Informazioni sulle cassette postali condivise in Microsoft 365

Questo articolo illustra quali sono le cassette postali condivise, quando usarle, considerazioni sulle licenze, limitazioni e scenari di risoluzione dei problemi comuni.

Usare le cassette postali condivise quando più persone devono accedere alla stessa cassetta postale, ad esempio per:

  • Indirizzi delle informazioni aziendali.
  • Supportare gli indirizzi di posta elettronica.
  • Cassette postali di reception o front-desk.
  • Qualsiasi altra cassetta postale condivisa da più persone.

Gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono inviare come o per conto di una cassetta postale condivisa. Le cassette postali condivise sono utili per le cassette postali della Guida e del supporto perché gli utenti possono inviare messaggi di posta elettronica dal supporto di Contoso o dalla reception building 7.

Prima di creare una cassetta postale condivisa

Prima di creare una cassetta postale condivisa, conoscere gli elementi seguenti:

Licenze e limiti di archiviazione delle cassette postali

  • Licenze: una cassetta postale condivisa può archiviare fino a 50 GB di dati senza assegnarvi una licenza.

    Avviso

    Quando una cassetta postale condivisa raggiunge il limite di archiviazione delle cassette postali, è possibile ricevere messaggi di posta elettronica per un certo tempo, ma non è possibile inviare un nuovo messaggio di posta elettronica. Dopo un certo periodo di tempo, la cassetta postale condivisa smette di ricevere messaggi di posta elettronica e i mittenti alla cassetta postale ricevono una ricevuta di mancato recapito. Per altre informazioni, vedere Limiti di Exchange Online.

  • Scenari che richiedono licenze aggiuntive: gli scenari seguenti richiedono licenze aggiuntive:

    • Cassetta postale condivisa con più di 50 GB: le cassette postali condivise sono limitate a 50 GB. Per aumentare il limite di dimensioni a 100 GB, alla cassetta postale condivisa deve essere assegnata una licenza Exchange Online Piano 2.

    • Cassetta postale condivisa con archiviazione sul posto: per aumentare le dimensioni della cassetta postale di archiviazione, è necessaria una licenza Exchange Online Piano 2 o una licenza Exchange Online Piano 1 con una licenza del componente aggiuntivo Archiviazione Exchange Online. L'assegnazione di una di queste licenze consente anche di abilitare l'archiviazione a espansione automatica per una capacità di archiviazione aggiuntiva.

    • Cassetta postale condivisa inserita in blocco per controversia legale: per inserire una cassetta postale condivisa in blocco per controversia legale, la cassetta postale condivisa deve avere una licenza Exchange Online Piano 2 o una licenza Exchange Online Piano 1 con una licenza del componente aggiuntivo Archiviazione Exchange Online.

    • Funzionalità avanzate: per applicare funzionalità avanzate come Microsoft Defender per Office 365, Microsoft Purview eDiscovery (Premium) o criteri di conservazione, potrebbero essere necessarie licenze. Per altre informazioni, vedere Linee guida sulle licenze di Microsoft 365 per la sicurezza & conformità.

      Per istruzioni dettagliate su come assegnare licenze, vedere Assegnare licenze agli utenti.

  • Requisiti di sottoscrizione: per creare una cassetta postale condivisa, è necessario sottoscrivere un piano microsoft 365 per le aziende che include la posta elettronica (il servizio Exchange Online). La sottoscrizione Microsoft 365 Apps for business non include la posta elettronica. Microsoft 365 Business Standard include la posta elettronica.

  • Requisiti di licenza per accedere a una cassetta postale condivisa: per accedere a una cassetta postale condivisa, un utente deve disporre di una cassetta postale con licenza Exchange Online, ma la cassetta postale condivisa non richiede una licenza separata. L'accesso delegato deve essere eseguito tramite la cassetta postale del delegato.

Accesso e autorizzazioni

  • Autorizzazioni utente: per usare la cassetta postale condivisa, assegnare le autorizzazioni agli utenti tramite un'appartenenza. Solo le persone interne all'organizzazione possono usare una cassetta postale condivisa.

