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Microsoft 365 Copilot in Outlook を使用してメールの要約と下書きを行う

完了

Outlook では、Microsoft 365 Copilot in Outlook を使用すると、メールの管理が容易になり、効果的なコミュニケーションに集中できるようになります。 これは、長いメール スレッドを理解し、さまざまな視点を見て、未回答の質問を見つけるのに役立ちます。 Copilot を使用すると、プロンプトを使用してすばやく返信したり、Microsoft 365 のリソースを使用して短いメモを完全なメールに変換したりできます。 また、メッセージのトーンと長さを簡単に調整することもできます。

メール スレッドの要約

Outlook の Copilot では、メール管理を簡素化するように設計された "スレッドの要約" 機能が導入されています。 この機能を使用すると、Outlook は簡潔な箇条書きを提供するか、選択したメール スレッドの全体概要を生成し、閲覧ウィンドウのスレッドの上に表示します。 この設計により、長いメール会話の主なポイントを簡単に把握できます。 さらに、概要には特定の応答へのリンクが含まれるため、スレッドのさまざまな部分にすばやくアクセスできます。

メールの下書き

Outlook の Copilot では、メールの下書き機能も導入されています。これは、メールの下書きをすばやく行うのに役立ちます。 この機能では、自然言語処理を使用して、メッセージのコンテキストに基づいて提案を提供することで、メールを作成するのに役立ちます。 Outlook の Copilot は、入力した情報を使用して、最初からメールを作成するのにも役立ちます。 たとえば、トピックといくつかの箇条書きを指定して、新しいメールを開始できます。 Outlook の Copilot では、この情報を使用して完全なメールの下書きを行います。

下書きを調整するには、応答のトーンまたは長さを調整します。 たとえば、Outlook の Copilot に、メールをよりフォーマルまたはカジュアルにしたり、長くしたり短くしたりするように依頼できます。

Copilot に同じメールの下書きを複数作成させ、それぞれトーンと長さを変えることができます。 その後、Copilot ウィンドウで進む矢印と戻る矢印を選択して、それぞれの下書き間を移動できます。 Copilot は、今どの下書きを使用しているかを示します (2/5 など)。 その際に、進む矢印または戻る矢印を選択することで、現在の下書きから別の下書きへすばやく移動できます。

Copilot の下書きを確認する際には、次の項目に注意することが重要です。

• 冒頭のあいさつ (拝啓/こんにちは/どうもなど) と末尾の補足的な結び (敬具/よろしくお願いいたします/ありがとうございますなど) は特に注意してください。 対象ユーザーと送信するメッセージの種類に適切なトーンとなっていますか? たとえば、まじめなメールまたは専門的な性質を持つメールの場合、あいさつ文に 「どうも」というような挨拶は避けたほうがよい可能性があります。
• メッセージの全体的なトーンに注意してください。 カジュアルすぎたり、フォーマルすぎたり、直接的過ぎたりしていませんか?
• メッセージの長さに注意してください。 短すぎて、メールに必要な本質的な内容が十分に伝えられていませんか? それとも、余計な文章が長々と続くため、受信者に内容が伝わりませんか? また、長さに関しては、対象ユーザーを考慮してください。 通常、マネージャーは、長い段落ではなく、箇条書きで要点を素早く把握できる短いメールを好みます。
• メッセージでは、対象ユーザーから見て単純すぎる、あるいは複雑すぎる言葉で項目を説明していませんか? たとえば、単純な用語で説明されている項目は、対象ユーザーが上級者である場合、軽んじているように受け取られる可能性があります。 たとえば、Copilot が IT プロフェッショナル子メールで初めて VPN について言及する場合、その後に "仮想プライベート ネットワークの略です" というメッセージと続けますか? 逆に、次のようなメールだと受信者が聞き流してしまい、メッセージの重要なポイントを理解できない可能性があります。
  • 複雑すぎるメール。
  • 非技術系の対象ユーザーには技術用語が多すぎるメール。
  • 対象ユーザーが内容に精通していない場合の頭字語の意味を説明していないメール。

