Rediger

Synkroniser og oppfyll salgsordrer

  • Artikkel

Denne artikkelen beskriver de nødvendige innstillingene og trinnene du må fullføre for å synkronisere og oppfylle salgsordrer med Shopify i Business Central.

Angi importen av ordrer på Shopify-butikkortet

Angi en valutakode hvis nettbutikken bruker en annen valuta enn lokal valuta (LV). Den angitte valutaen må ha valutakurser konfigurert. Hvis nettbutikken bruker samme valuta som Business Central, lar du feltet stå tomt.

Du kan åpne butikkvalutaen i innstillingene for butikkdetaljer i Shopify-administratoren. Shopify kan konfigureres til å godta forskjellige valutaer. Importerte ordrer i Business Central bruker butikkvaluta.

En vanlig Shopify-ordre kan omfatte kostnader i tillegg til delsummen, for eksempel leveringskostnader eller tips hvis aktivert. Disse beløpene bokføres direkte på finanskontoen du vil bruke for bestemte transaksjonstyper:

  • Leveringsgebyrkonto
  • Solgt gavekortkonto: finn ut mer under Gavekort
  • Tipskonto

Aktiver Opprett ordrer automatisk for å opprette salgsdokumenter automatisk i Business Central når Shopify-ordren importeres.

Hvis du vil frigi et salgsdokument automatisk, slår du på vekslebryteren Frigi ordre automatisk.

Hvis du ikke vil sende automatiske leveringsbekreftelser til kunder, slår du av veksleknappen Send leveringsbekreftelse . Det kan være nyttig å slå av bryteren hvis du selger digitale varer eller vil bruke en annen varslingsmekanisme.

Hvis du velger feltet Shopify-ordrenr. på dok.linje, setter Business Central inn salgslinjene av typen Kommentar med Shopify-ordrenummeret.

Obs!

Salgsdokumentet i Business Central kobles til Shopify-ordren, og du kan legge til feltet Shopify-ordrenr. til oversikten eller kortsidene for salgsordrer, fakturaer og levering. Hvis du vil ha mer informasjon om å legge til et felt, kan du gå til Start tilpasning ved å bruke tilpasningsmodus.

I feltet Avgiftsområdeprioritet prioriterer du hvordan du velger en avgiftsområdekode for adresser på ordrer. Shopify-ordren du importerte, inneholder informasjon om avgifter. Avgifter beregnes på nytt når du oppretter salgsdokumenter, så det er viktig at mva- eller avgiftsinnstillingene er riktige i Business Central. Hvis du vil finne ut mer om avgifter, kan du gå til Definer avgifter for Shopify-koblingen.

Angi hvordan du vil behandle returer og refusjoner:

  • Tom angir at du ikke importerer og behandler returer og refusjoner.
  • Bare import angir at du importerer informasjon, men du oppretter den tilhørende kreditnotaen manuelt.
  • Opprett kreditnota automatisk angir at du importerer informasjon, og Business Central oppretter automatisk kreditnotaene. Dette alternativet krever at du aktiverer vekslebryteren Opprett ordre automatisk.

Angi en lokasjon for returer og finanskontoer for refusjoner for varer og andre refusjoner.

  • Ikke-etterfylte varer for refusjonskonto angir et finanskontonummer for varer der du ikke ønsker en lagerkorrigering.
  • Refusjonskonto angir en finanskonto for forskjellen i totalt refundert beløp og totalbeløpet for varene.

Finn ut mer under Returer og refusjoner

Tildeling av leveringsmåte

Kode for leveringsmåte for salgsdokumenter som er importert fra Shopify, kan fylles ut automatisk. Du må konfigurere Tildeling av leveringsmåte.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg 1. og angir Shopify-butikker og velger den relaterte koblingen.
  2. Velg butikken du vil definere tildeling for å åpne siden Shopify-butikkort.
  3. Velg handlingen Tildeling av leveringsmåte. Dette oppretter automatisk postene for leveringsmåter som er definert i Levering-innstillingene i Shopify-administrator.
  4. I Navn-feltet kan du se navnet på leveringsmåten fra Shopify.
  5. Angi leveringsmåtekoden med den tilsvarende leveringsmåten i Business Central.

Obs!

Hvis det er knyttet flere leveringsgebyrer til en ordre, går du til salg, blir bare én valgt som leveringsmåten og tildelt salgsdokumentet.

Lokasjonstildeling

Lokasjonstilordningen er nødvendig for å fylle ut Lokasjonskoden for salgsdokumentlinjene som importeres fra Shopify. Dette er viktig når veksleknappen Lokasjon obligatorisk er aktivert på kortet Lageroppsett, ellers kan du ikke opprette salgsdokumenter.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg 1. og angir Shopify-butikker og velger den relaterte koblingen.
  2. Velg butikken du vil konfigurere tildeling av lokasjoner for å åpne siden Shopify-butikkort.
  3. Velg handlingen Lokasjoner for å åpne Shopify-butikklokasjoner.
  4. Velg handlingen Hent Shopify-lokasjoner hvis du vil importere alle lokasjonene som er definert i Shopify. Du finner dem i innstillingene Lokasjoner på Shopify-administratorpanelet.
  5. Angi standard lokasjonskode med tilsvarende lokasjon i Business Central.

Obs!

Lokasjonstildeling brukes også til å synkronisere lageret. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du gå til Synkroniser lager med Shopify.

Kjør ordresynkroniseringen

Fremgangsmåten nedenfor beskriver hvordan du importerer og oppdaterer ordrer.

Obs!

Arkiverte ordrer i Shopify kan ikke importeres. Hvis du må kontrollere ordrestatusen, åpner du ordren fra ordresiden i panelet Shopify-administrator og ser gjennom ordredetaljene.

Deaktiver alternativet Arkiver ordren automatisk i delen Ordrebehandling i innstillingene Betaling i Shopify-administratorpanelet for å sørge for at alle ordrer importeres til Business Central. Hvis du må importere arkiverte ordrer, bruker du handlingen Opphev arkivering av ordrer på siden Ordrer i Shopify-administratorpanelet.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg 1. og angir Shopify-butikker og velger den relaterte koblingen.

  2. Velg butikken du vil importere ordrer til for å åpne siden Shopify-butikkort.

  3. Velg handlingen Ordrer.

  4. Velg handlingen Synkroniser ordrer fra Shopify.

  5. Definer filtre i ordrer etter behov. Du kan for eksempel importere fullt betalte ordrer eller de med lav risikograd.

    Obs!

    Når du filtrerer etter kode, må du bruke filterkoder @ og *. Hvis du for eksempel vil importere ordrer som inneholder tag1, bruk @*tag1*. @ sikrer at resultatet skiller mellom store og små bokstaver, mens * finner ordrer med flere koder.

  6. Velg OK-knappen.

Du kan eventuelt søke etter den satsvise jobben Synkroniser ordrer fra Shopify.

Du kan planlegge at oppgaven skal utføres automatisk. Finn ut mer under Planlegg gjentakende oppgaver.

Under panseret

Shopify-koblingen importerer ordrer i to trinn:

  1. Den importerer ordrehoder til tabellen Shopify-ordrer som skal importeres når de samsvarer med visse betingelser:

    • De er ikke arkivert. Dette betyr at du kan inkludere eller ekskludere bestillinger fra synkronisering ved å arkivere eller oppheve arkivering av dem i Shopify-administratoren.
    • De ble opprettet eller endret etter siste synkronisering. Dette betyr at du kan fremtvinge ny import av en bestemt ordre hvis du endrer den, for eksempel ved å legge til Merknader eller Merke.

  2. Den importerer Shopify-ordrer og tilleggsopplysninger.

    • Shopify-koblingen behandler alle poster i tabellen Shopify-ordrer som skal importeres som tilsvarer filterkriteriene du definerte på forespørselssiden Synkroniser ordrene fra Shopify. Det kan for eksempel være koder, kanal eller oppfyllelsesstatus. Hvis du ikke har angitt filtre, behandler den alle postene.

    • Når du importerer en Shopify-ordre, ber Shopify-koblingen om ytterligere informasjon fra Shopify:

      • Ordrehode
      • Ordrelinjer
      • Informasjon om levering og oppfyllelse
      • Transaksjoner
      • Returer og refusjoner, hvis konfigurert

Siden Shopify-ordre som skal importeres er nyttig for feilsøking av ordreimportproblemer. Du kan vurdere tilgjengelige ordrer og ta de neste trinnene:

  • Kontroller om en feil har blokkert importen av en bestemt ordre, og se detaljene om feilen. Merk av for feltet Har feil.
  • Behandle bare bestemte ordrer. Du må fylle ut feltet Butikkode, velge en eller flere ordrer og deretter velge handlingen Importer valgte ordrer.
  • Slett ordrer fra siden Shopify-ordre som skal importeres for å utelate dem fra synkroniseringen.

Se gjennom importerte ordrer

Når importen er fullført, kan du utforske Shopify-ordren og finne all relatert informasjon, for eksempel betalingstransaksjonene, leveringskostnadene, risikonivået, ordreattributtene og merkene eller oppfyllelsene, hvis ordren allerede var oppfylt i Shopify. Du kan også se eventuell ordrebekreftelse som er sendt til kunden, ved å velge handlingen Shopify-statusside.

Obs!

Du kan navigere til vinduet Shopify-ordre, og du ser ordrer med statusen åpen fra alle butikker. Hvis du vil se på fullførte ordrer, må du åpne siden Shopify-ordrer fra den spesifikke siden Shopify-butikkort.

Før salgsdokumenter opprettes i Business Central, kan du bruke handlingen Synkroniser ordre fra Shopify på siden Shopify-ordre til å importere bestemte ordrer på nytt.

Du kan også merke en bestilling som betalt, noe som er nyttig i et B2B-scenario der betalinger behandles utenfor Shopify-kassen. Velg handlingen Merk som betalt på siden Shopify-ordre. Du kan også merke en ordre som kansellert for å starte refusjonsflyten i Shopify. Velg handlingen Annuller ordre på siden Shopify-ordre, fyll ut feltene etter behov på siden Annuller Shopify-ordre, og trykk på OK. Du må kjøre ordresynkronisering for å importere oppdateringene til Business Central.

Opprett salgsdokumenter i Business Central

Hvis veksleknappen Opprett ordrer automatisk er aktivert på Shopify-butikkortet, prøver Business Central å opprette et salgsdokument etter at ordren er importert. Hvis problemer som manglede kunde eller produkt oppstår, må du løse problemene og opprette salgsordren på nytt.

Slik oppretter du salgsdokumenter

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg 1. og angir Shopify-butikker og velger den relaterte koblingen.
  2. Velg butikken du vil synkronisere ordrer med for å åpne siden Shopify-butikkort.
  3. Velg handlingen Ordrer.
  4. Velg ordren du vil opprette et salgsdokument for, og velg handlingen Opprett salgsdokumenter.
  5. Velg Ja.

Hvis Shopify-ordren krever oppfyllelse, opprettes en ordre. For oppfylte Shopify-ordrer, for eksempel ordrer som bare inneholder et gavekort, eller som allerede er håndtert i Shopify, blir det opprettet en salgsfaktura.

Et salgsdokument opprettes og kan håndteres ved hjelp av standard Business Central-funksjoner.

Hvis du vil opprette salgsdokument på nytt, kan du bruke handlingen Opphev kobling til behandlede dokumenter på siden Shopify-ordre. Vær oppmerksom på at denne handlingen ikke sletter allerede opprettede salgsdokumenter. Du må behandle det manuelt.

Administrer manglende kunder

Hvis innstillingene forhindrer at du oppretter en kunde automatisk og det ikke finnes en samsvarende kunde, må du angi en kunde til Shopify-ordren manuelt. Du kan tilordne kunder til ordrer på flere måter:

  • Tilordne Salg til-kundenr. og Faktura til-kundenr. direkte på siden Shopify-ordrer ved å velge en kunde fra oversikten over eksisterende kunder.
  • Velg en kundemal, opprett og tildel kunden via handlingen Opprett ny kunde på siden Shopify-ordrer. Shopify-kunden må ha minst én adresse. Ordrer du oppretter via Shopify-salgsstedssalgskanalen, mangler ofte adresseopplysninger.
  • Tildel en eksisterende kunde til den tilknyttede Shopify-kunden på siden Shopify-kunder, og velg deretter handlingen Søk etter tildeling på siden Shopify-ordrer.

Slik velger koblingen hvilken kunde som skal brukes

Import ordre fra Shopify-funksjonen prøver å velge kunder i følgende rekkefølge:

  1. Hvis Standard kundenr. feltet er definert i Shopify-kundemalen for Lever-til lands-/områdekode, brukes deretter Standard kundenr. uavhengig av innstillingene i feltene Kundeimport fra Shopify og Kundetildeling. Finn ut mer under Kundemal per land.
  2. Hvis Kundeimport fra Shopify er angitt til Ingen og Standard kundenr. er definert på siden Shopify-butikkort, brukes Standard kundenr. .

Neste trinn avhenger av Kundetildelingstype.

  • Hvis det er Ta alltid standardkunden, bruker tilkoblingen deretter kunden som er definert i feltet Standard kundenr. på siden Shopify-butikkort.
  • Hvis det er Via e-post/telefon, prøver koblingen å finne eksisterende kunde med ID først, deretter med e-post og så med telefonnummer. Hvis kunden ikke blir funnet, oppretter koblingen en ny kunde.
  • Hvis det er Etter faktura til-informasjon, prøver koblingen å finne eksisterende kunde med ID først og deretter etter faktura til-adresseinformasjon. Hvis kunden ikke blir funnet, oppretter koblingen en ny kunde.

Obs!

Koblingen bruker opplysninger fra faktura til-adresse og oppretter faktura til-kunde i Business Central. Salg til-kunden er den samme som faktura til-kunden.

For B2B-ordrer er flyten er den samme, selv om koblingen bruker feltene Standard selskapsnr., Selskapsimport fra Shopify og Tildelingstype for selskap på siden Shopify-butikkort. Legg merke til at det ikke finnes noe Standard selskapsnr. i Shopify-kundemalen, siden det forventes at B2B har navngitte kunder.

Ulike behandlingsregler for ordrer

Du vil kanskje behandle ordrer annerledes basert på en regel. Det kan for eksempel være at ordrer fra en bestemt salgskanal, for eksempel salgssted, bruker standardkunden, men du vil at nettbutikken skal ha ekte informasjon om kunden.

En måte å løse dette kravet på er å opprette et ekstra Shopify-butikkort og bruke filtre på forespørselssiden Synkroniser ordrer fra Shopify.

Eksempel: Du har en nettbutikk og et Shopify-salgssted. For salgsstedet vil du bruke en fast kunde, men for nettbutikken vil du opprette kunder i Business Central. Fremgangsmåten nedenfor viser en oversikt over trinn på høyt nivå. Du kan lære mer ved å gå til de tilsvarende hjelpeartiklene.

  1. Opprett en Shopify-butikk som kalles BUTIKK, og koble den til Shopify-kontoen.
  2. Konfigurer vare-/produktsynkronisering slik at denne butikken administrerer produktinformasjon.
  3. Angi at kundene skal importeres med ordrer. Koblingen skal finne kunder ved å se etter e-postadressen deres. Hvis det ikke finnes noen adresse, brukes kundemalen til å opprette en ny kunde.
  4. Opprett en Shopify-butikk som kalles SALGSSTED, og koble den til samme Shopify-konto.
  5. Kontroller at vare-/produktsynkronisering er deaktivert.
  6. Velg koblingen som bruker standardkunden.
  7. Opprett en gjentakende prosjektkøoppføring i rapport 30104 Synkroniser ordrer fra Shopify. Velg BUTIKK i feltet Shopify-butikkode, og bruk filtre til å registrere alle ordrer unntatt de som opprettes av salgskanalen for SALGSSTED. Eksempel: <>Salgssted
  8. Opprett en gjentakende prosjektkøoppføring i rapporten 30104 Synkroniser ordrer fra Shopify. Velg SALGSSTED i feltet Shopify-butikkode, og bruk filtre til å oppdage ordrer generert av salgskanal for SALGSSTED. Eksempel: Salgssted.

Hver prosjektkø importerer og behandler ordrer i de definerte filtrene og bruker reglene fra det tilsvarende Shopify-butikkortet. De oppretter for eksempel salgsstedsordrer for standardkunden.

Viktig

Hvis du vil unngå konflikter under behandling av ordrer, må bruke samme prosjektkøkategori for begge prosjektkøoppføringene.

Virkningen av ordreredigering

I Shopify:

Rediger Innvirkning på Shopify-ordrer som ennå ikke er behandlet i Business Central Innvirkning på Shopify-ordrer som allerede er behandlet i Business Central
Endre oppfyllingslokasjonen Oppfyllelseslokasjon er synkronisert med Business Central. Oppfyllelseslokasjon er synkronisert med Business Central.
Rediger en ordre og øk antall Importert ordre vil bruke et nytt antall. Connector vil oppdage endringer og merke ordrer.
Rediger en ordre og reduser antall Importert ordre vil bruke et nytt antall. Shopify-refusjon med beløp på 0 vil bli importert, og dette kan ikke konverteres til kreditnota. Connector vil oppdage endringer og merke ordrer.
Rediger en ordre og fjern eksisterende vare Fjernet vare blir ikke importert. Shopify-refusjon med beløp på 0 vil bli importert, og dette kan ikke konverteres til kreditnota. Connector vil oppdage endringer og merke ordrer.
Rediger en ordre og legg til en ny vare Original og tilføyde varer blir importert. Connector vil oppdage endringer og merke ordrer.
Behandle ordre: oppfyll, oppdater betalingsinformasjon Ordrehodet blir oppdatert. Ordrehodet blir oppdatert. Oppfyllelsen synkroniseres ikke med Shopify.
Annuller betalt ordre Ordrehodet vil bli oppdatert, for å bli behandlet separat Connector vil oppdage endringer og merke ordrer.
Annuller ubetalt ordre Fjernet vare blir ikke importert. Shopify-refusjon med beløp på 0 vil bli importert, og dette kan ikke konverteres til kreditnota. Connector vil oppdage endringer og merke ordrer.

Hvis ordren allerede er behandlet i Business Central, vil følgende feilmelding vises i Connector: Ordren er allerede behandlet i Business Central, men en utgave ble mottatt fra Shopify. Endringer ble ikke overført til den behandlede ordren i Business Central. Oppdater de behandlede dokumentene slik at de samsvarer med de mottatte dataene fra Shopify. Hvis du vil fremtvinge synkroniseringen, bruker du handlingen "Synkroniser ordre fra Shopify" på kortsiden Shopify-ordre.

Avhengig av statusen til det opprettede salgsdokumentet kan du utføre følgende handlinger:

  1. Slett opprettet salgsdokument
  2. Velg handlingen Opphev kobling til behandlede dokumenter for å tilbakestille Behandlet-indikatoren.
  3. Velg handlingen Synkroniser ordre fra Shopify for å oppdatere enkeltordrer med nylige data fra Shopify.

I Business Central:

Rediger Innvirkning
Endre plasseringen til en annen plassering. Bokfør levering. Ordren blir merket som fullført. Oppfyllelseslokasjon fra Shopify vil bli brukt.
Reduser antall. Bokfør levering. Shopify-ordren blir merket som delvis fullført.
Øk antall. Bokfør levering. Oppfyllelsen synkroniseres ikke med Shopify. Samme hvis oppfyllelsen ble delt i Shopify, men behandlet som en linje i Business Central.
Legg til en ny vare. Bokfør levering. Shopify-ordren blir merket som fullført. Nye linjer blir ikke lagt til.

Synkroniser leveringer til Shopify

Når en ordre som opprettes fra en Shopify-ordre, leveres, kan du synkronisere leveringene med Shopify.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg 1. og angi Synkroniser leveringer til Shopify, og velg deretter den relaterte koblingen.
  2. Definer filtrene på leveringer etter behov. Du kan for eksempel oppdatere en levering bokført på en bestemt dato.
  3. Velg OK-knappen.

Ordren i Shopify blir merket som fullført. Kunden får automatisk en leveringsvarsels-e-post eller en tekstmelding (SMS). Hvis en transportør og en sporingskode er angitt i leveringen, inkluderes sporingsinformasjonen i e-posten.

Du kan også bruke handlingen Synkroniser forsendelser på sidene Shopify-ordrer eller Shopify-butikk.

Du kan planlegge at oppgaven skal utføres på en automatisk måte. Finn ut mer under Planlegg gjentakende oppgaver.

Viktig

Lokasjonen, inkludert tom lokasjon, definert i den bokførte følgeseddellinjen må ha en samsvarende post på Shopify-lokasjonen. Hvis ikke sendes ikke denne linjen tilbake til Shopify. Finn ut mer på Lokasjonstildeling.

Husk å kjøre Synkroniser ordrer fra Shopify for å oppdatere oppfyllingsstatusen for en ordre i Business Central. Koblingsfunksjonen arkiverer også fullstendig betalte og oppfylte ordrer i både Shopify og Business Central gitt at betingelsene er oppfylt.

Transportører og sporingsnettadresse

Hvis dokumentet Bokført følgeseddel inneholder Transportørkode eller Pakkesporingsnummer, blir denne informasjonen sendt til Shopify og til kunden i e-posten for leveringsbekreftelse.

Sporingsfirmaet fylles ut i følgende rekkefølge (fra høyest til lavest) basert på transportørposten:

  • Shopify-sporingsselskap
  • Navn
  • Kode

Hvis feltet for pakkesporingsnettadresse fylles ut for transportørposten, inneholder leveringsbekreftelse også en sporingsnettadresse.

Returer og refusjoner

I en integrering mellom Shopify og Business Central er det viktig å kunne synkronisere så mye forretningsdata som mulig. Det gjør det enklere å holde finans- og lagernivåene oppdatert i Business Central. Dataene du kan synkronisere, omfatter returer og refusjoner som ble registrert i Shopify-administrator eller Shopify-salgssted.

Returer og refusjoner importeres sammen med tilknyttede ordrer hvis du aktiverte behandlingstypen på Shopify-butikkortet.

Returer importeres bare for informasjonsformål. Det finnes ingen tilknyttet behandlingslogikk.

Finans- og, om nødvendig, lagertransaksjoner behandles via refusjoner. Refusjoner kan omfatte produkter eller bare beløp, for eksempel hvis en forhandler bestemmer seg for å kompensere for forsendelseskostnader eller andre beløp.

Du kan opprette salgskreditnotaer for refusjoner. Kreditnotaene kan ha følgende linjetyper:

Type Nr. Merknad
Finanskonto Solgt gavekortkonto Bruk for refusjoner knyttet til gavekort.
Finanskonto Ikke-etterfylt for refusjonskonto Brukes til refusjoner i forbindelse med produkter som ikke ble etterfylt.
Element Varenr. Brukes til refusjoner i forbindelse med produkter som ble etterfylt. Gyldig for direkte refusjoner eller refusjoner knyttet til refusjoner. Lokasjonskoden på kredittlinjen angis på grunnlag av verdien som er valgt for returlokasjonen.
Finanskonto Refusjonskonto Brukes for andre refunderte beløp som ikke er knyttet til produkter eller gavekort. Det kan for eksempel være tips eller hvis du manuelt angav beløp for refusjon i Shopify.

Obs!

Returlokasjonene, inkludert tomme lokasjoner, som er definert i Shopify-butikkortet, brukes på den opprettede kreditnotaen. Systemet ignorerer de opprinnelige lokasjonene fra ordrer eller forsendelser.

Gavekort

I Shopify-butikken kan du selge gavekort, som kan brukes til å betale for virkelige produkter.

Når du håndterer gavekort, er det viktig å angi en verdi i feltet Solgt gavekortkonto i vinduet Shopify-butikkort. Det solgte gavekortet blir synkronisert sammen med ordrer på linje. Et brukt gavekort blir også importert sammen med ordren, men nå som en transaksjon. Legg merke til at gavekortet ikke reduserer beløpet som skal faktureres.

Hvis du vil gå gjennom utstedte og brukte gavekort, velger du Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg. og angi Gavekort, og velg deretter den relaterte koblingen.

Se også

Kom i gang med koblingen for Shopify