Introduzione all'adozione di Microsoft Syntex

Microsoft Syntex è un servizio basato sul cloud che applica l'intelligenza artificiale per automatizzare l'elaborazione dei contenuti e l'estrazione delle conoscenze. Consente di trasformare il contenuto in dati strutturati che possono essere facilmente cercati, analizzati e riutilizzati.

Microsoft Syntex offre una gamma di casi d'uso per migliorare la gestione dei contenuti all'interno di un'azienda. Ecco alcuni esempi di come può essere applicato:

• Generare automaticamente documenti di routine : utilizzare l'assembly di contenuto per creare modelli moderni per i file che devono essere generati regolarmente, ad esempio i report di manutenzione di routine.

• Generare documenti in blocco : utilizzare l'assembly di contenuto per generare grandi quantità di documenti simili, ad esempio i rinnovi del contratto.

• Gestire i documenti in ingresso: usare Microsoft Syntex per gestire ed elaborare documenti aziendali in ingresso, ad esempio moduli assicurativi, verifiche aziendali e contratti di noleggio.

• Semplificare la ricerca delle informazioni: usare Microsoft Syntex per migliorare l'individuabilità e l'usabilità dei documenti aziendali e delle informazioni sui dipendenti nelle raccolte documenti, ad esempio criteri e procedure.

• Trovare i dettagli del contenuto: centralizzare, organizzare e recuperare contenuti usando Microsoft Syntex per semplificare l'individuazione di dettagli specifici, ad esempio informazioni sui brevetti.

• Conformità dei documenti: utilizzare Microsoft Syntex per rispettare i requisiti di conservazione e riservatezza per i documenti aziendali, inclusi i file di eventi o conferenze.

Identificare gli scenari aziendali

Per prepararsi all'uso di Microsoft Syntex nell'organizzazione, è prima di tutto necessario comprendere gli scenari in cui sarà utile. Il "perché" consente di determinare quali funzionalità saranno più vantaggiose e se è necessaria l'elaborazione dei documenti, quale tipo di modello sarà necessario. Per soddisfare un risultato aziendale, potrebbe essere utile combinare più funzionalità Microsoft Syntex. Usare gli scenari di esempio e i casi d'uso per richiedere idee su come usare Microsoft Syntex nell'organizzazione.

Il contenuto è la linfa vitale dell'organizzazione. Molte business unit dell'organizzazione sono responsabili dell'elaborazione dei dati e potrebbero farlo oggi con una combinazione di processi manuali o semi-automatizzati che coinvolgono più passaggi. L'uso di Microsoft Syntex funzionalità consente di migliorare le procedure di gestione dei contenuti dell'organizzazione, tra cui:

• Fornire ricerche e filtri avanzati per migliorare la ricerca e il recupero.

• Impostare la formattazione condizionale per visualizzare e filtrare facilmente i documenti.

• Generare un report di Power BI con un clic usando i metadati estratti.

• Creare regole all'interno della raccolta documenti o dei flussi di lavoro aziendali tramite Power Automate.

• Garantire la conformità tramite l'applicazione di etichette di conservazione e riservatezza.

Considera il tuo contenuto lifecyle

Pensando al ciclo di vita tipico del contenuto in cui il contenuto viene creato e ricreato, fino alla comprensione e all'elaborazione dei contenuti, all'individuazione e alla ricerca di contenuti, esistono molte funzionalità all'interno di Microsoft Syntex che possono aiutare l'azienda.

Creazione e riutilizzo del contenuto

All'interno del ciclo di vita del contenuto potrebbero essere presenti casi d'uso per automatizzare la creazione di contenuto, in particolare il contenuto transazionale o standardizzato e l'assembly del contenuto può essere utile a questo scopo. L'assembly di contenuti può generare automaticamente documenti aziendali ripetitivi standard, ad esempio contratti, dichiarazioni di lavoro, contratti di servizio, lettere di consenso, pitch di vendita e corrispondenza.

Dopo aver identificato i tipi di documento ripetitivi, è necessario identificare l'origine dati che può essere usata come origine per i documenti. La presenza di un elenco o di un'origine dati per popolare i documenti consente di eseguire questa operazione in modo più rapido, coerente e con un minor numero di errori creando modelli moderni e usando tali modelli per generare documenti. Per usare questa funzionalità, è necessario configurare una sottoscrizione di Azure all'interno della Microsoft Syntex configurata.

Collaborazione sui contenuti

La funzionalità annotazioni in Microsoft Syntex viene usata per aggiungere note e commenti al contenuto delle raccolte documenti, sia per se stessi che per collaborare con altri utenti. La funzionalità annotazioni può essere usata senza modificare i file originali, in modo da mantenere i record originali.

