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Utilizzare documenti elettronici nel processo di acquisto

Puoi usare documenti elettronici configurati con i seguenti documenti di acquisto:

  • Fatture di acquisto
  • Ordini acquisto
  • Note di credito di acquisto
  • Registrazioni COGE

Nota

Quando ricevi un documento elettronico da un fornitore specifico, Business Central associa il documento elettronico al fornitore verificando le seguenti informazioni nell'ordine seguente:

  1. GLN (nella scheda Fornitore)
  2. Nr. partita IVA (nella scheda Fornitore)
  3. Identificatore partecipante nella pagina Partecipante all'assistenza (utilizzando il campo Partecipazione al servizio documenti elettronici nella scheda Fornitore)
  4. Nome e Indirizzo (nella scheda Fornitore)

Documenti elettronici per gli acquisti

Puoi ricevere documenti elettronici di acquisto manualmente oppure utilizzando il processo batch Ricevi.

Impostare i fornitori per utilizzare documenti di acquisto differenti

Segui questi passaggi per configurare i fornitori per fatture elettroniche in entrata:

  1. Seleziona l'icona Funzionalità delle informazioni, immetti Fornitori e quindi seleziona il collegamento correlato.

  2. Scegli il fornitore da configurare.

  3. Nella Scheda dettaglio Carico, nel campo Ricevi documento elettronico a, specifica il documento di acquisto predefinito che vuoi generare dal documento elettronico ricevuto.

    Nota

    • Nel campo Ricevi documento elettronico da, puoi selezionare una Fattura di acquisto o un Ordine di acquisto in base a ciò che vuoi creare dalla fattura elettronica ricevuta. Questa selezione non influisce sulla creazione di documenti correttivi. In entrambi gli scenari, Business Central genera una nota di credito.

    • Se scegli l'opzione Ordine di acquisto nel campo Ricevi documento elettronico da, Business Central tenta di aggiornare uno degli ordini di acquisto esistenti. Tuttavia, se l'ordine d'acquisto per un fornitore non esiste nel documento elettronico ricevuto, Business Central crea un nuovo ordine di acquisto, utilizzando lo stesso approccio della creazione di un nuovo ordine di acquisto spiegato più avanti in questo articolo.

  4. Scegli una delle opzioni che desideri utilizzare per il fornitore selezionato.

  5. Chiudere la pagina.

Utilizzare le fatture di acquisto

Eseguire il processo batch

Nota

Questo processo batch automatizza il processo di raccolta delle fatture in entrata. Funziona solo nei paesi o nelle aree geografiche in cui la funzionalità è disponibile.

Ogni volta che una Coda processi viene eseguita, se il servizio esterno ha fatture in entrata inviate dal fornitore, Business Central raccoglie e importa tali fatture. Per completare il processo, segui i passaggi seguenti:

  1. Al termine dell'esecuzione del processo batch, le fatture importate vengono elencate nella pagina Documenti elettronici, insieme ai dettagli di base.

  2. Per visualizzare maggiori dettagli, aprire un documento elettronico specifico.

  3. A seconda che la configurazione dei documenti elettronici elabori automaticamente le fatture o richieda la revisione e la conferma dei dettagli prima dell'elaborazione, segui questi passaggi. Vedi Configurare documenti elettronici per informazioni su come richiedere la conferma.

    Elaborazione automatica

    1. Se elabori automaticamente le fatture e non sono presenti errori o problemi nel documento elettronico, il campo Record esegue il mapping del numero di documento della fattura di acquisto, se un numero di serie viene specificato nella pagina Scheda fornitore. Per aprire il documento seleziona il collegamento.

    Nota

    Questo documento creato da Business Central non è il documento registrato.

  4. Per accedere direttamente al documento di acquisto, seleziona il campo Record. Dopo aver aperto la pagina Fattura di acquisto, controlla il documento. Se tutto è corretto, registra il documento.

