Pianificare la collaborazione esterna con conversazioni di canale, collaborazione file e app condivise

Microsoft 365 offre diverse opzioni per collaborare con persone esterne all'organizzazione:

  • 1:1 e chat di gruppo in Teams con persone esterne all'organizzazione
  • Riunioni di Teams con persone esterne all'organizzazione
  • Condivisione di singoli file o cartelle con persone esterne all'organizzazione
  • Collaborazione in un team, con conversazioni di canale, collaborazione file e app condivise

Questo articolo illustra la quarta opzione, la collaborazione di gruppo con conversazioni di canale, la collaborazione sui file e le app condivise. Per una panoramica di tutte le opzioni, vedere Panoramica delle opzioni di collaborazione esterna in Microsoft 365.

Termini

  • Microsoft Entra collaborazione B2B: funzionalità che consente agli utenti di condividere file, cartelle, siti, gruppi e team con persone esterne all'organizzazione. Queste persone accedono alle risorse condivise utilizzando account guest nella directory.
  • Microsoft Entra connessione diretta B2B: funzionalità che consente agli utenti di condividere le risorse nell'organizzazione con persone di altre organizzazioni Microsoft Entra. Queste persone accedono alle risorse condivise usando il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione. Nell'organizzazione non viene creato alcun account guest.
  • Partecipante esterno : una persona esterna all'organizzazione che partecipa a una risorsa, ad esempio un canale condiviso, che usa la propria identità e non un account guest nella directory.
  • Organizzazione esterna : un'altra organizzazione con cui si condividono le risorse.
  • Guest : una persona esterna all'organizzazione che accede alle risorse condivise accedendo a un account guest nella directory.
  • Organizzazione host : l'organizzazione che ospita una risorsa condivisa, ad esempio un canale condiviso.
  • Canale condiviso : canale di Teams che può essere condiviso con persone esterne al team. Queste persone possono trovarsi all'interno dell'organizzazione o da altre organizzazioni Microsoft Entra.
  • Collegamenti di condivisione : collegamenti con autorizzazioni per un file o una cartella usati per condividere il file o la cartella con altri utenti. Le persone condivise con possono trovarsi all'interno o all'esterno dell'organizzazione.

Opzioni per la collaborazione in un team

Quando si collabora in un team con persone esterne all'organizzazione, sono disponibili due opzioni per l'accesso alle risorse condivise con tali utenti.

Condivisione con gli utenti guest

La condivisione guest usa Microsoft Entra collaborazione B2B per consentire la condivisione e la collaborazione con persone esterne all'organizzazione aggiungendo un account guest nell'ID Microsoft Entra per ogni persona. Gli account guest possono essere usati per quanto segue:

  • Appartenenza guest a team, siti di SharePoint e gruppi di Microsoft 365
  • Condivisione di singoli file e cartelle

Gli utenti guest di un team hanno funzionalità simili a quelle dei normali membri del team.

Partecipanti esterni nei canali condivisi

I partecipanti esterni accedono alle risorse condivise nell'organizzazione usando il proprio ID Microsoft Entra o l'identità di Microsoft 365. Questa funzionalità è abilitata da Microsoft Entra connessione diretta B2B tramite una relazione organizzativa configurata da entrambe le organizzazioni. Gli account guest non vengono usati in questa relazione.

Il vantaggio principale dei partecipanti esterni nei canali condivisi rispetto alla condivisione guest è che gli utenti esterni all'organizzazione possono collaborare con gli utenti in Teams senza dover modificare il contesto utente. Quando si usano account guest, gli utenti devono aggiungere tali account separatamente in Teams e passare a tali account per interagire con gli utenti dell'organizzazione.

Con i canali condivisi, gli utenti possono rimanere connessi all'organizzazione e accedere ai canali condivisi con loro da altre organizzazioni. I canali condivisi di altre organizzazioni sono disponibili in Teams insieme ai team e ai canali dell'organizzazione. Non è necessario cambiare organizzazione.

Confronto tra le funzionalità

Nella tabella seguente vengono descritte le esperienze disponibili a seconda del tipo di account usato.

Funzionalità Utente (organizzazione) Guest (collaborazione Microsoft Entra) Partecipante esterno (Microsoft Entra ID connessione diretta)
Accesso al team Y Y N
Accesso al canale condiviso Y N Y
Autorizzazioni tramite collegamenti di condivisione file Y Y N
Usare i canali condivisi Y N Y
Usare canali privati Y Y N
Account nella directory Y Y N
Verifiche di accesso Y Y Y

Considerazioni sulla pianificazione

La maggior parte delle organizzazioni userà sia la condivisione guest che i canali condivisi con i partecipanti esterni.

È necessario usare la condivisione guest se:

  • Si vuole invitare persone esterne all'organizzazione al team anziché singoli canali
  • Si vuole condividere file o cartelle in un canale con persone esterne all'organizzazione che non si trovano nel canale
  • Si vuole collaborare con persone esterne all'organizzazione che non hanno un account aziendale o dell'istituto di istruzione.

Anche se i canali condivisi sono attivati per impostazione predefinita in Teams, la collaborazione esterna con i canali condivisi richiede che un amministratore Microsoft Entra imposti l'accesso tra tenant tra l'organizzazione e l'altra organizzazione con cui si vuole condividere. Ogni altra organizzazione deve configurare anche l'accesso tra tenant.

Se si prevede di usare canali condivisi con altre organizzazioni, è possibile scegliere tra un modello self-service e un modello per richiesta.

  • Self-service: è possibile configurare l'accesso tra tenant per consentire l'accesso in ingresso e in uscita a tutte le altre organizzazioni Microsoft Entra. In alternativa, è possibile bloccare un elenco di organizzazioni con cui non si vuole condividere gli utenti, lasciando disponibili tutte le altre organizzazioni. Ciò consente agli utenti di invitare persone esterne all'organizzazione a partecipare ai canali condivisi senza dover contattare il supporto tecnico o il reparto IT.
  • Per richiesta: è possibile configurare l'accesso tra tenant per ogni singola organizzazione con cui si desidera consentire i canali condivisi. Quando si sceglie questo modello, è importante avere un processo aziendale documentato che gli utenti possono seguire per richiedere l'accesso tra tenant con un'altra organizzazione.

Conformità nei canali condivisi

I canali condivisi sono integrati con le funzionalità Microsoft Entra e Microsoft Purview. Per informazioni dettagliate, vedere Canali condivisi in Microsoft Teams.

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