Gli strumenti di annotazione includono attualmente la penna e l'evidenziatore, in cui è possibile selezionare i colori insieme a una gomma per rimuovere tratti input penna e annotazioni precedenti. Dopo aver configurato una sottoscrizione di Azure nel tenant per Microsoft Syntex, questa funzionalità verrà abilitata per gli utenti. È consigliabile fornire agli utenti finali informazioni dettagliate sulla funzionalità, in particolare per i gruppi di business che potrebbero aggiungere commenti o commenti ai documenti.

Comprensione ed elaborazione del contenuto

L'uso di Microsoft Syntex per automatizzare la classificazione e l'estrazione dei dati dal contenuto usando l'elaborazione dei documenti e le funzionalità di tag di tassonomia o tagging delle immagini possono risparmiare tempo e denaro riducendo al minimo il rischio di errori di digitazione o di informazioni perse.

Microsoft Syntex può eseguire diversi tipi di attività nel contenuto, tra cui classificazione, estrazione e parole chiave. La tabella seguente illustra queste attività e le funzionalità correlate.

Attività	Descrizione	Funzionalità Microsoft Syntex
Classificazione	Identifica il tipo di contenuto rappresentato dal file, ad esempio un report, una fattura o un modulo	Elaborazione di documenti non strutturati
Estrazione	Identifica le informazioni basate su un'entità all'interno di un documento	Elaborazione di documenti strutturati Elaborazione documenti a mano libera Elaborazione predefinita dei documenti Riconoscimento ottico dei caratteri
Assegnazione di tag di parole chiave	Suggerisce informazioni basate su una proprietà o su una decisione relativa a un documento usando parole chiave	Tag di tassonomia Assegnazione di tag alle immagini

Conformità dei contenuti

I modelli di elaborazione dei documenti possono anche essere usati per aggiungere la conformità applicando etichette di riservatezza ed etichette di conservazione al contenuto aggiunto alle raccolte documenti con i modelli configurati con essi.

Quando il tipo di contenuto e i metadati sono disponibili in una raccolta documenti, gli utenti aziendali possono eseguire molte azioni sui dati, tra cui la creazione di nuove visualizzazioni sul contenuto, la creazione di report, lo spostamento di contenuto in base a determinate informazioni presenti tramite regole e la creazione di flussi di lavoro del processo aziendale per le approvazioni, l'aggiunta di dati ad altri sistemi, la generazione di ordini di lavoro e molte altre attività che potrebbero essere state eseguite manualmente.

Individuabilità del contenuto

L'uso delle funzionalità di elaborazione dei documenti in Microsoft Syntex può migliorare l'esperienza di ricerca perché ogni parte di metadati estratti dal contenuto sarà ora ricercabile. La funzionalità di query sul contenuto consente di eseguire query specifiche basate su metadati nelle raccolte documenti di SharePoint. È possibile eseguire interrogazioni più veloci e precise in base a valori di colonna di metadati specifici anziché cercare solo parole chiave.

Oltre a classificare ed estrarre dati dal contenuto aggiunto a una raccolta di SharePoint, l'organizzazione potrebbe avere contenuto attualmente bloccato in immagini difficili da individuare. Il servizio OCR (Optical Character Recognition) in Microsoft Syntex consente di estrarre testo stampato o scritto a mano da immagini e documenti. Esempi di immagini includono poster, disegni ed etichette di prodotto. Esempi di documenti includono articoli, report, moduli e fatture. Il testo viene in genere estratto come parole, righe di testo e paragrafi o blocchi di testo, consentendo l'accesso alla versione digitale del testo analizzato. Le informazioni estratte vengono indicizzate nella ricerca e possono essere rese disponibili per le funzionalità di conformità, ad esempio la prevenzione della perdita dei dati.The extracted information is indexed in search and can be made available for compliance features like data loss prevention (DLP).

Pianificare le attività iniziali

Quando si inizia a usare Microsoft Syntex, è consigliabile valutare lo stato e le esigenze correnti dell'organizzazione per quanto riguarda la gestione, l'elaborazione e l'analisi dei contenuti. Può essere utile per identificare i repository di contenuto chiave specifici usati dai gruppi dell'organizzazione e per discutere con i team dei processi e degli scenari aziendali correnti. Ci sono casi in cui attualmente gestiscono manualmente il contenuto che può essere automatizzato? Questi possono includere casi in cui gestiscono l'assunzione di moduli o documenti standard come documenti HR o ordini di acquisto per l'elaborazione o se generano contenuti ripetuti su larga scala, ad esempio lettere di offerta o proposte. Oppure le aree in cui eseguono le annotazioni tramite carta e penna o un'applicazione di terze parti in cui è ora possibile eseguire questa operazione all'interno dell'ambiente SharePoint esistente.

Quando si pensa agli scenari aziendali da considerare, porsi le domande seguenti:

• Risolve un problema reale?
• Sarà ampiamente utilizzato o avrà un impatto ampio?
• È ottenibile?
• È possibile misurare il successo?