  5. Quando registri il documento di acquisto, il campo Record nel Documento elettronico viene aggiornato da Fattura a Fattura di acquisto e il numero del documento di acquisto registrato è disponibile. È possibile selezionare il numero per aprirlo. I dettagli sui log sono gli stessi del processo di vendita dei documenti elettronici.

    Esaminare e confermare prima dell'elaborazione

    1. Se devi esaminare e confermare i dettagli prima di elaborare la fattura, apri il documento.
    2. Nella pagina Documenti elettronici, scegli l'azione Visualizza dati estratti.
    3. Nella pagina Dati del documento di acquisto ricevuti esamina i dettagli. Se tutto sembra in ordine, scegli OK.
    4. Per elaborare la fattura, segui i passaggi descritti per Elaborazione automatica.

    Gratifica

    Quando si riceve un documento elettronico in arrivo, questo è in genere in formato XML o simile che può essere difficile, se non impossibile, da leggere. Ad esempio, se non si è tecnici e non si conosce il formato XML, potrebbe essere difficile rivedere una fattura prima di elaborarla. Per semplificare la revisione di documenti elettronici, fatture e note di credito in entrata includono la Scheda dettaglio Righe fattura elettronica in cui sono visualizzati i dettagli del file importato, ad esempio informazioni sulla riga e sulla testata, in un modo di facile comprensione.

    La funzionalità di anteprima è disponibile solo per i tipi di fattura e nota di credito dei documenti elettronici in arrivo.

Gestire errori e avvisi

Gli errori nel processo di vendita sono per lo più legati alla disponibilità del servizio. Il documento in arrivo può contenere diversi motivi di errore. Il motivo più comune è che Business Central non è in grado di riconoscere le righe in un documento elettronico del fornitore e non è in grado di immettere righe nella fattura di acquisto.

Vi sono due errori comuni:

  • Se vuoi utilizzare una riga specifica della fattura fornitore registrata direttamente nel conto di contabilità generale (C/G), devi configurare correttamente il valore Mapping testo. Per ignorare questo errore durante l'utilizzo dei conti C/G, seleziona Mappa testo a conto per creare un mapping specifico del valore Mapping testo con il valore N. conto dare. Altre informazioni sul mapping dei conti.
  • Se vuoi tenere traccia dell'inventario e utilizzare le righe della fattura fornitore per compilare gli articoli nelle righe del documento, devi configurare correttamente il valore Nr. riferimento articolo Per ignorare questo errore, mappa gli articoli esterni ai tuoi numeri di articolo utilizzando la lista dei riferimenti agli articoli. Per maggiori informazioni, vedi Usare i riferimenti agli articoli.

Dopo aver corretto gli errori e gli avvisi, puoi specificare manualmente quando creare una fattura di acquisto in base alla tua impostazione selezionando Crea documento.

Ricreare una fattura o una nota di credito di acquisto eliminata

Gli errori accadono, quindi è importante essere in grado di correggerli rapidamente. Se si elimina accidentalmente una fattura di acquisto o una nota di credito e non si riesce a collegare il documento elettronico in arrivo a quello corretto, è possibile ricreare un nuovo documento di acquisto in base ai dettagli contenuti nel documento elettronico. Problema risolto e puoi andare a occuparti di altre questioni.

Se si elimina accidentalmente una fattura di acquisto o una nota di credito, non è possibile procedere con la connessione del documento elettronico con il normale documento di acquisto in Business Central. Per risolvere il problema, puoi eseguire l'azione Ricrea documento dal documento elettronico. Questa azione crea una fattura di acquisto o una nota di credito non registrata in base al tipo di documento in arrivo, alle relative informazioni e al mapping della contabilità generale o ai riferimenti articolo utilizzati.

Nota

Questa azione è valida solo per fatture di acquisto e note di credito non registrate. Non funziona per gli ordini di acquisto.

