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Power BI 実装計画: コンテンツの廃止とアーカイブ

注

この記事は、 Power BI 実装計画 シリーズの記事の一部です。 このシリーズでは、 Microsoft Fabric 内で Power BI エクスペリエンスを実装する計画に焦点を当てています。 シリーズの 概要を参照してください。

この記事は、ライフサイクルの終了時にコンテンツをインベントリから削除してアーカイブするのに役立ちます。 この記事の主な対象者は、次のとおりです。

  • Fabric 管理者: 組織内の Fabric の監督を担当する管理者。 ファブリック管理者は、Microsoft 365 や Azure DevOps を監督する管理者など、他の管理者と共同作業する必要がある場合があります。
  • センター オブ エクセレンス (COE) チームと BI チーム: 組織内の Power BI の監督を担当するチーム。 これらのチームには、Power BI コンテンツのライフサイクルを管理する方法を決定する意思決定者が含まれます。
  • データ運用チーム: エンタープライズ データ ソリューションのライフサイクル管理を監督するチーム。 これらのチームには、コンテンツ リリースのライフサイクルを処理するリリース マネージャーと、ライフサイクル管理を効果的に使用してサポートするために必要なコンポーネントを作成および管理するエンジニアを含めることができます。
  • コンテンツ作成者とコンテンツ所有者: 他のユーザーと共有するために Fabric ポータルに発行するコンテンツを作成するユーザー。 これらの個人は、作成する Power BI コンテンツのライフサイクルを管理する責任を負います。

ライフサイクル管理は、コンテンツの作成から最終的な提供終了までを処理するために使用するプロセスとプラクティスで構成されます。 ライフサイクル管理の第 5 段階では、コンテンツをサポートおよび監視します。これには、導入を容易にし、問題に対処するためのユーザーと公開されたコンテンツのサポートが含まれます。 最終的には、コンテンツ ライフサイクルの第 6 段階と最終段階に進み、使用されなくなったコンテンツや必要なくなったコンテンツを特定できます。 この最後の段階では、コンテンツを廃止してアーカイブします。

コンテンツが目的を果たしたら、コンテンツの削除とアーカイブが重要になります。 これにより、不要なコンテンツをサポートするリソースが無駄にならないようにし、コンテンツ作成者や管理者が必要なコンテンツを簡単に監督できるようになります。 ライフサイクルの終了時にコンテンツをインベントリから削除してアーカイブすると、テナントの関連するコンテンツとアクティブな領域に労力とリソースを集中できるため、ガバナンスと効率の向上に役立ちます。

次の図は、Power BI コンテンツのライフサイクルを示しています。ステージ 6 では、コンテンツをインベントリから削除してアーカイブします。

Power BI コンテンツのライフサイクルを示す図。コンテンツの提供終了とアーカイブに関するステージ 6 が強調表示されています。

注

コンテンツ ライフサイクル管理の概要については、このシリーズの最初の記事を参照してください。

最終的に、コンシューマーはコンテンツを必要としたり使用したりしなくなります。 代替コンテンツの展開、さまざまなビジネス目標、優先順位の変更など、さまざまな理由が考えられます。

コンテンツの廃止は、さまざまな方法で Power BI を管理するのに役立ちます。

  • 項目が少ないほど、煩雑さが軽減され、環境の管理が容易になります。 項目が少ないほど、ユーザーがアクティブなコンテンツを移動するのにも役立ち、保守が容易になります。
  • 未使用のアイテムを削除すると、使用するコンテンツに関するコンシューマーの混乱が軽減されます。
  • アクティブなコンテンツに重点を置くと、監査が簡単になります。 これは、セキュリティ ロールとアクセス許可を監査する場合に特に当てはまります。
  • 項目を少なくすると、リソースが誤って使用されることがないため、容量の使用量が最適化される可能性があります。

