サイト ライフサイクル管理を使用して非アクティブなサイトを管理する

Microsoft SharePoint Premium - SharePoint Advanced Management のサイト ライフサイクル管理機能を使用すると、SharePoint 管理センターからテナント全体で非アクティブなサイトを管理できます。

非アクティブなサイト ポリシーの種類

非アクティブなサイト ポリシーを設定して、非アクティブなサイトを自動的に検出し、電子メールでサイト所有者に通知することができます。 所有者は、サイトがまだアクティブであるかどうかを確認できます。 サイト ライフサイクル ポリシーを設定する場合は、シミュレーション ポリシーとアクティブ ポリシーのどちらかを選択できます。 シミュレーション ポリシーは 1 回実行され、設定されたパラメーターに基づいてレポートが生成されます。 失敗した場合は、削除して新しいファイルを作成する必要があります。 シミュレーション ポリシーをアクティブなポリシーに変換することもできます。

アクティブなポリシーは毎月実行され、レポートを生成し、サイトの所有者に通知を送信してサイトの状態を確認します。 特定の月に失敗した場合は、次のスケジュールで再度実行されます。 アクティブなポリシーは、適用アクションを実行するように構成されている場合、サイト所有者または管理者によって認定されていない非アクティブなサイトに対してアクションを適用します。

要件

サイト ライフサイクル管理には、Microsoft SharePoint Premium - SharePoint Advanced Management サブスクリプションが必要です。

非アクティブなサイト ポリシーを作成する

非アクティブなサイト ポリシーを作成するには、[ポリシー] を展開し、SharePoint 管理センターで [サイト ライフサイクル管理] を選択します。

1. [ + ポリシーの作成 ] を選択し、[ 次へ] を選択します。

2. ポリシー スコープ パラメーターを入力し、[ 次へ] を選択します。

   2024 年 11 月のポリシー スコープの更新

   • [ポリシー スコープの設定] 手順で、[ アイテム保持ポリシーとアイテム保持を含むサイトを含める] を選択できるようになりました。
   • この更新の前に、読み取り専用状態またはロック状態の非アクティブなサイトは、ポリシーのスコープから除外されていました。 これで、すべての読み取り専用サイトとロックされたサイトがポリシーのスコープに自動的に含まれます。
   • この更新プログラムの前に、所有者なしの非アクティブなサイトはポリシーのスコープから除外されていました。 2024 年 11 月の時点で、非アクティブな所有者なしのサイトはすべて、ポリシーのスコープに自動的に含まれます。

   

3. ポリシーに名前を付け、説明 (省略可能) を追加し、ポリシー モードを選択します。 [次へ] を選択します。

   2024 年 11 月のパラメーターの更新 - この手順では、次のことができます。

   • サイト所有者またはサイト管理者にメールを送信することを選択します。
   • 3 つの通知の後にサイト所有者または管理者からの応答がない場合は、適用アクションを選択します。
     • 非アクティブなサイトを読み取り専用としてマークします。
     • 非アクティブなサイトを、構成可能な期間 (3、6、9、または 12 か月間) の読み取り専用としてマークし、続いて Microsoft 365 アーカイブを使用してアーカイブします。 非アクティブな SharePoint コンテンツのストレージ ソリューションの詳細については、「 Microsoft 365 アーカイブの概要」を参照してください。

   

4. [完了] を選択します。 これでポリシーが作成され、サイト ライフサイクル管理ダッシュボードから表示および管理できます。

サイト所有者またはサイト管理者への非アクティブなサイト通知

通知は、指定した数か月間サイトが非アクティブな場合に SharePoint サイトの所有者またはサイト管理者に通知します。 サイトを保持するには、通知の受信者が通知メールの [サイトの認定 ] ボタンを選択する必要があります。 認定されると、サイトのライフサイクル管理は、サイトのアクティビティを 1 年間チェックしません。

選択した適用アクションに基づいて非アクティブなサイト ポリシーがどのように動作するかの詳細については、次の表を参照してください。

強制アクション	ポリシーの動作
遊ぶ	サイト所有者またはサイト管理者は、3 か月間、毎月の通知を受け取ります。 この期間を過ぎると、今後 3 か月間通知は送信されません。 サイトが 6 か月後も非アクティブのままである場合は、毎月の通知が再開されます。 ポリシー実行レポートには、非アクティブなサイトがサイト所有者によって非アクションとして一覧表示されます。 このレポートをダウンロードし、未編集としてマークされたサイトを除外できます。
読み取り専用アクセス	サイト所有者またはサイト管理者は、3 か月間、毎月の通知を受け取ります。 通知の受信者がこの期間中にサイトを認定済みとしてマークしない場合、サイトは読み取り専用モードになります。
必須の読み取り専用期間後にサイトをアーカイブする	サイト所有者またはサイト管理者は、3 か月間、毎月の通知を受け取ります。 通知の受信者がこの期間中にサイトを認定済みとしてマークしない場合、サイトは構成された月数の読み取り専用モードになります。 構成された月数が経過すると、サイトは Microsoft 365 Archive を通じてアーカイブされます。 アーカイブは、Microsoft 管理 センターで Microsoft 365 Archive を有効にするテナントの対象となります。

