Utilizzare documenti elettronici nel processo di acquisto
Puoi utilizzare documenti elettronici configurati con documenti di acquisto.
Puoi utilizzare i seguenti documenti di acquisto con la funzionalità dei documenti elettronici:
- Fatture di acquisto
- Ordini di acquisto (dalla versione 24.0)
- Note di credito di acquisto
- Registrazioni COGE
Nota
Da Business Central versione 24.0, è possibile connettere gli Ordini di acquisto con i Documenti elettronici ricevuti.
Documenti elettronici per gli acquisti
La ricezione dei documenti elettronici di acquisto in Dynamics 365 Business Central può essere effettuata come processo batch o manualmente.
Come impostare i fornitori per utilizzare documenti di acquisto differenti
Segui questi passaggi per configurare i fornitori affinché siano utilizzati correttamente con le fatture elettroniche in entrata:
Seleziona l'icona
, immetti Fornitori, quindi seleziona il collegamento correlato.Scegli il fornitore da configurare.
Nella Scheda dettaglio Carico, trova il campo Ricevi documento elettronico a per specificare il documento di acquisto predefinito da generare dal documento elettronico ricevuto.
Nota
Nel campo Ricevi documento elettronico da, gli utenti possono selezionare una Fattura di acquisto o un Ordine di acquisto in base a ciò che vorrebbero creare dalla fattura elettronica ricevuta. Questa selezione non influisce sulla creazione di documenti correttivi; in entrambi gli scenari il sistema genererà una Nota di credito.
Nota
Se l'utente sceglie l'opzione Ordine di acquisto nel campo Ricevi documento elettronico a , il sistema tenterà di aggiornare uno degli ordini di acquisto esistenti, ma se l'ordine di acquisto per un fornitore nel Documento elettronico ricevuto non esiste, Business Central creerà un nuovo Ordine di acquisto, utilizzando lo stesso approccio utilizzato per creare le nuove Fatture di acquisto descritte in questa pagina più avanti.
Scegli una delle opzioni che desideri utilizzare per il fornitore selezionato.
Chiudere la pagina.
Per utilizzare fatture di acquisto
Eseguire il processo batch
Nota
Questo processo batch è usato per la raccolta automatizzata delle fatture in entrata. Può funzionare solo in un paese o in un'area in cui esiste la funzionalità.
Ogni volta che si seleziona una Coda processi da eseguire, se il servizio esterno ha fatture in entrata inviate dal fornitore, il sistema raccoglie e importa tali fatture. Per completare il processo, segui i passaggi seguenti:
Al termine dell'esecuzione del processo batch, le fatture appena importate vengono elencate nella pagina Documenti elettronici, insieme alle informazioni dettagliate di base.
Per visualizzare maggiori dettagli, aprire un documento elettronico specifico.
Se non sono presenti errori o problemi nel documento elettronico, il campo Record esegue il mapping del numero di documento della fattura di acquisto, se questa è configurata nella pagina Scheda fornitore (creata automaticamente dal sistema). Seleziona il collegamento per aprire il documento.
Nota
Questo documento creato dal sistema non è il documento registrato.
Per accedere direttamente al documento di acquisto, seleziona il campo Record. Dopo aver aperto la pagina Fattura di acquisto, controlla il documento. Se tutto è corretto, registra il documento.
Quando registri il documento di acquisto, il campo Record nel Documento elettronico viene aggiornato da Fattura a Fattura di acquisto e il numero del documento di acquisto registrato è disponibile. Puoi selezionare il numero per aprire la fattura di acquisto registrata.
I dettagli sui log sono gli stessi del processo di vendita dei documenti elettronici.
Poiché gli errori nel processo di vendita sono per lo più correlati alla disponibilità del servizio, il documento in entrata può contenere molteplici ragioni. Il motivo più comune di un errore è che il sistema non riesce a riconoscere le righe del documento elettronico ricevuto dal fornitore. Pertanto, non puoi immettere righe nella fattura di acquisto.
Vi sono due errori comuni:
- Se vuoi utilizzare questa riga specifica della fattura fornitore registrata direttamente nel conto di contabilità generale (C/G), devi aver configurato correttamente il valore Mapping testo. Per ignorare questo errore se desideri utilizzare conti C/G, seleziona Mappa testo a conto per creare un mapping specifico del valore Mapping testo con il valore N. conto dare che vuoi utilizzare.
