チェックインリマインダー、通知、テンプレートを構成する

通常のチェックインは、有効な OKR 実装の重要な部分です。 OKR は密接に連携しているため、定期的に更新されない場合は不正確さが反映されます。 このような不正確さを避けるために、チームに優しいリマインダーを送信して OKR をチェックインすると便利です。 チームやユーザーにチェックインを促すケイデンスを設定することは、チェックイン のリズムと呼ばれます。

定期的にチェックインするようにチームに通知します。 既定では、Viva ゴールは毎週月曜日の午前 9 時にユーザーのタイム ゾーン内のすべてのチーム メンバーに通知を送信しますが、通知はビジネス ニーズに合わせてカスタマイズできます。

チェックイン のリズムを設定する

管理ダッシュボードの [通知] タブでは、次の設定を行うことができます。

• 頻度 (1 週間、2 週間、または 3 週間ごと、または最初の週、2 週目、3 週目、4 週目、または先週の月単位)

• 通知が送信される日数

• 通知が送信される時刻

• 過去 X 日間にチェックインがあった OKR の通知を無効にする (日数を選択)

チーム所有者は、チームに報告するサブチームが独自のチェックイン リズムを設定できるか、親チームのケイデンスに従う必要があるかを制御できます。 設定するケイデンスをレポート チームにカスケードするか、チームのみに限定するかを決定できます。

たとえば、参謀長は、毎週月曜日の午前 9 時 PST にチームに属するユーザーに通知する間隔を設定します。 組織内のマーケティング、製品、販売、エンジニアリング、カスタマー サクセスなどの部門で同じリズムを設定できます。 設定すると、これらのチームに属するすべてのユーザーは、毎週月曜日の午前 9 時 PST にチェックインの通知を受け取ります。

組織管理者は、自分に報告するチームが独自のチェックイン リズムを設定できるか、親チームのケイデンスに従う必要があるかを制御できます。 前述の状況は、親チームのケイデンスに従ったサブチームの典型的な例です。

ケイデンスのケイデンスとカスケードを決定する 2 つのオプションは次のとおりです。

• チームがいつでもリズムを変更できるようにする

• 保存する場合は、このスケジュールをチームに適用します

注:

これらのオプションは、必要に応じてチェック ボックスです。

チェックイン のリズムを設定するために、これらの構成の使用方法をよりよく理解するために、次のシナリオを検討しましょう。

• 首席補佐官は、最初の金曜日の午前9時に毎月通知を受け取るために、People Operations 部門のケイデンスを設定していると言います。 参謀長は、サブチームに報告するサブチームが引き続き独自のケイデンス (できれば週単位) を持ち続けてほしいと考えています。 そのため、このケイデンスをレポート チームにカスケードせず、各チームが独自のチェックイン リズムを設定できるようになります。

  

• マーケティング責任者は、マーケティング チームが毎週月曜日の午前 9 時 PST に 2 週間に 1 回通知を受け取るための隔週の間隔を設定しています。 マーケティング責任者は、レポート チーム (たとえば、Product Marketing、Demand Generation、Customer Marketing) に独自のケイデンスを設定することを望んでいますが、マーケティング チームと同じ間隔で開始することを強くお勧めします。 この場合、ケイデンスはチームをカスケードダウンします。ただし、チームはいつでもこのスケジュールを変更できます。

  

• セールス担当副社長は、彼らのチームが毎週のチェックインケイデンスを持っていることを望み、毎週水曜日の午前9時に通知を受け取るリズムを設定しています PST. 全員が同じページ上にいられるように、各サブチームが独自のケイデンスを持つのではなく、すべてのサブチームが同じ間隔に従うことを望んでいます。 したがって、彼らはケイデンスを設定し、それをすべてのレポート チームにカスケードし、このリズムを変えさせません。

  

チーム所有者は、管理 > チームの設定で、部署とチームのリマインダー用のカスタム ケイデンスを作成できます。 これらのケイデンスは、組織レベルのケイデンスとは異なる場合があります。

