Pārskats par projektu pārvaldību un uzskaiti

Projektu pārvaldības un uzskaites funkcionalitāti var izmantot vairākās nozarēs, lai nodrošinātu pakalpojumus, ražotu produktus vai sasniegtu rezultātu.

Projekts ir darbību grupa, kas ir izstrādāta, lai nodrošinātu pakalpojumu, ražotu produktu vai sasniegtu rezultātu. Projekti patērē resursus un ģenerē finanšu rezultātus ieņēmumu vai līdzekļu veidā.

Projekti dažādās nozarēs

Projektu pārvaldības un uzskaites funkcionalitāti var izmantot vairākās nozarēs, kā parādīts tālāk redzamajā ilustrācijā.

Zvanu centrā var izmantot biļeti, lai apzīmētu darbību kopu, kas nepieciešama, lai atrisinātu zvanu. Konsultāciju uzņēmumi, piemēram, pārvaldības vai tehnisko konsultāciju organizācijas vai reklāmas aģentūras dēvē savas darbības par projektiem. Tirgvedībā kampaņa atspoguļo darba uzdevumu kopu, kas jāizpilda. Uz projektiem balstītā ražošanā ražošanas uzdevums ir saistīts ar dažādiem darba uzdevumiem, kas ir jādara, lai saražotu gatavas preces. Neatkarīgi no nosaukuma šie projekti ir saistīti ar resursiem, grafikiem un izmaksām, un projekta pārvaldības un uzskaites funkcionalitāte var palīdzēt ar šo projektu plānošanu, izpildi un analīzi.

Projekta posmi

Lai gan tālāk aprakstītā procesa plūsma ir vērsta uz ārējiem projektiem vai projektiem, kas tiek pabeigti vienam vai vairākiem klientiem, šī funkcionalitāte attiecas arī uz iekšējiem izmaksu projektiem.

Kā parādīts iepriekšējā ilustrācijā, projekta pārvaldību un uzskaiti var iedalīt trīs fāzēs.

1. Uzsākt
2. Izpildīt
3. Analizēt

Projekta uzsākšana

Projekta uzsākšanas laikā tiek izpildīti vairāki būtiski procesi. Varat izmantot projekta piedāvājumu, lai informētu klientu par paredzamo darbu, izdevumiem un materiāliem. Projekta līgumā var ierakstīt norēķinu nosacījumus, ierobežojumus un vienošanās. Lai plānotu un prognozētu darbu, varat izmantot darba sadalījuma struktūru (WBS). Varat iestatīt prognozes un budžetus, lai vadītu projekta izpildi. Nākamajā attēlā ir parādīta projekta struktūra.

Projekta piedāvājumu izveide

Projekta piedāvājums sākotnējā projekta pārdošanas posmā ļauj iesniegt klientam nesaistošu piedāvājumu. Piedāvājums var ietvert tādus elementus kā preces un pakalpojumus, pamata kontaktinformāciju, īpašus tirdzniecības līgumus un atlaides, kā arī iespējamos nodokļus un piemaksas.

Varat arī izdot garantijas vēstuli attiecībā uz projekta piedāvājuma transakciju starp jūsu organizāciju un klientu. Kad projekta piedāvājums ir izveidots, varat izveidot klientam garantijas vēstules pieprasījumu un iesniegt to bankai. Pēc tam, kad banka ir apstiprinājusi pieprasījumu, garantijas vēstule tiek izsniegta klientam.

Papildinformāciju skatiet sadaļā Projektu piedāvājumi.

Projekta līgumu izveide

Kad noslēdzat līgumu ar klientu vai citu finansējuma avotu projekta pabeigšanai, vispirms ir jāizveido projekta līgums. Pēc tam, kad izveidojat projektu, tas ir jāpiešķir atbilstošajam līgumam. Projekta līgumam izveidotā projekta tips nosaka metodi, kas tiek izmantota, lai izrakstītu rēķinus projekta klientiem. Var modificēt projekta līgumu un saistīto projektu, bet nevar mainīt projekta tipu. Papildinformāciju par projektu tipiem skatiet sadaļā “Projektu izveide”.

Papildinformāciju par projektu līgumiem skatiet sadaļā Projektu līgumi.

Darba sadalījuma struktūru izveide

WBS detalizētības pakāpe ir atkarīga no novērtējuma prasītā precizitātes līmeņa un no šiem novērtējumiem nepieciešamā izsekošanas līmeņa. Projektiem, kuriem ir ļoti zema tolerance attiecībā uz grafika vai izmaksu novirzi, parasti nepieciešams detalizētāks WBS un arī rūpīga darba progresa un izmaksu izsekošana attiecībā uz WBS.

Papildinformāciju skatiet rakstā Pārskats par darba sadalījuma struktūrām.

Projekta prognožu un budžetu izveide

Prognozēšanu var izmantot, ja organizācijai ir darbības perspektīva un tā koncentrējas uz ieņēmumiem un izmaksām, kas tiek iegūtas no noteiktām transakcijām. Savukārt, ja jūsu organizācija vairāk koncentrējas uz finanšu summām, varat izmantot budžeta veidošanu. Katrai metodei ir savas priekšrocības. Papildinformāciju skatiet rakstā Projektu prognozes un budžeti.

Projektu izveide

Risinājumā Finance var izveidot sešu tipu projektus. Katram projekta tipam ir iestatīta atšķirīga izmaksu un ieņēmumu atpazīšana. Izvēlētais projekta tips ir atkarīgs no projekta mērķa. Tālāk sniegtajā tabulā ir aprakstīts katra projekta tipa standarta lietojums.

