Creare raccolte documenti per la conservazione di record
Le raccolte documenti offrono la memorizzazione per record nel sito Centro record. L'approccio consigliato alla creazione di raccolte documenti per la conservazione di record consiste nella creazione di una raccolta documenti per ogni tipo di record nel piano di file. Gli utenti inviano record al Centro record scegliendo una delle voci del menu Invia a. I file verranno inviati automaticamente alle raccolte documenti appropriate in base alle impostazioni configurate nell'elenco Distribuzione record. Per ulteriori informazioni sull'elenco Distribuzione record, vedere Configurare l'elenco Distribuzione record.
Nota
Ai fini delle prestazioni quando si utilizza il routing, le cartelle vengono create automaticamente in una raccolta documenti per la conservazione dei record quando il numero di record in una libreria è superiore a 2000.
Non è necessario attivare il controllo delle versioni quando si creano raccolte documenti per conservare i record. Il router dei record crea automaticamente nuove versioni dei record quando vengono inviati. Un identificatore generato casualmente viene aggiunto al nome del record per distinguere le diverse versioni. È possibile, tuttavia, attivare il controllo delle versioni se un utente dispone delle autorizzazioni per modificare gli elementi nel Centro record. Con il controllo delle versioni attivato viene mantenuta l'intera cronologia delle versioni.
Per creare una raccolta documenti per conservare i record, eseguire le procedure seguenti nell'ordine indicato:
Importante
L'appartenenza al gruppo dei proprietari di record per il sito Centro record è il requisito minimo per completare la procedura.
Per creare una raccolta documenti per i record
Nel sito di primo livello del Centro record scegliere Crea dal menu Azioni sito.
Nella colonna Raccolte fare clic su Raccolta documenti.
Nella casella Nome digitare il nome della raccolta. Il nome della raccolta è obbligatorio.
Il nome viene visualizzato nella parte superiore della pagina della raccolta, diventa parte dell'indirizzo di tale pagina ed è disponibile negli elementi di spostamento che consentono all'utente di trovare e aprire la raccolta. Il nome della raccolta viene inoltre utilizzato per associare la raccolta a un tipo di record inviato al sito Centro record.
Nella casella Descrizione digitare una descrizione dello scopo della raccolta. La descrizione è facoltativa.
Per aggiungere un collegamento a questa raccolta sulla barra di avvio veloce, verificare che l'opzione Sì sia selezionata nella sezione Spostamento.
Per creare una versione ogni volta che un file viene archiviato nella raccolta, nella sezione Cronologia versioni documento fare clic su Sì.
Importante
Per proteggere i record, configurare sempre le raccolte documenti nel sito Centro record in modo che venga creata una versione ogni volta che viene archiviato un file. Ciò consente di evitare la sovrascrittura del record originale nel caso in cui un record venga modificato e archiviato. Per assicurarsi che le versioni precedenti di un documento, inclusa la versione originale di un record, non vengano eliminate, è necessario verificare che nessun utente che utilizza la raccolta documenti disponga dell'autorizzazione Eliminazione versioni.
Ignorare la casella Modello documento. I record in una raccolta documenti vengono aggiunti alla raccolta tramite l'elenco Distribuzione record del sito.
Fare clic su Crea.
In qualsiasi visualizzazione della raccolta documenti scegliere Impostazioni Raccolta documenti dal menu Impostazioni.
Nella pagina Personalizza fare clic su Aggiungi da tipi di contenuto del sito esistenti nella sezione Tipi di contenuto.
Se la raccolta o l'elenco non è configurato per consentire più tipi di contenuto, la sezione Tipi di contenuto non verrà visualizzata nella pagina Personalizza dell'elenco o della raccolta. In questo caso, eseguire la procedura seguente:
Nella colonna Impostazioni generali fare clic su Impostazioni avanzate.
Nella pagina Impostazioni avanzate raccolta documenti fare clic su Sì nella sezione Tipi di contenuto per consentire la gestione dei tipi di contenuto.
Fare clic su OK.
Nella pagina Aggiungi tipi di contenuto fare clic sul nome del gruppo di tipi di contenuto del sito da cui si desidera effettuare la selezione nell'elenco Seleziona tipi di contenuto del sito da della sezione Selezione tipi di contenuto.
Nell'elenco Tipi di contenuto del sito disponibili fare clic sul tipo di contenuto desiderato e quindi su Aggiungi per spostare il tipo di contenuto selezionato nell'elenco Tipi di contenuto da aggiungere.
Dopo avere selezionato il tipo di contenuto che si desidera aggiungere, fare clic su OK.
Scegliere Impostazioni raccolta documenti dal menu Impostazioni.
Nella colonna Autorizzazioni e gestione fare clic su Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.
Nella sezione Impostazione del criterio selezionare una delle opzioni seguenti:
Nessuno: impostazione predefinita.
Definire un criterio: se si seleziona questa opzione, è possibile creare o modificare i criteri di gestione delle informazioni. Per ulteriori informazioni sulla creazione di criteri di gestione delle informazioni, vedere Aggiungere criteri di gestione delle informazioni a un tipo di contenuto.
Usa criterio raccolta siti: se si seleziona questa opzione, è possibile scegliere da un elenco di criteri di gestione delle informazioni predefiniti.
Fare clic su OK.
Per associare un tipo di contenuto a una raccolta documenti
Nella home page del Centro record fare clic su Distribuzione record sulla barra di avvio veloce.
Nella pagina Distribuzione record scegliere Nuovo elemento dal menu Nuovo.
Nella pagina Distribuzione record: Nuovo elemento digitare un titolo per il tipo di contenuto del record nella casella Titolo. Questo valore è obbligatorio.
Importante
Il titolo del tipo di contenuto del record rappresenta il nome del tipo di contenuto da distribuire. Questo nome deve corrispondere a un tipo di contenuto di documento esistente.
Se lo si desidera, digitare una descrizione del tipo di contenuto del record nella casella Descrizione.
Nella casella Percorso immettere il nome della raccolta documenti dove devono essere memorizzati i record che corrispondono a questo elemento di distribuzione dei record.
Nota
Le raccolte documenti utilizzate per memorizzare i record inviati non possono essere eliminate.
Se lo si desidera, digitare un elenco delimitato da "/" dei nomi alternativi che rappresentano l’elemento di routing di record nella casella Alias.
Se lo si desidera, per distribuire in questa raccolta documenti eventuali elementi inviati al Centro record che non includono un tipo di contenuto, selezionare la casella Predefinita.
Fare clic su OK.
Vedere anche
Concetti
Gestione dei record
Creare un sito Centro record
Configurare i flussi di lavoro per la gestione dei record
Creare criteri di gestione delle informazioni per i record
Creare tipi di contenuto per i record
Gestire le autorizzazioni per il Centro record
Configurare l'elenco Distribuzione record