- Se vuoi tenere traccia dell'inventario e utilizzare le righe della fattura fornitore per compilare gli articoli nelle righe del documento, devi aver configurato correttamente il valore Nr. riferimento articolo . Per ignorare questo errore, mappa l'articolo esterno ai tuoi numeri di articolo utilizzando la lista dei riferimenti agli articoli. Per maggiori informazioni, vedi Usare i riferimenti agli articoli.
Dopo aver corretto gli errori e gli avvisi, puoi specificare manualmente quando il sistema deve creare una fattura di acquisto in base alla tua impostazione selezionando Crea documento.
Importare manualmente le fatture
Per importare manualmente documenti elettronici esterni, procedi come segue:
- Seleziona l'icona , immetti Servizio documenti elettronici, quindi seleziona il collegamento correlato.
- Nella pagina Servizio documenti elettronici seleziona il servizio attivo.
- Seleziona Ricevi e carica il file del documento elettronico che hai ricevuto dal fornitore.
- Se viene visualizzato un messaggio di errore, apri il documento elettronico per risolvere i problemi.
- Una volta risolti i problemi, nel gruppo Importa manualmente, seleziona Crea documento.
- Dopo che il documento è stato creato in Business Central, l'utilizzo di un processo batch non modifica il modo in cui lo visualizzi.
Domande elettronici con ordini di acquisto
Per collegare ordini di acquisto con i documenti elettronici ricevuti
Se il tuo Fornitore ha configurato il campo Ricevi documento elettronico su per l'utilizzo con Ordini di acquisto, una volta creato il documento elettronico in Business Central (manualmente o da un punto finale esterno), Business Central effettuerà quanto segue:
Se l'Ordine di acquisto per questo particolare fornitore esiste e c'è un numero di ordine di acquisto nel file di ricezione di Documenti elettronici, Business Central collegherà automaticamente questo Documento elettronico con l'Ordine di acquisto menzionato e lo Stato del documento di questo Documento elettronico sarà In corso e lo Stato del documento elettronico nella pagina secondaria Stato servizio sarà Ordine collegato. Questo collegamento sarà visibile nel campo Documento in questo specifico Documento elettronico. Se devi modificare l' Ordine di acquisto collegato automaticamente, puoi farlo utilizzando l'azione Aggiorna collegamento ordine di acquisto e scegli manualmente uno degli ordini di acquisto esistenti per questo fornitore. Puoi farlo solo prima di abbinare le righe tra il Documento elettronico e l'Ordine di acquisto.
Se Ordine di acquisto per questo particolare fornitore esiste ma non è presente il numero dell'ordine di acquisto nel file Documento elettronico ricevuto, Business Central offrirà la possibilità di scegliere uno degli ordini di acquisto esistenti quando e se avrai caricato manualmente questo documento. In questo modo si apre l'elenco Ordini di acquisto con ordini solo per il fornitore da cui hai ricevuto il Documento elettronico. Devi selezionare Ordine di acquisto, quindi seleziona OK. Se non sei riuscito a selezionare l ordine di acquisto corretto o hai ottenuto il documento elettronico automaticamente da un endpoint esterno utilizzando la Coda processi, un nuovo Documento elettronico non sarà collegato ad alcun documento di acquisto. Lo Stato del documento mostrerà Errore e il Documento elettronico e anche nella pagina secondaria Stato del servizio verrà mostrato Errore di elaborazione documenti importati. Per completare il collegamento con l'Ordine di acquisto, scegli l'azione Aggiorna collegamento ordine di acquisto e scegli uno degli ordini di acquisto esistenti per questo fornitore.
Se l'Ordine d'acquisto per questo particolare fornitore non esiste al momento della creazione del nuovo Documento elettronico, Business Central creerà un nuovo Ordine di acquisto, utilizzando lo stesso modello di creazione già esistente per le nuove Fatture di acquisto. Lo Stato del documento di questo Documento elettronico sarà Elaborato, e lo Stato del documento elettronico nella pagina secondaria Stato del servizio sarà Documento importato creato. Questo collegamento sarà visibile nel campo Documento in questo specifico Documento elettronico.