Projekta veids	Apraksts
Laika un materiālu	Laika un materiālu projektos klientam tiek izrakstīts rēķins par visām izmaksām, kas radušās saistībā ar projektu. Šīs izmaksas ietver izmaksas par stundām, izdevumiem, precēm un maksām.
Fiksēta cena	Fiksētas cenas projektos rēķini sastāv no starpkonta transakcijām. Fiksētas cenas projekta rēķins tiek izrakstīts atbilstoši norēķinu grafikam, kura pamatā ir projekta līgums. Fiksētas cenas projekta ieņēmumus var aprēķināt un publicēt visā projektā, izmantojot pabeigto procentu metodi. Vai arī ieņēmumus var aprēķināt un publicēt, kad projekts ir pabeigts, izmantojot pabeigtā līguma metodi. Lai aprēķinātu projekta vai projektu grupas izpildes pakāpi, uzņēmumiem bieži noder nepabeigtā darba (WIP) vērtība.
Ieguldījumi	Ieguldījumu projekti ir projekti, kas nerada tūlītēju peļņu. Parasti tos izmanto ilgtermiņa iekšējiem projektiem, kuros izmaksām ir jābūt kapitalizētām. Investīciju projektam var ierakstīt tikai preču, stundu un izdevumu izmaksas. Izmaksas investīciju projektā tiek izsekotas un kontrolētas, izmantojot novērtējuma funkcionalitāti. Noguldījumu projektus var iestatīt ar neobligātu maksimālo kapitalizāciju. Noguldījumu projekta norises laikā izmaksas tiek ierakstītas WIP kontos, kur izmaksas tiek turētas līdz projekta pabeigšanai. Kad projekts tiek likvidēts, WIP vērtība tiek pārnesta uz pamatlīdzekli, virsgrāmatas kontu vai jaunu projektu. PIEZĪME: Transakcijas investīciju projektos netiek rādītas lapā Grāmatošanas izmaksas, Uzkrātie ieņēmumi vai Izveidot rēķinu priekšlikumus .
Izmaksu projekts	Līdzīgi kā ieguldījumu projekti, izmaksu projekti parasti tiek izmantoti, lai izsekotu iekšējos projektus, un tiem var ierakstīt tikai stundas, izdevumus un preces. Tomēr izmaksu projekti parasti ir neilgāki nekā ieguldījumu projekti. Turklāt atšķirībā no ieguldījumu projektiem izmaksu projektus nevar kapitalizēt bilances kontos. Tā vietā to projekta transakcijas tiek publicētas tikai peļņas un zaudējumu kontos. PIEZĪME: Transakcijas izmaksu projektos netiek atspoguļotas lapā Grāmatošanas izmaksas, Uzkrātie ieņēmumi vai Izveidot rēķinu priekšlikumus . Tā kā izmaksu projekti parasti tiek lietoti, lai izsekotu iekšējos projektus, tie parasti nav jāsaista ar klienta uzņēmumu. Tomēr, ja iestatījumā ir pieprasīts, lai pirkšanas pasūtījumiem tiktu izveidotas vienumu prasības, izmaksu projekts ir jāsaista ar klientu. Šī saistība ir nepieciešama, jo vienumu prasības tiek pārvaldītas kā pārdošanas pasūtījuma rindas, un sistēma pieprasa, lai tiktu norādīts klients. Tomēr, veicot šo iestatīšanu, vienumu prasības netiek izveidotas automātiski no pirkšanas pasūtījuma. Izmaksu projektiem iestatījums Izveidot vienuma prasību tiek ignorēts. Ja jums izmaksu projektā ir nepieciešama vienuma prasība, to var izveidot manuāli ar nosacījumu, ka ar projektu ir saistīts klients.
Iekšējs	Iekšējie projekti tiek izmantoti, lai izsekotu izmaksas par projektu, kas ir iekšējs jūsu organizācijā. Iekšējie projekti var kalpot kā plānošanas rīks resursu patēriņa pārvaldībai. Piezīme: iekšējo projektu transakcijas netiek atspoguļotas lapā Ieņēmumu uzkrāšana vai Rēķinu priekšlikumu izveide.
Laiks	Laika projekti tiek izmantoti, lai izsekotu laiku, kas saistīts ar rēķinā neiekļaujamām un neproduktīvām darbībām, piemēram, projektu, kas paredzēts darbinieku slimības laika reģistrēšanai. Laika projektu transakcijas netiek publicētas virsgrāmatā. Tā vietā tās tiek iekļautas darbinieka izmantojuma atskaitēs. Laika projektos var ierakstīt tikai stundu darbības. Lai šīs stundas reģistrētu projektam, var izmantot stundu žurnālu vai laika uzskaites tabulu. Pēc reģistrēšanas stundas tiek rādītas kā projekta transakcijas, bet tām nav atbilstošu dokumentu transakciju. PIEZĪME: Transakcijas laikā projektos netiek atspoguļotas lapā Grāmatošanas izmaksas, Uzkrātie ieņēmumi vai Izveidot rēķinu priekšlikumus .

Darbinieku, kategoriju un resursu piešķiršana

Varat plānot darbinieku resursus, pamatojoties uz projekta prasībām un grafiku vai uz darbinieku prasmēm un pieejamību. Izmantojot resursu plānošanas iespējas, organizācijas darba ņēmējus var izvietot optimāli un efektīvi. Varat ātri atrast viskvalificētākos darbiniekus, kuri ir pieejami darbam ar jūsu projektu. Varat arī ērti uzzināt, kā šos darbiniekus projekta gaitā nodarbināt efektīvāk.

Tālāk ir izklāstīti daži no veidiem, kā varat izmantot resursu plānošanas funkcionalitāti.