Mappare il testo di un documento elettronico in entrata a un determinato conto del fornitore

Per mappare le righe con le spese per i documenti elettronici, devi mappare le descrizioni con Conto C/G. Utilizza quindi l'azione Mappa testo a conto per collegare un testo specifico in una fattura fornitore dal Servizio documenti elettronici a un conto fornitore. Qualsiasi parte della descrizione del documento elettronico che esiste come testo di mappatura significa che il campo Nr. fornitore sul documento risultante o sulle righe del giornale di registrazione di tipo Conto C/G è compilato con il fornitore in questione.

Oltre al mapping del testo a un conto fornitore o ad altri conti C/G, puoi anche eseguire il mapping del testo a un conto bancario per i documenti elettronici correlati alle spese pagate. Questa opzione crea una riga di registrazioni COGE pronta per la registrazione in un conto corrente bancario.

  1. Seleziona la riga del documento elettronico pertinente con il messaggio di errore visualizzato e quindi scegli l'azione Mappa testo a conto. Viene visualizzata la pagina Mappatura testo a conto.

  2. Nel campo Mapping testo, immetti qualsiasi testo che appare nelle fatture fornitore per le quali desideri creare documenti di acquisto o righe delle registrazioni. È possibile immettere fino a 50 caratteri.

  3. Nel campo Nr. fornitore immetti il fornitore per cui verrà creata la riga del documento o di registrazione acquisto.

  4. Nel campo Nr. conto dare, immetti il conto C/G di tipo dare che viene inserito nel documento di acquisto o nella riga di registrazione creata di tipo Conto C/G.

    Nota

    Non usare i campi N. conto avere, Tipo di origine saldo e Nr. origine saldo con documenti elettronici.

  5. Ripeti i passaggi da 2 a 5 per tutti i messaggi di errore relativi a documenti elettronici per cui vuoi creare automaticamente Conti C/G e documenti.

Importare manualmente una o più fatture

Per importare manualmente uno o più documenti elettronici esterni, procedi come segue:

  1. Seleziona l'icona Funzionalità delle informazioni, immetti Servizio documenti elettronici, quindi seleziona il collegamento correlato.
  2. Nella pagina Servizio documenti elettronici seleziona il servizio attivo.
  3. Seleziona Ricevi e carica il file del documento elettronico che hai ricevuto dal fornitore.
  4. Se viene visualizzato un messaggio di errore, apri il documento elettronico per risolvere i problemi.
  5. Una volta risolti i problemi, nel gruppo Importa manualmente, seleziona Crea documento.
  6. Dopo che il documento è stato creato in Business Central, l'utilizzo di un processo batch non modifica il modo in cui lo visualizzi.

Utilizzare gli allegati

File Peppol e file di fatturazione elettronica simili sono formati leggibili dalla macchina che non sono facili da leggere per le persone. Per migliorare la lettura, Peppol ha reso possibile l'incorporazione di un file PDF nel formato Peppol BIS 3 come oggetto binario. Se il file Peppol BIS 3 in arrivo contiene un PDF incorporato, Business Central lo elabora automaticamente e aggiunge il PDF come allegato al documento di acquisto dopo averlo creato.

Domande elettronici con ordini di acquisto

Se il tuo Fornitore ha configurato il campo Ricevi documento elettronico da per l'utilizzo con Ordini di acquisto, una volta creato il documento elettronico in Business Central (manualmente o da un endpoint esterno), Business Central effettua questi passaggi:

  1. Se l'Ordine di acquisto per questo particolare fornitore esiste e c'è un numero di ordine di acquisto nel file di ricezione di Documenti elettronici, Business Central collegherà automaticamente questo Documento elettronico con l'Ordine di acquisto menzionato e lo Stato del documento di questo Documento elettronico sarà In corso e lo Stato del documento elettronico nella pagina secondaria Stato servizio sarà Ordine collegato. Questo collegamento è visibile nel campo Documento in questo specifico Documento elettronico. Se devi modificare l' Ordine di acquisto collegato automaticamente, puoi farlo utilizzando l'azione Aggiorna collegamento ordine di acquisto e seleziona manualmente uno degli ordini di acquisto esistenti per questo fornitore. Puoi farlo solo prima di abbinare le righe tra il Documento elettronico e l'Ordine di acquisto.

