Izveidojiet un pārbaudiet apstiprinājuma darbplūsmu, izmantojot Power Automate

Izmantojot Power Automate jūs varat pārvaldīt dokumentu vai procesu apstiprināšanu vairākos pakalpojumos, tostarp SharePoint Dynamics 365, Salesforce, OneDrive darbam, Zendesk vai WordPress.

Lai izveidotu apstiprināšanas darbplūsmu, pievienojiet jebkurai plūsmai apstiprinājuma darbību Apstiprinājumi - Sākt un gaidiet apstiprinājuma darbību. Pēc šīs darbības pievienošanas plūsma var pārvaldīt dokumentu vai procesu apstiprināšanu. Piemēram, varat izveidot dokumentu apstiprināšanas plūsmas, kas apstiprina rēķinus, darba pasūtījumus vai pārdošanas piedāvājumus. Varat arī izveidot procesa apstiprināšanas plūsmas, kas apstiprina atvaļinājuma pieprasījumus, virsstundu darbu vai ceļojumu plānus.

Apstiprinātāji var atbildēt uz pieprasījumiem no savas e-pasta iesūtnes, apstiprinājuma centra Power Automate vai Power Automate programmas.

Apstiprinājuma plūsmas izveide

Tālāk ir sniegts pārskats par plūsmu, ko izveidosim un pārbaudīsim.

Plūsma veic šādas darbības:

1. Sākas, kad kāds izveido atvaļinājuma pieprasījumu SharePoint tiešsaistes sarakstā.

2. Pievieno atvaļinājuma pieprasījumu apstiprināšanas centram un pēc tam nosūta to pa e-pastu apstiprinātājam.

3. Nosūta e-pasta ziņojumu ar apstiprinātāja lēmumu personai, kura pieprasīja atvaļinājumu.

4. Atjaunina SharePoint tiešsaistes sarakstu ar apstiprinātāja lēmuma komentāriem.

Padoms

Lai iegūtu detalizētu informāciju par lietošanu SharePoint ar Power Automate, skatiet SharePoint dokumentāciju.

Svarīgi

Vienmēr ievērojiet drošības SharePoint paraugpraksi un savas organizācijas paraugpraksi, lai nodrošinātu savas vides drošību. Drošība neietilpst šī panta darbības jomā.

Priekšnoteikumi

Lai pabeigtu šo apmācību, jums ir jābūt piekļuvei:

• Power Automate.
• Tiešsaistes SharePoint saraksts.
• Office 365 Outlook un Office 365 lietotāju konts.

Piezīmes

Kamēr mēs šajā detalizētajā apskatā izmantojam SharePoint internetu un Office 365 Outlook, varat izmantot citus pakalpojumus, piemēram, Zendesk, Salesforce vai Gmail. Ja izmantojat SharePoint 2010. gada versiju, skatiet rakstu SharePoint 2010. gada versijas darbplūsmas norakstīšana

Pirms plūsmas izveides izveidojiet SharePoint tiešsaistes sarakstu. Vēlāk mēs izmantosim šo sarakstu, lai pieprasītu apstiprinājumu atvaļinājumiem.

Izveidojiet šīs kolonnas savā SharePoint tiešsaistes sarakstā:

Column	Tipi
Amats	Viena teksta rindiņa
Sākuma datums	Datums un laiks
Beigu datums	Datums un laiks
Komentāri	Viena teksta rindiņa
Apstiprināts	Jā/nē
Vadītāja komentāri	Viena teksta rindiņa

Ņemiet vērā tiešsaistes saraksta nosaukumu un URL SharePoint . Šie vienumi būs nepieciešami vēlāk, kad konfigurēsit SharePoint trigeri Kad vienums ir izveidots .

Automatizētas mākoņa plūsmas izveide

1. piesakieties Power Automate.