Outlook の Copilot には、Copilot ウィンドウで下書きの作成を管理するための次のオプションが用意されています。

• 保持。 [Copilot] ウィンドウで [保持] ボタンを選択すると、Copilot は現在の下書き (2/5 など) を Outlook メール フォームのメッセージ本文にコピーします。 その際、Outlook は Copilot ウィンドウを閉じ、すべての Copilot の下書きを削除します。 Copilot を閉じると、メール メッセージを送信または編集できます。 Copilot で作業しているときは、Copilot が作成した下書きを手動で編集したり、Copilot の下書きを送信したりすることはできません。 下書きを編集できるのは Copilot だけです。Copilot は、プロンプトでの変更要求、[トーン] または [長さ] の設定を変更した場合、またはまったく新しい下書きを再作成するように要求した場合にのみ下書きを編集します。 下書きを編集したり、メールを送信したりする前に、メールの実際の本文に変換する必要があります。 下書きを保存すると、Copilot が閉じられ、他のすべての下書きが削除されます。
• 破棄。 [Copilot] ウィンドウで [破棄] ボタンを選択すると、Outlook はメール フォームを開いたままにして、[宛先]、[CC]、[件名] の行をそのまま残しますが、[Copilot による書き換え] ウィンドウを閉じ、すべての Copilot 下書きを削除します。 メールにファイルを添付した場合は、添付されたままになります。
• 再生成。 [再生成] ボタンをクリックすると、選択した下書きのトーンと長さに問題がなく、Copilot で変更を加える必要がない場合に、新しい下書きを作成します。 たとえば、5 つの下書きのうちの下書き 2 のトーンと長さが気に入ったとします。 しかし、Copilot がメッセージを改善できるかどうかを確認したい場合は、[再生成] ボタンを選択します。 Copilot は下書き 6 作成します。これは下書き 2 のトーンと長さに基づいています。 Copilot が新しい草稿を作成するたびにメッセージの本文がどのように変更されるかを確認するために、[再生成] ボタンを連続して複数回選択することもできます。

Copilot では、次のオプションを使用してメールのワークフローを管理することもできます。

• 生成。 Copilot に最初のメール下書きを作成させる場合、または下書きのトーンや長さの設定を変更した後に、[生成] ボタンを選択します。
• 送信 (矢印) アイコン。 Copilot に下書きを更新するよう求めるプロンプトを入力した場合、プロンプト フィールドの最後に表示される矢印アイコンを選択して要求を送信する必要があります。 たとえば、Copilot にあいさつ文や補足的な結び、下書き本文の変更をしてもらうことができます。 プロンプトを送信すると、Copilot はまったく新しい下書きを作成しますが、下書きのテキストは再生成されません。 その代わり、要求された変更を現在の下書きに適用し、その他の下書き部分はそのままにします。 たとえば、3 つの下書きのうち、下書き 2 を使用しているとします。 この下書きは気に入っていますが、あいさつは気に入っていません。 そこで、Copilot にあいさつ文の変更を求めるプロンプトを入力します。 次に、プロンプト フィールドの最後にある [送信] (矢印) アイコンを選択して、この要求を送信します。 要求の送信後、Copilot は下書き 4 を作成します (そのため、Copilot ウィンドウに 4/4 が表示されます)。 下書き 4 は下書き 2 とまったく同じですが、要求した唯一の変更であるため、あいさつが新しいものになっています。
• 破棄 (ごみ箱) アイコン。 この機能は、メールの上部に表示される Outlook 標準の [破棄] アイコンです。 [破棄] アイコンを [Copilot] ウィンドウの [破棄] ボタンと間違えないでください。 このごみ箱アイコンを選択して破棄することを確認すると、Outlook はメール フォーム全体を削除して閉じます。 すべての Copilot の下書きが削除され、Copilot ウィンドウが閉じられ、Outlook のメール フォームが閉じられます。

メールの指導を受ける

Copilot in Outlook を使用すると、メール の指導により、より効果的なメールを作成できます。 お使いの高度な AI アシスタントは、メールを分析し、よりスムーズなコミュニケーションを実現するために、トーン、センチメント、明確さの調整を提案します。

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