  2. Se Ordine di acquisto per questo particolare fornitore esiste ma non è presente il numero dell'ordine di acquisto nel file Documento elettronico ricevuto, Business Central offre la possibilità di scegliere uno degli ordini di acquisto esistenti quando e se avrai caricato manualmente questo documento. Questa condizione apre l'elenco Ordini di acquisto con ordini solo per il fornitore da cui hai ricevuto il Documento elettronico. Devi selezionare Ordine di acquisto, quindi seleziona OK. Se non sei riuscito a selezionare l ordine di acquisto corretto o hai ottenuto il documento elettronico automaticamente da un endpoint esterno utilizzando la Coda processi, un nuovo Documento elettronico non è collegato ad alcun documento di acquisto. Lo Stato del documento mostra quindi Errore e il Documento elettronico e anche nella pagina secondaria Stato del servizio mostra Errore di elaborazione documenti importati. Per completare il collegamento con l'Ordine di acquisto, seleziona l'azione Aggiorna collegamento ordine di acquisto e scegli uno degli ordini di acquisto esistenti per questo fornitore.

  3. Se l'Ordine d'acquisto per questo particolare fornitore non esiste al momento della creazione del nuovo Documento elettronico, Business Central crea un nuovo Ordine di acquisto, utilizzando lo stesso modello di creazione già esistente per le nuove Fatture di acquisto. Lo Stato del documento di questo Documento elettronico è Elaborato, e lo Stato del documento elettronico nella pagina secondaria Stato del servizio è Documento importato creato. Di conseguenza, questo collegamento è quindi visibile nel campo Documento in questo specifico Documento elettronico.

Corrispondenza delle righe del documento elettronico ricevuto con ordine di acquisto

Puoi abbinare i documenti elettronici ricevuti alle righe degli ordini di acquisto da due aree diverse, ovvero la pagina Documento elettronico o la pagina Ordine di acquisto. Il modo più semplice di individuare l'Ordine di acquisto collegato è usare il riquadro Ordini di acquisto collegati come parte di Attività documento elettronico. Tutti i documenti non collegati possono essere trovati utilizzando il riquadro Attesa di fatture elettroniche di acquisto dove hai un elenco di Documenti elettronici che devi rivedere. L'Attività documento elettronico con questi due riquadri si trova nelle Gestioni ruolo utente seguenti: Valutazione manager aziendale, Manager aziendale, Contabile, Gestione inventario e Spedizione e carico.

Gratifica

Ci sono due modi per abbinare le righe. Un modo è farlo manualmente, come descritto nell'articolo. L'altro modo consiste nell'utilizzare l'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici con Copilot. La funzionalità di assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici consente di associare le fatture elettroniche ricevute alle righe degli ordini di acquisto esistenti utilizzando il modello LLM (Large Language Module). Per ulteriori informazioni sull'[utilizzo di Copilot], vedi Mappare documenti elettronici a righe di ordini di acquisto con Copilot.

Nota

Se la percentuale di IVA è diversa tra il documento in entrata e la percentuale IVA della società, i documenti corrispondenti non possono essere utilizzati in un ambiente per più paesi.

Righe corrispondenti nell'ordine di acquisto

Puoi abbinare le righe dell'elenco Ordini di acquisto o di uno degli Ordini di acquisto aperti. Per iniziare il processo, utilizza i seguenti passaggi:

  1. Seleziona il riquadro Ordini di acquisto collegati nella tua Gestione ruolo utente se è presente un numero.

  2. Scegli una delle due opzioni per l'abbinamento:

    • Se vuoi abbinare le righe dell'elenco Ordini di acquisto, seleziona la riga Ordine di acquisto che vuoi abbinare e seleziona l'azione Mappa righe documento elettronico.
    • Se vuoi prima aprire l'Ordine di acquisto, apri il documento e quindi seleziona l'azione Mappa righe documento elettronico.

