Pardavimo įrašų PDF eksportavimas

Bendrinkite pardavimo įrašus su klientais profesionaliu, tik skaitomu PDF formatu, sukurtu naudojant standartinius "Word" šablonus.

Licencijos ir vaidmens reikalavimai

Reikalavimo rūšis	Jūs privalote turėti
Licencija	Dynamics 365 "Sales Premium", "Dynamics 365 Sales Enterprise" arba Dynamics 365 Sales Professional Daugiau informacijos: Dynamics 365 Pardavimo kainodara
Saugos vaidmenys	Bet koks pagrindinis pardavimo vaidmuo, pvz., pardavėjas arba pardavimo vadybininkas Daugiau informacijos: Pagrindiniai pardavimo vaidmenys

Būtinosios sąlygos

Jūsų administratorius privalo:

• Įgalinti PDF generavimą iš pardavimo įrašų.
• Įsitikinkite, kad yra objektų, kurių PDF failus norite generuoti, žodžių šablonai. Iš anksto parengti šablonai galimi objektams Klientas, Galimybė, Užsakymas, Pasiūlymas ir Sąskaita faktūra. Norėdami įgalinti PDF generavimą kitiems objektams, jūsų administratorius turi sukurti naujus žodžių šablonus.

Eksportuoti į PDF

Naudodamiesi PDF generavimo galimybe kurkite ir bendrinkite su klientais skirtus tik skaityti, profesionalios išvaizdos PDF failus, skirtus „Dynamics 365” įrašams. PDF failas generuojamas naudojant standartinį „Word” šabloną iš jūsų organizacijos. Galite kurti įrašų PDF failus iš šių objektų: klientas, kontaktas, potencialus klientas, galimybė, užsakymas, pasiūlymas, sąskaita faktūra tiek žiniatinklio, tiek mobiliosiose programose.

Svarbu

Pasirinktinių objektų įrašų PDF kūrimas palaikomas tik žiniatinklio programoje.

1. Atidarykite įrašą, kurį norite eksportuoti kaip PDF. Pavyzdžiui, jei norite sukurti pasiūlymo PDF failą, atidarykite pasiūlymo įrašą.

2. Komandų juostoje pasirinkite Eksportuoti į PDF.

   Pastaba.

   Jei nematote parinkties Eksportuoti į PDF , susisiekite su administratoriumi, kad įgalintumėte objekto PDF rinkmenos generavimą.

   Pasirodo dialogo langas Eksportuoti į PDF .

   

   Rodoma peržiūra, pagrįsta pasirinktu šablonu, o PDF failo pavadinimas užpildomas. Jei norite naudoti kitą šabloną nei pasirinktasis, ieškokite ir pasirinkite jį lauke Pasirinkite šabloną PDF dokumentui generuoti. Pasirinkus šabloną, peržiūra bus atnaujinta.

   Svarbu

   • Jei objektui pasiekiami keli „Word” šablonai, pagal numatytuosius parametrus pasirenkamas pirmasis sąrašo šablonas.
   • Jei jūsų naršyklės parametruose parametras automatiškai peržiūrėti ar atsisiųsti PDF failą yra išjungtas, peržiūros funkcija neveiks.

3. Jei norite, lauke Įrašyti kaip pakeiskite PDF rinkmenos vardą.

4. Atlikite vieną iš toliau nurodytų veiksmų.

   1. Norėdami atsisiųsti PDF failą į savo kompiuterį, pasirinkite Atsisiųsti.

   2. Norėdami siųsti PDF failą klientui el. paštu, pasirinkite El. paštas.

      Atidaroma el. laiško forma, kurioje automatiškai užpildomi svarbūs laukai.

      

      Pastaba.

      Lauke Dėl užpildomas įrašas, iš kurio buvo suaktyvintas el. laiškas. Pagrindinio objekto vėliavėlė Siųsti el. laišką turi būti įjungta tinkinimo srityje, kad laukas Dėl būtų užpildytas. Daugiau informacijos apie šią vėliavėlę ieškokite Objekto parinktys, kurias galima tik įgalinti.

   3. Pasirinkite Įrašyti į SharePoint arba Įrašyti į "Dynamics".

   • Naudokite parinktį Įrašyti, kad SharePoint įrašytumėte PDF failą į SharePoint svetainę. Šis mygtukas galimas tik tada, kai SharePoint jūsų organizacijoje įgalintas integravimas ir pažymėtas žymės langelis Dokumentų tvarkymas objekto puslapyje, srityje Tinkinimas . Jei nematote šio mygtuko, kreipkitės į savo sistemos administratorių.
   • Jei SharePoint integravimas neįjungtas, matysite mygtuką Įrašyti į "Dynamics". Šia komanda įrašomas PDF failas kaip pastaba prie pagrindinio įrašo. Mygtukas Įrašyti į dinamiką galimas, jei įgalintos pirminio objekto pastabos. Jei nematote šio mygtuko, kreipkitės į savo sistemos administratorių.

