チェックインアラーム、通知、テンプレートを構成する
通常のチェックインは、効果的な OKR 実装の重要な部分です。 OKR は密接に連携しているため、定期的に更新されない場合は不正確さが反映されます。 このような不正確さを回避するには、チームに優しいリマインダーを送信して、OKR にチェックすることをお勧めします。 チームやユーザーにチェックインを促すケイデンスを設定することは、チェックイン リズムと呼ばれます。
通知は、定期的にチェックするようにチームに通知します。 既定では、Viva Goalsは、毎週月曜日の午前 9 時にユーザーのタイム ゾーン内のすべてのチーム メンバーに通知を送信しますが、通知はビジネス ニーズに合わせてカスタマイズできます。
管理 ダッシュボードの [通知] タブで、次の設定を行うことができます。
頻度 (1 週間、2 週間、または 3 週間ごと、または最初の週、2 週目、3 週目、4 週目、または先週の月単位)
通知が送信される日数
通知が送信される時刻
過去 X 日間にチェックインがあった OKR の通知を無効にする (日数を選択)
チーム所有者は、チームに報告するサブチームが独自のチェックリズムを設定できるか、または親チームのリズムに従う必要があるかを制御できます。 設定するケイデンスをレポート チームにカスケードするか、チームのみに限定するかを決定できます。
たとえば、参謀長は、毎週月曜日の午前 9 時 PST にチームに属するユーザーに通知する間隔を設定します。 organizationでは、マーケティング、製品、販売、エンジニアリング、カスタマー サクセスなどの部門で同じリズムを設定できます。 設定すると、これらのチームに属するすべてのユーザーは、毎週月曜日の午前 9 時 PST にチェックインの通知を受け取ります。
組織管理は、報告するチームが独自のチェックリズムを設定できるか、親チームのリズムに従う必要があるかを制御できます。 前述の状況は、親チームのケイデンスに従ったサブチームの典型的な例です。
ケイデンスのケイデンスとカスケードを決定する 2 つのオプションは次のとおりです。
チームがいつでもリズムを変更できるようにする
保存する場合は、このスケジュールをチームに適用します
注意
これらのオプションはチェックボックスで、必要に応じてチェックを入れておきます。
これらの構成の使用方法を理解し、チェックイン リズムを設定するには、次のシナリオを検討しましょう。
首席補佐官と言う部門長は、People運用部門が毎月午前 9 時 PST の最初の金曜日に通知を受け取る予定です。 参謀長は、サブチームに報告するサブチームが引き続き独自のケイデンス (できれば週単位) を持ち続けてほしいと考えています。 そのため、このケイデンスをレポート チームにカスケードせず、各チームが独自のチェックイン リズムを設定できるようになります。
マーケティング責任者は、マーケティング チームが毎週月曜日の午前 9 時 PST に 2 週間に 1 回通知を受け取るための隔週の間隔を設定しています。 マーケティング責任者は、レポート チーム (たとえば、Product Marketing、Demand Generation、Customer Marketing) に独自のケイデンスを設定することを望んでいますが、マーケティング チームと同じ間隔で開始することを強くお勧めします。 この場合、ケイデンスはチームをカスケードダウンします。ただし、チームはいつでもこのスケジュールを変更できます。
セールス担当副社長は、チームが毎週のチェックのケイデンスを持っていることを望み、毎週水曜日の午前9時 PST に通知を受け取るリズムを設定しています。 全員が同じページ上にいられるように、各サブチームが独自のケイデンスを持つのではなく、すべてのサブチームが同じ間隔に従うことを望んでいます。 したがって、彼らはケイデンスを設定し、それをすべてのレポート チームにカスケードし、このリズムを変えさせません。
チーム所有者は、管理 > チーム設定で、部署とチームのリマインダーのカスタム 周期を作成できます。 これらのケイデンスは、organizationレベルのケイデンスとは異なる場合があります。
チームが親チームのチェックリズムに従う必要がある場合、チーム所有者はスケジュールを変更できません。
1 人または複数の所有者を持つ OKR の場合は、チェックインで "チェック の責任" 機能を使用するorganization内のユーザーを決定できます。 チェックの所有者は、OKR (手動チェックイン) でチェックし、OKR にデータ リンクを設定できます (自動チェックインの場合)。 このユーザーは、チェックインアラームを受信しています。 複数の所有者の場合、これにより、すべての所有者がリマインダーを受信できなくなります。 "チェック責任のある所有者" として設定されたユーザーのみがリマインダーを受け取ります。
Viva Goalsにサインインし、上部のパネルの [+] ボタンを選択して新しい OKR を作成します。
目的/キー結果を入力し、別の個人と共有する場合は、[所有者] オプションから所有者を選択します。 ここでは、OKR に複数の所有者を割り当てることができます。
所有者を割り当てたら、[チェックインの作成を担当するユーザー] からチェックインを作成するユーザーを選択します。 リスト。
選択すると、ユーザーはチェックインアラームの受信を開始します。
注意
既定では、所有者 (複数の所有者の場合は最初の所有者) がチェックの責任者として設定され、ユーザーは必要でない限り明示的に選択する必要はありません。
各チェックには、目標に対する進捗状況の定性的な説明であるチェックノートが含まれています。 これらのメモは、リーダーが目標の進捗状況の背後にあるコンテキストと、現在の状態の理由 (オントラック、ビハインド、リスク時など) を理解するのに役立ちます。
チェックノートの一般的な問題は、すべての形式が異なっていることです。 これにより、マネージャーはチームの進捗状況をすばやく理解するのが難しくなります。 チェックイン ノート テンプレートを作成すると、チームのすべてのチェックインの形式を指定することで、この問題が解決されます。
チーム所有者の場合は、次の手順を実行してチェックテンプレートを設定できます。
チームに移動し、[...>] を選択しますチーム設定。
[チェックイン] タブ で 、[ チェックイン ノート テンプレート ] スライダーを有効にします。
Viva Goalsは既定のテンプレートを提供しますが、設定に合わせて編集できます。 [保存] を選択します。
これで、目標がチェックインされるたびに、ユーザーに推奨されるテンプレートが表示されます。
目標が複数のチームに属している場合、ユーザーには、目標に適用できるすべてのテンプレートを含むドロップダウンが表示され、テンプレートの中から選択できます。
複数所有の OKR に対してナッジを受け取るユーザーを設定する方法
コメントの通知
- Viva Goalsを使用すると、OKR とチェックインに関するコメントを追加して、関係者と対話できます。
@mentionを使用して、特定のユーザーにタグを付けることもできます。 ユーザーは、次の場合にコメントの通知を受け取ります。
- OKR にコメントを追加すると、自分が所有する
- ユーザーがコメントに記載されている場合
- Viva Goalsを使用すると、OKR とチェックインに関するコメントを追加して、関係者と対話できます。
@mentionを使用して、特定のユーザーにタグを付けることもできます。 ユーザーは、次の場合にコメントの通知を受け取ります。
チェックインリマインダーを有効にしましたが、送信されていません。 どのように解決できますか?
- チェックインリマインダーは、次の条件では送信されません。
- OKR 承認ワークフローが有効になっていて、OKR の状態が計画中の場合。 下書き OKR のアラームはトリガーされません。 OKR が計画から他のステージに移行した場合にのみ、
- チェックインリマインダーは、次の条件では送信されません。