• Izmantojiet informāciju par darbinieka īpašībām, piemēram, izglītību, prasmēm, sertifikāciju un projektu pieredzi, lai salāgot darbinieku ar projekta prasībām.
• Izmantojiet informāciju par darbinieka kalendāru un pieejamību, lai salāgotu darbinieka grafiku ar projekta kalendāru.
• Pārskatiet katra darbinieka noslodzi un nosakiet, kā šī noslodze tiek izmantota. Piemēram, ja darbinieks tiek nepietiekami izmantots, darbinieku var piešķirt projektam, kas atbilst viņa pieejamībai un atribūtiem.
• Pārskatiet darbinieka pieejamību, lai pārliecinātos, vai kalendārā nav pretrunu ar darbinieka piešķīrumiem.
• Pārskatiet informāciju par darbinieka nodarbinātību kopsavilkuma skatā (piemēram, pēc struktūrvienības vai darbinieka) vai detalizētā skatā (piemēram, pēc darbiniekiem struktūrvienībā vai pēc iknedēļas detalizētās informācijas par katru darbinieku).
• Modificējiet resursu piešķires dažādām laika mērvienībām, piemēram, dienai, nedēļai vai mēnesim, lai optimizētu darbinieku nodarbinātību.

Projekta izpilde

Projekta izpildes laikā darba grupas dalībnieki vai vadītāji reģistrē darbu un radušos izdevumus, lietojot laika uzskaites tabulas, izdevumu atskaites un citus uzņēmējdarbības dokumentus. Projektu vadītājiem ir rīki, kas viņiem ļauj uzraudzīt projekta budžetā paredzēto summu patēriņu. Projekta vadītāji var arī pasūtīt, izvēlēties vai iegādāties projekta materiālus, izmantojot pirkšanas pasūtījumus un citus uzņēmējdarbības dokumentus. Rēķini tiek sagatavoti un apstiprināti, lai klientiem varētu izrakstīt rēķinu par notiekošo darbu. Visbeidzot šī procesa laikā tiek atzīti ieņēmumi, lai pielāgotu organizācijas finanses.

Darba sadalījuma struktūru pārvaldība

WBS ir projekta laikā izpildīta darba apraksts. WBS ir uzdevumu hierarhija. Tā atspoguļo ne tikai darbu katram uzdevumam, bet arī uzdevuma lielumu, izmaksas un ilgumu.

Papildinformāciju skatiet rakstā Pārskats par darba sadalījuma struktūrām.

Projekta prognožu un budžetu pārvaldība

Ir divi veidi, kā pārvaldīt un vadīt projektus: projektu prognozes un projektu budžeti. Prognozēšanu var izmantot, ja organizācijai ir darbības perspektīva un tā koncentrējas uz ieņēmumiem un izmaksām, kas tiek iegūtas no noteiktām transakcijām. Savukārt, ja jūsu organizācija vairāk koncentrējas uz finanšu summām, varat izmantot budžeta veidošanu.

Papildinformāciju skatiet rakstā Projektu prognozes un budžeti.

Ražošanas pasūtījumu izveide

Ar projektu saistītu ražošanas pasūtījumu var saistīt ar pārdošanas pasūtījumu vai vienuma prasību, izmantojot pabeigto vienumu metodi vai patērēto vienumu metodi. Turklāt, ja ražošanas pasūtījums tika izveidots manuāli, starp ražošanas pasūtījumu un pārdošanas pasūtījumu vai vienuma prasību nav saites (nav saites uz pasūtījumu). Tomēr, ja ražošanas pasūtījums ir izveidots automātiski, lai izpildītu pārdošanas pasūtījumu vai vienuma prasību, pastāv saite starp ražošanas pasūtījumu un pārdošanas pasūtījumu vai vienuma prasību (saite uz pasūtījumu).

Pamatojoties uz šo faktoru kombinācijām, izmantojiet vienu no tālāk minētajām metodēm.

• Pabeigts pasūtījums/saistīt — saistīt projektu pārdošanas pasūtījumam vai krājumu vajadzībām. Izmantojot šo metodi, faktiskās projekta izmaksas tiek publicētas, kad pārdošanas pasūtījumam ir izrakstīts rēķins vai kad pavadzīme ir atjaunināta ar vienumu prasībām. Izmaksas tiek publicētas kā pabeigts vienums.
• Pabeigts krājums/nav saistīt pasūtīt — faktiskās izmaksas nevar grāmatot, kamēr krājuma ražošanas ciklam nav statuss Pabeigts. Pabeigtā vienuma izmaksas tiek publicētas kā viena transakcija.
• Pasūtīšanai patērēts krājums/saistīt — saistīt projektu uz krājuma vajadzībām. Izmantojot šo metodi, varat skatīt faktiskās projekta izmaksas, ja ražošanas statuss ir Sākts vai tā tiek ziņota kā pabeigta. Izmaksas tiek publicētas kā vairākas projekta vienumu transakcijas izejvielām un ražošanai patērētajām stundām. Ja pavadzīme tiek atjaunināta ar vienumu prasībām, projekta izmaksas netiek publicētas. Varat arī definēt līmeni materiālu komplekta (BOM) hierarhijā, kurā tiek izsekoti ražošanas projekti.
• Patērēts krājums/nav saistīt pasūtīt - saistīt projektu uz krājuma vajadzībām. Izmantojot šo metodi, varat skatīt faktiskās projekta izmaksas, ja ražošanas statuss ir Sākts vai tā tiek ziņota kā pabeigta. Izmaksas tiek publicētas kā vairākas projekta vienumu transakcijas izejvielām un ražošanai patērētajām stundām. Varat arī definēt līmeni BOM hierarhijā, kurā tiek izsekoti ražošanas projekti.

Produktu un pakalpojumu iepirkšana

Vienumu pirkšana un pārdošana ir izplatītas darbības daudzos uz projektiem orientētos uzņēmumos.

Projektu pirkšanas pasūtījumi

Pirkuma pasūtījuma mērķis nosaka, kad pirkuma pasūtījums tiek patērēts un līdz ar to kad preces tiek pievienotas projekta izmaksām.