Eksportuoti į PDF iš „Dynamics 365“, skirta telefonams mobiliosios programos

Jei mobiliajame įrenginyje naudojate „Dynamics 365“, skirtą telefonams, PDF failų generavimo funkcija apribojama šiais objektais: klientas, kontaktas, galimas klientas, galimybė, užsakymas, pasiūlymas ir sąskaita faktūra.

1. Atidarykite įrašą, kurį norite eksportuoti kaip PDF. Pavyzdžiui, jei norite sukurti pasiūlymo PDF failą, atidarykite pasiūlymo įrašą.

2. Komandų juostoje pasirinkite Sukurti PDF , tada pasirinkite šabloną, kurį norite naudoti kurdami PDF.

   

3. Pasirodžiusiame dialogo lange įrašykite arba atsisiųskite PDF.

   • Jei pasirinksite Įrašyti, PDF rinkmena bus saugoma numatytojoje SharePoint svetainėje, jei SharePoint sukonfigūruota ir įgalinta pirminiame objekte. Jei „SharePoint” nesukonfigūruotas, PDF įrašomas kaip pastabų priedas prie pirminio objekto įrašo programoje „Dynamics 365 Sales”.

   • Jei pasirinksite Atsisiųsti, PDF bus atsisiųstas į vietinį diską. Atsisiuntę šį failą galite jį įtraukti į pastabą, siųsti kaip el. laiško priedą arba nusiųsti į „SharePoint”.

PDF failo siuntimas el. paštu iš „Dynamics 365“, skirta telefonams mobiliųjų įrenginių programėlės

Taip pat galite generuoti PDF failą ir tiesiogiai siųsti jį klientui el. paštu.

1. Atidarykite įrašą, kurį norite eksportuoti kaip PDF.

2. Komandų juostoje pasirinkite El. paštas kaip PDF, tada pasirinkite dokumento šabloną.

   

   Atidaroma el. laiško forma, kurioje automatiškai užpildomi svarbūs laukai.

3. Jei reikia, patikrinkite arba pakeiskite el. pašto formos informaciją, tada pasirinkite Siųsti.

Svarbu

Laikas, per kurį sugeneruojamas PDF failas ir atsisiunčiamas arba išsiunčiamas el. laiškas, priklauso nuo failo dydžio. Sistema veikia optimaliai kai failo dydis yra mažesnis nei 2 MB. Didesnių failų apdorojimas gali trukti gerokai ilgiau.

DUK

Klausimas: Kas nutiks, jei su įrašu bus susieta daugiau nei viena SharePoint dokumento vieta?
Atsakymas: Nepriklausomai nuo SharePoint to, kiek yra įrašo dokumento vietų, sugeneruota PDF rinkmena visada įrašoma numatytoje vietoje: [<record_name>_<record_id>].

Klausimas: Ar galiu nurodyti kitą PDF failo pavadinimą prieš jį generuodamas?
Atsakymas: Taip. Jei mobiliajame įrenginyje nenaudojate „Dynamics 365“, skirtos telefonams, galite nurodyti kitą failo pavadinimą.

Klausimas: Ar galiu pasirinkti įrašyti PDF failą į "Sales" programą kaip pastabas ar į SharePoint?
Atsakymas: Ne. Jei objektui, kuriam generuojate PDF failą, įjungtas „SharePoint”, PDF failas bus įrašytas į „SharePoint” vietą pagal numatytuosius parametrus.

Klausimas: Ar PDF generavimo galimybė galima visuose objektuose?
Atsakymas Nr. PDF generavimo galimybė pasiekiama tik septyniuose parengtuose objektuose: Klientas, Kontaktas, Galimas klientas, Galimybė, Pasiūlymas, Užsakymas ir Sąskaita faktūra. 2020 m. 2 leidimo bangoje PDF generavimo galimybė yra patobulinta, kad būtų palaikomi pasirinktiniai objektai.

Klausimas: Ar sugeneruotas PDF failas palaiko pasirinktinius šriftus?
Atsakymas: Sugeneruotos rinkmenos šriftai apsiriboja šriftais, įdiegtais serveryje, kuris generuoja PDF rinkmenas. Čia pateikiamas palaikomų šriftų sąrašas:

• „Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier“
• „Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed“
• „Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif“
• „Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif“
• „Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM“
• „Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small“
• „Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System“
• „Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal“
• „Microsoft-Windows-Font-FMS“
• „Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings“
• „Microsoft-Windows-Font-StaticCache“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti“
• „Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium“
• „Microsoft-Windows-Font-Vector“
• „Microsoft-Windows-Type1-Fonts“

Nepavyksta rasti parinkčių programoje?

Yra trys galimybės:

• Neturite reikiamos licencijos ar vaidmens. Patikrinkite šio puslapio viršuje esantį skyrių Licencijos ir vaidmens reikalavimai.
• Jūsų administratorius neįjungė šios funkcijos.
• Jūsų organizacija naudoja tinkintą programą. Norėdami sužinoti tikslius veiksmus, kreipkitės į administratorių. Šiame straipsnyje aprašyti veiksmai būdingi jau paruoštoms „Sales Hub“ ir „Sales Professional“ programoms.

Susijusi informacija

PDF generavimo įgalinimas arba išjungimas pardavimo įrašuose