チームが親チームのチェックイン リズムに従う必要がある場合、チーム所有者はスケジュールを変更できません。

1 人または複数の所有者のチェックイン

1 人または複数の所有者を持つ OKR の場合は、組織内のどのユーザーが "チェックインの責任" 機能を使用するかを決定できます。 チェックイン所有者は、OKR (手動チェックイン) をチェックインし、OKR (自動チェックインの場合) にデータ リンクを設定できます。 このユーザーは、チェックインリマインダーを受け取っています。 複数の所有者の場合、これにより、すべての所有者がリマインダーを受信できなくなります。 "チェックイン責任のある所有者" として設定されたユーザーのみがリマインダーを受け取ります。

チェックインの責任を割り当てる手順

1. Viva ゴールにサインインし、上部パネルの [+] ボタンを選択して新しい OKR を作成します。

2. 目的/キー結果を入力し、別の個人と共有する場合は、[所有者] オプションから所有者を選択します。 ここでは、OKR に複数の所有者を割り当てることができます。

3. 所有者を割り当てたら、チェックインを担当するユーザーを [チェックインの責任者] から選択します。 リスト。

4. 選択すると、ユーザーはチェックインリマインダーの受信を開始します。

注:

既定では、所有者 (複数の所有者の場合は最初の所有者) がチェックインの責任者として設定され、ユーザーは必要でない限り明示的に選択する必要はありません。

チームのチェックイン ノート テンプレートを設定する

各チェックインには、ゴールの進捗状況を定性的に説明したチェックインノートが含まれています。 これらのメモは、リーダーが目標の進捗状況の背後にあるコンテキストと、現在の状態の理由 (オントラック、ビハインド、リスク時など) を理解するのに役立ちます。

チェックインノートに関する一般的な問題は、すべて異なる形式であるということです。 これにより、マネージャーはチームの進捗状況をすばやく理解するのが難しくなります。 チェックイン ノート テンプレートを作成すると、チームのすべてのチェックインの形式を指定することで、この問題が解決されます。

チーム所有者の場合は、次の手順を実行してチェックイン テンプレートを設定できます。

1. チームに移動し、[...] を選択します。>チーム設定。

2. [チェックイン] タブ で 、[ チェックイン ノート テンプレート ] スライダーを有効にします。

3. Viva ゴールには既定のテンプレートが用意されていますが、プリフェンスに編集できます。 [保存] を選択します。

これで、目標がチェックインされるたびに、ユーザーに推奨されるテンプレートが表示されます。

目標が複数のチームに属している場合、ユーザーには、目標に適用できるすべてのテンプレートを含むドロップダウンが表示され、テンプレートの中から選択できます。

FAQ

1. 複数所有の OKR に対してナッジを受け取るユーザーを設定する方法

   1. 複数の所有者を持つ OKR の場合、ナッジ通知はチェックイン所有者にのみ送信されます。

      1. たとえば、Marketing VP と Product VP は、この OKR を共同所有していますが、Product VP はチェックイン所有者として設定されています。

      

      2. [ナッジ] をクリックするとモーダルが開き、この OKR のチェックイン所有者として製品所有者に通知されます。

      

2. コメントの通知

   1. Viva ゴールを使用すると、OKR とチェックインに関するコメントを追加して、関係者と対話できます。 を使用 @mention して、特定のユーザーにタグを付けることもできます。 ユーザーは、次の場合にコメントの通知を受け取ります。
      1. OKR にコメントを追加すると、自分が所有する
      2. ユーザーがコメントに記載されている

3. チェックインリマインダーを有効にしましたが、送信されていません。 どのように解決できますか?

   1. チェックインリマインダーは、次の条件では送信されません。
      • OKR 承認ワークフローが有効になっていて、OKR の状態が計画中の場合。 下書き OKR のアラームはトリガーされません。 OKR が計画から他のステージに移行した場合にのみ、アラームがトリガーされます。
      • 統合によって進行状況が更新されるか、子 OKR からロールアップされる OKR の場合。 進行状況が手動で更新される OKR に対してのみアラームをトリガーします。
      • チェックイン所有者ではないすべてのユーザーに対して。 チェックインの所有者のみがリマインダーを受け取ります。 これは、他のユーザーに余分な "ノイズ" が生じないようにするためです。
      • 開始日が今日の日付より後の OKR の場合。
      • [過去 x 日以内に更新されたプロジェクト & OKR を含めないでください] 設定が有効になっている OKR の場合。
      • 期間がアーカイブされる OKR の場合。