レコード ルーティング タイプ テーブルの概要
[レコード センター サイト] テンプレートの最も重要な機能はレコード ルーティング タイプ テーブルで、サイトはこの機能を使用して、送信するファイルの保存場所を決定します。
レコード ルーティング タイプ テーブルのデータ
Record Manager は、レコード センター サイトを準備するときにレコード ルーティング タイプを作成します。各レコード センターにはレコード ルーティング タイプ テーブルがあり、ここにレコード センターが認識する各レコード ルーティング タイプおよび関連する保存場所が表示されます。各レコード ルーティング タイプについて、Windows SharePoint Services レコード センター Web サービスで必要な情報が、次のようにレコード ルーティング タイプ テーブルに表示されます。
名前 [コントラクト] または [製品仕様] など、レコード ルーティング タイプの名前。
説明 オプション。レコード ルーティング タイプの簡単な説明。
場所 このレコード ルーティング タイプのファイルの保存場所。
エイリアス オプション。1 つのレコード ルーティング タイプに関連付けられる複数のエイリアス。ファイルのレコード ルーティング タイプ名としてのエイリアスと共に送信されたファイルは、レコード ルーティング タイプの場所に保存されます。たとえば、[製品仕様] レコード ルーティング タイプの場合、[仕様] および [機能仕様] をエイリアスとして指定する可能性があります。どちらかのエイリアスで送信されたファイルは、[製品仕様] の場所に保存されます。
1 つのレコード ルーティング タイプに複数のエイリアスを指定する場合、各エイリアスをスラッシュ記号で区切ります (例 : [仕様]/[機能仕様])。
注意
レコード ルーティング タイプ名およびエイリアスは、大文字と小文字を区別しません。
レコード ルーティング タイプの詳細については、「レコード ルーティング タイプ」を参照してください。
レコード ルーティング タイプ テーブルの管理
管理者はレコード センター サイトのホーム ページでレコード ルーティング タイプ テーブルを編集することができます。
また、レコード ルーティング タイプ テーブルは SharePoint リストとして保存され、オブジェクト モデルを使用して操作することができます。たとえば、以下のコードにより、指定されたサイトのレコード ルーティング タイプ テーブルに新しいレコード ルーティング タイプが追加されます。
SPSite site = new SPSite(this.serverUrl + "/" + this.ofsiteName);
SPWeb myWeb = site.OpenWeb();
RecordSeriesCollection recordSeries = new RecordSeriesCollection(myWeb);
RecordSeries recordSeriesEntry;
recordSeriesEntry = recordSeries.Items.Add();
recordSeriesEntry.Properties["Title"] = this.docLibA;
recordSeriesEntry.Properties["Location"] = this.docLibA;
recordSeriesEntry.Update();
送信済みファイルをルーティングする
複数のドキュメント ライブラリが、同一のレコード ルーティング タイプを持つファイルを送信できます。また、各ドキュメント ライブラリが、さまざまなレコード ルーティング タイプを持つファイルを送信できます。レコード ルーティング タイプ テーブルにより、指定されたコンテンツ タイプのファイルは、正しいレコード ルーティング タイプの場所に確実に保存されます。また、Record Manager は、複数のコンテンツ タイプを同じレコード ルーティング タイプ、およびこれによって、同じ保存場所に、マップすることができます。
以下の図では、複数の SharePoint ドキュメント ライブラリがレコード センターにファイルを送信しています。ファイルが送信されると、Office SharePoint Server 2007 は、コンテンツ タイプ名をレコード ルーティング タイプ名として渡します。そして、これらのファイルはレコード センター内の適切な保存場所に突き合わせられます。ある場合には、ドキュメント ライブラリはレコード ルーティング タイプとしての [仕様] でファイルを送信しています。レコード センターは、レコード ルーティング タイプ テーブルを使用して、その [仕様] が実際は [製品仕様] レコード ルーティング タイプのエイリアスであることを突き止め、ファイルを [製品仕様] の保存場所に導くことができます。3 つめのドキュメント ライブラリもレコード ルーティング タイプ [製品仕様] のファイルを送信していますが、今回は [機能仕様] エイリアスを使用しています。
.gif "レコード リポジトリとルーティング テーブルの概要")
注意
Record Manager は、他の SharePoint ドキュメント ライブラリに対してそれらのオーナーによって定義されたコンテンツ タイプとは独立して、レコード センターのレコード ルーティング タイプを定義できますが、Record Manager とドキュメント ライブラリのオーナーが協調して作業するのが最良の方法です。この方法では、作成されたコンテンツ タイプおよびそれらに指定されたメタデータを、レコード ルーティング型およびレコード ルーティング タイプに必要なメタデータと、体系化された論理的な方法で相互に関連付けることができます。
コンテンツ タイプの詳細については、Windows SharePoint Services 3.0 SDK の「コンテンツ タイプ」を参照してください。
無効なレコード ルーティング タイプのファイル
有効なレコード ルーティング タイプ名またはエイリアスを持たないファイルを送信すると、レコード センター サイトが既定のレコード ルーティング型を割り当て、ファイルを既定のレコード ルーティング タイプの適切なドキュメント ライブラリに配置します。既定のレコード ルーティング タイプは Unclassified Documents で、これは [レコード センター サイト] テンプレートに収容されています。ただし、既定のレコード ルーティング タイプを、レコード センターに定義した任意のレコード ルーティング タイプに設定することができます。
既定の場所に配置されたファイルには、元のファイルの URL、送信したユーザーのログイン名、送信されたレコード ルーティング タイプ名など、管理者がファイルの適切な保存場所 を調べたり特定したりするのに役立つ情報が含まれたままです。
既定の場所に指定したメタデータ要件をファイルが満たさない場合、ユーザーが必要なメタデータを指定できるまで、レコード センター サイトはそのファイルを一時的な保存場所に配置します。
レコード ルーティング タイプのメタデータ要件の指定の詳細については、「レコード ルーティング タイプの必須メタデータ」を参照してください。