Eitt fylgiskjal
Mikilvægt
Sum eða öll virkni sem getið er í þessari grein er tiltæk sem hluti af prufuútgáfu. Innihald og virkni geta tekið breytingum. Nánari upplýsingar um forskoðunarútgáfur er að finna í Framboð uppfærslu á þjónustu.
Hvað er „Eitt fylgiskjal“?
Vegna sveigjanleika á fjárhagsbókum geturðu fært inn eitt fylgiskjal sem stendur fyrir eina færslu, en er með marga viðskiptavini, lánardrottna, eignir, verkefni eða bankareikninga. Microsoft vísar til þessa virkni sem Eitt fylgiskjal. Sviðsmyndir með einu fylgiskjali innihalda ekki færslur sem innihalda eingöngu fjárhagslykla. Þessar færslur eru bókaðar í fjárhag, ekki í undirbækur eins og viðskiptakröfur, eignir og banka.
Það eru tveir flokkar af dæmum um eitt fylgiskjal:
Fylgiskjalið inniheldur margar færslur sem voru færðar inn sem ein færsla. Hér eru nokkur möguleg dæmi:
- Margar lánardrottnagreiðslur eru færðar inn í hverja línu (enginn mótlykill er notaður) og mótfærsla greiðslusummu á bankareikning er færð inn í eina línu. Greiðslusamantekt er gerð til að uppfæra bankaundirbókina sem samantekna upphæð sem stemmir við bankareikningsyfirlitið. Hver lánardrottnafærsla er samt sem áður nákvæmlega skrá í undirbók viðskiptaskulda. Sömu atburðarás er einnig að finna á greiðsluhlið viðskiptavinarins.
- Mörgum eignum er safnað í eitt fylgiskjal. Þessi aðferð er oft notuð þegar upphafleg staða er færð inn fyrir eininguna Eignir.
Fylgiskjalið inniheldur eina færslu sem hefur áhrif á margar gerðir lykla sem eru ekki fjárhagslyklar. Hér eru nokkur möguleg dæmi:
- Bankamillifærslur
- Greiðslujöfnun á innistæðum lánardrottins/viðskiptavinar (sama aðila)
- Staða flutt frá viðskiptavini A til viðskiptavinar B
- Reikningar lánardrottins með mörgum línum sem innihalda fastafjármuni eða verkefni
Dæmin hér á undan endurspegla gildar viðskiptakröfur. Stundum er ekki hægt að uppfylla viðskiptakröfurnar á annan hátt: fyrirtækið verður að færa inn færslurnar sem eitt fylgiskjal. Á öðrum tímum eru þó aðrar gildar leiðir til að uppfylla viðskiptakröfurnar: hægt er að færa inn færslurnar á annan hátt eða nota annan eiginleika.
Vandamál varðandi eitt fylgiskjal
Notkun á virkni eins fylgiskjals til að uppfylla viðskiptakröfur gæti valdið vandamálum. Ýmsir ferlar, bakfærslur og fyrirspurnir/skýrslur krefjast færsluupplýsinga. Ekki er hægt að ákvarða þessar upplýsingar út frá núverandi gagnalíkani ef margar færslur eru færðar inn í samantekt á einu fylgiskjali. Auk þess er ekki alltaf hægt að ákvarða með skýrum hætti hvort færslugerðin sem færð er inn er óþekkt. Þessi takmörkun er vegna sveigjanleika færslubóka, sérstaklega þegar þær eru færðar inn í gegnum fjárhaginn.
Sumar aðstæður gætu samt virkað rétt, allt eftir uppsetningu fyrirtækisins/stofnunarinnar. Hér eru svæði þar sem þú gætir lent í vandræðum:
Uppgjör – Ef fleiri en einn lánardrottinn eða viðskiptavinur er til á fylgiskjali gæti bókhaldinu sem er búið til við uppgjör verið ranglega úthlutað á fjárhagsvíddir. Fyrir frekari upplýsingar um vandamál sem geta komið upp í uppgjörinu er að finna í Eitt fylgiskjal með margar viðskiptavina- og lánardrottnafærslur.
skattaútreikningur – Ef fleiri en einn skírteini eða viðskiptavinur eru til á skírteini gæti skattaútreikningur verið rangt.
Bakfærsla færslna – Ef fleiri en ein tegund undirbókarreiknings er til á fylgiskjali, þegar einni undirbókfærslu er bakfærð, gæti röng bókhaldsfærsla verið bókuð fyrir bakfærsluna í fjárhagur. Ef þú til dæmis safnar saman mörgum eignum í eitt fylgiskjal og bakfærir síðan kaup á einni eigninni verður bókhald fjárhagsins rangt fyrir bakfærsluna.
Skýrslur og fyrirspurnir – Ef þú tekur með fleiri en eina tegund undirbókarreiknings (til dæmis Seljandi og Viðskiptavinur) á skírteini, skýrslur/fyrirspurnir sýna aðeins fyrsta reikningsvirðið sem finnst.
Til dæmis bókarðu eftirfarandi lánardrottnareikning með mörgum línum. Hún inniheldur fjögur verkefni sem sýna „línurnar“ á reikningnum. Þessi aðferð er algeng viðskiptakrafa fyrir fyrirtæki sem nota færslubækur mikið.
Þrjú af verkefnunum fjórum eru bókuð á sama aðallykilinn (601500). Ef þú opnar upprunaskoðun bókhalds til að skoða upplýsingar um bókaðar færslur fyrir þennan aðallykil tekurðu eftir því að auðkenni verkefnisins fyrir allar þrjár línurnar er 000057. Þessi hegðun er þekkt takmörkun á einu fylgiskjali. Upplýsingarnar tengja hverja línu ekki rétt við viðeigandi verkefni í færslubókinni. Þess í stað verður fyrsta gildi lykilsins sem finnst alltaf sýnt í skýrslum og í fyrirspurnum.
Sláðu inn færslu sem eitt fylgiskjal
Til að færa inn færslur sem eitt fylgiskjal skaltu fara í Fjárhagur > Fjárhagsuppsetning > Fjárhagsfæribreytur og síðan í flipanum Fjárhagur skaltu stilla valkostinn Leyfa margar færslur í einu fylgiskjali á Já.
Þú getur fært inn færslu eins fylgiskjals á síðuna Færslubókarheiti með því að stilla reitinn Nýtt fylgiskjal á eftirfarandi gildi:
- Aðeins eitt fylgiskjalsnúmer – Sérhver lína sem þú bætir við færslubókina verður innifalin í sama fylgiskjali og línurnar innihalda fleiri en einn viðskiptavin, lánardrottna, banka, fastan eign eða verkefni.
- Í tengslum við stöðu – Sláðu inn marglínu fylgiskjal þar sem enginn mótreikningur er til staðar og línurnar innihalda fleiri en einn viðskiptamann, söluaðila, banka, fastan eign eða verkefni.
- Í tengslum við innistæðu – Færið inn einlínu skírteini þar sem bæði reikningurinn og mótreikningurinn innihalda tegund undirbókarreiknings, s.s. sem Seljandi/Seljandi, Viðskiptavinur/Viðskiptavinur, Seljandi/Viðskiptavinur, eða banki/banki.
Þarf eitt fylgiskjal fyrir viðskiptasviðið mitt?
Eftirfarandi viðskiptasviðsmyndir hafa verið greindar sem sviðsmyndir sem viðskiptavinir nota virkni eins fylgiskjals fyrir. Sumar viðskiptakröfur er aðeins hægt að uppfylla með því að nota eitt fylgiskjal. Aðrir valkostir eru í boði fyrir marga aðra.
| Aðstæður | Lýsing | Eitt fylgiskjal nauðsynlegt? | Valkostur |
|---|---|---|---|
| Samantekt greiðslu lánardrottins | Fyrirtæki miðlar lista yfir lánardrottna og upphæðum á bankann sinn. Bankinn notar þennan lista til að greiða lánardrottnum fyrir hönd fyrirtækisins. Bóka þarf hverja lánardrottnagreiðslu nákvæmlega í viðskiptaskuldum, en greiðslusumman er bókuð á bankareikninginn sem ein úttekt. | Nr. | Frá Microsoft Dynamics 365 Finance útgáfu 10.0.32 er eiginleik sem kallast Möguleiki á að senda ítarlegar lánardrottna- og viðskiptavinagreiðslur, en samantekt á upphæðum á bankareikning. Frekari upplýsingar eru í Bóka ítarlegar greiðslur frá lánardrottni og viðskiptavini. |
| Yfirlit yfir greiðslu viðskiptavinar | Viðskiptavinagreiðslur eru lagðar inn sem eingreiðsla á bankareikninginn. Bóka þarf hverja viðskiptavinagreiðslu nákvæmlega í viðskiptakröfum, en greiðslusumman er bókuð á bankareikninginn sem ein innborgun. | Nr. | Frá og með Dynamics 365 Finance útgáfu 10.0.32 er eiginleiki sem kallast Möguleiki til að bóka nákvæmar lánardrottna- og viðskiptavinagreiðslur, en taka saman upphæðir á bankareikning. Frekari upplýsingar eru í Bóka ítarlegar greiðslur frá lánardrottni og viðskiptavini. |
| Reikningur lánardrottins/viðskiptavinar | Reikningur er sleginn inn fyrir einn viðskiptavin eða lánardrottin en frekari línur sýna línur reikningsins og eru með margar eignir eða verkefni. | Já | |
| Greiðslubók fyrirframgreiðslu fyrir viðskiptavini sem hefur skatta á mörgum „línum" | Viðskiptavinur greiðir fyrirfram fyrir pöntun. Línurnar á pöntuninni eru með mismunandi sköttum. Fyrirframgreiðsla viðskiptavinarins verður að innihalda viðskiptavininn í mörgum línum svo að hægt sé að reikna skatta fyrir hverja línu. | Já | |
| Endurgreiðsla til viðskiptavina | Ef reglubundna verk endurgreiðslu er keyrt úr viðskiptakröfum stofnar það færslu til að færa stöðu frá viðskiptavini til lánardrottins. Lánardrottinn er sami aðili og viðskiptavinurinn. | Já | |
| Viðhald eigna: Afskrift til að vinna upp, skipting eignar og útreikningur afskriftar við losun | Afskrift til að vinna upp, skipting eignar og útreikningur afskriftar fyrir eignalosun, allt notað til að búa til eitt fylgiskjal. | Nr. | Frá og með Finance útgáfu 10.0.21 nota eignafærslur sem stofnaðar eru fyrir afskrift til að vinna upp, skiptingu eignar og útreikning á afskrift fyrir eignalosun mismunandi fylgiskjalsnúmer. |
| Víxlar og eigin víxlar | Víxlar og eigin víxlar færa stöðu viðskiptavinar eða lánardrottins úr einum fjárhagslykli viðskiptakrafa eða viðskiptaskulda í annan, samkvæmt stöðu greiðslunnar. Þar sem sami viðskiptavinur eða lánardrottin er alltaf notaður í fylgiskjalinu eru engin tilkynnt vandamál til staðar. | Já | |
| Greiðslujöfnun | Ef viðskiptavinur og lánardrottinn eru sami aðilinn eru stöður fyrir lánardrottin og viðskiptavin nettófærðar hvor á móti annarri. Þessi nálgun lágmarkar peningafærslur milli fyrirtækis og viðskiptavinar/lánardrottins. | Nei | Frá og með Microsoft Dynamics 365 Finance útgáfu 10.0.40 er til staðar jöfnun viðskiptavina og söluaðila . Jöfnunareiginleikinn býr sjálfkrafa til tvö aðskilin fylgiskjöl fyrir seljanda og viðskiptavin. Nánari upplýsingar er að finna í Innstæður nettó seljanda og viðskiptavina. |
| Flytja stöður | Fyrirtækið gæti þurft að flytja stöðu frá einum lánardrottni til annars lánardrottins, annaðhvort út af mistökum eða vegna þess að annar lánardrottin hefur tekið yfir ábyrgðina. Millifærslur af þessu tagi eiga sér stað einnig fyrir reikningsgerðir eins og Viðskiptavin og Banka. | Já/Nei | Stöðufærslur frá einum lykli (lánardrottni, viðskiptavini, bankai, o.s.frv.) til annars er hægt að gera í gegnum aðskilin fylgiskjöl og hægt er að bóka jöfnunina á jöfnunarfjárhagslykil. Fyrir sum fyrirtæki er þessi nálgun of dýr. Þess vegna er valið að nota eitt fylgiskjal í staðinn. |
| Gera upp margar óbókaðar greiðslur á sama reikninginn | Þessi atburðarás er venjulega að finna í fyrirtækjum þar sem viðskiptavinir geta notað margar greiðsluaðferðir til að greiða fyrir innkaup. Í þessari tilfelli verður fyrirtækið að geta skráð margar óbókaðar greiðslur og jafna þær á móti reikningi viðskiptavinar. | Nr. | Nýr eiginleiki sem var bætt í Finance gerir kleift að gera upp margar óbókaðar greiðslur á móti einum reikningi. |
| Eiginleikar fyrir tiltekin lönd/svæði | Eiginleikinn Eitt stjórnunarskjal (SAD) fyrir Pólland þarf sem stendur að færslur séu flokkaðar saman og fylgiskjalsnúmerið er notað í þeim tilgangi. Það kunna að vera til fleiri lands-/svæðisbundnar aðgerðir sem krefjast virknina Eitt fylgiskjal. | Já | |
| Kerfi til að flokka færslur frá viðskiptatilviki | Fyrirtæki hefur stakt viðskiptatilfelli sem kveikir á mörgum færslum. Bókhaldsdeildin vill skoða bókhaldsfærslurnar saman fyrir betri endurskoðun. Svipuð sviðsmynd er þegar bankafærslur eru skráðar í Finance í gegnum skrá sem bankinn móttekur. Fyrirtæki vilja oft að flokka saman þessar færslur með því að nota bankayfirlitsnúmerið í skránni. | Nr. | Þó að færslum sem safnað er saman sé gild sviðsmynd má aldrei nota fylgiskjalsnúmerið í þessum tilgangi. Fylgiskjölin tákna alltaf einstakar færslur, aldrei færsluhóp. Hægt er að hópa saman færslur með því að nota aðra reiti í staðinn, t.d. númer færslubókarrunu eða skjalanúmer. |