Righe corrispondenti del documento elettronico ricevuto con ordine di acquisto
Puoi abbinare i documenti elettronici ricevuti alle righe degli ordini di acquisto da due aree diverse, ovvero la pagina Documento elettronico o la pagina Ordine di acquisto. Il modo più semplice di individuare l'Ordine di acquisto collegato è usare il riquadro Ordini di acquisto collegati come parte di Attività documento elettronico. Tutti i documenti non collegati possono essere trovati utilizzando il riquadro Attesa di fatture elettroniche di acquisto dove hai un elenco di Documenti elettronici che devi rivedere.
Nota
L'Attività documento elettronico con questi due riquadri si trova nelle Gestioni ruolo utente seguenti: Valutazione manager aziendale, Manager aziendale, Contabile, Gestione inventario e Spedizione e carico.
Nota
Se la percentuale di IVA è diversa tra il documento in entrata e la percentuale IVA della società, i documenti corrispondenti non possono essere utilizzati in un ambiente per più paesi.
Righe corrispondenti nell'ordine di acquisto
Puoi abbinare le righe dell'elenco Ordini di acquisto o di uno degli Ordini di acquisto aperti. Per iniziare, utilizza i seguenti passaggi:
Seleziona il riquadro Ordini di acquisto collegati nella tua Gestione ruolo utente se è presente un numero.
Scegli una delle due opzioni per l'abbinamento:
- Se vuoi abbinare le righe dell'elenco Ordini di acquisto, seleziona la riga Ordine di acquisto che vuoi abbinare e scegli l'azione Mappa righe documento elettronico.
- Se vuoi prima aprire l'Ordine di acquisto, apri il documento e quindi scegli l'azione Mappa righe documento elettronico.
Poiché entrambe le opzioni hanno lo stesso processo, aprirai la pagina Corrispondenza ordine di acquisto con il seguente contenuto:
Nell'intestazione puoi trovare le seguenti informazioni, che possono aiutarti a mappare più facilmente le righe:
Nome campo Descrizione Nome fornitore Specifica il nome del fornitore nel documento elettronico. Nr. documento elettronico Specifica il numero di documento elettronico collegato. Data documento elettronico Specifica la data del documento elettronico collegato. Importo documento elettronico Specifica l'importo totale del documento elettronico collegato, IVA inclusa. Nelle righe puoi trovare quelle importate dal file di Documenti elettronici sul lato sinistro e le righe dell'Ordine di acquisto esistente sul lato destro.
Tutte le righe su entrambi i lati hanno numeri e descrizioni di articoli, insieme al Costo unitario diretto e alla % sconto riga.
Sul lato Righe importate, puoi anche individuare il campo Quantità come quantità totale dalla fattura elettronica e il campo Quantità corrispondente che specifica la quantità già abbinata alle righe dell'ordine di acquisto.
Sul lato Righe di ordini di acquisto, puoi anche trovare la Quantità disponibile come quantità che può essere abbinata a questa riga (quantità ricevuta, ma non fatturata) e Qtà da fatturare, specificando la quantità già abbinata a questa riga.
Per abbinare le righe, seleziona le righe su entrambi i lati che desideri abbinare e scegli l'azione Corrispondenza manuale. Le righe abbinate verranno contrassegnate in verde.
È possibile eseguire l'abbinamento uno a uno, ma anche molti a uno o uno a molti, selezionando più righe su un lato o sull'altro lato prima di scegliere l'azione Corrispondenza manuale.
Puoi anche scegliere l'azione Corrispondenza automatica per abbinare automaticamente tutte le righe con lo stesso Tipo, Nr., Prezzo unitario, Sconto e Unità di misura.
Se commetti un errore, puoi scegliere l'azione Rimuovi corrispondenza per rimuovere le righe abbinate sul lato dell'ordine di acquisto o scegli l'azione Ripristina corrispondenza per ripristinare tutto ciò che è abbinato.
Se il tuo Documento elettronico ha molte righe, durante il processo di abbinamento puoi scegliere l'azione Mostra righe in sospeso per rimuovere tutte le righe del documento elettronico se sono già completamente abbinate. Se hai bisogno di vedere tutte le righe, puoi sempre scegliere l'azione Mostra tutte le righe .
Una volta terminato l'abbinamento, devi scegliere l'azione Applica all'ordine di acquisto.
Una volta applicato l'abbinamento all'Ordine di acquisto, Business Central aggiornerà i seguenti campi:
- Nr. fattura fornitore e Data documento nell'intestazione del documento verranno aggiornati con i valori del documento elettronico che hai ricevuto e collegato.
