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Mappare documenti elettronici per acquistare righe di ordini di acquisto con Copilot (anteprima)

[Questo articolo fa parte della documentazione non definitiva, pertanto è soggetto a modifiche.]

Man mano che i processi di approvvigionamento diventano più digitali, la funzionalità dei documenti elettronici in Business Central svolge un ruolo chiave nell'automazione della ricezione e dell'elaborazione delle fatture fornitore. Copilot può assistere migliorando il mapping e la corrispondenza delle righe sulle fatture fornitore a ordini di acquisto. Copilot può ridurre il tempo dedicato alle attività che normalmente includerebbero ricerche approfondite e immissione di dati. Un altro vantaggio si ha quando le fatture fornitore non si riferiscono esattamente agli ordini di acquisto. Copilot è in grado di identificare gli ordini di acquisto corrispondenti. Le funzionalità di corrispondenza migliorate avvantaggiano in particolare le organizzazioni di piccole e medie dimensioni che necessitano di un tracciamento efficiente dei documenti per le righe di ordini di acquisto.

Importante

L'app Documento elettronico supporta scenari per documenti elettronici durante l'intero processo di vendita. Copilot può anche perfezionare il modo in cui gestisci i documenti elettronici nel processo di acquisto, in particolare per quanto riguarda gli ordini di acquisto. L'app consente di specificare il tipo di documento di acquisto da creare per ciascun fornitore quando ricevi fatture elettroniche da loro.

Puoi aggiornare gli ordini di acquisto esistenti in Business Central con le informazioni ricevute nella fattura elettronica.

Lingue supportate

Questa funzionalità Copilot è stata convalidata ed è supportata solo in inglese. Sebbene possa essere utilizzata in altre lingue, potrebbe non funzionare come previsto. La qualità della lingua può variare in base all'interazione dell'utente o alle impostazioni del sistema, il che potrebbe influire sulla precisione e sull'esperienza dell'utente. Per ulteriori informazioni sulla disponibilità geografica e linguistica, vedi Disponibilità internazionale di Copilot.

Prerequisiti

Identificare ordini di acquisto

Innanzitutto, puoi identificare gli ordini di acquisto per i quali puoi trovare automaticamente una corrispondenza. Se il tuo Fornitore ha configurato il campo Ricevi documento elettronico su per l'utilizzo con Ordini di acquisto, quando viene creato il documento elettronico in Business Central (manualmente o da un punto finale esterno), Business Central effettua quanto segue:

  1. Se l'ordine di acquisto per questo fornitore esiste e c'è un numero di ordine di acquisto nel file del documento elettronico ricevuto, Business Central collega automaticamente questo documento elettronico all'ordine di acquisto specificato. Lo Stato del documento di questo Documento elettronico è In corso e lo Stato del documento elettronico nella pagina secondaria Stato del servizio è Ordine collegato.
    Il collegamento viene visualizzato nel campo Documento del documento elettronico. Se devi modificare l'ordine di acquisto, puoi utilizzare l'azione Aggiorna collegamento ordine di acquisto e quindi scegliendo manualmente un altro ordine di acquisto per questo fornitore. Puoi farlo solo prima di abbinare le righe tra il documento elettronico e l'ordine di acquisto.
  2. Se l'ordine di acquisto per questo fornitore esiste ma non è presente un numero di ordine di acquisto nel file del documento elettronico ricevuto, se carichi manualmente il documento puoi scegliere un ordine d'acquisto esistente aprendo l'elenco Ordini d'acquisto dagli ordini ricevuti dai fornitori che contengono solo il documento elettronico. Se non selezioni l'ordine di acquisto corretto o se hai ricevuto il documento elettronico automaticamente da un endpoint esterno utilizzando la Coda processi, il nuovo documento elettronico non è collegato ad un documento di acquisto e il campo Stato del documento mostra Errore e lo Stato del documento elettronico nella pagina secondaria Stato servizio sarà Errore di elaborazione documenti importati. Per completare il collegamento con l'ordine di acquisto, scegli l'azione Aggiorna collegamento ordine di acquisto e scegli un ordine di acquisto esistenti per il fornitore.

Mappare le righe

Copilot ti aiuta a trovare automaticamente una corrispondenza tra le righe della fattura elettronica e le righe di ordine di acquisto e offre informazioni aggiuntive sulla corrispondenza per migliorare le corrispondenze.

Una volta trovata la corrispondenza ed eseguito il mapping, Business Central aggiorna l'ordine di acquisto corrispondente con le informazioni sul carico pertinenti per garantire che nelle righe di ordine vengano ricevute le quantità corrette.

Puoi abbinare i documenti elettronici ricevuti alle righe degli ordini di acquisto da due aree diverse, ovvero la pagina Documenti elettronici o la pagina Ordine di acquisto. Il modo più semplice per trovare gli ordini di acquisto già collegati è usare il riquadro Ordini di acquisto collegati in Centro gestione ruolo. Per trovare i documenti non collegati, utilizza il riquadro Attesa di fatture elettroniche di acquisto per aprire un elenco di documenti elettronici in attesa di revisione.