I comandi Microsoft Syntex nello strumento di valutazione di Microsoft 365 possono anche aiutare a identificare le aree potenziali dell'ambiente SharePoint che potrebbero trarre vantaggio dalle funzionalità Microsoft Syntex.

Se non si è certi di dove iniziare, provare a estrarre i modelli di sito Microsoft Syntex disponibili nel tenant dopo aver configurato Microsoft Syntex e configurato la sottoscrizione di Azure. Questi modelli sono disponibili in tutti i siti del team e sono predefiniti, pronti per la distribuzione e personalizzabili. Usare questi modelli per avviare un sito professionale per gestire, elaborare e tenere traccia dello stato dei documenti aziendali nell'organizzazione usando più funzionalità Microsoft Syntex. Questi siti consentono di demo delle funzionalità per i team aziendali e di iniziare a prevedere e sviluppare scenari per l'organizzazione illustrando come le funzionalità possono aggiungere valore per aree aziendali come la gestione dei contratti e la contabilità.

Identificare i ruoli e le responsabilità

Quando si determina chi nell'organizzazione dovrà essere coinvolto nei progetti di Microsoft Syntex, sarà utile eseguire il mapping delle funzionalità necessarie. I ruoli nella tabella seguente potrebbero essere coinvolti, a seconda delle funzionalità selezionate per l'uso.

Ad esempio, se si è concentrati sull'elaborazione dei documenti, il ruolo di amministratore di SharePoint sarà fondamentale per la creazione e la gestione dei centri contenuti necessari per gestire i modelli su larga scala. Se si è concentrati su funzionalità come OCR e conformità, sarà necessario l'amministratore di conformità di Purview. Se l'assegnazione di tag per la tassonomia verrà seguita, è importante comprendere la gestione dell'archivio termini aziendale o determinare se si userà un centro contenuti.

Amministratore	Requisito	Responsabilità
Amministratore delle sottoscrizioni di Azure	ruolo Microsoft Entra	Configurare le impostazioni della sottoscrizione di Azure, esaminare Gestione costi Microsoft nei dati di Azure
Amministratore della conformità di Purview	ruolo Microsoft Entra	Pianificare le impostazioni di conformità, ad esempio etichette di riservatezza e criteri di conservazione e impostazioni OCR
Amministratore di SharePoint	ruolo Microsoft Entra	Raccogliere casi d'uso aziendali, determinare se le funzionalità saranno abilitate in tutti i siti o per i siti selezionati Gestire i centri contenuti e le autorizzazioni Stabilire procedure consigliate ed esaminare l'analisi dei modelli
Amministratore di Power Platform	ruolo Microsoft Entra	Configurare l'ambiente Dataverse (se necessario) per modelli a mano libera e strutturati
Amministratore di SharePoint Term Store	Configurato dall'amministratore di SharePoint nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint	Gestire i set di termini aziendali, determinare se gli utenti finali possono modificare determinati set di termini
Microsoft Syntex utente aziendale (gestione dei modelli, uso dell'assembly di contenuto)	Autorizzazioni gestite a livello di sito o nei centri contenuti Autorizzazioni di modifica per l'immissione di contenuto Autorizzazioni per la gestione degli elenchi di SharePoint in cui si vogliono pubblicare modelli o usare le funzionalità dell'assembly di contenuto	Raccogliere casi d'uso aziendali Creare, eseguire il training e applicare modelli

Considerazioni sulla configurazione e l'installazione

La pianificazione di una distribuzione di Microsoft Syntex comporta la determinazione delle funzionalità da abilitare e pianificare per i costi usando il calcolatore dei costi Microsoft Syntex per facilitare la stima dei costi per Microsoft Syntex, in particolare con l'avvento dei servizi con pagamento in base al consumo. Questo strumento offre una migliore comprensione dei modelli di utilizzo dell'organizzazione e dei costi stimati in modo da poter prendere decisioni più informate. È utile anche in combinazione con lo strumento di valutazione di Microsoft 365, che analizza l'architettura delle informazioni ed evidenzia le librerie con tipi di contenuto dei clienti e colonne estese che possono trarre vantaggio dall'automazione basata su Syntex.

Elenco di controllo per l'idoneità

Per prepararsi all'implementazione di Microsoft Syntex, è necessario:

1. Pianificare lo stato finale

   • Pianificare l'utilizzo del valore delle funzionalità di Microsoft Syntex in aree come:
     • Ricerca
     • Filtro e formattazione della visualizzazione
     • Conformità
     • Automazione

2. Identificazione

   • Informazioni sull'architettura delle informazioni e sull'uso delle funzionalità di gestione dei contenuti esistenti.
   • I tipi di contenuto esistenti sono validi per i modelli?
   • Quali processi esistenti potrebbero essere migliorati dai metadati?
   • Quanti contenuti verranno elaborati?

3. Design

   • Progettare l'approccio all'architettura delle informazioni, ai metadati gestiti e ai tipi di contenuto.
   • Progettare il processo per la definizione, la creazione e la gestione.