæra notandaupplýsingar og úthlutunum leyfa í Business Central

Þegar notendum er bætt við eða notandaupplýsingum er breytt í stjórnendamiðstöð Microsoft 365 er hægt að flytja notandaupplýsingarnar á fljótlegan hátt inn í Business Central. Innflutningurinn inniheldur leyfisúthlutanir.

Ábending

Ef uppfæra þarf notandaupplýsingar og margir notendur eru til er hægt að nota afmörkunarsvæðið til að þrengja listann. Hægt er að afmarka eftir grunnupplýsingum eins og notandanafni eða setja fleiri tæknilegar afmarkanir, svo sem öryggiskenni notandans.

1. Skráðu þig inn í Business Central með stjórnandareikningi.
2. Veldu táknið, fara í Notendur og velja síðan viðkomandi tengil.
3. Veldu Uppfæra notendur úr Microsoft 365.

Mikilvægt

Þegar samstilling notenda er keyrð með Microsoft 365 því að nota leiðbeiningarnar Uppfæra notendur úr Microsoft 365 leiðsagnarforritinu þarf SUPER-heimildarsafnið.

Athugasemd

Uppfærir notendur úr Microsoft 365 handbókinni uppfærir ekki notendur sem ekki hafa fengið leyfi, t.d. einhver sem er altækur stjórnandi og Dynamics 365 Admin. Þessir notendur uppfærast næst þegar þeir skrá sig inn í umhverfið.

Næsta skref fyrir nýstofnaða notendur er að úthluta notendaflokkum og heimildum. Farið í Úthlutun heimilda til notenda og hópa fyrir upplýsingar. Ef notandi er uppfærður með leyfisbreytingu Business Central er notendum úthlutað til viðeigandi notendaflokks og heimildasafn þeirra uppfærð. Frekari upplýsingar er að finna áTil að stjórna heimildum í gegnum notendaflokka.

Athugasemd

Með 2024 útgáfubylgju 1 getur Premium leyfisnotandi skráð sig inn í fyrirtæki þar sem reiturinn Notendaupplifun er stilltur á Nauðsynlegar upplýsingar á síðunni Stofngögn . Hins vegar getur Premium notandinn ekki notað neina eiginleika sem Premium leyfið veitir. Þetta virkar ekki í gagnstæða átt. Notendur sem hafa nauðsynlegt leyfi geta ekki skráð sig inn í fyrirtæki þar sem Notendaupplifunin er stillt á Premium á síðunni Stofngögn . Frekari upplýsingar um leyfisveitingar er að finna á heimasíðu Business Central .

Ef þú notar ytri endurskoðanda til að hafa umsjón með bókhaldinu og fjárhagsskýrslugerð, geturðu boðið þeim í þitt Business Central svo þeir geti unnið með þín fjárhagsgögn. Frekari upplýsingar eru í Bjóða ytri endurskoðanda í þitt Business Central.

Nánari upplýsingar um samstillingu notendaupplýsinga eru Microsoft 365 í hlutanum Samstilling með Microsoft 365 kaflanum.

Athugasemd

Ef þú notar ytri endurskoðanda til að hafa umsjón með bókhaldinu og fjárhagsskýrslugerð, geturðu boðið þeim í þitt Business Central svo þeir geti unnið með þín fjárhagsgögn. Frekari upplýsingar eru í Bjóða ytri endurskoðanda í þitt Business Central.

Til að fjarlægja aðgang notanda að kerfinu

Hægt er að fjarlægja aðgang notanda að Business Central. Allar tilvísanir í notandann eru geymdar. Notandinn getur hins vegar ekki skráð sig inn og virkar lotur fyrir notandann eru stöðvaðar.

1. Veldu táknið, fara í Notendur og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Opnaðu síðuna Notandaspjald fyrir viðkomandi notanda og síðan, í reitnum Staða skal velja Óvirkt.
3. Til að veita notandanum aðgang aftur skal stilla reitinn Staða á Virkt.

Auk þess er hægt að taka leyfið af notanda í Microsoft 365 stjórnendamiðstöðinni. Þá getur notandinn ekki skráð sig inn. Nánari upplýsingar er að finna í Leyfi tekin af notendum.