  • Utenti esterni: non è possibile concedere agli utenti esterni all'azienda, ad esempio gli utenti con un account Gmail, l'accesso alla cassetta postale condivisa. Se si vuole concedere agli utenti esterni all'azienda l'accesso alla cassetta postale condivisa, è consigliabile creare un gruppo per Outlook. Per altre informazioni, vedere Creare un gruppo di Microsoft 365 nell'interfaccia di amministrazione.

  • Accesso: una cassetta postale condivisa non è destinata all'accesso diretto usando l'account utente associato. Blocca sempre l'accesso per l'account della cassetta postale condivisa e mantienilo bloccato.

  • Amministrazione ruoli: gli utenti con ruoli di amministratore di Exchange possono creare cassette postali condivise.

  • Password della cassetta postale condivisa: ogni cassetta postale condivisa ha un account utente corrispondente con una password generata dal sistema che non è nota o destinata all'uso. Non usare l'account per accedere alla cassetta postale condivisa.

Supporto e utilizzo dei client

  • Usare con Outlook per Android e Outlook per app iOS: oltre a usare Outlook sul web dal browser per accedere alle cassette postali condivise, è anche possibile usare l'app Outlook per iOS o l'app Outlook per Android. Per altre informazioni, vedere Aggiungere una cassetta postale condivisa a Outlook mobile. Un'altra opzione consiste nel creare un gruppo per la cassetta postale condivisa. Per altre informazioni, vedere Confrontare i gruppi.

  • Troppi utenti: una cassetta postale condivisa supporta un massimo di 25 utenti. Se troppi utenti accedono alla cassetta postale contemporaneamente, potrebbero riscontrare errori di connessione o messaggi duplicati. Se sono necessari più utenti, usare invece un gruppo di Microsoft 365.

  • Eliminazione dei messaggi: non è possibile impedire agli utenti di eliminare i messaggi in una cassetta postale condivisa. Per limitare l'eliminazione, creare un gruppo di Microsoft 365 anziché una cassetta postale condivisa. Un gruppo di Microsoft 365 in Outlook fornisce l'accesso condiviso alla posta elettronica e a un calendario, ma usa un modello diverso rispetto a una cassetta postale condivisa. Per un confronto tra i due, vedere Confrontare i gruppi. Per altre informazioni sui gruppi, vedere Informazioni sui gruppi di Microsoft 365.

Considerazioni sulla sicurezza e sulla conformità

  • Crittografia: Email inviati da una cassetta postale condivisa non possono essere crittografati perché la cassetta postale non ha un proprio contesto di sicurezza (nome utente e password). Di conseguenza, non è possibile assegnarle una chiave di crittografia. Se i membri crittografano i messaggi usando le proprie chiavi, altri membri potrebbero non essere in grado di leggerli.

  • Blocco per controversia legale: le cassette postali condivise richiedono licenze aggiuntive per supportare il blocco per controversia legale. Per altre informazioni, vedere Licenze e limiti di archiviazione delle cassette postali.

Gestione delle cassette postali

Risolvere i problemi relativi alle cassette postali condivise

Questa sezione descrive i problemi comuni che possono verificarsi durante la creazione o l'uso di cassette postali condivise e come risolverli.

Errore durante la creazione di cassette postali condivise

Se si sta tentando di assegnare alla cassetta postale condivisa un nome già in uso, viene visualizzato il messaggio di errore seguente:

L'indirizzo proxy "smtp:<shared mailbox name>" è già utilizzato dagli indirizzi proxy o LegacyExchangeDN di "<name>". Scegliere un altro indirizzo proxy

Ad esempio, per creare due cassette postali condivise denominate info@domain1 e info@domain2, eseguire una delle due attività seguenti:

Errore di invio delle autorizzazioni quando si usa una cassetta postale condivisa

Se si crea una cassetta postale condivisa e quindi si tenta di inviare un messaggio da essa, è possibile che venga visualizzato il messaggio di errore seguente:

Impossibile inviare questo messaggio. Non si dispone dell'autorizzazione per inviare il messaggio per conto dell'utente specificato.

Questo messaggio viene visualizzato quando si verifica un problema di latenza di replica in Microsoft 365. Si verifica in circa un'ora, quando le informazioni sulla nuova cassetta postale condivisa (o sull'utente aggiunto) vengono replicate in tutti i data center. Attendere un'ora e riprovare a inviare un messaggio.

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