  3. Poiché entrambe le opzioni hanno lo stesso processo, la pagina Corrispondenza ordine di acquisto si apre con il seguente contenuto:

    1. Nell'intestazione puoi trovare le seguenti informazioni, che possono aiutarti a mappare più facilmente le righe:

      Nome campo Descrizione
      Nome fornitore Specifica il nome del fornitore nel documento elettronico.
      Nr. documento elettronico Specifica il numero di documento elettronico collegato.
      Data documento elettronico Specifica la data del documento elettronico collegato.
      Importo documento elettronico Specifica l'importo totale del documento elettronico collegato, IVA inclusa.

    2. Nelle righe puoi trovare quelle importate dal file di Documenti elettronici sul lato sinistro e le righe dell'Ordine di acquisto esistente sul lato destro.

    3. Tutte le righe su entrambi i lati hanno numeri e descrizioni di articoli, insieme al Costo unitario diretto e alla % sconto riga.

    4. Sul lato Righe importate, puoi anche individuare il campo Quantità come quantità totale dalla fattura elettronica e il campo Quantità corrispondente che specifica la quantità già abbinata alle righe dell'ordine di acquisto.

    5. Sul lato Righe di ordini di acquisto, puoi anche trovare la Quantità disponibile come quantità che può essere abbinata a questa riga (quantità ricevuta, ma non fatturata) e Qtà da fatturare, specificando la quantità già abbinata a questa riga.

    6. Per abbinare le righe, seleziona le righe su entrambi i lati che desideri abbinare e seleziona l'azione Corrispondenza manuale. Le righe abbinate vengono contrassegnate in verde.

    7. È possibile eseguire l'abbinamento uno a uno, ma anche molti a uno o uno a molti, selezionando più righe su un lato o sull'altro lato prima di scegliere l'azione Corrispondenza manuale.

    8. Puoi anche selezionare l'azione Corrispondenza automatica per abbinare automaticamente tutte le righe con lo stesso Tipo, Nr., Prezzo unitario, Sconto e Unità di misura.

    9. Se commetti un errore, puoi selezionare l'azione Rimuovi corrispondenza per rimuovere le righe abbinate sul lato dell'ordine di acquisto o selezionare l'azione Ripristina corrispondenza per ripristinare tutto ciò che è abbinato.

    10. Se il tuo Documento elettronico ha molte righe, puoi selezionare l'azione Mostra righe in sospeso durante il processo di abbinamento per rimuovere tutte le righe del documento elettronico se sono già abbinate. Se hai bisogno di visualizzare tutte le righe, puoi sempre selezionare l'azione Mostra tutte le righe.

  4. Una volta terminato l'abbinamento, seleziona l'azione Applica all'ordine di acquisto.

  5. Una volta applicato l'abbinamento all'ordine di acquisto, Business Central aggiorna i seguenti campi:

    1. I campi Nr. fattura fornitore e Data documento nell'intestazione del documento verranno aggiornati con i valori del documento elettronico che hai ricevuto e collegato.
    2. Il campo Qtà. da fatturare nelle righe verrà aggiornata con i valori della colonna Qtà da fatturare nella pagina Corrispondenza ordine di acquisto in base alla corrispondenza trovata.
    3. Ora puoi registrare il documento, scegliendo l'azione Registra.
    4. Una volta registrato il documento, il valore del campo Documento nella pagina Documento elettronico cambia per essere correlato alla Fattura di acquisto registrata.
    5. Chiudere la pagina.