| Færa inn upphafsstöðu | Fyrirtæki færa oft inn upphafsstöður fyrir lykla undirbóka (lánardrottin, viðskiptavin, eignir o.s.frv.) sem eina fylgiskjalsfærslu. | Nr. | Upphafsstöður fyrir hvern undirbókarlykil verða að vera færðar inn sem aðskilin fylgiskjöl. Hægt er að bóka mótfærsluna í millireikning fjárhags, sem er jafnaður með upphafsstöðunni fyrir fjárhag. |
| Leiðrétta bókhaldsfærslu á bókuðu skjali | Fyrirtæki gæti þurft að leiðrétta fjárhagslykil viðskiptakrafa eða viðskiptaskulda fyrir bókaðan reikning. Þar sem reikningurinn er réttur ætti ekki að bakfæra hann. | Já/Nei | Ef þarf að gera leiðréttingu á fjárhagslykli viðskiptakrafna eða viðskiptaskulda er hægt að gera hana beint á fjárhagslyklinum. Þessi nálgun krefst þess leiðréttingin sé gerð á „óvirkum tíma“ svo að fjárhagslykillinn geti tímabundið leyft handvirka færslu. Einn ókostur við þessa nálgun er að lánardrottinn/viðskiptavinur í skýrslum fjárhagsafstemmingar mun sýna mun sem fer inn og út. Nettóupphæð er 0 (núll). |
| Bókun í samantekt á fjárhagsbók | Fyrirtæki vilja oft bóka í samantekt fjárhagsbókar til að lágmarka gagnamagn. Hins vegar krefjast slík fyrirtæki vanalega að færsluupplýsingunum sé samt sem áður viðhaldið. Þegar bókun er gerð á samantektarskjámynd í gegnum eitt fylgiskjal eru færsluupplýsingar ekki þekktar og því ekki hægt að viðhalda þeim. | Nr. | Þar sem færsluupplýsingarnar eru glataðar mega fyrirtæki ekki nota eitt fylgiskjal til að bóka í samantekt ef þarf nánari upplýsingar fyrir skýrslugerð. |
| „Kerfið leyfir það“ | Fyrirtæki nota oft virknina Eitt fylgiskjal eingöngu vegna þess að kerfið leyfir notkun þess án þess að gerð sé grein fyrir afleiðingunum. | Nr. | Sú staðreynd að kerfið gerir kleift að nota virknina er aldrei gild ástæða. Virknina ætti aðeins að nota ef hún er nauðsynleg til að uppfylla önnur skilyrði fyrir reksturinn. |
Framtíð eins fylgiskjals
Vegna vandamálanna sem geta komið upp þegar eitt fylgiskjal er notað eru eftirfarandi valkostir skoðaðir:
- Nýir eiginleikar verða kynntir áfram ef betri leið er fyrir hendi til að ná árangri í viðskiptum. Til dæmis gerir eiginleiki sem var kynntur í Finance-útgáfu 10.0.32 kleift að færa greiðslur inn sem aðskilin fylgiskjöl, en bankareikningurinn er enn uppfærður í samantekt. Eftir því sem eiginleikum er bætt við verða þeir skjalfestir fyrir hverja viðskiptasviðsmynd í dálknum „Annað“ í fyrri töflu.
- Einhverjar færslur gætu haldið áfram að vera færðar inn í gegnum færslubókina í einu fylgiskjali en viðbótargögn gætu verið rakin til að auðkenna færsluupplýsingar á réttan hátt.
- Samsetning af nýjum eiginleikum gæti verið notað en færslur fyrir viðskiptasviðsmyndir gætu verið áfram færðar inn í færslubókina með því að nota eitt fylgiskjal.
Þegar nýir eiginleikar eru kynntir verður fyrirtækið þitt stöðugt að meta hvort hægt sé að slökkva á valkostinum Leyfa margar færslur í einu fylgiskjali á síðunni Fjárhagsfæribreytur. Mælt er með því að ekki sé notað eitt fylgiskjal fyrir samþættingar nema virknin sé nauðsynleg fyrir eina eða fleiri skráðar virknigloppur.
Þegar virkni eyður fyllast mun Microsoft koma á framfæri nýjum eiginleikum sem á að nota í stað eins skírteinis. Fyrir sumar viðskiptaaðstæður, eins og reikning lánardrottins með mörgum línum, verður eitt fylgiskjal áfram notað en með endurbótum. Þessum endurbótum verður tilkynnt um leið og þær eru afhentar.