Metode	Nolūks	Preču patēriņš
Izveidojiet pirkšanas pasūtījumu tieši.	Iegādājieties preces no ārēja tirgotāja patērēšanai projektā. Pirkšanas pasūtījumu var izveidot šādos veidos: No paša projekta. Šajā gadījumā projekts ir jau definēts pirkšanas pasūtījumam. Naviģējot uz projekta pirkuma pasūtījumu. Ir jāatlasa gan pārdevējs, gan projekts, kuram jāizveido pirkuma pasūtījums.	Preces tiek patērētas, kad ir atjaunots pārdevēja rēķins.
Izveidojiet pirkuma pasūtījumu no pārdošanas pasūtījuma.	Iegādājieties vienumus, kad veidojat pārdošanas pasūtījumu no projekta.	Preces tiek patērētas, kad klientam tiek izrakstīts pārdošanas pasūtījuma rēķins.
Izveidojiet pirkšanas pasūtījumu no preces prasības.	Iegādājieties vienumus, kad no projekta izveidojat preces prasību.	Preces tiek patērētas, kad ir atjaunināta preces prasības pavadzīme.

Projektu pārdošanas pasūtījumi

Projektu pārvaldībā un uzskaitē vienumu patēriņu var reģistrēt vairākos veidos. Varat pārdot vai pirkt vienumus no projekta vai rezervēt vienumus projektam.

Varat pasūtīt vienumus no uzņēmuma krājuma patēriņam projektā. Vai arī varat pirkt vienumus no ārēja piegādātāja. Vienumus var patērēt visu tipu projektiem, izņemot laika projektus.

Veids, kā pasūtīt vienumus, ir atkarīgs no tā, no kurienes tie tiek pasūtīti.

• Lai pasūtītu vienumus no uzņēmuma krājuma, pasūtījums ir jāievada kā vienuma prasība. Ja izmantojat lapu Krājumu vajadzības , varat iestatīt vajadzību tā, lai saņemtu krājumus kā daļējas piegādes. Tāpēc varat atlikt vienumu daudzuma patēriņu, līdz šie vienumi ir nepieciešami.
• Lai pasūtītu krājumus no ārēja kreditora, pasūtījums ir jāizveido kā pirkšanas pasūtījums lapā Pirkšanas pasūtījums .

Piezīmes

Ar projektu saistītā pārdošanas pasūtījuma pavadzīmi nevar atcelt, ja vienumi jau ir atzīmēti iepakošanai.

Tālāk sniegtajā tabulā ir uzskaitītas vienumu pasūtīšanas metodes un ir aprakstīts, kā vienumi tiek patērēti.

Metode	Nolūks	Vienumu transakciju patēriņš
Pārdošanas pasūtījums	Ievadiet transakciju tieši laika un materiālu projektā.	Vienumu transakcijas tiek patērētas, publicējot klienta rēķinu.
Krājumu žurnāls	Ātri ievadiet un uzturiet vienumu ierakstus. Ja, piemēram, vēlaties ievadīt vienuma prasību, pamatojoties uz izdrukātu sarakstu, var lietot krājumu žurnālu.	Vienumu transakcijas tiek patērētas, publicējot žurnālu.
Vienuma prasība	Ievadiet vienumus, kas netiks patērēti uzreiz. Šī metode ļauj izsekot vienumu skaitu, kas patērēti vienā vienumu prasību ierakstā.	Vienumu transakcijas tiek patērētas, kad ir atjaunināta vienuma prasības pavadzīme. Citiem vārdiem, vienuma prasība tiek izveidota, kad tiek publicēta pavadzīme.
Pirkšanas pasūtījumi	Atkarībā no pirkšanas metodes ievadiet transakcijas vienā no trim atrašanās vietām.	Vienumu transakcijas tiek patērētas, kad tiek atjaunināta pavadzīme vai kad klientam vai piegādātājam ir izveidots rēķins.

Projekta rēķinu apstrāde

Projekta tips nosaka, kura rēķinu izrakstīšanas procedūra ir jālieto. Rēķinus var izrakstīt tikai par diviem ārējo projektu tipiem (laika un materiālu un fiksētas cenas). Laika un materiālu projekti un fiksētas cenas projekti vienmēr ir pievienoti projekta līgumam.

Pirms klienta rēķina izveides projektam varat izveidot pagaidu rēķinu vai rēķina priekšlikumu. Rēķina priekšlikumā var atlasīt projekta transakcijas, ko iekļaut projekta rēķinā. Pēc tam varat pārskatīt rēķina detaļas pirms projekta rēķina publicēšanas un nosūtīšanas klientam vai citam finansējuma avotam.

Papildinformāciju par to, kā apstrādāt projekta rēķinus, skatiet sadaļā Projekta rēķinu izrakstīšana.

Projekta pabeigšanas izmaksu aprēķināšana

Veidojot novērtējumu, varat izvēlēties metodi, kas tiek izmantota, lai aprēķinātu projekta pabeigšanas izmaksas. Jūs atlasāt metodi laukā Pabeigšanas izmaksu metode lapā Izveidot novērtējumu . Jūsu izvēlētā metode tiek lietota atsevišķi katrai izmaksu rindai izmaksu novērtējumā. Lai gan rindas statuss ir Izveidots, varat mainīt tai lietoto metodi lapā Izmaksu novērtējums .

Tālāk sniegtajā tabulā ir aprakstītas metodes projekta pabeigšanas izmaksu aprēķināšanai.

