Sincronizzare i contatti di Business Central con i contatti di Microsoft Outlook

Puoi impostare la sincronizzazione dei contatti in modo che i tuoi contatti di Business Central abbiano le stesse informazioni dei contatti in Microsoft Outlook. Ad esempio, se sei un addetto alle vendite, potresti lavorare in Outlook e Business Central allo stesso tempo. Se i contatti sono uguali in entrambi i programmi, il lavoro è più semplice.

Per impostazione predefinita, i contatti che stai sincronizzando vengono mantenuti in una cartella Business Central nei tuoi Preferiti nel riquadro delle cartelle in Outlook. La cartella Business Central può semplificare l'identificazione dei contatti che stai sincronizzando. Puoi impostare i filtri per sincronizzare solo contatti specifici da Business Central a Outlook. Dopo aver impostato la sincronizzazione, puoi sincronizzare manualmente o automatizzare il processo per sincronizzare in base a una pianificazione.

Prerequisiti

• Il tuo account utente in Business Central deve specificare l'account e-mail di Microsoft 365.

  È possibile controllare questa impostazione nella sezione Microsoft 365 della Scheda utente che puoi aprire dall'elenco Utenti.

• Con Business Central locale, hai configurato la sincronizzazione dei contatti come descritto in Configurare la sincronizzazione dei contatti con Outlook per Business Central locale

Configurare la sincronizzazione

È possibile definire come sincronizzare i contatti con Outlook nella pagina Setup sincronizzazione con Exchange in Business Central.

Nella pagina Setup sincronizzazione con Exchange è possibile verificare che la connessione a Exchange funzioni e quindi configurare la sincronizzazione dei contatti. Dalla pagina Setup sincronizzazione con Exchange puoi aprire la pagina Setup sincronizzazione contatti e avviare la sincronizzazione. Facoltativamente, imposta un filtro per specificare i contatti da sincronizzare. Ad esempio, è possibile impostare un filtro in base a nome, tipo, azienda e così via. È inoltre possibile modificare il nome predefinito della cartella di Outlook in cui verranno sincronizzati i contatti.

Ogni collega può anche configurare la propria sincronizzazione di Exchange e impostare i propri filtri sui contatti da sincronizzare.

Una volta impostata la sincronizzazione, sincronizzare le modifiche manualmente. Business Central versioni 2023 release wave 2 e precedenti supportano la sincronizzazione automatica. Per ulteriori informazioni sull'automazione, vedi la sezione successiva in questo articolo.

Sincronizzare i contatti

Per sincronizzare i contatti, seleziona una di queste azioni nella pagina Setup sincronizzazione con Exchange:

• Sincronizza con Microsoft 365

  Sincronizza tutte le modifiche di Business Central in Microsoft 365 effettuate dopo l'ultima sincronizzazione in base all'ultima data di modifica. Inoltre, i nuovi contatti di Microsoft 365 vengono sincronizzati in Business Central. Questa azione è in genere più veloce di una sincronizzazione completa.

• Sincronizzazione completa con Microsoft 365

  Sincronizza tutti i contatti in entrambe le direzioni indipendentemente dall'ultima data di sincronizzazione e dall'ultima data di modifica.

In entrambi i casi, i contatti vengono sincronizzati solo da Outlook se i campi richiesti sono compilati. I campi obbligatori per la sincronizzazione con Microsoft 365 sono Nome, Indirizzo e-mail e devono essere di tipo Persona. Business Central è l'origine delle informazioni di contatto, quindi se duplicate vengono salvate le informazioni di contatto di Business Central.

Nota

Se elimini un contatto in Outlook, ma lo mantieni in Business Central, il contatto verrà ricreato in Outlook alla successiva sincronizzazione.

Automatizzare la sincronizzazione (sincronizzazione in background)

Importante

A partire dal primo ciclo di rilascio del 2024 (versione 24), non è più possibile attivare la sincronizzazione in background. Se è attualmente attivo, funziona come previsto. Se lo spegni, non puoi riaccenderlo.

Per automatizzare la sincronizzazione, se l'interruttore Abilita sincronizzazione in background è attivo, crea una voce della coda di processo per sincronizzare i contatti in base a una pianificazione impostata. Per ulteriori informazioni, vedi Utilizzare le code processi per pianificare le attività.

La tabella seguente elenca le impostazioni della pagina Scheda movimento coda processi per la sincronizzazione dei contatti:

Campo	Impostazione per la sincronizzazione dei contatti
Tipo di oggetto da eseguire	Codeunit
ID oggetto da eseguire	6700

Informazioni correlate

Preparazione al business
Dati finanziari
Vendite
Acquisti
Utilizzare i contatti (Persone) in Outlook sul Web

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui