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Microsoft 365 내의 데이터에 대한 주체 권한 요청 워크플로

  • 아티클

참고

이 문서에서는 조직의 Microsoft 365 환경 내에서 데이터에 대한 주체 권한 요청을 이행하기 위한 지침을 제공합니다. Microsoft 365 이외의 데이터에 대한 주체 권한 요청에 대해 알아보려면 Microsoft 365(미리 보기) 이외의 데이터에 대한 주체 권한 요청에 대해 알아보기에서 시작하세요.

Microsoft 365 내의 데이터에 대한 주체 권한 요청은 자동화 및 강력한 워크플로 도구를 통합하여 요청 처리의 각 단계에서 도움을 줍니다. 시스템에서 요청을 만든 후에는 데이터 식별 및 수집 작업을 수행하고 공동 작업 분석을 용이하게 하는 도구를 제공합니다.

요청을 만들 때 제공하는 정보는 조직의 Microsoft 365 환경에서 데이터 주체에 대한 일치 항목을 찾는 데 사용됩니다. 일치하는 항목은 사용자가 검토하고, 포함할 항목을 선택하고, 필요에 따라 정보를 수정할 수 있도록 준수됩니다. 여러 사용자가 주체 권한 요청 인터페이스 내에서 이러한 단계에 대해 공동 작업할 수 있습니다. 각 요청의 세부 정보 페이지는 진행률 단계의 상태와 수행할 다음 단계에 대한 지침을 제공합니다.

주요 기능

데이터 평가 즉시 시작

Priva는 Microsoft 365의 기본 기능을 사용하여 조직의 데이터에서 개인 데이터 형식을 식별합니다. 요청을 만드는 즉시 솔루션은 데이터 주체의 개인 데이터가 포함된 파일, 이메일, 사이트 및 채팅을 식별하는 작업을 즉시 수행합니다. 콘텐츠 항목은 데이터 양에 따라 몇 시간 이내에 검색됩니다. 대량을 찾을 것으로 예상되는 경우 데이터를 수집하기 전에 검색 매개 변수를 구체화할 수 있는 기회를 제공합니다.

검토할 콘텐츠의 우선 순위 지정에 대한 도움말

데이터 주체의 요청에 대해 수집된 대량의 데이터를 검토해야 할 수 있습니다. 각 요청의 세부 정보 화면에 대한 인사이트를 제공하고 검토를 위해 우선 순위를 지정할 항목을 제안합니다. 우선 순위 항목에는 기밀일 수 있는 파일 또는 둘 이상의 개인 데이터가 포함된 항목이 포함됩니다. 이러한 항목은 수정 또는 기타 특별한 처리 고려 사항이 필요할 수 있는 콘텐츠를 강조 표시합니다.

데이터 검토를 용이하게 하는 기본 제공 Teams 공동 작업 및 편집 도구

요청을 만드는 즉시 해당 요청에 대해 전용 Teams 채널이 자동으로 설정됩니다. 관련 이해 관계자를 요청 협력자로 추가하면 검색된 항목에 대한 분석 및 결정을 내릴 수 있도록 채팅에 초대됩니다. 요청 내에서 기본 제공 편집 도구를 사용하여 협력자는 항목 목록 옆에 있는 검토 화면에서 파일을 표시할 수 있습니다. 특정 콘텐츠에 추가 후속 작업이 필요한 경우 조직에서 정의한 태그를 적용하여 항목을 식별하고 나중에 작업을 수행할 수 있습니다.

자동으로 생성된 보고서

데이터를 검토하고 요청에 포함할 항목을 결정한 후에는 보고서를 생성합니다. 보고서에는 데이터 주체에 보낼 관련 데이터 패키지, 감사 로그 및 태그가 지정된 파일의 요약이 포함되므로 필요한 후속 작업을 완료할 수 있습니다.

주체 요청 전략 확장 및 통합

기본 제공 Power Automate 템플릿 중 하나를 사용하여 일정 미리 알림 설정 또는 ServiceNow에서 요청 레코드 만들기와 같은 일반적인 작업에 대한 흐름을 설정하여 자동화 기능을 확장합니다. Microsoft 365 주체 권한 요청 API를 사용하여 기존 주체 권한 전략에 자동화를 도입할 수도 있습니다.

요청에 대한 진행 단계

각 요청은 여러 단계를 진행합니다. 일부 스테이지는 자동으로 진행되며 다른 단계는 파일 검토와 같은 특정 단계가 완료된 후 수동으로 진행됩니다.

  • 데이터 추정: 데이터를 검색하기 전에 Priva는 찾을 것으로 예상되는 데이터의 양을 예측합니다. 데이터 양에 따라 요청이 데이터 검색의 다음 단계로 자동으로 이동하거나 이동하지 않을 수 있습니다. 데이터를 수집하기 전에 예상 단계에서 일시 중지하도록 요청을 설정할 수 있습니다. 자세한 내용은 데이터 예측 및 검색을 참조하세요.

  • 데이터 검색: 모든 파일, 이메일, 채팅, 이미지 및 기타 콘텐츠 항목을 함께 가져옵니다. 이 단계가 완료되면 요청이 자동으로 데이터 검토의 다음 단계로 이동합니다. 데이터 예측 및 검색에 대해 자세히 알아보세요.

  • 데이터 검토: 협력자는 수집된 모든 데이터를 검토하고, 요청과 관련된 데이터를 결정하고, 콘텐츠 수정 및 사례 노트 추가와 같은 작업을 수행합니다. 주체 권한 요청에 대한 데이터 검토에 대해 자세히 알아봅니다. 데이터 검토를 마친 후 보고서를 생성하기 위해 다음 단계로 수동으로 진행합니다.

    참고

    삭제 요청에는 검토 데이터 단계에서 추가 승인 하위 단계가 포함됩니다. 삭제 요청 만들기 및 관리에서 세부 정보를 참조하세요.

  • 보고서 생성: 데이터 검토가 완료되면 사용자가 수동으로 이 단계로 이동합니다. Priva는 데이터 주체와 공유할 데이터 패키지와 조직의 레코드에 대한 내부 보고서를 포함하는 최종 보고서를 생성합니다. 보고서 생성에 대해 자세히 알아봅니다.

  • 요청 닫기: 모든 작업이 완료되면 요청을 닫아 완료된 것으로 간주됨을 나타냅니다. 요청을 처리하고 닫을 수 있도록 보고서를 생성하는 방법에 대해 자세히 알아봅니다.

요청 세부 정보 페이지 이해

사용 중인 포털에 따라 다음 위치 중 하나로 이동하여 요청의 세부 정보 페이지를 엽니다.

  • Microsoft Priva 포털(미리 보기)에 로그인하고 주체 권한 요청을 선택합니다. 왼쪽 탐색의 Microsoft 365 내 데이터에서Microsoft 365 요청을 선택한 다음, 목록에서 요청을 선택하여 세부 정보 페이지를 엽니다.

  • Microsoft Purview 규정 준수 포털에 로그인하고 왼쪽 탐색에서 주체 권한 요청을 선택합니다. 목록에서 요청 이름을 선택하여 세부 정보 페이지를 엽니다.

요청 세부 정보 페이지에서는 요청의 속성, 검색 결과 및 요청 상태에 대한 세부 정보를 제공합니다. 세부 정보 페이지는 찾은 파일을 관리하고, 보고서 및 내보내기를 만들고, 요청을 완료하기 위해 작업하고 공동 작업할 허브입니다. 페이지의 각 탭에 있는 내용에 대한 세부 정보를 찾습니다.

개요 탭

요청 세부 정보 페이지의 개요 탭에는 요청에 대한 세부 정보, 현재 단계를 보여 주는 진행률 표시기 및 찾은 데이터에 대한 주요 정보가 제공됩니다. 이 페이지에는 아래에 설명된 개별 상태 카드가 있습니다.

세부 정보

세부 정보 카드는 마감일, 생성 날짜, 설명 및 관련 개인 정보 보호 규정과 같은 요청에 대한 방향을 지정하는 기본 정보를 표시합니다.

진행률

진행률 카드는 프로세스의 각 단계를 나열합니다. 데이터 예상, 데이터 검색, 데이터 검토, 보고서 생성 및 요청 닫기. 단계 옆에 채워진 파란색 원은 현재 진행 중인 단계를 나타냅니다. 파란색 원 안의 확인 표시는 단계가 완료됨을 의미합니다. 비어 있는 원은 단계가 아직 시작되지 않았음을 의미합니다.

데이터 예상 요약

데이터 예상 요약 카드는 데이터 예상 단계에서 요청이 일시 중지되면 표시됩니다. 검색할 것으로 예상되는 항목의 위치와 수를 표시합니다.

찾은 총 항목 수

찾은 총 항목 수 카드에는 Microsoft 365에서 찾은 콘텐츠 항목 수와 해당 위치가 표시됩니다.

검토할 우선 순위 항목

검토할 우선 순위 항목 타일에는 데이터 검토를 시작할 때 우선 순위를 지정할 수 있는 항목이 표시됩니다. 타일에는 다음 범주에 속하는 항목 수가 표시됩니다.

  • 기밀: 이러한 항목에는 민감도 레이블이 적용됩니다. 예를 들어 "매우 기밀" 레이블이 있는 Word 문서입니다.
  • 다중 사용자 데이터: 이러한 항목에는 두 명 이상의 개인 데이터가 포함됩니다. 이러한 항목을 최종 데이터 패키지의 일부로 포함하려면 파일의 관련 없는 데이터를 수정해야 합니다. Priva가 다중 사용자 데이터가 있는 항목을 식별하려면 조직에서 주체 권한 요청에 대한 데이터 일치를 설정해야 합니다.
  • 레코드: 이러한 항목에는 보존 레이블 이 적용됩니다. 이러한 항목을 삭제 요청의 일부로 포함하는 경우 삭제 워크플로의 일부로 삭제되지 않습니다.

우선 순위 항목을 찾는 방법:

먼저 아래 단계에 따라 데이터 수집 항목 테이블에서 해당 항목에 대한 보기를 사용하도록 설정했는지 확인합니다.

  • 수집된 데이터 탭의 항목 목록 맨 위에 있는 열 사용자 지정을 선택합니다.
  • 열 편집 플라이아웃 창에서 우선 순위 유형 옆에 검사를 배치합니다.
  • 적용을 선택합니다. 이제 항목 목록에 우선 순위 형식 열이 있습니다.

이제 우선 순위 항목을 식별하고 우선 순위 형식 열을 정렬하여 유사한 형식을 그룹화하여 찾을 수 있습니다.

수집된 데이터 탭

검색 설정과 일치하는 모든 항목이 식별되면 수집된 데이터 탭에 수집되어 표시됩니다. 항목 목록 옆에는 각 항목을 검토하고, 수정하고, 항목을 포함 또는 제외로 표시하기 위한 미리 보기 화면이 있습니다. 데이터 검토 및 공동 작업 단계에 대한 자세한 내용을 읽어보세요.

노트 탭

메모 탭을 사용하면 공동 작업자가 요청에 대해 수행된 작업에 대한 메모를 입력할 수 있습니다. 이러한 노트는 요청에 대해 작업하는 모든 사용자에게 표시되지만 최종 보고서에 포함되거나 데이터 주체와 공유되지 않습니다.

협력자 탭

협력자 탭에는 수집된 데이터에 대해 공동 작업하도록 초대된 모든 사용자와 요청에 대한 연결된 Teams 채널이 표시됩니다. 요청의 작성자는 자동으로 공동 작업자로 나열됩니다. 공동 작업자 추가 명령을 선택하고 사용자의 이름을 입력하여 목록에서 새 협력자를 선택합니다. 데이터 검토를 위한 공동 작업에 대한 자세한 내용을 알아봅니다.

보고서 탭

보고서 탭에는 생성된 보고서 스테이지로 진행할 때 자동으로 생성되는 모든 보고서가 표시됩니다. 보고서는 데이터 주체와 공유할 보고서와 조직의 내부 사용을 위한 보고서라는 두 가지 범주로 구분됩니다. 보고서 작업에 대한 세부 정보를 가져옵니다.

기록 탭

기록 탭에는 포함, 제외, 수정 및 태그가 지정된 항목 수에 대한 진행 단계 변경 내용 및 집계를 포함하여 요청에 대한 최상위 이벤트가 요약되어 있습니다.

다음 단계

주 체 권한 요청 만들기를 방문하여 첫 번째 요청으로 명시하는 방법을 알아봅니다.

Microsoft Priva 법적 고지 사항