Outlook アクティビティを CRM に保存する

販売担当者は、顧客とのすべての送受信コミュニケーションを CRM システムに保存できます。 こうすることで、社内の全員が関連するアクティビティを確認し、それを利用して、より多くの販売に役立つ詳細なサービスを構築することができます。

しかし、使用するすべてのコミュニケーション チャネルにわたるすべてのアクティビティで CRM を更新するのは、面倒で時間がかかります。 そのため、Copilot for Sales を使用すると、Outlookでのやり取り (メールや会議) を 1 回のクリックで CRM に保存できます。

注意

• CRM として Dynamics 365 を使用しており、さらにメールを Dynamics 365 に保存している場合、サーバー側同期 が有効であり、Dynamics 365 の 個人設定のメール タブ で メール メッセージなし 以外のオプションが選択されていると、メールへの返信はすべて CRM に自動で保存されます。
• CRM として Dynamics 365 を使用している場合は、下書きメールと予定を Dynamics 365 に保存できます。 メールはすぐには CRM に保存されず、送信後にのみ保存されます。 予定はすぐに CRM に保存されます。 CRM に保存した後に予定を更新すると、変更内容は自動的に CRM に保存されます。
• 共有メールボックスからの Outlook アクティビティの保存はサポートされていません。
• CRM として Salesforce を使用している場合は、下書きメールと予定を Salesforce に保存できません。 保存された電子メールへの返信や、保存されたイベントの更新も自動的には保存されません。
• 定期的な会議を CRM に保存することはサポートされていません。
• Dynamics 365 App for Outlook を使用して Outlook アクティビティ (メールや予定) を保存した場合、Copilot for Sales に保存されたものとして表示されません。 Copilot for Sales を使用して Outlook アクティビティを保存する必要があります。 Copilot for Sales を使用して Outlook アクティビティを再度保存すると、CRM に重複レコードが作成されます。

ハイライト カードから Outlook アクティビティを保存する

Outlook からのメールまたは会議を CRM と同期するには、次の手順に従います:

1. CRM に保存するメールまたは会議を開き、Copilot for Sales を開きます。

2. メールを (CRM) に保存 カードで、保存 を選択します。

   

   Copilot for Sales を Dynamics 365 環境に接続し、サーバー側同期 が有効になっていない場合、Outlook のアクティビティを初めて保存するときに、メールボックスのサーバー側同期を有効にするよう求められます。 詳細については、Copilot for Sales でサーバー側同期を使用する を参照してください

   または、関連レコード カードから Outlook アクティビティを CRM に保存 することもできます。

3. レコードに接続 で、アクティビティを接続するレコードを選択します。

   デフォルトでは、Copilot for Sales アクティビティ内の連絡先に関連するアカウントと商談の提案が表示されます。 メールと会議の内容が英語である場合にのみ、AI を活用した機会の提案がいくつか提供されます。

   接続する推奨レコードの一つを選択できます。 検索ボックスを使用して、管理者によって Copilot for Sales に追加された任意のレコード タイプの別のレコードを検索して接続することもできます。

   レコードに接続せずにメールまたは会議を CRM に保存する場合は、接続せずに保存する を選択します。 メールまたは会議は、To、Cc、および Bcc フィールドの連絡先に引き続き関連付けられます。

   メモ

   • 接続するレコードを検索すると、管理者が選択したレコード名とキー フィールドが検索結果に表示されます。 キー フィールドの詳細については、ミニ ビューのキー フィールドを選択する を参照してください。
   • アクティビティに対して有効になっており、管理者によって Copilot for Sales に追加されたすべてのレコード タイプに接続できます。 レコード タイプの追加の詳細については、新しい レコードの種類 (または Salesforce オブジェクト) を追加する を参照してください。

   このアクティビティがタイムラインに表示されるように、関連取引先担当者 カードにはアクティビティの取引先担当者が表示されます。

   

