Impostare i limiti di lavoro in corso

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Una pratica Kanban essenziale, ovvero limiti di lavoro in corso, definiti "limiti WIP", vincola la quantità di lavoro che il team svolge in ogni fase di lavoro. È progettato per concentrare il team sul completamento degli elementi prima di iniziare un nuovo lavoro. Anche se in un primo momento è poco intuitivo, molti team trovano limiti wip che consentono loro di aumentare la produttività e migliorare la qualità del software.

Si definiscono i limiti wip per ogni fase di lavoro, corrispondente a ogni colonna intermedia. Il limite imposta un vincolo soft sul numero di elementi consentiti all'interno della colonna. Nulla impedisce di spostare più elementi nella colonna e di superare il limite. La scheda Kanban mostra il numero di elementi in ogni fase accanto a ogni limite.

L'impostazione dei limiti wip è semplice, ma l'adesione ai limiti accetta un impegno del team. L'adozione corretta dei limiti wip comporta un cambiamento culturale. Sposta i team da un focus sulla produttività individuale a una della produttività del team.

Per altre informazioni, vedere Panoramica di Kanban.

Prerequisiti

• Per configurare le impostazioni del team, è necessario essere aggiunti al ruolo Team Amministrazione istrator o essere membri del gruppo di sicurezza Project Amministrazione istrators. Per essere aggiunti, vedere Aggiungere un amministratore del team o modificare le autorizzazioni a livello di progetto.
• È necessario assegnare l'accesso basic o superiore per eseguire tutte le funzionalità del backlog e della scheda. Gli utenti con accesso stakeholder possono modificare solo gli elementi di lavoro nella lavagna e aggiungere tag esistenti a un elemento di lavoro. Gli stakeholder non possono aggiungere elementi di lavoro o aggiornare i campi visualizzati nelle schede. Per altre informazioni, vedere Informazioni sui livelli di accesso.

Determinare i limiti iniziali di WINDOWSP

Chiedere al team di determinare i limiti iniziali di WINDOWSP da impostare e come usarli e monitorarli. Alcune regole si applicano ai numeri da impostare in quanto possono variare in base a diversi fattori. Eseguire le azioni seguenti per determinare quali limiti impostare:

• Impostare i limiti in base ai lavori correnti in corso. Contare gli elementi presenti nelle colonne Kanban esistenti.
• Impostare limiti che non superano due o tre elementi per ogni membro del team che funziona all'interno di una fase. Ad esempio, se si hanno tre membri del team e ogni membro del team può lavorare su non più di due attività alla volta, il limite wip risultante è 6 (= 3 sviluppatori X 2 attività/sviluppatore).
• Iniziare con limiti bassi per aiutare il team a individuare i colli di bottiglia più rapidamente e identificare i problemi di processo da risolvere.

Mantenere entro i limiti di WIP

Dopo aver impostato i limiti di WIP, è necessario tenere traccia del livello di coerenza del team entro i limiti.

Se si rispettano i limiti di WINDOWSP, i team non eseguono il pull degli elementi in una colonna, in questo modo il numero di elementi nella colonna supera il limite di colonne. Quando lo fanno, la bacheca Kanban fornisce un feedback immediato. Questo feedback deve fungere da segnale al team per concentrarsi immediatamente sulle attività per ridurre il numero di elementi nella colonna.

Anche se semplice in teoria, mantenere entro i limiti wip può forzare individui, team e organizzazioni fuori dalla propria zona di comfort. I membri del team che amano il multitasking potrebbero sentirsi vincolati. Altri potrebbero trovare se stessi senza lavorare mentre attendono il completamento del lavoro in una fase a monte.

Per ottenere i vantaggi di vincolare il lavoro in corso, fare in modo che il team si incontri frequentemente per discutere le modifiche del processo in corso.

Identificare i colli di bottiglia

Per ottimizzare il flusso di valore, è naturalmente necessario identificare ed eliminare colli di bottiglia. I colli di bottiglia indicano che i rifiuti sono presenti nel processo complessivo del flusso di lavoro.

Monitorando la bacheca Kanban nel tempo, è possibile scoprire dove si verificano colli di bottiglia. Quando diversi elementi siedono in una colonna non lavorata per diversi giorni, si è verificato un collo di bottiglia. I colli di bottiglia si verificano in genere quando i limiti wip sono troppo elevati. Tuttavia, nessun collo di bottiglia potrebbe indicare che i limiti wip sono troppo bassi.

L'acquisizione di snapshot periodici della scheda Kanban può visualizzare visivamente il catalogo in cui i flussi di lavoro vengono visualizzati senza problemi e dove vengono visualizzati colli di bottiglia.

Tali snapshot possono mostrare al team le informazioni seguenti:

• Numero medio di elementi all'interno di una fase/colonna del flusso di lavoro
• Quanti elementi vengono usati rispetto ai membri del team che lavorano all'interno di una fase/colonna del flusso di lavoro
• Quanti elementi e quali elementi sono rimasti in una fase/colonna del flusso di lavoro per lunghi periodi di tempo
• Quanti elementi hanno completato il team alla fine di un periodo di una, due o tre settimane

Eliminare i rifiuti

Poiché i colli di bottiglia segnalano rifiuti nel processo del flusso di lavoro, è necessario identificare la fonte dei rifiuti. Kanban definisce gli sprechi come qualsiasi elemento non strettamente necessario per produrre risultati desiderati.