2. Atlasiet Manas plūsmas kreisās puses navigācijas rūtī.

3. Augšējā kreisajā izvēlnē atlasiet Jauna plūsma Automatizēta mākoņa plūsma>.

Trigera pievienošana

1. Piešķiriet plūsmai nosaukumu.

2. Sadaļā Plūsmas trigera izvēle atlasiet Kad tiek izveidots vienums un pēc tam atlasiet SharePointIzveidot.

3. Kartītē Kad vienums tiek izveidots atlasiet vietnes adresi un iepriekš izveidotā saraksta nosaukumu SharePoint .

Vietnes adrese un saraksta nosaukums ir vienumi, kurus iepriekš atzīmējāt šajā ceļvedī.

Darbība Profila pievienošana

1. Atlasiet Jauns solis un pēc tam meklēšanas lodziņā Darbības izvēle ierakstiet profils .

2. Atlasiet Office 365 Lietotāji.

3. Atrodiet un pēc tam atlasiet darbību Iegūt manu profilu (V2).

   

4. Savā profilā atlasiet laukus, kurus vēlaties iekļaut plūsmā, un pēc tam atlasiet Izveidot , lai saglabātu līdz šim paveikto darbu.

Apstiprinājuma darbības pievienošana

1. Atlasiet Jauna darbība.

2. Meklēšanas lodziņā Darbības izvēle ierakstiet apstiprinājumu.

3. Atlasiet pogu Sākt un gaidiet apstiprinājuma darbību.

   

4. Konfigurējiet sākuma ekrānu un gaidiet, līdz apstiprinājuma karte atbilst jūsu vajadzībām.

   Piezīmes

   Lauki Approval type, Title un Assigned To ir obligāti. Varat izmantot Markdown , lai formatētu lauku Details .

   

Piezīmes

Veicot šo darbību, apstiprinājuma pieprasījums tiek nosūtīts uz e-pasta adresi lodziņā Kam piešķirts .

Ja jūsu scenārijs to pieprasa, varat pievienot failus saviem apstiprinājuma pieprasījumiem, kas tiek izmantoti Microsoft Dataverse.

E-pasta darbības pievienošana apstiprinājumiem

Veiciet šīs darbības, lai nosūtītu e-pasta ziņojumu, ja atvaļinājuma pieprasījums ir apstiprināts.

1. Atlasiet Pievienot darbību nosacījuma zarā Ja jā .

   

2. Ievadiet sūtīt e-pastu meklēšanas lodziņā sadaļā Izvēlieties darbību kartīti.

3. Atlasiet darbību Nosūtīt e-pasta ziņojumu (v2) .

   

4. Konfigurējiet e-pasta karti atbilstoši savām vajadzībām.

   Piezīmes

   Ir nepieciešams To,Subject, un Body .

   Šī kartīte ir veidne e-pasta ziņojumam, kas tiek nosūtīts, mainoties atvaļinājuma pieprasījuma statusam.

   Kartītes Nosūtīt e-pastu (V2) lodziņā Pamatteksts izmantojiet pilnvaru Komentāri no apstiprinājuma — sāciet apstiprināšanas darbību.

Atjaunināšanas darbības pievienošana apstiprinātajiem pieprasījumiem

1. Atlasiet Pievienot darbību zarā Ja jā .

2. Ievadiet SharePoint meklēšanas lodziņā sadaļā Darbību kartītes izvēle, atlasiet filtru un pēc tam atlasiet SharePointdarbību Atjaunināt vienumu .

   

3. Konfigurējiet vienumu atjaunināšanas kartīti atbilstoši savām vajadzībām.

Piezīmes

Ir nepieciešama vietnes adrese, saraksta nosaukums, ID unnosaukums .

E-pasta darbības pievienošana noraidīšanai

1. Atlasiet Pievienot darbību filiālē Ja nav .

2. Meklēšanas lodziņā Izvēlieties darbību kartīti ievadiet Sūtīt , atlasiet Outlook, lai filtrētu darbības, un pēc tam atlasiet darbību Office 365 Nosūtīt e-pastu (V2) - Outlook Office 365 .

   

3. Konfigurējiet e-pasta karti atbilstoši savām vajadzībām.

   Šajā kartītē ir tā e-pasta ziņojuma veidne, kas tiek nosūtīts, kad mainās atvaļinājuma pieprasījuma statuss.

Atjaunināšanas darbības pievienošana noraidītajiem pieprasījumiem

1. Atlasiet Pievienot darbību.

2. Meklēšanas lodziņā ievadiet Izvēlieties darbību kartīti un pēc tam atlasiet vienumu Atjaunināt vienumu - SharePoint darbība.

   

3. Konfigurējiet karti atbilstoši savām vajadzībām.

Piezīmes

Ir nepieciešama vietnes adrese, saraksta nosaukums, ID unnosaukums .

4. Atlasiet Saglabāt , lai saglabātu paveikto darbu.

Ja esat sekojis līdzi, plūsmai vajadzētu līdzināties šim ekrānuzņēmumam:

Tagad, kad esam izveidojuši plūsmu, ir pienācis laiks to pārbaudīt!

Apstiprinājuma pieprasīšana, lai pārbaudītu savu plūsmu

Izveidojiet atvaļinājuma pieprasījumu iepriekš izveidotajā SharePoint tiešsaistes sarakstā.

Pēc šī pieprasījuma saglabāšanas plūsma tiek aktivizēta un pēc tam:

1. Izveido pieprasījumu apstiprinājumu centrā.
2. Nosūta apstiprinājuma pieprasījuma e-pasta ziņojumu apstiprinātājiem.

Ilgstošu apstiprinājumu izveide

Ja ir iespējams, ka jūsu plūsma darbosies ilgāk par 30 dienām, apsveriet iespēju saglabāt savus apstiprinājumus Microsoft Dataverse. Tas ļauj izveidot plūsmas, kas iedarbojas uz atbildēm uz apstiprinājuma pieprasījumiem pat pēc sākotnējās plūsmas izpildes taimauta beigām.

Lai to izdarītu, izmantojiet divas plūsmas, vienu, lai nosūtītu apstiprinājuma pieprasījumu, un otru, lai palaistu biznesa loģiku atbildēm uz apstiprinājuma pieprasījumu, pamatojoties uz darbību Izveidot apstiprinājumu (v2) . Uzziniet vairāk par ilgstošiem apstiprinājumiem.

Padoms

Ja izmantojat modernus e-pasta klientus, jums nav jābrīnās, vai pieprasījums joprojām ir nepieciešams, jo Power Automate automātiski atjaunina e-pasta ziņojumu, lai norādītu, ka apstiprinājuma pieprasījums ir pabeigts.

Apstiprinājuma pieprasījuma atcelšana

Dažreiz, iespējams, vēlēsities atcelt nosūtīto apstiprinājuma pieprasījumu. Iespējams, jūs kļūdījāties pieprasījumā, vai arī tas vairs nav aktuāls. Jebkurā gadījumā persona, kas nosūtīja pieprasījumu, var to atcelt, veicot tālāk norādītās darbības.

1. Atlasiet apstiprinājumu
2. Sānu rūtī atlasiet Atcelt apstiprinājumu .

Padoms

Vienmēr varat atlasīt cilni Vēsture , lai skatītu atceltos apstiprināšanas pieprasījumus.

Piezīmes

Atcelšanas līdzeklis tiek atbalstīts darbībā Izveidot apstiprinājumu (v2).

Apstiprinājumu pieprasīšana no nereģistrētiem lietotājiem

Varat nosūtīt apstiprinājuma pieprasījumus personām ārpus jūsu organizācijas. Lai to izdarītu, izmantojiet Microsoft Entra vieslietotājus , uzaicinot lietotājus no citiem nomniekiem kā viesus.

Kad viesim piešķirat lomu, viesim tiek piešķirta atļauja, kas nepieciešama, lai piedalītos apstiprināšanas procesā.

Tagad, kad esat izveidojis un pārbaudījis savu plūsmu, noteikti informējiet citus par to, kā to izmantot.

Skatiet arī:

• Neapstiprināto apstiprināšanas pieprasījumu skatīšana un pārvaldība
• Izveidojiet secīgas apstiprināšanas plūsmas.
• Izveidojiet paralēlas apstiprināšanas plūsmas.
• Instalējiet Power Automate mobilo programmu operētājsistēmai Android vai iOS Windows Phone.