4. 保存 を選びます。

   メールや会議は選択したレコードに接続され、CRM に保存されます。 接続先 カードには、接続されたレコードとそのタイプが表示されます。

   

   注意

   • CRM として Salesforce を使用し、拡張メールがオフになっている場合、Outlook のアクティビティを保存するときにエラー メッセージが表示される場合があります。 エラーの解決方法については、オフになった拡張メール を参照してください。 拡張メールを有効にせずに Outlook アクティビティを保存するために Microsoft サポートに連絡した場合、そのアクティビティは Salesforce に ToDo レコードとして保存されます。 拡張メールがオンになっている場合、アクティビティはメール メッセージの記録として保存されます。

   • メールを Salesforce CRM に保存する際、Outlook のメール本文 (HTML マークアップを含む) の文字数が Salesforce のメールレコードに保存できる最大文字数 を超える場合、メールは切り捨てられてから保存されます。 電子メールの切り詰めに関するメッセージが 接続先 カードに表示されます。

   

関連するレコード カードから Outlook アクティビティを保存する

Copilot for Sales 電子メールに保存されている連絡先に関連するレコードが、それぞれのレコードの種類カードに表示されます。 これらのカードから CRM にメールを保存できます。

注意

すでにメールまたは会議をハイライト カードから CRM に保存している場合は、関連レコード カードから再度保存することはできません。

1. CRM に保存するメールまたは会議を開き、Copilot for Sales を開きます。

2. (レコードの種類) カードで、メールまたは会議を保存するレコードの上にカーソルを置き、その他のアクション (...) を選択し、 電子メールを (CRM) に保存 を選択します。 例えば、メールをアカウントに保存した場合、アカウント カードのアカウントにカーソルを移動して、その他のアクション (...) を選択して、メールを (CRM) に保存 を選択します。

   レコードを選択して詳細を開き、その他のアクション (...) >メールを (CRM) に保存 を選択することもできます。

3. メールや会議は選択したレコードに接続され、CRM に保存されます。 接続先 カードには、接続されたレコードとそのタイプが表示されます。

メールバナーで CRM のアクションを素早く実行し、Outlook のアクティビティを保存する

外部連絡先からのメールを読み、そのメールを CRM に保存していない場合、メールの上部に表示されるバナーメッセージにより、CRM のクイックアクションでメールを保存することができます。

1. 少なくとも 1 人の外部連絡先との電子メールを開くか作成します。

2. バナー メッセージで、このメールを保存する を選択します。

3. Copilot for Sales ペインの レコードへの接続 で、会議を接続するレコードを選択します。

   

4. 保存 を選びます。

現在、クイック CRM アクションを含むバナー メッセージは、1 日あたり最大 2件の外部メールで利用できます。 これらのバナーを無効にしたい場合は、管理者 に無効にするよう依頼してください。

注意Note

この機能は段階的に展開されており、2024 年 5 月末までにすべてのユーザーが利用できるようになる予定です

接続済みレコードを変更する

アクティビティを接続しているレコードを変更する必要がある場合は、その他のアクション (...) >接続済みレコードを変更する を順に選択し、メールや会議の接続先となる別のレコードを選択します。

注意

メールを Salesforce CRM に保存する場合、接続されているレコードを変更することはできません。

保存されたメールを CRM から削除する

Copilot for Sales を Dynamics 365 環境に接続し、サーバー側同期 を有効にする場合、Copilot for Sales を使用して CRM から関連性のなくなった保存済みのメールや会議を削除できます。 この手順は、CRM をクリーンで最新の状態に保つのに役立ちます。

1. CRM に保存した電子メールまたは会議を開き、Copilot for Sales を開きます。

2. Dynamics 365 タブを選択します。

3. 接続先 カードで、その他アクション (...) >Dynamics 365 からメールを削除する を選択します。

   

   この手順では、Dynamics 365 からメールを削除し、確認メッセージが表示されます。