Funzionalità per la creazione di report di Power Platform

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Le opzioni di creazione di report fornite in Microsoft Power Platform soddisfano molti requisiti per i report operativi.

Opzioni di creazione di report di Dataverse.

App basate su modello

Dataverse fornisce molte opzioni di creazione di report per le app basate su modello:

  • Viste: le viste sono query archiviate nelle tabelle di Dataverse con colonne e filtri selezionati. Molti requisiti di creazione di report sono semplici elenchi di dati e le viste spesso possono soddisfare molti di questi requisiti.
  • Grafici: i grafici sono visualizzazioni dei dati di Dataverse in una vista.
  • Dashboard: un dashboard è una raccolta di viste e grafici. Le visualizzazioni di Power BI possono anche essere aggiunte ai dashboard. I dashboard standard servono solo per la visualizzazione dei dati. I dashboard interattivi consentono agli utenti di filtrare i dati ed eseguire operazioni.

I vantaggi di queste opzioni sono:

  • Sono accessibili in modo semplice dall'interno delle app.
  • I dati sono sempre aggiornati.
  • Il modello di sicurezza è applicato.
  • Sono incluse nei pacchetti di soluzioni.
  • Non sono richieste competenze particolari.
  • Gli utenti possono creare viste, grafici e dashboard personali.

Gli svantaggi di queste opzioni sono:

  • Sono disponibili solo visualizzazioni semplici.
  • I dati sono limitati a una singola tabella e a tabelle con relazioni molti-a-uno.
  • I dati sono sempre aggiornati e non è possibile esaminare momenti specifici nel passato.
  • Non è possibile analizzare le tendenze.
  • Gli utenti devono disporre di una licenza ed essere utenti dell'app.
  • I grafici e i dashboard sono limitati a 50.000 righe.
  • Le viste mostrano solo le prime 5.000 righe.

Esportazione in Excel

Dataverse consente di esportare in Microsoft Excel. Gli utenti possono eseguire l'esportazione in forma di dati statici o di query dinamica. L'esportazione dei dati avviene da una vista con colonne e filtri.

È possibile fornire dati statici a persone che non sono utenti dell'app. I dati statici servono quando si vuole ottenere uno snapshot dei dati alla data e all'ora correnti o quando si vogliono condividere i dati con altri.

Usare la query dinamica per ottenere le informazioni più aggiornate o anche per aggiornare le informazioni in Excel e allineare i contenuti dell'app in qualsiasi momento. Un utente deve disporre di una licenza per accedere a un foglio di lavoro Excel con una query dinamica. Le query dinamiche supportano l'esportazione dei dati sotto forma di righe o tabelle pivot.

La funzionalità Esporta in Excel può includere solo dati da Dataverse.

I dati possono anche essere modificati in Excel Online e salvati di nuovo in Dataverse per offrire un'esperienza utente di modifica coinvolgente.

Per impostazione predefinita, il limite per l'esportazione in Excel è di 100.000 righe. È possibile aumentarlo a 1.000.000 righe con l'impostazione MaxRecordsForExportToExcel.

Modelli di Word ed Excel

Per i report si possono usare i modelli di Microsoft Word ed Excel. I modelli di Word sono per una singola riga e tutte le righe correlate. I modelli di Excel sono per una vista, o elenco, di righe. I modelli di Excel possono includere visualizzazioni e altre analisi fornite da Excel.

È possibile controllare l'accesso ai singoli modelli tramite la funzionalità di sicurezza.

Importante

I modelli di Word ed Excel non possono essere inclusi in un pacchetto di soluzioni. I modelli di documento scaricati da un ambiente possono essere usati solo all'interno di quell'ambiente. La migrazione da ambiente ad ambiente per i modelli di Word o Excel non è attualmente supportata.

Creazione guidata report

Creazione guidata report è uno strumento di generazione dei report utente per le app basate su modello. Consente di creare un report di SQL Server Reporting Services dai dati contenuti in Dataverse. Il report può essere tabulare o contenere un grafico.

I report generati dalla procedura guidata hanno un layout semplice, come mostrato nello screenshot seguente.

Screenshot di un report di Creazione guidata report.

È possibile scaricare e modificare i report per cambiarne il layout. I report prodotti da Creazione guidata report possono essere inclusi in un pacchetto di soluzioni.

SQL Server Reporting Services

Un analista dei dati può creare report usando SQL Server Reporting Services e Visual Studio. I report di SQL Server Reporting Services possono recuperare più set di dati da parti diverse del modello di dati; ciò permette di ottenere report più complessi di quelli creati con le opzioni descritte in precedenza.

Nota

I report e le query possono essere eseguiti per un massimo di cinque minuti. Trascorso questo periodo, il report andrà in timeout e verrà restituito un messaggio all'utente. Nei cinque minuti consentiti, i report e le query possono estendersi a set di dati di grandi dimensioni che superano le 50.000 righe.

Suggerimenti per la creazione di report:

  • Progettare report per eseguire query su set di dati ridotti e periodi di tempo limitati aggiungendo un filtro basato sul tempo nel report, ad esempio il mese o il trimestre corrente, per limitare i risultati.
  • Limitare il numero di tabelle necessario per restituire il risultato. Questo approccio consente di velocizzare l'esecuzione della query e la restituzione del set di risultati.
  • Ridurre il numero di righe visualizzate nei report dettagliati. È possibile usare filtri appropriati per ridurre il numero di righe restituite dalla query e limitare i timeout.
  • Per i report aggregati o riepilogati è necessario usare query per eseguire il push dell'aggregazione al database, anziché recuperare le righe dettagliate ed eseguire l'aggregazione nel report di SQL Server Reporting Services.

Importante

L'esecuzione di report di grandi dimensioni può influire sulle prestazioni di tutti gli utenti. L'architetto di soluzioni dovrebbe considerare l'offload dei report tramite l'esportazione dei dati di Dataverse per ottenere report più complessi e approfonditi.

Opzioni alternative

Ricerca avanzata è uno strumento molto utile ed è opportuno che consulenti funzionali, analisti aziendali, amministratori e persino gli utenti finali imparino a usarlo. Consente agli utenti di creare proprie query e salvarle come viste personali. Le query di Ricerca avanzata costituiscono la base per molte altre funzioni nelle app basate su modello, tra cui:

  • Esportazione in Excel
  • Modelli di Excel
  • Eliminazione in blocco
  • Rilevamento duplicati
  • Dashboard

La creazione di un report non è sempre necessaria:

  • Per esigenze estemporanee di reportistica si può usare una combinazione di Ricerca avanzata ed Excel.
  • Per gli utenti, si possono usare dashboard e grafici preconfigurati.
  • Per i report da stampare o esportare, valutare la possibilità di creare modelli di Word e di Excel.

L'architetto di soluzioni deve prendere in considerazione gli strumenti di creazione di report di terze parti usati dal cliente.

Power BI deve essere sempre preso in considerazione per i report e le analisi.