ヒント

非アクティブなサイト ポリシーを作成する前に、サイト所有者によるサイト構成証明を中断する可能性があるサイト アクセス制限ポリシーをチェックします。

読み取り専用モード

読み取り専用の適用アクションで構成された非アクティブなサイト ポリシーは、応答がない場合にサイト所有者またはサイト管理者に通知する追加の通知を送信します。

サイトが読み取り専用モードになると通知が送信されます。

サイトが読み取り専用モードになると、次のバナーがサイトに追加されます。

読み取り専用モードからサイトを削除する

SharePoint 管理センターの読み取り専用モードからサイトを削除するには、[アクティブなサイト] ページに移動し、サイトを選択し、サイト ページ パネルから [ロック解除] を選択します。

サイト所有者は読み取り専用モードからサイトを削除できないため、テナント管理者に連絡して読み取り専用モードを削除する必要があります。

サイトのアーカイブ解除

SharePoint 管理センターでサイトのアーカイブを解除するには、[サイト] を展開し、[アーカイブ済みサイト] を選択します。 アーカイブを解除するサイトを選択し、[ 再アクティブ化] を選択します。

注:

アーカイブされたサイトを再アクティブ化できるのはテナント管理者だけです。

複数の非アクティブなサイト ポリシーによって管理されるサイト

サイトが複数の非アクティブなサイト ポリシーに該当する場合、通知メールは繰り返されません。 非アクティブなサイト ポリシーから過去 30 日以内に通知が送信された場合、サイトは非アクティブのままになり、それ以上の通知は送信されません。 ポリシー実行レポートには、サイトの状態が "別のポリシーによって通知されました" と表示されます。

非アクティブなサイト ポリシーのスコープ

非アクティブなサイト ポリシーのパラメーター (非アクティブな期間、テンプレートの種類、サイト作成ソース、秘密度ラベル、最大 100 個のサイトの除外など) を構成できます。

スコープ内のサイト アクティビティ

非アクティブなサイト ポリシーは、SharePoint と Teams、Viva Engage (旧 Yammer)、Exchange などの接続されたプラットフォーム全体のアクティビティを分析して、サイトの最後のアクティビティを検出します。

プラットフォームの種類	アクティビティ
SharePoint	ファイルの表示、編集されたファイル、内部および外部での共有ファイル、同期されたファイル、表示されたページ、アクセスされたページ
Viva Engage (旧称 Yammer)	投稿されたメッセージ、会話の読み取り、いいねのメッセージ
Teams	すべてのチャネルでチームに投稿されたチャネル メッセージ、Teams とすべてのチャネルにメッセージを投稿し、メッセージに返信し、メッセージにメンションし、メッセージに反応し、緊急メッセージを送信し、会議を実施しました (定期的、アドホック、1 回限り)
Exchange	Exchange メールボックスで受信したメール

スコープ内サイト テンプレート

サイト ライフサイクル管理では、コミュニケーション サイト、クラシック サイト、Teams に接続されたサイト、グループに接続されたサイトのアクティビティが、次のサイト テンプレートの種類で確認されます。

サイトの種類	テンプレートの種類
コミュニケーション サイト	SitePagePublishing#0
クラシック サイト	STS#0、STS#1、STS#2、WIKI#0、BLOG#0、SGS#0、SPS#0、SPSNEWS#0、ENTERWIKI#0、COMMUNITY#0、DEV#0、EXPRESS#0、EHS#1、EHS#2
Teams に接続されたサイト	STS#3 または Group#0
グループ接続サイト	STS#3 または Group#0

スコープ外のサイト

次のサイトはスコープ外と見なされ、サイト アクティビティの検出から除外されます。

• OneDrive サイト
• システム ユーザーによって作成されたサイト
• アプリ カタログ サイト
• ルート サイト
• ホーム サイト
• テナント管理サイト

Reporting

6 か月間非アクティブなサイトは、ポリシー実行レポートに一覧表示されます。 レポートは、.csv ファイルとしてダウンロードでき、サイト所有者によって未対応と見なされるサイトを除外できます。

次の表では、ポリシー実行レポートに含まれる情報について説明します。

列	定義
サイト名	非アクティブなサイトの名前
URL	非アクティブなサイトの URL
Template	非アクティブなサイトのテンプレート
秘密度ラベル	非アクティブなサイトの秘密度ラベル
サイト所有者のメール	非アクティブなサイト アクティビティの電子メール通知を受け取るサイト所有者のアドレスをEmailする
最後のサイト アクティビティ	SharePoint サイトと接続されているワークロード (Exchange、Viva Engage (旧 Yammer)、または Teams) 全体で非アクティブなサイト ポリシーによって検出された最後のアクティビティの日付
作成日	非アクティブなサイトが作成された日付
使用されるストレージ	非アクティブなサイトで使用されるストレージ
アクションの状態	サイトの状態 (1/2/3 の通知の送信、読み取り専用モードのサイト、サイトのアーカイブ)
アイテム保持ポリシーが適用されました	アイテム保持ポリシーがサイトに適用されるかどうか
サイト所有者の数	サイトのサイト所有者の数
サイト管理者の数	サイトのサイト管理者の数
通知の合計数	サイト所有者またはサイト管理者に送信された通知の合計数
適用日	適用アクションが実行された日付 (サイトがアーカイブまたは読み取り専用モードになった日付)
読み取り専用モードの期間	サイトが強制的に読み取り専用状態になっている月数

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