- La Qtà. da fatturare nelle righe verrà aggiornata con i valori della colonna Qtà da fatturare nella pagina Corrispondenza ordine di acquisto in base alla corrispondenza trovata.
- Ora puoi registrare il documento, scegliendo l'azione Registra.
- Una volta registrato il documento, il campo Documento nella pagina Documento elettronico cambierà il valore e sarà correlato alla Fattura di acquisto registrata.
- Chiudere la pagina.
Importante
Per impostazione predefinita, puoi abbinare solo le righe con lo stesso importo totale in entrambi i documenti. Ciò significa che il Costo unitario diretto insieme alla riga applicata % di sconto devono essere gli stessi, in quanto in un documento puoi avere un importo senza sconto ed un altro con sconto.
Se desideri aggiungere un po' di tolleranza e consentire la differenza tra le righe in Fattura elettronica e Ordine di acquisto, segui i passi:
- Seleziona l'icona , immetti Setup contabilità fornitori, quindi seleziona il collegamento correlato.
- Desideri consentire la tolleranza nel campo % differenza corrispondenza documento elettronico, specificando la percentuale massima consentita della differenza di costo durante l'abbinamento del Documento elettronico in entrata e la riga dell'Ordine di acquisto.
- Questa impostazione verrà applicata a tutte le righe corrispondenti, ma ancora una volta considerando la tolleranza per l'importo totale, come per il Costo unitario diretto insieme alla % sconto riga applicata.
- Chiudere la pagina.
Abbinamento delle righe del documento elettronico
Puoi abbinare le righe nella pagina Documento elettronico. Per iniziare, utilizza i seguenti passaggi:
- Seleziona l'icona , immetti Servizi documenti elettronici, quindi seleziona il collegamento correlato.
- Seleziona il Documento elettronico che vuoi abbinare.
- Scegli l'azione Abbina ordine d'acquisto per aprire la pagina Corrispondenza ordine di acquisto.
- Ripeti gli stessi passaggi che hai utilizzato quando hai iniziato ad eseguire l'abbinamento negli ordini di acquisto.
Copilota Assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici
Nota
Attualmente, il copilota Assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici è nello stato di anteprima pronto per la produzione ed è disponibile a livello globale tranne che nel Canada. Funziona solo con la lingua inglese.
Nota
Copilot è il assistente basato sull'intelligenza artificiale che aiuta le persone all'interno dell'organizzazione a liberare la propria creatività e ad automatizzare le attività noiose. Il copilota Assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici aiuta gli utenti ad abbinare facilmente le fatture elettroniche ricevute e le righe degli ordini di acquisto esistenti, utilizzando il modello LLM per trovare righe corrispondenti tra due documenti diversi.
Per attivare il copilota
Nel caso in cui non hai attivato il copilota Assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici, devi farlo manualmente. Per abilitare il copilota Assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici, segui questi passaggi:
- Seleziona l'icona , immetti Funzionalità di Copilot e IA, quindi seleziona il collegamento correlato.
- Nell'elenco delle funzionalità, seleziona Assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici e modifica lo stato in Attivo.
Una volta attivato il copilota, puoi iniziare a usarlo.
Utilizzare il copilota Assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici
Se il copilota è attivato, le azioni esistenti Mappa righe documento elettronico negli ordini acquistati e Abbina ordine di acquisto nella pagina Documento elettronico avranno icone diverse, che simboleggiano la funzionalità dell'intelligenza artificiale. Puoi eseguire queste azioni (assolutamente identiche a quelle degli esempi precedenti dall'elenco degli ordini di acquisto) da uno degli Ordini d'acquisto o dal Documento elettronico. Tutti i passaggi per l'esecuzione sono uguali, ma quando esegui questa azione, il risultato sarà diverso e dovrai seguire i passaggi:
Scegli l'azione Mappa righe documento elettronico o Abbina ordine di acquisto per i documenti già collegati.
Puoi notare che il prompt Abbina righe dell'ordine del documento elettronico con Copilot funziona e hai la pagina Corrispondenza ordine di acquisto in background. Ciò significa che è in esecuzione lo stesso processo ma con il supporto automatico di Copilot, che esegue il processo di abbinamento al posto tuo.