Metode	Apraksts
Kopējās izmaksas — faktiski	Prognozējamās izmaksas ir jāievada manuāli. Pēc tam, kad kolonna Kopējās izmaksas vai Kopējais daudzums lapā Izmaksu novērtējums ir aizpildīta, faktiskās izmaksas tiek atņemtas no lietotāja ievadītajām kopsummām. Rezultāts ir projekta pabeigšanas izmaksas. Parasti izmaksu progresija netiek izsekota, balstoties, piemēram, uz viesnīcas rezervāciju un maltīšu skaitu, kas reģistrēts katrā periodā. Tā vietā ieteicams rīkoties citādi. Izsekošana parasti tiek balstīta uz salīdzinājumu starp aplēsto stundu kopējo skaitu. Šai pieejai nav nepieciešams prognozes modelis, un kopējās izmaksas vai kopējo daudzumu var mainīt manuāli. Kad kolonnā Kopējās izmaksas vai Kopējais daudzums tiek ievadīta vērtība, Finance salīdzina šo vērtību ar faktiskajām transakcijām, kas ir publicētas attiecīgajā periodā, un pēc tam samazina daudzuma vērtību kolonnā Pabeigšanai nepieciešamais daudzums vai Pabeigšanai nepieciešamās izmaksas.
Kopējais budžets — faktiski	Faktiskās izmaksas tiek salīdzinātas ar prognozes modeli, ko atlasījāt, lai noteiktu izmaksas. Šī metode izmanto kopējā budžeta modeli, kurā ir iekļautas prognozētās transakcijas. Lai iegūtu precīzāku projekta skatu, projekta norises laikā varat pielāgot budžeta modeli. Ja prognoze ir jāpielāgo, veiciet tālāk norādītās vispārīgās darbības. Kopējiet prognozētās transakcijas citā prognozes modelī. Salīdziniet prognozētās transakcijas ar faktiskajām transakcijām. Saglabājiet, samaziniet vai palieliniet nākamā perioda novērtējumu. Finance automātiski nesamazina prognozēto novērtējumu. Tāpēc ir ieteicams saglabāt sākotnējo prognozes modeli fiksētas cenas projektam, lai pēc projekta pabeigšanas izveidotu bāzlīniju salīdzinājumam. PIEZĪME: Izvēloties šo metodi, izmantojiet vismaz divus prognozes modeļus. Vienā modelī jābūt sākotnējai prognozei. Otrā modelī jāiekopē prognozes transakcijas no cita modeļa. Šī metode ir derīga tikai fiksētas cenas un ieguldījumu projektiem.
Atlikušais budžets	Izmantojot šo metodi, tiek izmantots atlikušā budžeta modelis, lai aprēķinātu projekta pabeigšanas izmaksas. Izmantojot šo metodi, atlikušā budžeta modelī faktiskās izmaksas un prognozētās summas tiek pievienotas kopā. Rezultāts ir kopējās izmaksas. Pirms šīs metodes izmantošanas ir jāiestata atlikušais budžeta modelis, lai atskaitītu transakcijas, pamatojoties uz faktiskajām transakcijām, kas ir ierakstītas sistēmā. Lapā Prognozes modeļi pārliecinieties, ka ir atzīmēti lauki grupā Automātiska prognozes samazināšana. Parasti atlikušais budžets tiek kopēts no sākotnējā budžeta. Kad darbības ir ievadītas, transakcijas atlikušajā budžetā tiek samazinātas. Ja projekta norises laikā tiek noteikts, ka atlikušais budžets ir jākoriģē, par budžeta transakcijām ir jāmaksā no atlikušā budžeta. PIEZĪME: Šo metodi var izmantot tikai tad, ja aplēsei ir pievienots prognozes modelis.
Kā iepriekšējs novērtējums	Tiek lietota tā pati novērtējuma metode, kas tika izmantota iepriekšējā periodā. Ja iepriekšējam periodam bija nepieciešams prognozes modelis, arī šai metodei ir nepieciešams prognozes modelis.
Pabeigšanas izmaksu iestatīšana uz nulli	Parasti šī metode tiek izmantota pirms novērtējuma projekta likvidēšanas. Šī metode salāgo kopējos novērtējumus ar faktiskajām transakcijām, kas tika publicētas, un notīra kolonnu Pabeigšanai nepieciešamās izmaksas. Rezultātā iegūtā izpildes procentuālā daļa vienmēr ir 100 procenti. Lauks Prognozēšana netiek atlasīts katrai izveidotajai izmaksu rindai, un kopējais novērtējums tiek kopēts no iepriekšējā izmaksu novērtējuma. Faktiskais patēriņš prognožu periodā tiek atskaitīts no projekta pabeigšanas izmaksām. Šai metodei nav nepieciešams prognozes modelis.
No izmaksu veidnes	Tiek lietota pabeigšanas izmaksu metode, kas iestatīta ar atlasīto novērtējuma projektu saistītajā izmaksu veidnē.

Projekta analīze

Visvienkāršākajā līmenī projekts tiek izmantots, lai grupētu transakcijas, kurās reģistrētas izmaksas, un pēc tam publicētu šīs izmaksas virsgrāmatā.

Parasti šīs transakcijas ir uzņēmējdarbības dokumentu, piemēram, laika uzskaites tabulu, izdevumu atskaišu, piegādātāju rēķinu vai krājumu transakciju, rezultāts. Projekta dzīves cikls parasti sākas ar novērtējumiem, prognozēm un budžetiem, kas palīdz plānot un paredzēt projekta darbu un finanšu ietekmi. Analizējot projektu, var novērtēt ne tikai projekta laikā veiktās transakcijas, bet arī novērtējumu un prognožu precizitāti, projekta darba grupas dalībnieku lietojuma rādītājus un projekta kopējos panākumus.

Naudas plūsmas analīze

Izmantojiet naudas plūsmas pārraudzību, lai pārskatītu gan prognozētās, gan faktiskās projekta naudas plūsmas. Naudas plūsmas var pārskatīt projekta norises laikā, vai arī var skatīt pabeigta projekta naudas plūsmas.