Gli sprechi comuni nello sviluppo di software includono:

• Codice o funzionalità inutilizzati
• Difetti che portano a rielaborare
• Ritardi o tempo trascorso in attesa di qualcosa
• Consegna da una persona, un team o un processo aziendale a un altro
• Requisiti insufficienti
• Comunicazione lenta o scarsa

Eliminando le richieste di rifiuti per le discussioni del team per identificare le cause e le soluzioni accettabili per il team.

Impostare i limiti di WIP

Con una conoscenza del modo in cui si vuole usare i limiti di Windows Information Protection, seguire questa procedura per impostarli. Se non è stato eseguito il mapping del flusso di lavoro del team alle colonne Kanban, eseguire prima di tutto questa operazione.

1. Aprire la scheda Kanban.

2. Selezionare l'icona a forma di ingranaggio per configurare la lavagna e impostare le impostazioni generali del team.

   

3. Scegliere Colonne e quindi una scheda colonna per impostare il limite WIP per tale colonna.

   

   Nota

   Sono disponibili titoli e scelte di colonna diversi in base al processo usato per creare il progetto e se il team ha scelto di trattare bug come requisiti o attività simili.

4. Al termine, seleziona Salva.

Limiti, sfide e soluzioni wip

I team superano occasionalmente i limiti wip di uno o due elementi. Tuttavia, se il team supera frequentemente i limiti di tre o più elementi, devono esaminare i processi o modificare i limiti.

Dopo che un team ha lavorato con limiti wip per diverse settimane, discutere le sfide che i membri del team hanno. Quindi, decidere quali soluzioni vogliono usare e regolare i limiti in base alle esigenze. L'elenco seguente, anche se non esaustivo, indica che alcuni dei team di sfide comuni si presentano e si sono dimostrati soluzioni per superarle.

Problemi di Windows Information Protection

• Dinamiche sociali. Quando si tratta di seguire le regole, i membri del team possono sentirsi sfidati. Naturalmente alcuni vogliono ribellarsi. Altri utenti non vedono che la regola si applica a loro o non vedono cosa fanno come violare le regole. Alcuni membri del team possono assumere un lavoro aggiuntivo che non rientra nell'ambito di ciò che è stato concordato. E, ancora gli altri non vogliono rinunciare al multitasking perché credono che sia la chiave per la loro produttività e il loro successo individuale.

• Variabilità del lavoro in corso. L'ampia variabilità delle dimensioni degli elementi di lavoro, ovvero storie e bug degli utenti, può influire negativamente sul flusso di lavoro complessivo. Ad esempio, gli elementi con stime che variano in base alle dimensioni da 4 ore a 14 giorni o da 2 a 55 punti di storia, non possono essere conteggiati allo stesso modo quando si tratta di vincolare il lavoro in corso.

• Ignorando i problemi sistemici. Invece di risolvere i problemi del flusso di lavoro quando si verificano colli di bottiglia, team soldato su, mettendo in più tempo per superare il collo di bottiglia.

• Modifica delle impostazioni cultura. L'adozione dei limiti wip introduce modifiche al sistema, alla cultura e al team.

Soluzioni per la gestione di Windows Information Protection

• Creare una cultura della produttività del team. Affrontare la tensione naturale che esiste tra produttività individuale e produttività del team. Identificare i modi in cui i membri del team possono migliorare la produttività complessiva del team e del processo del flusso di lavoro.

• Le dimensioni funzionano per ridurre al minimo la variabilità. Prima di iniziare il lavoro su qualsiasi elemento, il team deve discutere le dimensioni complessive del lavoro necessarie e determinare se può essere suddiviso in attività più piccole.

• Concentrarsi sul flusso degli elementi con priorità alta. Quando sono inattive, i membri del team chiedono come possono aiutare a spostare un elemento upstream in avanti. Quando viene bloccato o richiesto di recapitare un elemento in tempo, i membri del team chiedono assistenza per il completamento di un elemento.

• Capacità del team di risorse per ogni fase di lavoro. I colli di bottiglia possono verificarsi quando non ci sono abbastanza specialisti che lavorano in una determinata fase. Determinare i modi per aumentare le competenze del team all'interno di ogni fase di lavoro o aggiungere risorse in base alle esigenze per soddisfare una fase di lavoro sotto personale.

• Creare una comprensione condivisa. Sforzarsi continuamente di aumentare la comprensione del team di come lavorare usando le procedure Kanban. Eseguire azioni che consentono ai membri del team di contribuire al processo delle modifiche. Valutare la possibilità di pianificare regolari analisi retrospettive o riunioni del team per discutere cosa funziona bene e quali esigenze cambiano. Documentare i criteri del team per limitare l'ambiguità.

• Usare le metriche per regolare i processi. Controllare periodicamente le metriche kanban del lavoro in corso e determinare quando è necessario apportare modifiche.

• Gestire le modifiche cultura tenendo presente. Persone vogliono svolgere il loro lavoro migliore, ovvero un tenet principale sottostante Kanban e le relative discipline associate. Applicare i principi di gestione dei cambiamenti man mano che si adottano nuove procedure. Creare una maggiore proprietà all'interno del team per il successo dell'implementazione dei limiti di Windows Information Protection.

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