Importante

Per impostazione predefinita, puoi abbinare solo le righe con lo stesso importo totale in entrambi i documenti. Ciò significa che il Costo unitario diretto insieme alla riga applicata % di sconto devono essere gli stessi, in quanto in un documento puoi avere un importo senza sconto ed un altro con sconto.

Se desideri aggiungere tolleranza e consentire la differenza tra le righe in Fattura elettronica e Ordine di acquisto, segui i passi:

  1. Seleziona l'icona Funzionalità delle informazioni, immetti Setup contabilità fornitori, quindi seleziona il collegamento correlato.
  2. Consenti la tolleranza nel campo % differenza corrispondenza documento elettronico, specificando la percentuale massima consentita della differenza di costo durante l'abbinamento del Documento elettronico in entrata e la riga dell'Ordine di acquisto.
  3. Questa impostazione si applica a tutte le righe corrispondenti, ma ancora una volta considerando la tolleranza per l'importo totale, come per il Costo unitario diretto insieme alla % sconto riga applicata.
  4. Chiudere la pagina.
Altre opzioni

Se la fattura elettronica in entrata contiene righe non incluse nell'ordine di acquisto, Business Central impedisce la registrazione del documento perché non è possibile registrare parzialmente una fattura in entrata. È pertanto necessario assicurarsi che tutte le righe della fattura siano mappate correttamente all'ordine di acquisto. Se riscontri questo problema, segui questi passaggi per risolverlo:

  1. Nella scheda dettaglio Righe importate importate della pagina Corrispondenza ordine di acquisto scegli la riga che non esiste nell'ordine di acquisto. Ora scegli il pulsante Screenshot del pulsante AssistEdit., quindi scegli l'azione Crea riga ordini di acquisto.
  2. Nella pagina Crea riga ordini di acquisto documento elettronico, nel campo Tipo, scegliere il tipo di riga che si desidera creare nell'ordine di acquisto. Puoi scegliere uno qualsiasi dei tipi disponibili.
  3. In base al tipo di riga, è possibile scegliere il campo Nr.. per specificare ciò che hai ricevuto. Ad esempio, un articolo, un conto CoGe, una risorsa e così via.
  4. L'unità di misura, la quantità, l'importo, lo sconto e altri valori vengono copiati dalla riga della fattura in entrata.
  5. È possibile selezionare il campo ìImpara regola di corrispondenza per specificare se creare una regola di corrispondenza. Questa funzionalità è valida solo per articoli e conti C/G. I riferimenti articolo vengono creati per gli articoli e i mapping da testo a conto vengono create per i conti C/G.
  6. Seleziona OK.
  7. Nell'ordine di acquisto viene creata una riga dell'ordine di acquisto ed è possibile eseguire il mapping nella scheda dettaglio Righe ordine di acquisto della pagina Corrispondenza ordine di acquisto.

Nota

Se si modifica la quantità, l'importo unitario viene ricalcolato sullo stesso importo totale della riga della fattura originale.

Abbinamento delle righe del documento elettronico

Puoi abbinare le righe nella pagina Documento elettronico. Per iniziare, utilizza i seguenti passaggi:

  1. Seleziona l'icona Funzionalità delle informazioni, immetti Documenti elettronici, quindi seleziona il collegamento correlato.
  2. Seleziona il Documento elettronico che vuoi abbinare.
  3. Scegli l'azione Abbina ordine d'acquisto per aprire la pagina Corrispondenza ordine di acquisto.
  4. Ripeti gli stessi passaggi che hai utilizzato quando hai iniziato ad eseguire l'abbinamento negli ordini di acquisto.

Panoramica degli stati dei documenti elettronici

Per avere una migliore panoramica di tutti i documenti elettronici nella società, puoi selezionare la gestione ruolo utente Contabile dove esistono gli stati dei documenti elettronici. Lì puoi trovare le attività relative ai documenti elettronici che hanno i seguenti stati:

  • Documenti elettronici in entrata:
    • Elaborato
    • In corso
    • Errore

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui