Definere kjøp
Før du kan håndtere kjøpsprosesser, må du konfigurere regler og verdier som definerer selskapets kjøpsprinsipper.
Du må definere det generelle oppsettet på siden Kjøpsoppsett, som vanligvis gjøres én gang under den første implementeringen. Finn ut mer i følgende del, Kjøpsoppsett.
En egen rekke oppgaver relatert til registrering av nye leverandører er å registrere alle spesialpris eller rabattavtaler som du har med hver leverandør.
Finansrelatert kjøpsoppsett, for eksempel betalingsmåte og valutaer, beskrives i avsnittet Finansoppsett. Finn ut mer under Konfigurer finans. På samme måte kan du finne lagerrelaterte kjøpsoppsett, for eksempel enheter og varesporingskoder, i delen Lageroppsett.
Kjøpsoppsett
Før du arbeider med kjøp, må du angi på siden Kjøpsoppsett hvordan kjøpsverdier bokføres, og nummerserien som brukes for leverandører og kjøpsdokumenter.
Generelle innstillinger
På hurtigfanen Generelt angir du alternativer, for eksempel hvordan du vil beregne og bokføre rabatter, og om du vil avrunde fakturabeløp. Hold markøren over et felt for å lese en kort beskrivelse..
Noen felter krever spesielt oppmerksomhet, for eksempel feltet Beregn fakturarabatt per mva-type, som angir om fakturarabatten beregnes i henhold til mva-typen eller fakturaens totalbeløp. Finn ut mer under Kombiner mva-bokføringsgrupper i mva-bokføringsoppsett.
På samme måte kan feltet Utligning mellom valutaer gi små avrundingsdifferanser når poster i forskjellige valutaer utlignes mot hverandre. Finn ut mer under Aktivere utligning av kundeposter i forskjellige valutaer.
Noen felter endrer i tillegg virkemåten sine eller avhenger av hvordan andre felter angis. Funksjonen Kontroller forskudd ved bokføring påvirkes for eksempel av hvordan feltet Hyppighet for automatisk oppdatering av forskudd er satt til å kontrollere om det finnes ventende forskudd.
Les detaljer om feltene Obligatorisk nr. for eksternt dokument og Bruk opprinnelig kostpris senere i artikkelen.
Innstillinger for nummerserier
På hurtigfanen Nummerserier må du angi unike identifikasjonskoder som skal brukes for leverandører, fakturaer og andre kjøpsdokumenter. Nummerering er ikke bare viktig for interne prosesser, men det kan også hende at du må følge lokale forskrifter. Derfor kan det være verdt å vurdere å definere alle serier på siden Nr. serie før i stedet for å opprette nye fra Kjøpsoppsett. Finn ut mer under Opprett nummerserier.
Eksternt dokumentnummer
I kjøpsdokumenter og kladder kan du angi et dokumentnummer som viser til leverandørens nummereringssystem. Bruk dette feltet til å registrere nummeret som leverandøren har knyttet til ordren, fakturaen eller kreditnotaen. Du kan deretter bruke nummeret senere hvis du trenger å søke etter den bokførte oppføring ved hjelp av dette nummeret.
Feltet Obligatorisk nr. for eksternt dokument i feltet Kjøpsoppsett angir om det er obligatorisk å angi et eksternt dokumentnummer i følgende situasjoner:
I feltet Leverandørs fakturanr., feltet Leverandørs bestillingsnr. , eller feltet Leverandørs kreditnotanr. i et bestillingshode
I feltet Eksternt dokumentnr. på en finanskladdelinje der innholdet i feltet Bilagstype er angitt til Faktura, Kreditnota eller Rentenota, og innholdet i feltet Kontotype er angitt til Leverandør.
Hvis du velger dette feltet, vil det ikke være mulig å bokføre en faktura, en kreditnota eller den type finanskladdelinje som er beskrevet ovenfor, uten at et eksternt dokumentnummer er fylt ut.
Det eksterne dokumentnummeret inkluderes i bokførte dokumenter der du kan søke etter det aktuelle nummeret. Du kan også søke ved hjelp av det eksterne dokumentnummeret når du navigerer i leverandørposter.
En annen måte å håndtere eksterne dokumentnumre på, er å bruke feltet Deres referanse. Hvis du bruker feltet Deres referanse, inkluderes nummeret i bokførte dokumenter, og du kan søke etter det på samme måte som for verdier fra feltet Eksternt dokumentnr.. Men feltet er ikke tilgjengelig på kladdelinjer.
Nøyaktig kosttilbakeføring
Funksjonen Bruk opprinnelig kostpris bidrar til å sikre at returnerte varer verdsettes til samme kostnad som da de opprinnelig ble trukket fra lageret, ved hjelp av en fast utligning i stedet for en lagermetode av typen gjennomsnitt eller bare FIFU (først inn, først ut). Lær mer under delen Utformingsdetaljer: fast utligning. Hvis det senere legges til en ekstra kostnad i den opprinnelige bestillingen, oppdaterer programmet verdien på bestillingsreturen.
Med funksjonen aktiver kan en returtransaksjon bare bokføres ved å angi varepostnummeret i feltet Utligningsvarepost på bestillingsreturlinjen. Som standard vises ikke feltet på hurtigfanen Linjer. Lær hvordan du legger til felter på sider ved å gå til Tilpass arbeidsområdet.
Tips
Artiklene i denne delen beskriver innebygde funksjoner i standardversjonen av Business Central. Business Central kan for eksempel inkludere flere felter på de ulike sidene for å overholde forskrifter i landet eller området du bor i. Hold markøren over et felt for å lese en kort beskrivelse. Finn informasjon om innebygde forskriftsmessige funksjoner under Lokal funksjonalitet.
Flere kjøpsoppsett
| Til | Se |
|---|---|
| Opprett et leverandørkort for hver leverandør som du kjøper fra. | Registrere nye leverandører |
| Prioriter leverandører. | Prioritere leverandører |
| Angi bankkontoopplysninger, inkludert IBAN-kode (internasjonalt bankkontonummer) og SWIFT-koder, på leverandørens kort. | Konfigurer leverandørbankkontoer |
| Konfigurer innkjøpere, tildel dem leverandører og koder for å spore statistikk. | Definere innkjøpere |
| Angi de forskjellige rabattene og spesialprisene som leverandør gir deg avhengig av vare, antall eller dato. | Registrere avtaler om kjøpspris, rabatt og betaling |
| Definer det du betaler for varene og tjenestene leverandøren har kjøpt. | Konfigurer priser og rabatter |
| Opprett standardlinjer som skal settes inn på gjentakende kjøpsdokumenter. | Konfigurer gjentakende kjøpslinjer |
| Opprett sekvenser av oppgaver for å koble sammen prosesser som er utført av forskjellige brukere, for eksempel å be om og godkjenne bestillinger. | Konfigurer arbeidsflyter for kjøpsgodkjenning |
| Håndter forretningssamhandlinger med leverandører, importer mottatte fakturadokumenter og registrer nye leverandører ved hjelp av e-postklienten i Outlook. | Konfigurer Business Central-tillegget for Outlook |
| Gå gjennom utgiftskvitteringer, konverter papir og elektroniske dokumenter til kladdelinjer og digitalisere papirfakturaer fra leverandører. | Konfigurere inngående dokumenter |
| Angi standardrapporter som skal brukes for ulike dokumenttyper. | Rapportvalg i Business Central |
| Angi om brukere kan bokføre kjøpsfakturaer, og om de må bokføre dem sammen med en levering. | Definer en fakturabokføringspolicy for brukere |