コンテンツをインベントリから削除するタイミングと方法を決定する

監査および監視アクティビティを実行して、インベントリから削除できる候補コンテンツを特定する際には、組織内の 使用パターン を定期的に評価する必要があります。 この手順は、 コンテンツのクリーンアップ アクティビティと呼ばれます。 コンテンツのクリーンアップ アクティビティは、コンテンツを調査するために定期的にスケジュールされたアクションですが、コンテンツの提供終了は、ライフサイクルの終了時にコンテンツを使用停止にした場合に発生します。 テナントで発行されるアイテムの量によっては、四半期ごとや毎月など、これらのアクティビティをより定期的に実行できます。

ヒント

テナント レベルの監査 と テナント レベルの監視 は、コンテンツをインベントリから削除するタイミングを決定するのに役立つ重要なアクティビティです。

コンテンツ クリーンアップ アクティビティを計画する

コンテンツを分析してインベントリから削除およびアーカイブされる可能性のあるものを特定する場合は、次の重要な考慮事項と決定を行う必要があります。

  • 分析の範囲を選択します。コンテンツのクリーンアップ アクティビティはテナント レベルで実行できます。 ただし、ワークスペース、容量、またはドメイン レベルで分析を実行することも一般的です。 そうすることで、特定のニーズやユーザーの人口に基づいて意思決定を行い、アクションを実行できます。 たとえば、ワークスペース管理者は、管理するワークスペースの通常のコンテンツ クリーンアップ アクティビティを担当できます。
  • 特定のコンテンツの時間枠を決定する: 分析するコンテンツに関連する時間枠を検討します。 標準的な時間枠 (3 か月以内に使用しないなど) がある場合もありますが、すべての状況で同じガイドラインを使用することは困難な場合があります。 次の例を考えてみます。
    • 標準の 3 か月間の時間枠: 四半期ごとのボーナスを追跡するために、営業チームのワークスペースが存在します。 過去 3 か月以内に使用がなかった場合、ワークスペース全体が廃止の候補になります。
    • 短い 1 か月の時間枠: 日次売上の数値を含む運用レポートは、毎日または毎週頻繁に使用することを目的としています。 この 1 か月以内に使用されていない場合、レポートは廃止の候補になります。
    • 長い 1 年間の時間枠: セマンティック モデルは、外部監査者にレポートを提供するために、年に 1 回 IT によって生成されます。 ここ数か月間は使用されませんが、セマンティック モデルを維持することが重要です。 このような状況では、1 年以上の時間枠は、退職の候補にする前に正当化されます。
    • 時間枠のない例外: 主要な組織の主要業績評価指標 (KPI) を含むスコアカードは、役員によって断続的に使用されます。 使用量が一貫せず、閲覧者も少ないにもかかわらず、この特定のコンテンツは、使用量が少ない場合にのみ提供終了とは見なされません。
  • 分類の作成: 一貫して使用する用語を決定します。 一般的な定義を作成して、頻繁に使用される用語、アクティブに使用される用語、頻繁に使用される用語、未使用の用語などを分類します。 コンテンツの使用状況とユーザー アクティビティ レベルを分析するために、これらの用語を適用する方法を検討してください。 詳細については、「分類の 作成」を参照してください。
  • 関連する使用状況メトリックを選択する: ほとんどの場合、コンテンツの実際の合計ビューやコンテンツの実際のユーザー (閲覧者) の合計数など、複数のメトリックを考慮する必要があります。 次の例を考えてみます。
    • ビューの数が多い: 1 つのレポートでは、少数のユーザーからのビューの数が常に多い場合があります。 このアクティビティには、 個人の BI と チーム BI の使用シナリオが反映されている場合があります。
    • 多数のユーザー: レポートには、組織全体のさまざまな領域から多数の閲覧者が含まれる場合があります。 コンテンツは広く使用されていますが、実際のビューは散発的で一貫性がない可能性があります。 このアクティビティは、 エンタープライズ BI の使用シナリオを反映している可能性があります。
    • 潜在的な閲覧者と実際の閲覧者: Power BI アプリまたはレポートには、多数の潜在的な閲覧者が存在するようにアクセス許可が割り当てられている可能性があります。 ただし、潜在的な視聴者のごく一部からの実際の使用状況が表示される場合があります。
  • 使用状況分析とクリーンアップを実行するユーザーを決定する: 組織内の コンテンツの所有権と管理 がどのように処理されるかに基づいて、コンテンツのクリーンアップ アクティビティを担当する必要があるユーザーを検討します。