Dopo alcuni secondi, Abbina righe dell'ordine del documento elettronico con Copilot suggerirà le righe da abbinare con alcuni dettagli aggiuntivi:
Nell'intestazione del prompt puoi trovare le seguenti informazioni:
Nome campo Descrizione Corrispondenza automatica Specifica il numero di corrispondenze proposte automaticamente. Ciò si basa su un confronto di stringhe e se si verifica una sovrapposizione dell'80% o più delle descrizioni, il sistema abbinerà automaticamente queste descrizioni senza utilizzare le funzionalità GPT. Corrispondenze di Copilot Specifica il numero di corrispondenze proposte dal copilota utilizzando sia il confronto delle stringhe che quello semantico. Nr. documento elettronico Specifica il numero di documento elettronico collegato. Importo totale fattura, IVA esclusa Specifica l'importo totale della fattura IVA esclusa. Corrispondenza importo totale IVA inclusa Specifica l'importo corrispondente, IVA inclusa. Se tutte le righe corrispondono, vedrai il testo verde nell'angolo in alto a destra: Tutte le righe (100%) corrispondono. Esaminare le corrispondenze proposte.
Nelle righe Proposta corrispondente puoi trovare le seguenti informazioni:
Nome campo Descrizione Nr. righe documento elettronico Specifica il numero di riga del documento elettronico (presente nel file del documento elettronico originale). Descrizione riga documento elettronico Specifica la descrizione della riga del documento elettronico (presente nel file del documento elettronico originale). Quantità corrispondente Specifica la quantità che verrà applicata alla riga dell'ordine di acquisto. Proposta Specifica l'azione proposta dall'IA e queste azioni suggerite sono correlate alla corrispondenza delle righe dell'ordine di acquisto. Tutte le righe completamente suggerite e corrispondenti sono contrassegnate in verde. Se c'è qualche problema, ad esempio un prezzo diverso, ma nell'intervallo di prezzo consentito, questa riga sarà in giallo e se c'è qualche similarità tra i campi della descrizione ma la differenza di prezzo è maggiore del consentito, sarà in rosso.
Se non sei soddisfatto di alcuni suggerimenti, puoi eliminarli utilizzando l'azione Elimina riga.
Se desideri visualizzare le corrispondenze delle proposte, puoi selezionare il collegamento nella colonna Proposta per aprire la pagina Dettagli della corrispondenza del documento elettronico.
Nella pagina Dettagli della corrispondenza del documento elettronico puoi confrontare i dettagli del Documento elettronico e dell'Ordine di acquisto, per essere sicuro dell'abbinamento suggerito prima di confermarlo.
Dopo la revisione, chiudi la pagina.
Se non sei soddisfatto della maggior parte dei suggerimenti o se non desideri utilizzare la funzionalità Abbina righe dell'ordine del documento elettronico con Copilot, seleziona Ignora e puoi continuare con l'abbinamento manuale come spiegato in precedenza.
Se vuoi conservare i suggerimenti, scegli il pulsante Mantieni e il sistema salverà tutti i suggerimenti forniti da Copilot.
Business Central chiuderà il prompt di Copilot e le righe nella pagina Corrispondenza ordine di acquisto verranno contrassegnate in verde, poiché sono già abbinate.
Ora puoi continuare a lavorare mentre esegui l'abbinamento manuale; ciò significa che puoi rimuovere le corrispondenze, abbinare manualmente o reimpostare la corrispondenza. Se non desideri apportare modifiche, scegli semplicemente l'azione Applica all'ordine di acquisto e continua a lavorare con l'Ordine di acquisto.
Nota
Puoi scegliere di nuovo l'azione Confronta con Copilot nella pagina Corrispondenza ordine di acquisto, ma in questa In questo caso, ti verrà chiesto se desideri sovrascrivere le corrispondenze esistenti, poiché tutte le righe sono già state abbinate.
Nota
L'analisi dei prezzi/costi e il controllo della quantità disponibile fanno parte dell'attività di pre-elaborazione.
Panoramica degli stati dei documenti elettronici
Per avere una migliore panoramica di tutti i documenti elettronici nella società, puoi selezionare la gestione ruolo utente Contabile dove esistono gli stati dei documenti elettronici. Lì puoi trovare le attività relative ai documenti elettronici che hanno i seguenti stati:
Documenti elettronici in entrata:
- Elaborato
- In corso
- Errore
Vedere anche
Impostare documenti elettronici
Utilizzare un documento elettronico nel processo di vendita
Estensione della funzionalità dei documenti elettronici
Gestione contabile
Fatturazione delle vendite
Registrare acquisti con fatture e ordini di acquisto
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