Pārraugot naudas plūsmas, varat novērtēt atsevišķu projektu, izmantot atskaites, lai skatītu vairākus projektus, un pārsūtīt projekta naudas plūsmas uz naudas plūsmas prognozēm virsgrāmatā.

Naudas plūsmas prognozēšana

Balstoties uz iestatījumiem, varat prognozēt atlasītā projekta ienākošās naudas plūsmas. Piemēram, ja projekta datums ir 2012. gada 5. marts un rēķins tiek izveidots 2012. gada 31. martā, izpildes datumu un paredzamo pārdošanas maksājuma datumu var prognozēt šādi:

• Projekta datums: 2012.gada 5.marts.
• Rēķina datums: 2012. gada 31. marts. Šo datumu nosaka, pamatojoties uz rēķina biežumu. Šajā piemērā rēķina biežums ir iestatīts uz pašreizējo mēnesi. Tāpēc visas transakcijas, kas ir publicētas marta mēnesī, tiek iekļautas rēķinā pēdējā mēneša dienā.
• Termiņš: 2012.gada 14.aprīlis. Šo datumu nosaka, pamatojoties uz projektam iestatītajiem apmaksas nosacījumiem. Šajā piemērā ir atlasīti 14 dienu apmaksas nosacījumi. Tāpēc rēķina datumam tiek pievienotas 14 dienas, lai izpildes termiņa datums būtu 2012. gada 14. aprīlis.
• Paredzamais pārdošanas maksājuma datums: 2012. gada 27. aprīlis. Šis datums tiek aprēķināts, saskaitot dienu skaitu lapas Projektu vadības un uzskaites parametri laukā Vispārējā bufera dienas lapas Projekta līgumi laukā Individuālā bufera dienas un pēc tam pievienojot kopsummu laukā Izpildes datums norādītajam dienu skaitam. Šajā piemērā jūs ievadījāt 3 laukā Vispārējā bufera dienas un 10 laukā Individuālā bufera dienas . Tāpēc izpildes datumam tiek pievienotas 13 dienas, lai tas pienāktu paredzamajā pārdošanas maksājuma datumā 2012. gada 27. aprīlī.

Vispārīgā bufera dienas var aizstāt individuālā bufera dienas vai tikt tām pieskaitītas:

• Lai izmantotu šīs vispārīgā bufera dienas kā individuālā bufera dienu aizstājēju, ievadiet vidējo dienu skaitu starp izpildes datumu un faktisko maksājuma datumu klientiem.
• Lai pievienotu vispārējā bufera dienas individuālā bufera dienām, laukā Vispārējā bufera dienas ievadiet savu aprēķinu par dienu skaitu no dienas, kad debitors nosūta maksājumu, līdz dienai, kad jūsu organizācija saņem maksājumu.

Projekta līgumā iestatiet individuālā bufera dienas. Dienas tiek aprēķinātas, pamatojoties uz pārdošanas rēķina izpildes termiņu un organizācijas pieredzi ar klienta maksājumu grafiku.

Faktiskā naudas plūsma

Faktiskā naudas plūsma atgādina prognozēšanu, taču varat sākt aprēķinus no pirmā rēķina datuma. Lūk, piemērs:

• Rēķina datums: 2012. gada 2. marts.
• Termiņš: 2012.gada 16.marts. Ir iestatīti 14 dienu apmaksas nosacījumi.
• Paredzamais pārdošanas maksājuma datums: 2012. gada 29. marts. Aprēķinā ir ietvertas trīs vispārīgā bufera dienas un 10 individuālā bufera dienas.

Izmaksu prognozēšana

Pamatojoties uz noteiktajām dienām, izmaksu maksājuma datums var atšķirties no projekta datuma. Šajā gadījumā izmaksu maksājuma datums tiek aprēķināts, pievienojot dienu skaitu no projekta datuma dienu skaitam apmaksas nosacījumos.

Piemēram, transakcijas projekta datums ir 2012. gada 5.marts, un ir iestatīt šādi apmaksas nosacījumi:

• Stundas: Pašreizējais mēnesis (M)
• Izdevumi: 14 dienas (D14)
• Vienumi: 30 dienas (D30)

Pamatojoties uz šiem iestatījumiem, tālāk ir norādīts izmaksu maksājuma datums katram transakcijas tipam.

• Stundas: 2012. gada 31. marts, kas ir izvēlētā mēneša pēdējā diena.
• Izdevumi: 2012. gada 19. marts, kas ir 14 dienas pēc darījuma datuma.
• Vienumi: 2012. gada 4. aprīlis, kas ir 30 dienas pēc transakcijas datuma.

Piezīmes

Pirkšanas pasūtījuma izpildes datums ir balstīts uz piegādātāja transakciju, kad tiek izveidots projekta pirkšanas pasūtījums. Izpildes datumu nenosaka nekādi noklusējuma iestatījumi.

Izmaksu maksājuma datums netiek aprēķināts bufera dienās. Pēc projekta pabeigšanas, kad ir pabeigta visu izmaksu un rēķinu izrakstīšana, gan izmaksas, gan pārdošanas summas tiek publicētas peļņas un zaudējumu kontos.

Kad visi pārdošanas un kreditoru rēķini ir pabeigti, varat skatīt relāciju starp laukiem lapā Naudas plūsma un laukiem projekta pārskatu lapā.

Naudas plūsmas lapa

• Ienākošās naudas plūsmas
• Izejošās naudas plūsmas
• Neto naudas plūsmas

Projekta pārskatu lapa

• Ieņēmumi
• Kopējās izmaksas
• Bruto peļņa

Izmaksu pārskatīšana

Varat pārraudzīt izmaksas, kas jūsu organizācijai rodas projekta laikā, lapā Izmaksu kontrole . Salīdzinot oriģinālās projekta budžetā paredzētās izmaksas ar pašreizējām faktiskajām izmaksām un fiksētajām izmaksām, var noteikt, vai projekts iekļaujas budžetā, pārsniedz to vai nesasniedz to.

