レコード ルーティング タイプの必須メタデータ
各レコード ルーティング タイプの保存場所は SharePoint ドキュメント ライブラリなので、ドキュメント ライブラリに割り当てる列を定義して、そのレコード ルーティング タイプの必須メタデータを設定します。
ファイルが送信されると、レコード センター サイトはそのレコード ルーティング タイプを特定し、ファイルと共に送信されたメタデータを調べます。ドキュメント ライブラリ プロパティと一致するファイル メタデータ プロパティはすべて共有され、ライブラリ レベルで保存されます。ファイルと共に送信されたメタデータのうちドキュメント ライブラリ プロパティと一致しないものは、fileName.xml という XML ドキュメントに変換されます。ここで、fileName は送信されたファイルの名前です (後のバージョンのファイルが前のバージョンを上書きしないように、元のファイル名に乱数が追加されます)。この XML ドキュメントはドキュメント ライブラリの Properties というサブディレクトリに保存されます。
同様に、レコード センター サイトはファイルの監査履歴を fileName.xml という XML ドキュメントに変換します。ここで、fileName は送信されたファイルの名前です (後のバージョンのファイルが前のバージョンを上書きしないように、元のファイル名に乱数が追加されます)。この XML ドキュメントはドキュメント ライブラリの AuditHistory という別のサブディレクトリに保存されます。
列の作成の詳細については、Windows SharePoint Services 3.0 SDK の「列」を参照してください。
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ファイルに付随するメタデータが不完全な場合は、一時保存場所に置かれます。レコード センター サイトは URL を送信側アプリケーションまたはテクノロジに戻します。これは、ユーザーがファイルの残りの必須メタデータを入力するページの URL です。この URL のアクセスは制御されており、ファイルを送信したユーザーのみがそのメタデータを入力できます。
送信側のテクノロジが Windows SharePoint Services の場合は、以下が実行されます。:
ファイルが手動で送信された場合は、不足している必須メタデータをユーザーが入力し、送信を更新できるように、Windows SharePoint Services はユーザーをその URL に移動させます。
ファイルが自動送信された場合、Windows SharePoint Services はより多くの情報が必要なことを示す XML 構造を返します。この XML 構造には、必須メタデータを入力するためにユーザーが移動する必要がある URL が含まれます。
ファイルは、ユーザーが必須メタデータを入力するまで一時保存場所に置かれます。ユーザーが入力すると、Office SharePoint Server 2007 はファイルを適切なレコード ルーティング タイプの場所に移動します。
一時保存場所に保持ポリシーを適用して、ファイルに必須メタデータがない場合は、保持限度に達したときにファイルが削除されるようにすることができます。
送信されたファイルを Office SharePoint Server 2007 が処理および保存する一連の手順の詳細については、「レコード センターのファイル処理」を参照してください。
ポリシーの詳細については、「情報管理ポリシーの紹介」を参照してください。