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Pagina di consultazione per la gestione dei record

  • Articolo

Contenuto dell'articolo:

  • Prima di iniziare

  • Creare il sito Centro record

  • Collegare siti con documenti attivi al sito Centro record

  • Configurare siti con documenti attivi per la gestione di record

Un record è un documento o un'entità fisica o elettronica di altro tipo in un'organizzazione che viene utilizzata come prova di un'attività o una transazione eseguita dall'organizzazione e che deve essere conservata per un determinato periodo di tempo. La gestione dei record è il processo con cui un'organizzazione:

  • Determina il tipo di informazioni che deve essere considerato come record.

  • Determina in che modo i documenti attivi che diventeranno record dovranno essere gestiti mentre sono in uso e in che modo dovranno essere raccolti successivamente alla loro definizione come record.

  • Determina in che modo e per quanto tempo ogni tipo di record dovrà essere conservato per soddisfare i requisiti legali, aziendali o le normative locali.

  • Cerca e implementa soluzioni tecnologiche e processi aziendali per contribuire a garantire che l'organizzazione soddisfi gli obblighi relativi alla gestione dei record in modo vantaggioso dal punto di vista economico e discreto.

  • Esegue attività relative ai record, ad esempio l'eliminazione di record scaduti o l'individuazione e la protezione di record relativi ad eventi esterni quali, ad esempio, azioni legali.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 include caratteristiche di gestione dei record che aiutano le organizzazioni a soddisfare i requisiti legali e normativi e a gestire le informazioni aziendali.

In questa pagina di consultazione sono presenti collegamenti ad articoli, white paper, corsi di formazione, blog e strumenti basati sul Web che possono aiutare nell'implementazione delle caratteristiche di gestione dei record di un sito basato su Microsoft Office SharePoint Server 2007. Le risorse presentate in questa pagina sono organizzate in base all'ordine in cui dovranno essere implementate le caratteristiche di gestione dei record del sito:

  1. Creare il sito Centro record.

  2. Connettere i siti con documenti attivi al sito Centro record.

  3. Configurare i siti con documenti attivi per la gestione dei record.

In aggiunta alle risorse presenti in questa pagina di consultazione, è possibile consultare le pagine di consultazione seguenti per informazioni su caratteristiche correlate:

  • Guida di orientamento alla gestione dei documenti

    Le caratteristiche di gestione dei documenti di Microsoft Office SharePoint Server 2007 consentono di controllare il ciclo di vita dei documenti attivi di un'organizzazione.

  • Workflows roadmap

    I flussi di lavoro implementano i processi aziendali nei documenti di Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Prima di iniziare

Prima di implementare la gestione dei record mediante Microsoft Office SharePoint Server 2007, consultare gli argomenti di carattere generale seguenti in cui sono descritte le possibilità di gestione dei record di Microsoft Office SharePoint Server 2007 e le opzioni di configurazione disponibili per architetti, progettisti, creatori e sviluppatori di siti:

Creare il sito Centro record

Per gestire record in Microsoft Office SharePoint Server 2007, i progettisti dei siti e i responsabili dei record pianificano, creano e implementano un sito Centro record, basato sul modello di sito Centro record, che include caratteristiche che consentono di implementare il piano di archiviazione e gestire i record mentre vengono conservati.

Implementare il sito Centro record con i passaggi seguenti:

  1. Creare un sito Centro record.

  2. Creare una raccolta documenti distinta per ogni tipo di record in base al piano di archiviazione.

  3. Definire le colonne delle raccolte documenti che dovranno contenere e visualizzare i metadati dei record.

  4. Implementare criteri di gestione delle informazioni che definiscano i periodi di conservazione e specifiche di controllo per aiutare l'organizzazione ad adempiere agli obblighi normativi e ad associare tali obblighi alle raccolte documenti.

  5. Implementare la tabella di distribuzione dei record in base alla quale viene eseguito il mapping di ogni tipo di record con la raccolta appropriata nel sito Centro record.

Nota

Un metodo alternativo per implementare il sito Centro record consiste nel creare tipi di contenuto per ogni tipo di record, che comprende le colonne dei metadati e i criteri di gestione delle informazioni. Dato che tuttavia è consigliabile memorizzare un solo tipo di record per raccolta documenti, risulta più semplice associare le colonne e i criteri di gestione delle informazioni direttamente alle raccolte documenti.

Creare un sito Centro record

Per creare il sito Centro record, utilizzare i passaggi riportati nell'articolo seguente:

Creare raccolte documenti

Creare una raccolta documenti distinta per ogni tipo di record che si desidera conservare. Nella risorsa seguente viene descritto il metodo per la creazione di raccolte documenti:

Definire le colonne

Quando un record viene inviato alla raccolta documenti di destinazione:

  • I nomi e i valori di ogni colonna di metadati associata vengono salvati con il record in un file XML all'interno di una cartella nascosta _properties creata nella raccolta di destinazione.

  • I valori dei metadati vengono copiati nelle colonne corrispondenti nella raccolta di destinazione.

Per ogni colonna di metadati relativa a un tipo di record, definire una colonna nella raccolta documenti di destinazione che corrisponda al nome e al tipo della colonna in ingresso. Per specificare che la colonna deve essere inoltrata con il record e che ad essa deve essere associato un valore di dati, configurare la colonna affinché i dati siano obbligatori. Nella risorsa seguente è descritto il metodo per la creazione di colonne in raccolte documenti per la conservazione di record:

Implementare criteri di gestione delle informazioni

Un criterio di gestione delle informazioni è un insieme di regole business per un tipo di contenuto. Per un'introduzione ai criteri di gestione delle informazioni, vedere Pianificare i criteri di gestione delle informazioni.

Creare un criterio di gestione delle informazioni della raccolta siti distinto per ogni insieme di tipi di record che richiede un insieme univoco di caratteristiche dei criteri. Ogni record che corrisponde a un contratto ad esempio potrebbe richiedere lo stesso insieme di caratteristiche dei criteri. Associare ogni criterio di gestione delle informazioni della raccolta siti alle raccolte documenti corrispondenti. Nelle risorse seguenti sono descritti i metodi per la creazione di criteri di gestione delle informazioni della raccolta siti e l'associazione dei criteri alle raccolte documenti:

Implementare la tabella di distribuzione dei record

La tabella di distribuzione dei record è un elenco nel sito Centro record che contiene ogni ogni tipo di record che potrebbe essere inviato al sito Centro record e specifica la raccolta appropriata per la memorizzazione di ogni record. Questo elenco consente di inviare il file in ingresso e i relativi metadati nella posizione appropriata quando i file vengono inviati al sito Centro record.

Connettere i siti con documenti attivi al sito Centro record

Una server farm in cui viene eseguito Microsoft Office SharePoint Server 2007 può essere connessa a un solo sito Centro record. Per ulteriori informazioni, vedere le risorse seguenti:

Configurare i siti con documenti attivi per la gestione dei record

Scaricare questo manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable books for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese) (informazioni in lingua inglese).

Vedere anche

Concetti

Guida di orientamento alla gestione dei documenti
Workflows roadmap

Altre risorse

Ottimizzazione della gestione dei record con il flusso di lavoro di SharePoint Server 2007