Piezīmes

Ja izmantojat lapu Izmaksu kontrole , lai skatītu projekta izmaksu pašreizējo statusu, izmantojiet prognožu modeļus, kas tika atlasīti sākotnējam un atlikušajam budžetam. Ja, aprēķinot izmaksas, atlasāt citus prognožu modeļus, aprēķina rezultāti nebūs precīzi.

Atlikušo budžetā paredzēto summu skatīšana

Ja lapā Projektu vadības un uzskaites parametri kā izmaksu kontroles metode ir atlasīta opcija Atlikušais budžets , lapā Izmaksu kontrole tiek aprēķinātas izmaksas, kas nav grāmatotas kā faktiskās vai atzīmētas kā fiksētās. Konkrētāk, summas cilnē Vispārīgi lapas Izmaksu kontrole apakšējā rūtī tiek aprēķinātas šādi:

• Faktiskās izmaksas — kopējā summa, kas ir iztērēta projektam atlasītajā izmaksu rindā. Faktiskā izmaksu summa tiek aprēķināta lapā Virsgrāmatas atjauninājumi .
• Fiksētās izmaksas — izdevumu papildu summa, ko juridiskā persona ir apņēmusies samaksāt. Konkrētās fiksēto izmaksu summas tiek aprēķinātas lapā Saistītās izmaksas .
• Atlikušais budžets — sākotnējā budžeta summa, kas joprojām ir pieejama atlasītajai izmaksu rindai. Atlikusī budžeta summa tiek aprēķināta virsgrāmata priekšskatījums lapā.
• Kopējās izmaksas — faktisko izmaksu, fiksēto izmaksu un atlikušo budžeta summu summa.

Lapas Izmaksu kontrole cilnē Novirze varat skatīt kopējo paredzamo izmaksu salīdzinājumu ar sākotnējo budžetu. Šajā salīdzinājumā tiek rādītas atšķirības starp šīm summām. Tāpēc varat redzēt, kur dati nesakrīt. Novirzes summas tiek aprēķinātas šādos veidos:

• Sākotnējais budžets — summa, kas sākotnēji tika iekļauta budžetā atlasītajai izmaksu rindai. Sākotnējā budžeta summa tiek aprēķināta virsgrāmata priekšskatījums lapā.
• Kopējās izmaksas — faktisko izmaksu, fiksēto izmaksu un atlikušā budžeta summa, kā norādīts cilnē Vispārīgi .
• Novirze — starpība starp kopējām izmaksām un sākotnējo budžetu.
• Novirze atkarībā no daudzuma — kopējā starpība starp sākotnējo prognozi un kopējo prognozi. Šo starpību var izteikt matemātiski kā (Kopējais prognozētais daudzums) × (Sākotnējā vidējā cena — Kopējā vidējā cena). Šis aprēķins attiecas tikai uz projekta stundām.
• Novirze atkarībā no cenas — kopējā starpība starp sākotnējo prognozi un kopējo prognozi. Šo starpību var izteikt matemātiski kā (Sākotnējā prognozētā cena) × (Sākotnējais prognozētais daudzums — Kopējais prognozētais daudzums). Šis aprēķins attiecas tikai uz projekta stundām.

Kopējo budžetā paredzēto summu skatīšana

Ja lapā Projektu vadības un uzskaites parametri kā izmaksu kontroles metode ir atlasīta opcija Kopējais budžets , lapā Izmaksu kontrole tiek aprēķinātas projekta faktiskās izmaksas un kopējās izmaksas, lai palīdzētu noteikt atšķirību starp tām. Konkrētāk, lapā Izmaksu kontrole summas kolonnās apakšējā rūtī cilnē Vispārīgi tiek aprēķinātas šādi:

• Kopējās budžeta izmaksas — kopējā budžeta summa atlasītajai izmaksu rindai.
• Faktiskās izmaksas — to izmaksu kopsumma, kas līdz šim radušās projektā atlasītajām izmaksu rindām.
• Fiksētā maksa — kopējā summa, kas ir piesaistīta atlasītajai izmaksu rindai.
• Novirze — starpība starp faktisko un fiksēto izmaksu summu un kopējām izmaksām. Novirze rāda, vai kopējam budžetam ir jānorāda papildu izmaksas.

Lapas Izmaksu kontrole cilnē Novirze varat skatīt starpību starp kopējo budžetu un sākotnējo budžetu, apskatot šādus laukus:

• Sākotnējais budžets — summa, kas sākotnēji tika iekļauta budžetā attiecīgajai izmaksu rindai. Sākotnējais budžets tiek aprēķināts virsgrāmata priekšskatījums lapā.
• Kopējās budžeta izmaksas — kopējās izmaksas, kas sākotnēji tika iekļautas budžetā attiecīgajai izmaksu rindai. Kopējās budžeta izmaksas tiek aprēķinātas virsgrāmata priekšskatījums lapā.
• Novirze - novirze izmaksu rindai. Šī summa tiek aprēķināta, atņemot kopējās izmaksas no sākotnējā budžeta.
• Novirze atkarībā no daudzuma — kopējā starpība starp sākotnējo budžetu un kopējo budžetu. Šī summa tiek aprēķināta, atņemot kopējās budžeta stundas no sākotnējām budžeta stundām un pēc tam reizinot starpību ar sākotnējām budžetā paredzētajām izmaksām. Šo atšķirību var izteikt matemātiski kā (Sākotnējās budžetā paredzētās izmaksas) × (Sākotnējās budžeta stundas — Kopējās budžeta stundas). Šis aprēķins attiecas tikai uz projekta stundām.
• Novirze atkarībā no cenas — šī summa tiek aprēķināta, atņemot kopējo budžeta stundu skaitu no sākotnējā budžeta stundām un pēc tam reizinot starpību ar kopējo patērēto stundu skaitu. Šo atšķirību var izteikt matemātiski kā (Kopējās patērētās stundas) × (Sākotnējās budžeta stundas — Kopējās budžeta stundas). Šis aprēķins attiecas tikai uz projekta stundām.