コンテンツクリーンアップ分析の実行方法を計画したら、次に廃止するコンテンツを特定する必要があります。

廃止するコンテンツを特定する

この時点で、定期的なコンテンツクリーンアップ アクティビティを計画し、テナント内のコンテンツを分析する方法に関するいくつかの重要な選択と決定を行いました。 次に、 使用パターン を分析し、廃止する候補のコンテンツを特定します。 通常は、調査する使用量とメンテナンスが少ないコンテンツを見つける必要があります。

疎に使用され、維持されなくなったコンテンツを検索する場合は、次のアクションを検討してください。

  • ビューの分析: レポートやアプリなどのビジュアル アイテムのビューの数に注目する必要があります。
    • 時間枠内の合計ビューで項目を並べ替えます (前のセクションで説明しました)。 未使用のアイテムや、たまにしか使用されないアイテムを見つけることに重点を置く。
    • 時間枠に基づいて最近の使用状況を分析します。
    • 過去の期間と比較して減少傾向を確認します。
  • クエリの分析: セマンティック モデルなどのデータ項目に対して送信されるクエリに焦点を当てる必要があります。
    • 時間枠内のクエリの合計で項目を並べ替えます。 使用されていないコンテンツや、たまにしか使用されないコンテンツを見つけることに重点を置く。
    • 時間枠に基づいて最近の使用状況を分析します。
    • 過去の期間と比較して減少傾向を確認します。
  • 閲覧者を分析する: 場合によっては、時間枠内のコンテンツの閲覧者の合計数が、ビューやクエリと比較されたときに関連する場合があります。
    • 時間枠内の閲覧者の合計数で項目を並べ替えます。
    • コンテンツ作成者、所有者、またはサポート チーム メンバーである閲覧者を除外して、表示専用アクティビティを使用してコンシューマーに集中できるようにします。
    • レポートを 1 回または 2 回だけ使用した閲覧者を除外して、使用状況の傾向への影響を確認します。 これらのユーザーが誤ってレポートを開いた可能性があります。
  • 更新日の分析: データ項目 (セマンティック モデルやデータフローなど) の場合は、コンテンツが最後に更新された時刻を確認します。 最近更新されなかった場合は、データ項目が使用されなくなったという結論がサポートされている可能性があります。
  • コンテンツの更新日を確認する: コンテンツが最後に更新または再発行された時刻を確認すると便利な場合があります。 最近更新されていないコンテンツは、提供終了の準備ができている可能性をサポートしています。
  • ドキュメントを確認する: 使用状況統計データのみに依存する前に、使用可能なドキュメントまたはメタデータを確認してください。
    • コンテンツに存在するドキュメントを見つけます。 レポートには、ターゲットの使用状況と対象ユーザーを文書化するための概要ページが含まれるのが理想的です。 この種の情報は閲覧者に役立ち、コンテンツが不規則に使用される場合に特に役立ちます。
    • 使用可能なメタデータを確認します。 ワークスペースの説明には、目的の使用パターンに関する関連情報が含まれている場合があります。 ワークスペース名には、[Dev] または [Test] サフィックスが含まれている可能性があります。このサフィックスを使用すると、使用が大きく異なる理由が明確になります。
  • コンテンツの所有者と連絡を取る: 廃止する候補アイテムが見つかると、 連絡先 またはその所有者にコンテンツについて問い合わせてください。 使用状況統計データからすぐには明らかではない、予想される使用パターンに関する他の分析情報が得られる場合があります。 場合によっては、将来のニーズを理解するために、主題の専門家やコンテンツの消費者と話す必要がある場合もあります。

ヒント

管理者用の未使用アーティファクト取得 REST APIは、未使用のアイテムを見つける方法の1つです。 ただし、API は過去 30 日間の履歴を検索していることに注意してください。 ほとんどの場合、時間の経過に伴う傾向を分析できるように、より大きな時間枠が必要になります。 詳細については、「 ユーザー アクティビティ データ と テナント インベントリ」を参照してください。

未使用のコンテンツを廃止する準備をする

この時点で、廃止に適した候補であるコンテンツが特定されました。 次に、アーカイブおよび削除する前にいくつかの準備手順を実行する必要があります。

  • 削除するアイテムのスコープを確認する: 先に進む前に、削除する内容が正確に明確になっていることを確認します。 通常、ワークスペース全体または特定の個々の項目 (セマンティック モデルや、それを使用するレポートなど) です。
  • 依存関係の確認: データ系列 を分析し、 影響分析 を実行して、すべての依存関係を考慮していることを確認します。 たとえば、セマンティック モデルが廃止される場合、それに依存するすべてのレポートも廃止されます。
  • コンテンツがアーカイブされる場所を特定する: コンテンツを削除する前に、コンテンツのバックアップまたは アーカイブを作成することが重要です。 そうすれば、後で必要に応じて回復できます。 アーカイブ ストアは、ユーザーが誤ってアーカイブされたコンテンツを見つけて使用しないように、最小限のアクセス許可を持つ安全な場所にする必要があります。 アーカイブを作成するには、いくつかのオプションがあります。 ソース管理 ( Git 統合など) がある場合があります。 または、Power BI サービスから最新のファイルを削除する前に ダウンロード することもできます。 セマンティック モデルのバックアップが用意されている場合もあります。 一般に、コンテンツのライフサイクル中に格納されている 中央リポジトリ (OneDrive または SharePoint ドキュメント ライブラリ、Git リポジトリなど) にコンテンツをアーカイブすることを検討する必要があります。
  • 復旧計画を確認します。コンテンツがアーカイブされる場所を特定したら (前のポイントで説明しました)、コンテンツの回復またはロールバックが必要であることが判明した場合のプロセスを検討します。 たとえば、Fabric 管理者に依頼して、削除されたワークスペースを保持期間中に復元してもらうことができます。 または、作成したアーカイブから特定のアイテムを再発行することもできます。 プロセスに依存できることを確実にできるように、復旧計画のテストを実施します。
  • 承認が必要かどうかを明確にする: コンテンツとプロセスによっては、コンテンツを削除する前に承認が必要になる場合があります。
  • 変更ログを作成する: 後で質問が表示される場合は、削除された内容、削除日時、理由、ユーザーを含むドキュメントを参照すると便利です。
  • 削除を処理するユーザーを確認する: コンテンツの削除を決定したユーザーが、削除を行うのと同じ人物ではない場合があります。 必要なすべてのアクセス許可が付与されていることを確認します。
    • ワークスペースを削除する: ワークスペース全体を削除するには、2 つの方法があります。 それぞれの方法で異なるアクセス許可が必要です。
      • ワークスペース管理者ロールは、削除を処理するユーザーがワークスペース内のすべてのコンテンツへのアクセスを許可されている場合に適しています。
      • ファブリック管理者ロールは、コンテンツへの直接アクセスを必要としないテナント管理者に適しています。 この場合、管理ポータル内から削除が実行されます。
    • 1 つのアイテムを削除する: ワークスペース内から個々のアイテムを削除するには、共同作成者以上のワークスペース ロール が必要です。
  • 削除を実行するタイミングを確認する: コンテンツがアクティブに使用されていないため、削除する日時は関係ありません。 ただし、リスクを最小限に抑えるために、一部の組織には承認された変更期間があります。
  • コンテンツの所有者と通信する: コンテンツがアーカイブおよび削除されることを連絡先または所有者に知らせます。 通常、コンテンツのコンシューマーには、非アクティブなコンテンツに関する通知を受け取る必要はありません。 ユーザー通信が適切な場合もありますが、ユーザーが今後必要になるかどうかわからないため、使用されていないコンテンツを失うことに対して非常に耐性が高い状況に注意してください。

注

コラボレーション ワークスペースを復元するためのリテンション期間は、個人用ワークスペースとは異なる場合があります。 [ ワークスペースの保持期間の定義 ] テナント設定では、コンテンツを削除した後に回復できる期間を制御します。 詳細については、「ワークスペースの リテンション期間」を参照してください。

未使用のコンテンツをアーカイブおよび削除する

この時点で、廃止できるコンテンツを特定し、削除およびアーカイブするための適切な準備手順を実行しました。 この最後の手順では、コンテンツを削除します。 これには、前のセクションで説明した決定と計画に従う必要があります。

  • コンテンツを安全な場所にアーカイブする: コンテンツをバックアップし、必要に応じて復元できるようにする方法がいくつかあります (前のセクションで詳しく説明します)。
  • コンテンツを削除する: 最後の手順では、必要に応じてワークスペース全体または個々のアイテムを削除します (前のセクションで詳しく説明します)。

チェックリスト - コンテンツの削除とアーカイブを計画する場合、主な決定事項とアクションは次のとおりです。

  • コンテンツ クリーンアップ アクティビティの計画: 分析のスコープがテナント レベル、ドメイン レベル、ワークスペース レベルのいずれであるかを決定します。 また、使用状況分析を実行するユーザーについても検討します。
  • 時間枠を決定する: 特定のコンテンツの特性に基づいて、廃止候補を特定するための最適な時間枠を決定します。
  • 利用状況メトリックを選択する: コンテンツ ビューとビューアーに関連する使用状況メトリックがコンテンツにとって最も重要であることを検討します。
  • 分類の作成: 使用パターンを分析するときにコンテンツに一貫してラベルを付けるために使用する分類を決定します。
  • 使用状況の統計情報を分析する: ビュー、クエリ、閲覧者、リフレッシュ、および更新アクティビティを調べます。 データを並べ替え、フィルター処理、分析して、提供終了の候補となるアイテムを検出します。
  • 所有者と通信する: コンテンツの所有者に連絡して、結果を確認するか、予想される使用パターンに関する追加の分析情報を取得します。 管理者とのアーカイブおよび削除活動を必ず調整してください。
  • データ系列を分析し、影響分析を実行する: 依存関係を調査します。 削除するコンテンツのスコープを確認します。
  • コンテンツをアーカイブする方法と場所を決定する: コンテンツのバックアップに使用する方法を決定します。
  • ワークスペースの保持期間を確認する: [ ワークスペースの保持期間の定義 ] テナント設定を表示して、削除されたワークスペースの保持期間が組織内で設定されていることを確認します。
  • 復旧計画を確認してテストします。必要に応じて、アーカイブからコンテンツを回復する方法を計画します。 復旧計画をテストして、信頼性があることを確認します。
  • アクセス許可を確認する: 削除を行うユーザーまたは管理者に必要なアクセス許可が割り当てられていることを確認します。
  • コンテンツをアーカイブする: コンテンツのバックアップを、コンシューマーがアクセスできない安全な場所に保存します。
  • コンテンツを削除する: 必要に応じて、ワークスペース全体または個々のアイテムを削除します。

関連コンテンツ

Power BI の実装に役立つその他の考慮事項、アクション、意思決定基準、および推奨事項については、 Power BI 実装の計画に関する説明を参照してください。