Samstilling við Microsoft 365

Þegar notanda er úthlutað leyfi fyrir Business Central í Microsoft 365 eru tvær leiðir til að búa notandann til í Business Central.

• Stjórnandi getur bætt notandanum við með því að velja Uppfæra notendur úr Microsoft 365 aðgerðina á síðunni Notendur eins og lýst er í hlutanum Að bæta við notanda eða uppfæra notandaupplýsingar í Business Central.
• Leyfisupplýsingarnar uppfærast sjálfkrafa þegar notandinn skráir sig inn í fyrsta skipti.

Í báðum tilvikum eru nokkrar stillingar notaðar sjálfkrafa. Þessar stillingar eru taldar upp í öðrum og þriðja dálkunum í eftirfarandi töflu.

Ef notandaupplýsingum er breytt í Microsoft 365 er hægt að uppfæra Business Central til að endurspegla breytinguna. Eftir því hvað á að uppfæra er hægt að velja eina af aðgerðunum á síðunni Notendur. Aðgerðunum er lýst í síðustu tveimur dálkunum í eftirfarandi töflu.

Hvað gerist ef:	Fyrsti notandi, fyrsta innskráning	Uppfæra notendur úr Microsoft 365	Endurheimta sjálfgefna notendahópa notanda
Umfang:	Núverandi notandi	Margir notendur valdir	Einn notandi valinn (fyrir utan núverandi)
Bættu við nýjum notanda og úthlutaðu SUPER heimildasamstæðu.	X	X
Uppfærðu notandann í samræmi við upplýsingar í Microsoft 365: Staða, fullt nafn, netfang tengiliðs, sannvottunarpóstur.	X	X	X
Samstilltu notendaáskriftir (leyfi) með leyfum og hlutverkum sem eru úthlutuð í Microsoft 365.	X	X	X
Bættu notandanum við notendaflokka í samræmi við notendaáskriftir. Fjarlægja skal SUPER-heimildasamstæðuna fyrir alla notendur nema þann fyrsta sem skráir sig inn og stjórnendur. Velja þarf a.m.k. eitt SUPER.	X	X	X Fjarlægir handvirkt úthlutuðum notendaflokkum og heimildum.

Notendur geta fengið aðgang að Business Central færslum í Teymum sem nota aðeins leyfi sitt Microsoft 365 . Þegar aðgangur er virkur fyrir umhverfi er samstillt með því að nota Uppfæra notendur frá Microsoft 365 aðgerð sleppir notendum sem hafa aðeins Microsoft 365 leyfi. Til að taka þessa notendur með í samstillingu þarf fyrst að uppfæra umhverfisstillingar með því að úthluta öryggishópi sem inniheldur notendur með Business Central leyfi og notendur sem hafa aðeins Microsoft 365 leyfi.

Fræðast um að tryggja aðgang að umhverfi með því að nota öryggishópa í Manage með Microsoft Entra hópum.

Fá yfirlit yfir aðgang Business Central í Teymi með Microsoft 365 leyfi á admin-aðgangi-með-m365-leyfi.

Umsjón með notendum og leyfum í uppsetningu innanhúss

Fyrir virkjun innanhúss er fjöldi notendaleyfa tilgreindur í leyfisskránni (.bclicense eða .flf). Þegar stjórnandi eða Microsoft-samstarfsaðili hleður upp leyfisskránni geta þeir tilgreint hvaða notendur geta skráð sig inn á Business Central.

Fyrir uppsetningar innanhúss býr stjórnandinn til, breytir og eyðir notendum beint af síðunni Notendur.

Til að breyta eða eyða notanda í uppsetningu á staðnum

1. Veldu táknið, fara í Notendur og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Velja skal notandann sem á að breyta og velja síðan aðgerðina Breyta.
3. Á síðunni Notandaspjald skal breyta upplýsingunum eftir þörfum.
4. Til að eyða notanda, skal velja notandann sem á að eyða og velja síðna aðgerðina Eyða.