Nodarbinātības analīze

Lietojuma rādītājs ir procentos izteikts laiks, cik ilgi darbinieks ir veicis apmaksājamu vai produktīvu darbu noteiktā laika periodā. Apmaksājamās stundas ir darbinieka stundas, par kurām var iekasēt samaksu no noteikta klienta.

Darbinieka lietojuma rādītājs tiek aprēķināts, dalot apmaksājamo stundu skaitu ar darba stundu skaitu noteiktā laika periodā. Piemēram, ja darbiniekam ir 30 apmaksājamās stundas periodā un darba stundu skaits tajā pašā periodā ir 40, darbinieka lietojuma rādītājs ir 75 procenti.

Kad tiek aprēķināts darbinieka lietojuma rādītājs, var aprēķināt apmaksājamo likmi vai efektivitātes likmi:

• Apmaksājamā likme — starpība starp apmaksājamām stundām un neapmaksājamām stundām vai normas stundām.
• Efektivitātes līmenis - starpība starp produktīvajām stundām un neproduktīvajām stundām vai normas stundām. Produktīvās stundas ir stundas, ko darbinieks pavada, ieguldot darbu noteiktā projektā. Produktīvās stundas parasti apmaksā klients, izņemot iekšējo projektu gadījumā. Klientam nekad nav jāapmaksā neproduktīvās stundas.

Lietojuma koeficientus varat aprēķināt lapā Stundu lietojums . Aprēķini ir balstīti uz noklusējuma preferencēm. Šīs preferences arī norāda, kā tiek aprēķinātas stundas, katram projekta tipam piešķirot lietojumu vai apgrūtinājumu . Tas attiecas uz apmaksājamās likmes aprēķiniem un efektivitātes likmes aprēķiniem.

• Lietojums — stundas, kas tiek uzrādītas atlasītajam projekta tipam, vienmēr tiek ņemtas vērā attiecībā uz apmaksājamo vai efektivitātes lietojumu.
• Slogs — stundas, kas tiek uzrādītas atlasītajam projekta tipam, vienmēr tiek ņemtas vērā attiecībā uz neapmaksājamu vai neefektīvu lietojumu.
• Saskaņā ar rindas rekvizītu — konkrētas stundas transakcijas rindas rekvizīti nosaka, vai stundas tiek ņemtas vērā kā apmaksājamas vai efektivitātes lietojums.
• Nav iekļauts — stundas netiek ņemtas vērā, aprēķinot apmaksājamo vai efektivitātes lietojumu.

Lapā Stundu lietojums papildus kopējā lietojuma koeficienta procentuālajai vērtībai nodarbinātajam vai projektam varat skatīt stundu skaitu, kas tika izmantots lietojuma koeficienta aprēķiniem katram no šiem stundu tipiem:

• Nav iekļautas stundas — šīs stundas nav iekļautas stundu lietojuma koeficientā.
• Iekļautās stundas — šīs stundas tiek aprēķinātas, saskaitot lietojuma stundas un slodzes stundas. Šīs stundas tiek iekļautas lietojuma likmē.
• Slodzes stundas — ja aprēķināt apmaksājamo likmi, šīs stundas ir tādas pašas kā neapmaksājamās stundas. Aprēķinot efektivitātes rādītāju, šīs stundas ir tādas pašas kā neproduktīvās stundas.
• Lietojuma stundas — ja aprēķināsit apmaksājamo likmi, šīs stundas ir tādas pašas kā iekasējamās stundas. Aprēķinot efektivitātes rādītāju, šīs stundas ir tādas pašas kā produktīvās stundas.

Aprēķinot darbinieka lietojuma rādītāju, var izmantot normas stundas vai iekļautās stundas. Ja izmantojat iekļautās stundas, jānodrošina, lai darbinieki reģistrētu visu savu darba laiku laika uzskaites tabulu periodiem, jo aprēķināšana tiek izteikta procentos no ievadītajām stundām. Aprēķinot projekta, projekta līguma, klienta ieraksta vai kategorijas stundu lietojuma rādītāju, aprēķinam jāizmanto iekļautās stundas.

Projekta pārskatu skatīšana

Varat izveidot projekta pārskatu, lai skatītu īsu projekta norises kopsavilkumu. Palaižot projekta pārskatu, varat norādīt kritērijus, kas tiek izmantoti, lai aprēķinātu priekšrakstu, veicot atlasi lapas Projekta pārskati cilnē Vispārīgi . Varat atlasīt opciju iekļaut vai izslēgt šādu informāciju:

• Projekta tipi
• Transakciju tipi
• Projekta datums/virsgrāmatas datums
• Dati

Kad priekšraksts ir aprēķināts, dažādās cilnēs lapā Projektu pārskati varat skatīt tālāk norādīto informāciju.

• Vispārīgi : vispārīga informācija par projekta pamata peļņas un zaudējumu struktūru.
• Peļņa un zaudējumi — informācija par uzkrātajiem ieņēmumiem.
• WIP — informācija par NP kontu bilancēm.
• Patēriņš — informācija par stundu, krājumu, izdevumu un algu transakciju patēriņu.
• Rēķins — informācija par rēķiniem un starpkontu rēķiniem.
• Stundu likme — stundu likmes par stundām, kas tiek grāmatotas ieņēmumu un izmaksu kontos.