Nota

Il gruppo Attività documento elettronico con questi due riquadri è disponibile nelle seguenti istanze di Gestioni ruolo utente:

  • Valutazione manager aziendale
  • Manager aziendale
  • Addetto contabile
  • Gestione inventario
  • Spedizione e carico

Quando desideri eseguire la corrispondenza da un ordine di acquisto, seleziona l'azione Mappa righe documento elettronico con Copilot. L'azione è disponibile nella pagina elenco Ordini di acquisto e nella Ordine di acquisto. Se desideri eseguire la corrispondenza dalla pagina Documenti elettronici, seleziona l'azione Abbina ordine di acquisto con Copilot. Per eseguire l'elaborazione con l'associazione, segui i passaggi seguenti:

  1. Seleziona l'azione Mappa righe documento elettronico con Copilot o Abbina ordine di acquisto con Copilot per i documenti già collegati.

  2. Viene visualizzata la richiesta Abbina righe dell'ordine del documento elettronico con Copilot e hai la pagina Corrispondenza ordine di acquisto in background. Copilot crea automaticamente la mappatura.

  3. Dopo alcuni secondi, la pagina Abbina righe dell'ordine del documento elettronico con Copilot suggerisce le righe da abbinare con alcuni dettagli:

    1. Nell'intestazione del prompt puoi trovare le seguenti informazioni:
    Nome campo Descrizione
    Corrispondenza automatica Specifica il numero di corrispondenze proposte automaticamente. Questo numero si basa su un confronto tra stringhe. Se l'80% o più delle descrizioni si sovrappongono, Business Central corrisponde automaticamente senza utilizzare le funzionalità Copilot. Business Central mostra anche le righe con corrispondenza automatica in quanto i riferimenti all'articolo esistono con condizioni appropriate.
    Corrispondenze di Copilot Specifica il numero di corrispondenze proposte da Copilot utilizzando sia il confronto delle stringhe che quello semantico.
    Nr. documento elettronico Specifica il numero di documento elettronico collegato.
    Importo totale fattura, IVA esclusa Specifica l'importo totale della fattura IVA esclusa.
    Corrispondenza importo totale IVA Specifica l'importo corrispondente, IVA esclusa.

    1. Se tutte le righe corrispondono, vedrai il testo seguente in verde nell'angolo in alto a destra: Tutte le righe (100%) corrispondono. Esaminare le corrispondenze proposte.

    2. Nelle righe Proposta corrispondente puoi trovare le seguenti informazioni:

      Nome campo Descrizione
      Nr. righe documento elettronico Specifica il numero di riga del documento elettronico dal file del documento elettronico originale.
      Descrizione riga documento elettronico Specifica la descrizione della riga del documento elettronico dal file del documento elettronico originale.
      Quantità corrispondente Specifica la quantità che viene applicata alla riga dell'ordine di acquisto.
      Proposta Specifica l'azione proposta da Copilot per l'abbinamento delle righe dell'ordine di acquisto.
      Apprendi regola di corrispondenza Specifica se creare una regola di corrispondenza per la proposta. Se si seleziona questa casella di controllo, Business Central crea riferimenti articolo per gli articoli e mapping di testo per conto per i conti C/G.

    3. Tutte le righe completamente suggerite e corrispondenti sono contrassegnate in verde. Se c'è un problema, ad esempio, un prezzo diverso ma compreso nell'intervallo di prezzo consentito, questa riga è contrassegnata da un colore giallo. Se c'è qualche similarità tra i campi della descrizione ma la differenza di prezzo è maggiore del consentito, questa riga è contrassegnata con un colore rosso.

    4. Se non sei soddisfatto di alcuni suggerimenti, puoi eliminarli utilizzando l'azione Elimina riga.

    5. Se desideri visualizzare le corrispondenze delle proposte, puoi selezionare il collegamento nella colonna Proposta per aprire la pagina Dettagli della corrispondenza del documento elettronico.

    6. Nella pagina Dettagli della corrispondenza del documento elettronico puoi confrontare i dettagli del Documento elettronico e dell'Ordine di acquisto, per essere sicuro dell'abbinamento suggerito prima di confermarlo.

    7. Dopo la revisione, chiudi la pagina.

  4. Se non sei soddisfatto della maggior parte dei suggerimenti o se non desideri utilizzare la funzionalità Abbina righe dell'ordine del documento elettronico con Copilot, seleziona Ignora. È possibile creare le corrispondenze manualmente. Per ulteriori informazioni, vai a abbinamento manuale.

  5. Se vuoi conservare i suggerimenti, seleziona Conservalo.

  6. Business Central chiude la richiesta di Copilot e le righe nella pagina Corrispondenza ordine di acquisto verranno contrassegnate in verde.

  7. Puoi continuare a lavorare come se stessi eseguendo una corrispondenza manuale. Ad esempio, puoi rimuovere, creare o reimpostare le corrispondenze. Se non desideri apportare modifiche, scegli semplicemente l'azione Applica all'ordine di acquisto e continua a lavorare con l'ordine di acquisto.

Nota

Puoi anche selezionare nuovamente l'azione Confronta con Copilot dalla pagina Corrispondenza ordine di acquisto. In tal caso, viene chiesto se si desidera sovrascrivere le corrispondenze esistenti.

Nota

L'analisi dei prezzi/costi e il controllo della quantità disponibile fanno parte dell'attività di pre-elaborazione.

Panoramica dei documenti elettronici
Usare documenti elettronici nelle vendite
Utilizzare documenti elettronici negli acquisti
Risolvere i problemi relativi alle funzionalità di Copilot e dell'agente
Domande frequenti sull'intelligenza artificiale responsabile per l'assistenza per la riconciliazione dei conti correnti bancari