Athugasemd

Fyrir uppsetningar á staðnum getur stjórnandi tilgreint hvernig á að sannvotta innskráningarupplýsingar notanda í Business Central Server tilvikinu. Þegar notandi er búinn til er gefin upp gerð innskráningarupplýsinga sem er notuð.

Nánari upplýsingar er að finna í Gerðir auðkenningar og persónuskilríkja í hjálparefni stjórnenda fyrir Business Central.

Greina notendastöðu eftir leyfisgerð

Hægt er að nota aðgerðina Gagnagreining til að greina gögn á síðunni Notendur . Ekki þarf að keyra skýrslu eða opna annað forrit, t.d. Excel. Eiginleikinn býður upp á gagnvirka og fjölhæfa leið til að reikna út, taka saman og skoða gögn. Í stað þess að keyra skýrslur með valkostum og afmörkunum er hægt að bæta við mörgum flipum sem tákna mismunandi verk eða yfirlit á gögnunum. Nokkur dæmi eru "Notendur eftir stöðu" eða "Notendur eftir leyfistegund" eða hvaða önnur sjónarmið sem hægt er að ímynda sér. Til að fræðast meira um notkun aðgerðarinnar Gagnagreining er farið í Greiningarlista og fyrirspurnargögn með greiningarstillingu.

Notendagreiningaraðstæður

Í eftirfarandi hlutum eru dæmi um aðstæður þar sem greining notendalistans getur hjálpað til við að fylgjast með stöðu notenda.

Svæðarit	Til...	Opna þessa síðu í greiningarstillingu	Þessir reitir notaðir
Notendur eftir stöðu	Sjá lista yfir notendur sem byggja á stöðu þeirra (virkur/óvirkur).	Notendur	Staða, Notandanafn, Fullt nafn, Heimild tölvupóstur og Leyfi Tegund. ·
Notendur eftir leyfisgerð	Sjá lista yfir notendur sem byggjast á leyfisgerð þeirra.	Notendur	Leyfistegund, Staða, Notandanafn, Fullt nafn og Heimild tölvupóstur.

Dæmi: Notendur eftir stöðu

Til að greina notendur eftir stöðu skal fylgja eftirfarandi skrefum:

1. Listinn Notendur er opnaður og aðgerðin Tákn til að kveikja á greiningarstillingu.
2. Í valmyndinni Dálkar eru allir dálkar fjarlægðir (reiturinn við hliðina á leitarreitnum til hægri er valinn).
3. Dragðu reitina Staða (notandi virkur/óvirkur) og Leyfistegund yfir í svæðið Línuflokkar .
4. Veldu reitina Notandanafn, Fullt nafn og Heimilisfang.
5. Endurnefna greiningarflipann á Notendur eftir stöðu eða einhverju sem lýsir þessari greiningu.

Eftirfarandi mynd sýnir niðurstöður þessara skrefa.

Dæmi: Notendur eftir leyfisgerð

Til að greina notendur eftir leyfistegund skal fylgja eftirfarandi skrefum:

1. Listinn Notendur er opnaður og aðgerðin Tákn til að kveikja á greiningarstillingu.
2. Í valmyndinni Dálkar eru allir dálkar fjarlægðir (reiturinn við hliðina á leitarreitnum til hægri er valinn).
3. Reitirnir Tegund leyfis og Staða (notandi virkur/óvirkur) eru dregnir í svæðið Línuflokkar .
4. Veldu reitina Notandanafn , Fullt nafn og Heimild tölvupóstur .
5. Endurnefna greiningarflipann á Notendur eftir leyfistegund eða einhverju sem lýsir þessari greiningu.

Sjá einnig .

Úthluta leyfi til notenda og hópa
Vinna með forstillingar
Breyta því hvaða eiginleikar eru sýndir
Sérstillir Business Central
Undirbúðu þig fyrir að gera viðskipti
Stjórnun
Leyfisveitingar í Dynamics 365 Business Central
Bæta notendum við Microsoft 365 fyrir fyrirtæki
Öryggi og vernd í Business Central (efni stjórnenda)
Úthluta notendum auðkenni fyrir fjarmælingu

Finna fríar kennslueiningar fyrir viðskiptafræði miðlægt hér á